¿Qué debe incluirse en un plan del proyecto?
El plan del proyecto incluye una descripción general, el alcance, un cronograma aproximado, un esquema de los recursos necesarios y un presupuesto estimado. Un gerente de proyectos generalmente escribe el plan. Los patrocinadores del proyecto lo aprueban.
“Como regla general, los patrocinadores del proyecto son responsables de crear el plan”, afirma Nick Vashkevich, jefe de servicios de Akveo. “Sin embargo, generalmente delegan la responsabilidad a los gerentes de proyectos que definen los objetivos, crean una hoja de ruta y distribuyen las responsabilidades dentro del equipo. Es una buena idea mostrar la versión final a las partes interesadas y los patrocinadores para evaluar los recursos presupuestarios del proyecto. Además, las partes interesadas ayudarán a especificar los resultados, los objetivos y los criterios de éxito de su proyecto antes de empezar”.
El plan del proyecto incluye una descripción general, el alcance, un cronograma aproximado, un esquema de los recursos necesarios y un presupuesto estimado. Un gerente de proyectos generalmente escribe el plan. Los patrocinadores del proyecto lo aprueban.
“Como regla general, los patrocinadores del proyecto son responsables de crear el plan”, afirma Nick Vashkevich, jefe de servicios de Akveo. “Sin embargo, generalmente delegan la responsabilidad a los gerentes de proyectos que definen los objetivos, crean una hoja de ruta y distribuyen las responsabilidades dentro del equipo. Es una buena idea mostrar la versión final a las partes interesadas y los patrocinadores para evaluar los recursos presupuestarios del proyecto. Además, las partes interesadas ayudarán a especificar los resultados, los objetivos y los criterios de éxito de su proyecto antes de empezar”.
| Elementos del plan del proyecto | ¿Quién es responsable de decidir? |
|---|---|
| Descripción general | Gerente de proyectos y patrocinador del proyecto |
| Alcance | Patrocinador del proyecto |
| Programa | Gerente de proyectos y equipo |
| Riesgos | Gerente de proyectos y patrocinador del proyecto |
| Presupuesto | Patrocinador del proyecto con aportes del gerente de proyectos |
| Partes interesadas | Gerente de proyectos |
Por lo general, el plan del proyecto debe responder preguntas como las siguientes:
- ¿Qué logrará este proyecto?
- ¿Cuánto tiempo y dinero se espera que cueste el proyecto?
- ¿Cuáles son los beneficios de completar el proyecto?
- ¿Quién está a cargo del proyecto?
- ¿Cuál es el nivel de prioridad del proyecto?
“Un buen plan de proyecto es claro y contiene la información adecuada que puede impulsar el proyecto. Debería ser lo suficientemente simple como para que todos puedan entenderlo”, afirma Will Cannon, fundador de Signaturely.
Para obtener más información sobre los planes del proyecto y por qué podría necesitar uno, lea nuestra guía sobre planes del proyecto.
¿Cuántos elementos hay en el plan del proyecto?
Se incluye una serie de elementos en el plan del proyecto. Las secciones varían según las necesidades individuales del proyecto y de la empresa. Los planes suelen incluir un título, una descripción, una estimación de alto nivel del presupuesto y los recursos necesarios, y quién es el responsable del proyecto.
Los estatutos del proyecto también pueden incluir información como planes de comunicación y visibilidad, enlaces a paneles de proyectos y espacios de recursos compartidos. También pueden incluir declaraciones y evaluaciones de riesgos, relaciones con otros proyectos propuestos o en curso, retorno de la inversión (ROI) e información de previsión de ventas, y planes futuros.
¿Cuáles son los contenidos de un plan del proyecto?
Un plan del proyecto siempre debe incluir una descripción general, un esquema del alcance, un cronograma aproximado, un presupuesto estimado, los riesgos anticipados y las partes interesadas clave. Cada una de estas secciones debe ser breve, pero lo más completa posible.
“Tenga en cuenta que el plan del proyecto está destinado a proporcionar una descripción general de alto nivel de su proyecto en lugar de un desglose detallado. Solo se requieren unas pocas oraciones para cada sección”, dice Cannon.
Descripción general del proyecto
El resumen de un proyecto tiene un título descriptivo, un resumen de los problemas que abordará el proyecto y cómo lo logrará. Agregue enlaces a los paneles de proyecto y portales de equipo para facilitar el acceso al estado en curso.
