Roles y responsabilidades
Si bien cada proyecto puede requerir un conjunto único de habilidades, la mayoría de los equipos de proyecto incluyen roles similares. En esta sección, definiremos las funciones y responsabilidades clave de un equipo del proyecto.
¿Qué hace un gerente de proyectos?
El gerente del proyecto es responsable de todos los aspectos del proyecto, desde la planificación y la ejecución hasta la entrega y la elaboración de informes. El gerente del proyecto debe tener una comprensión profunda de los objetivos, las restricciones, los riesgos y la dotación de recursos.
Estas son las cinco responsabilidades principales del gerente de proyectos:
- Crear el plan del proyecto: el gerente del proyecto es responsable de dividir el proyecto en tareas específicas, asignar tareas a los miembros relevantes del equipo y crear un cronograma razonable.
- Crear un equipo de proyecto sólido: el gerente del proyecto considera el conjunto de habilidades necesario para cada proyecto y, luego, reúne al mejor equipo para que lo ejecute. Dependiendo del proyecto, es posible que tenga que hacer una evaluación multifuncional para crear el mejor equipo.
- Supervisar el proyecto a lo largo de su ejecución: aquí es donde se pone en marcha la gestión. El gerente del proyecto supervisa la ejecución del proyecto y supervisa el rendimiento, ajustando el cronograma o el presupuesto según sea necesario.
- Actúe como enlace entre el equipo del proyecto y las partes interesadas: el gerente del proyecto informa sobre el progreso a las partes interesadas relevantes y gestiona las expectativas. Obtenga más información sobre cómo lograr un equilibrio entre el equipo del proyecto y las partes interesadas clave a continuación.
- Mantener documentado el proyecto: El gerente del proyecto es responsable de documentar cada fase del proyecto, incluidos todos los documentos de planificación relevantes, las versiones precisas de cada entrega, las comunicaciones asociadas y las lecciones aprendidas una vez finalizado el proyecto. Esto es importante para mantenerse organizado durante el proyecto actual, y también puede servir como datos históricos para futuros proyectos.
Por lo general, un gerente de proyectos sólido posee los siguientes cinco rasgos:
- Una visión clara: todos los proyectos inevitablemente se ven afectados por obstáculos, por eso, un gerente de proyectos debe comprender claramente los objetivos del proyecto para mantenerse encaminado. Además, el gerente del proyecto debe entender cómo se relaciona el proyecto con los objetivos más generales de la organización, para poder priorizar las tareas y los recursos en consecuencia.
- Habilidades de comunicación de primer nivel: Un gerente de proyectos debe ser un comunicador sólido para dar instrucciones claras y transmitir información de manera efectiva entre los equipos, y con las partes interesadas externas.
- Mentalidad colaborativa: los líderes sólidos saben delegar. Un gerente de proyectos necesita confiar en los miembros del equipo y darles suficiente autonomía para ejecutar y negociar de manera efectiva con los demás si surgen intereses que compiten entre sí.
- Alto grado de organización: los gerentes de proyectos suelen tener que hacer malabares con las personas, los cronogramas y los presupuestos. Con tantas piezas en movimiento, es fundamental que un gerente de proyectos sepa cómo mantenerse organizado.
- Integridad: tal vez por encima de todo, un gerente de proyectos debe inspirarles confianza a todos los miembros del equipo y a las partes interesadas. Para lograr esta confianza, debe ser transparente y confiable durante todo el ciclo de vida del proyecto.
Contar con un gerente de proyectos confiable y organizado es fundamental para el éxito de sus proyectos. Para saber cómo convertirse en gerente de proyectos y conocer las certificaciones relevantes disponibles, lea el capítulo 8.
Miembros del equipo del proyecto
El equipo del proyecto es el grupo de personas que ejecutan el proyecto y que poseen el conjunto adecuado de habilidades para la tarea en cuestión.
Un equipo multifuncional es un equipo compuesto por personas de diferentes departamentos de la empresa, que poseen diferentes conocimientos funcionales. Por ejemplo, un proyecto de lanzamiento de sitio web puede requerir un equipo multifuncional que incluya miembros de los departamentos de marketing, ventas, diseño y desarrollo web.
Al elaborar un equipo de proyecto, tenga en cuenta los objetivos del proyecto, las habilidades necesarias para satisfacer esos objetivos, la capacidad de recursos, las restricciones en relación con el cronograma y el presupuesto, y los estilos de trabajo de cada persona.
