¿Qué es el éxito del proyecto?
El término éxito del proyecto se refiere al criterio específico establecido por el cliente y el equipo del proyecto antes de que éste comience. Los equipos utilizan estas especificaciones, hitos y entregables para evaluar el éxito del proyecto tras su cierre.
La importancia de medir el éxito del proyecto
Es importante medir el éxito de un proyecto para que el equipo del proyecto pueda hacer un seguimiento del progreso e identificar cualquier mejora del proceso. La medición del éxito del proyecto proporciona una valiosa información sobre la satisfacción del cliente y del equipo, ayuda a la mejora continua y apoya las decisiones futuras.
Hassan Osman, director de la Oficina de Gestión de Proyectos de Cisco y autor del blog The Couch Manager, afirma: "medir el éxito de un proyecto es importante porque así se determina la eficacia real de un proyecto. Los factores de éxito suelen depender de los objetivos iniciales del proyecto, que incluyen métricas objetivas y subjetivas".
El papel del ciclo de vida del proyecto en su éxito
Se puede medir el éxito de un proyecto analizando cada fase del ciclo de vida del mismo, desde el inicio hasta la planificación, la ejecución y el cierre:
- Inicio: Esta fase identifica el alcance y los resultados del proyecto. Los resultados obtenidos pueden determinar el éxito de un proyecto.
- Planificación: Establece el flujo de trabajo, los recursos y el presupuesto. La precisión de esta planificación contribuye al éxito del proyecto.
- Ejecución: Esta fase controla el presupuesto, la progresión y la calidad del trabajo. El rendimiento de estos elementos puede medir el éxito de un proyecto.
- Cierre: En esta fase se analiza la finalización de los hitos y los entregables, que repercuten directamente en el éxito de un proyecto.
Evaluación del proyecto
La evaluación del proyecto permite a un equipo de proyecto reflexionar sobre el éxito y el fracaso de un proyecto basándose en las métricas establecidas por el equipo.
Como sugiere Osman, "definir adecuadamente las medidas y los niveles de tolerancia antes de empezar ayuda a establecer las expectativas adecuadas para todos. Una buena práctica es definir los factores de éxito antes de empezar el proyecto. Una idea es pensar en cómo afectaría a la medida del éxito, una vez cerrado el proyecto, el incumplimiento de una de las tres limitaciones principales: tiempo, costo y alcance. Por ejemplo, algunos proyectos considerarían un retraso de dos semanas en el calendario y un aumento del 2 % en el costo como un éxito importante. En otros proyectos, ese mismo retraso en el calendario y el aumento de costos podrían ser un completo fracaso".
¿Cómo se mide el éxito de un proyecto?
Se puede medir el éxito de un proyecto revisando su alcance, evaluando las especificaciones del proyecto, analizando el presupuesto del mismo y revisando la satisfacción del cliente y de los internos.
Estos pasos se describen a continuación.
Paso 1: Revisar el alcance del proyecto
Empiece por revisar los requisitos y los resultados que el equipo acordó al principio del proyecto. Para cada uno de ellos, anote los recursos necesarios, las tareas y el tiempo necesario para completarlo.
Paso 2: Evaluar las especificaciones del proyecto
¿Cumplió el proyecto las expectativas y los objetivos? Puede determinarlo evaluando si se han completado todos los entregables y se han cumplido los acuerdos en el plazo previsto.
Paso 3: Analizar el presupuesto del proyecto
El presupuesto puede ser un indicador esencial del éxito del proyecto. Fíjese en la cantidad de tiempo invertido en el proyecto y en si ha superado o no el presupuesto.
Paso 4: Revisar la satisfacción del cliente
La satisfacción del cliente con el resultado del proyecto es vital. Si no está plenamente satisfecho, hay que permitirle que aporte sus comentarios, lo que usted puede aprovechar para futuros proyectos que le ayuden a generar negocios repetidos.
Paso 5: Revisar el crecimiento interno y la satisfacción del equipo
Es importante que el equipo del proyecto se sienta bien con su papel y con el resultado del proyecto. ¿El proyecto fue desafiante e interesante? ¿El equipo está satisfecho con la calidad de los resultados? Estos factores contribuyen a que el equipo del proyecto se sienta realizado y satisfecho con su trabajo.
Plantilla de correo electrónico de encuesta del cliente
Descargue la plantilla de correo electrónico de encuesta del cliente: Microsoft Word
Utilice esta plantilla para enviar por correo electrónico una encuesta al cliente para medir su satisfacción e invitarle a dar su opinión una vez finalizado el proyecto. La encuesta abarca la interacción con el equipo del proyecto, la satisfacción general y los proyectos futuros. Las preguntas incluyen opciones de sí o no y espacio para respuestas escritas, para que el cliente pueda compartir sus opiniones y experiencias.