Dele a su proyecto un nombre descriptivo. El título debe proporcionar una descripción de alto nivel del objetivo del proyecto.
A continuación, escriba una breve descripción del proyecto que destaque su propósito, su nivel de prioridad, los objetivos e hitos principales, y cualquier dependencia de proyectos anteriores o en curso. También debe mencionar las metodologías específicas de gestión de proyectos que utilizará, como Agile, Kanban o Scrum.
“Incluya información sobre cómo hará un seguimiento del estado de las tareas, la documentación, la entrega de resultados, las reglas de implementación del sistema, la metodología de trabajo en equipo y las reuniones”, sugiere Vashkevich de Akveo. Lea esta guía para crear planes para proyectos que utilizan metodologías Agile para obtener más información sobre esta práctica.
La descripción general es un buen lugar para dejar enlaces a cualquier panel de proyecto relevante y portales de equipo. Cuanto antes los configure, más rápido podrá empezar a usarlos su equipo para su beneficio y más fácil será para las partes interesadas supervisar el progreso del proyecto.
Alcance del proyecto
Indique todo lo que está incluido en el alcance del proyecto e, igual de importante, las cosas que no lo están. También es importante definir cómo medirá el éxito de su proyecto.
“Esta sección también debe incluir puntos y criterios que indiquen el éxito del proyecto”, dice Vashkevich.
Estas pueden ser proyecciones del retorno de la inversión (ROI), aumentos porcentuales en las ventas, correcciones a un problema conocido o muchos otros factores, dependiendo del tipo de proyecto. Este elemento es crucial; si no establece términos para el éxito, no puede garantizar un movimiento hacia la mejora continua.
Cronograma estimado del proyecto
Un cronograma del proyecto debe reflejar el tiempo que le llevará a su equipo finalizar el trabajo, no cuánto tiempo quiere que lleve. Ahora es la oportunidad de generar tiempo adicional, para que las emergencias imprevistas no arruinen su proyecto.
Utilice su equipo como recurso para determinar cuánto tiempo llevará completar las tareas del proyecto. “Reúna a su equipo de trabajo y a otras partes interesadas antes de crear una estructura de desglose del trabajo. Aunque en última instancia es responsable de la estructura de desglose del trabajo como propietario del negocio, el grupo de trabajo debe establecer qué tareas son esenciales, cómo están vinculadas y cuánto tiempo llevará cada una. Lo último que quiere es planificar una acción fundamental que durará dos días, solo para que su equipo le diga más tarde que no se puede hacer”, advierte Andrew Dale, director técnico de CloudTech24.
Dale continúa: “Como alternativa, puede darse cuenta de que lo que pensó que era una asignación de una semana puede completarse en la mitad del tiempo con una estrategia innovadora que nunca habría descubierto por su cuenta. Involucre a las partes interesadas ajenas al equipo de trabajo para obtener su apoyo y lograr que el cliente también firme”.
Riesgos anticipados
Describa los riesgos potenciales que pueda encontrar el proyecto. La evaluación de riesgos es fundamental para prever los desafíos y abordarlos antes de que se vuelvan insuperables y, en última instancia, hagan que su proyecto se ejecute con retrasos en el cronograma.
Para obtener más información sobre cómo identificar y evitar riesgos, lea nuestra guía para la gestión de riesgos de proyectos.
Presupuesto estimado del proyecto
Prepare un presupuesto estimado para su proyecto de principio a fin. Asegúrese de incluir estimaciones para los elementos físicos del proyecto, el tiempo y el costo de la mano de obra, y cualquier recurso adicional que pueda necesitar. Su presupuesto siempre debe incluir espacio para eventos imprevistos y emergencias, lo que puede aumentar drásticamente los costos del proyecto si surgieran.
“Un gerente de proyectos que subestima la necesidad de recursos humanos, por ejemplo, puede conducir directamente a sobrecostos”, explica Dale. “En este ejemplo, si un proyecto requiere más mano de obra de lo previsto originalmente, o si se debe subcontratar una especialidad o talento que no se encuentra en la organización, el costo total del proyecto puede aumentar. Además, si un gerente de proyectos asigna tareas a empleados que no son adecuadas para etapas específicas del proyecto, el trabajo puede tardar más en completarse o la calidad puede verse comprometida y otra persona puede repetir los procedimientos, lo que resulta en sobrecostos para la mano de obra”.
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