Matriz RACI
Una matriz RACI (responsable, confiable, consultado, informado) es una herramienta utilizada para asignar roles dentro de un equipo de proyecto. Utilice la matriz como guía para identificar quién es el responsable de llevar a cabo las tareas, quién es responsable de la finalización de la tarea, a quién debe consultarse y quién debe estar informado sobre el estado de la tarea.
Puede usar una matriz RACI para trazar el rol de cada miembro del equipo en relación con cada tarea o el proyecto en su conjunto. Consulte nuestra guía sobre el modelo RACI para obtener más información sobre el uso de una plantilla de matriz RACI.
Cómo equilibrar las influencias del equipo del proyecto y de las partes interesadas
Para gestionar de manera eficaz los intereses opuestos de los diferentes miembros del equipo y las partes interesadas, se deben priorizar los requisitos en función de los recursos y las capacidades del equipo, y mantener una comunicación frecuente y transparente durante todo el proyecto.
A continuación, proporcionamos algunos consejos sobre la gestión de equipos y partes interesadas, como dos disciplinas distintas.
Gestión de equipo y de proyecto
Para gestionar mejor a su equipo y recursos, empiece por comprender las necesidades y la capacidad de los miembros de su equipo, y cómo distribuirá mejor esas habilidades y recursos para ejecutar el proyecto.
A continuación, le mostramos algunos consejos para una gestión eficaz del equipo:
- Contratar a las personas adecuadas: llevar a cabo el trabajo depende de contar con las personas adecuadas. Tenga en cuenta no solo las habilidades necesarias, sino también las personalidades, los estilos de trabajo y la fiabilidad de los miembros potenciales de su equipo, y elija en consecuencia.
- Comunicar: como se mencionó antes, la comunicación es una habilidad fundamental para un gerente de proyectos. Su equipo lo buscará para obtener orientación, así que sea proactivo y claro al proporcionarles información actualizada a las personas.
- Actúe con el ejemplo y fomente la colaboración: los silos matan la productividad y la creatividad. Demuéstrele a su equipo la importancia de la colaboración y el trabajo multifuncional y actúe con el ejemplo. Anime a las personas a trabajar en equipo para aumentar la eficiencia.
- Aprenda a delegar: muchos gerentes de proyectos novatos intentan hacer todo por sí solos. Un buen líder confía en que sus compañeros de equipo pueden llevar a cabo el trabajo y ofrece motivación y apoyo a lo largo del camino.
- Haga comentarios significativos: una de las mejores formas de fortalecer a su equipo es hacerles críticas constructivas. Haciendo esto ayudará a las personas a crecer individualmente y al mismo tiempo que aumenta sus probabilidades de éxito en el futuro.
Gestión de las partes interesadas
Una parte interesada es un tercero que tiene un interés personal en el éxito del proyecto. Las partes interesadas pueden ser internas (como un miembro de la gerencia de primera línea) o externas (como un inversionista o un cliente), y deben mantenerse informadas respecto del progreso del proyecto.
Gestionar a las partes interesadas puede ser difícil, ya que pueden tener demandas nuevas o cambiantes en relación con el cronograma, el costo o las entregas. Para preparar a todas las partes para el éxito, siga estos consejos:
- Organice conversaciones con anticipación: la confianza es la cualidad más esencial en la relación con las partes interesadas. Empiece con el pie derecho e involucre a las partes interesadas desde el principio, para que todas sientan que se las está escuchando.
- Desarrolle una cadencia de comunicación: para mantener la confianza de las partes interesadas y la independencia del equipo del proyecto, establezca un cronograma de comunicación coherente que mantenga a todos informados y ayude a que los proyectos avancen.
- Mantenga la transparencia a lo largo del ciclo de vida del proyecto: informe a las partes interesadas respecto del progreso del proyecto, especialmente si surgen eventos inesperados o cambios en el cronograma, el presupuesto o las entregas. Sin este nivel de transparencia, los participantes pueden perder la fe en su capacidad conducirlos al éxito.