Plantilla de correo electrónico para la encuesta del equipo
Descargar la plantilla de correo electrónico de encuesta del equipo: Microsoft Word
Utilice esta plantilla para enviar por correo electrónico una encuesta al equipo del proyecto para conocer su opinión una vez finalizado el proyecto. La encuesta abarca el liderazgo, el trabajo en equipo y la experiencia general de trabajo en el proyecto. Las preguntas incluyen opciones de sí o no, respuestas escaladas y tipos de respuesta libre, para que el equipo pueda compartir sus opiniones y experiencias.
Plantilla de informe sobre el estado y los hitos del proyecto
Descargar la plantilla de informe sobre el estado del proyecto y los hitos: Microsoft Excel
Utilice esta plantilla para generar un informe que te permita ver la progresión del proyecto y si se ha cumplido o no cada hito. La plantilla destaca tres hitos clave del proyecto y sus criterios de éxito. Además, puede evaluar el estado del proyecto y si se ha cumplido o no el calendario previsto.
Cómo documentar los criterios de éxito del proyecto
Los criterios de éxito del proyecto abarcan la gestión general del proyecto y los resultados del mismo. Es importante documentar los criterios de éxito del proyecto para garantizar que el costo, el alcance y el tiempo previstos se ajustan a las expectativas. La documentación de los criterios puede adoptar la forma de presupuestos, hitos y plazos.
Para más información sobre cómo determinar los criterios de éxito del proyecto, lea nuestra completa guía.
Ejemplos de éxito de proyectos
En su documento de 2017 "Project Management Success Factors", los autores, el Dr. Mladen Radujkovic y Mariela Sjekavica, ofrecen un desglose del éxito de la gestión de proyectos para destacar tres categorías distintas de factores de éxito de proyectos:
- Elementos de las competencias de gestión de proyectos: Los elementos incluyen las competencias técnicas, conductuales y contextuales del gerente del proyecto y de los miembros del equipo del proyecto. La competencia se mide por el conocimiento de las mejores prácticas y la capacidad de cumplir con los estándares esperados dentro del entorno del proyecto.
- Elementos de la organización: Los elementos incluyen la estructura, la cultura, el ambiente y la competencia de la organización. La organización es especialmente importante para los equipos que gestionan más de un proyecto a la vez.
- Elementos de las metodologías, métodos, herramientas y técnicas de gestión de proyectos: Los elementos incluyen metodologías, software, herramientas, técnicas de toma de decisiones, herramientas de evaluación de riesgos y herramientas de apoyo a la tecnología de la información y la comunicación. Un gerente de proyectos debe saber qué herramientas y métodos serán los mejores para cada proyecto.
Como escriben Radujkovic y Sjekavica, "en teoría, si se cuenta con un gerente del proyecto competente, un equipo competente, un director y un equipo coordinados, una estructura organizativa, una cultura, un ambiente y una competencia adecuados, así como un elevado uso de las metodologías, métodos, herramientas y técnicas de gestión de proyectos, el proyecto debería tener una gestión de proyectos muy exitosa y permitir el éxito del mismo".
Entre los ejemplos de éxito del proyecto se encuentran los siguientes:
- Ejecución de tareas e hitos
- Finalización del proyecto a tiempo
- Finalización del proyecto dentro del presupuesto
- Impacto positivo en el futuro de la empresa
- Satisfacción del equipo del proyecto con el trabajo realizado
- Se ejecutan y completan entregables de calidad a satisfacción del cliente
Puede obtener más información sobre los factores de éxito de los proyectos en este artículo.
Otras formas de medir el éxito de los proyectos en equipos a distancia
Un equipo a distancia funciona casi igual que un equipo no a distancia, pero puede tener formas adicionales de medir el éxito de un proyecto. Por ejemplo, un equipo a distancia puede analizar la forma en que su equipo de proyecto se comunica y coordina a pesar de abarcar diferentes zonas horarias y diferencias culturales.
Lea nuestro artículo sobre estrategias de comunicación en equipos a distancia para más información.
Como señala Osman, "en la mayoría de los casos, trabajar en un proyecto con un equipo a distancia no afecta necesariamente a las métricas de éxito del proyecto si se pretende obtener un resultado final cuantificable. Esto se debe a que, con el trabajo a distancia, la principal diferencia estriba en cómo y dónde se realiza el trabajo, en lugar de qué se hace". Dicho esto, una cosa que podría diferir entre los equipos a distancia y los equipos ubicados en el mismo lugar son las medidas subjetivas de colaboración, comunicación y dinámica de equipo. En el caso de los equipos cohabitados, estas medidas tienden a ser un poco más elevadas debido a la mayor cohesión e intimidad del equipo, lo que podría traducirse en un mejor resultado general del proyecto. No obstante, su efecto es muy contextual y depende del tipo de equipo con el que se trabaje".
Puede obtener más información sobre las herramientas de colaboración a distancia en esta completa guía.
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