- Sea flexible, pero conozca las restricciones de su proyecto: a veces, las partes interesadas hacen solicitudes adicionales una vez que el proyecto ya está en marcha. Un gerente de proyectos eficaz estará abierto al cambio, pero también definirá límites en torno a qué y cuánto puede cambiar. Anticípese y deje en claro a las partes interesadas que los cambios en el alcance afectarán al presupuesto y los cronogramas.
- Priorice los encuentros cara a cara: en el panorama laboral moderno, las conversaciones con las partes interesadas a menudo se mantienen de forma virtual. Si bien los comentarios y la documentación por escrito son útiles, intente reunirse con las partes interesadas regularmente, ya sea en reuniones de video o en persona.
La importancia de una colaboración eficaz
En la gestión de proyectos, la colaboración es fundamental por dos razones principales: mejora la productividad e impulsa la innovación. Los equipos que colaboran obtienen resultados mejores y más rápidos, y desarrollan productos, soluciones y servicios más creativos y de vanguardia.
En contraposición al trabajo en equipo, la colaboración supone que las personas con diferentes conjuntos de habilidades unan sus conocimientos para lograr un resultado. La colaboración es especialmente necesaria en equipos multifuncionales, donde las personas tienen diferentes áreas de experiencia y, por lo tanto, necesitan trabajar juntas para ejecutar un proyecto.
Sin embargo, la colaboración no solo consiste en combinar diferentes habilidades. También ayuda a definir procesos optimizados, acelerar las entregas y proporcionar ayuda en tareas difíciles o que requieren mucho tiempo. Cuando el gerente del proyecto establece una expectativa de “manos a la obra”, los equipos que han sido más colaborativos recibirán motivación para empezar a ayudar a lograr el objetivo.
Para obtener más información, lea nuestra guía detallada sobre el trabajo en equipo y la colaboración.
El aumento de la colaboración a distancia
La colaboración a distancia hace referencia a los procesos, prácticas y herramientas que implementa un equipo para trabajar juntos cuando están separados geográficamente. Dado que, en los últimos años, muchas empresas han pasado a tener una fuerza de trabajo distribuida geográficamente, una colaboración a distancia sólida se ha convertido en algo fundamental para el éxito de los proyectos.
Para obtener más información, lea nuestro artículo sobre cómo crear una colaboración a distancia eficaz.
Prácticas recomendadas para la colaboración a distancia
Una colaboración eficaz a distancia supone la creación de procesos y la implementación de herramientas que apoyen a los equipos distribuidos en diferentes áreas. Establezca flujos de trabajo para entornos a distancia y defina las normas de comunicación para garantizar que todos se sientan respaldados e informados.
A continuación, le mostramos algunas prácticas recomendadas para la colaboración a distancia:
- Priorice el video por sobre el correo electrónico: si bien nada puede reemplazar la conversación en persona, las videollamadas son mejores para la colaboración que el correo electrónico y otras aplicaciones de mensajería. Proponga la elaboración de lluvia de ideas, registros e informes cara a cara.
- Establezca un equilibrio entre las horas de trabajo y las reuniones: si bien las reuniones de video deben reemplazar un gran porcentaje de la correspondencia por correo electrónico, tenga cuidado de no agotar a su equipo con demasiadas reuniones. Equilibre las horas de trabajo enfocadas con el tiempo de reuniones para que las personas puedan mantener la autonomía y hacer su trabajo.
- Sea proactivo respecto de conocer a las personas nuevas: sin una oficina central, es difícil reunirse y colaborar con personas nuevas. Organice videollamadas con otros equipos para mantenerse conectado e identificar oportunidades para el trabajo en equipo multifuncional.
- Establezca horas de trabajo: puede reducir la sensación de aislamiento y de agotamiento estableciendo horas de trabajo en las que todos estén en línea y disponibles. Esto ayuda a mantener una sensación de estructura, estimula la comunicación de todo el equipo y mitigar la sensación de estás siempre disponible del trabajo desde casa.
- Organice eventos virtuales para fortalecer al equipos: no subestime el valor de los eventos divertidos que no están relacionados con el trabajo, incluso para los equipos a distancia. Programe almuerzos virtuales con el equipo, aperitivos u otras actividades grupales por videollamada para aumentar la confianza y mantener la sensación de conexión de las personas.
Encontrará todo lo que necesita saber sobre cómo gestionar un equipo a distancia en nuestro artículo. También puede obtener más información general sobre herramientas y software de gestión de proyectos en el capítulo 9.