¿Qué es un plan de comunicación para un proyecto?
Un plan de comunicación del proyecto es una guía para dispensar detalles de un proyecto a las partes involucradas. Un plan eficaz incluye qué tipo de información se distribuirá, a quién y con qué frecuencia se actualizarán.
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¿Cuáles son los elementos importantes de un plan de comunicación del proyecto?
Si bien los planes de comunicación individuales difieren por proyecto, todos los planes de comunicación efectivos incluyen el alcance, los detalles de contacto y mucho más. Considere la posibilidad de agregar la siguiente información a un plan de comunicación:
- Tipo de proyecto: Nombre el proyecto para que sea fácil encontrar y consultar. Piense en cuánto tiempo tomará el proyecto y la cantidad de personas involucradas al crear una reunión y actualizar el cronograma. Los proyectos más grandes requieren reuniones más frecuentes y diferentes.
- Identifique a los actores clave: Determine quién se comunica, el tipo de información que comparten y quién es el responsable de actualizarla.
- Información de contacto: Organice los detalles de contacto para las partes interesadas y los miembros del equipo para facilitar y organizar la comunicación.
- Frecuencia de comunicación: Cree un cronograma para cómo compartirá tipos específicos de información. Alyssa Griffin, Especialista en Servicios y Comunicaciones de Royal Building Products, recomienda un enfoque medido. “Las actualizaciones del proyecto suelen realizarse una vez a la semana como máximo. No quiere crear una avalancha de correos electrónicos que las personas puedan perder o que puedan abrumarlas. Corto y dulce funciona lo mejor”.
- Tipos de comunicación: Es posible que pueda resultar propicio para comunicar tipos de información de diferentes maneras. Por ejemplo, es mejor compartir cierta información en tiempo real a través de reuniones o videollamadas. En cambio, a veces los métodos asincrónicos, como el correo electrónico o los tableros de mensajes de la empresa son ideales. Lea "La guía esencial para la comunicación asincrónica” para obtener más información sobre los estilos de comunicación.
- Tamaño y alcance del proyecto: Diferentes proyectos tienen diferentes necesidades de comunicación. Utilice una plantilla de alcance del proyecto para definir su proyecto para que pueda identificar las necesidades de comunicación. Para obtener plantillas y más información, consulte "Plantillas gratuitas de alcance del proyecto”. Una vez que sepa el alcance, considere los tipos de comunicación preferidos, especialmente para las partes interesadas de nivel C.
Kristen Bellomomo , gerente sénior de proyectos de Bednark Studio, sugiere usar una encuesta al comienzo de un proyecto para determinar los estilos de comunicación preferidos de sus partes interesadas y sus frecuencias. - Objetivos de comunicación: Mire los proyectos anteriores para procesos específicos para repetir o mejorar. Asegúrese de tener en cuenta sus hallazgos de análisis post mortem anteriores y las lecciones aprendidas para asegurarse de establecer e implementar las mejores prácticas.
Encuesta de comunicación preferida
Con la ayuda de Bellomo, hemos creado una encuesta para que pueda identificar los métodos preferidos de las partes interesadas clave durante un proyecto. Esta encuesta lo ayuda a recopilar y almacenar fácilmente las preferencias de comunicación de los clientes, las partes interesadas y los miembros del equipo para su plan de comunicación.
Encuesta de comunicación preferida
- Nombre y apellido:
- Título y empresa:
- Áreas clave de interés:
- Horas de contacto preferidas:
- Dirección de correo electrónico:
- Número de teléfono:
- Mensaje instantáneo (Skype, Slack, Discord, etc):
- Videollamada:
Descargar la plantilla de encuesta de comunicación preferida
¿Qué debe incluir un plan de comunicación?
Un plan de comunicación es una serie de documentos que describen todas las comunicaciones formales compartidas a lo largo de un proyecto. Cada plan de comunicación exitoso debe incluir detalles sobre las partes interesadas, las reuniones y mucho más.
- Participantes clave: Estas son las personas que tienen un gran interés personal en el proyecto. Pueden ser propietarios, clientes, gerentes o cualquier otra persona que necesite actualizaciones regulares en desarrollos de proyectos a gran escala. Lea nuestra guía para gestionar y comunicarse con las partes interesadas para obtener más información.
- Miembros del equipo: Estas son las personas que trabajan en el proyecto. Esto también incluye al gerente de proyectos.
- Reuniones y actualizaciones programadas: Identifique lo importante para comunicarse, incluidos, entre otros, los plazos, las fases del proyecto, las actualizaciones del presupuesto y los obstáculos. Considere la mejor manera de compartir esta información. Por ejemplo, puede encontrar que una actualización de correo electrónico de boletines semanales es más valiosa para algunos elementos que una reunión semanal. Si es posible, cree un cronograma de reuniones con anticipación para garantizar que las personas puedan asistir. Utilice una herramienta de programación en línea como Doodle para determinar los mejores momentos para que su equipo se reúna.
- Actualizaciones específicas para las personas: elija elementos particulares de preocupación para las personas clave. Por ejemplo, los ejecutivos y clientes de nivel C pueden requerir oportunidades para proporcionar comentarios en puntos críticos, o puede que solo quieran actualizaciones después de hitos significativos.
- Evoluciona a medida que avanza el proyecto: Muchos proyectos sufren la corrupción del alcance o simplemente crecen durante el período de la empresa. Asegúrese de tener en cuenta cualquier cambio importante en sus necesidades de comunicación a medida que pasa el tiempo.
Cómo escribir un plan de comunicación del proyecto en 6 pasos
Escribir un plan de comunicación no tiene por qué ser una tarea Determine las necesidades de comunicación de su equipo, identifique a los actores clave y lo que necesita saber, y cree un cronograma que satisfaga las necesidades de todas las partes.
- Determine sus necesidades de comunicación
Considere el tamaño y el alcance del proyecto, así como las necesidades de sus participantes, su cliente y su equipo. Mantenga la información relevante para la fase del proyecto y su audiencia. Bellomo hace hincapié en que algunos requisitos cambiarán en función de la fase del proyecto. “Por lo general, la comunicación frecuente del cliente (llamadas, correos electrónicos y reuniones presenciales) a lo largo de la fase de preproducción del proyecto mientras se trabaja a través del diseño y la ingeniería. La comunicación del cliente suele ralentizar después de las aprobaciones, y la comunicación interna de la tienda se acelerará para la reunión inicial del proyecto y a través de la producción. La comunicación mínima del cliente puede ocurrir a través de esta fase, excepto proporcionar fotos y actualizaciones del progreso a lo largo de la construcción. Una vez que los elementos se mueven a la finalización, las comunicaciones del cliente suelen aumentar a medida que trabajamos a través de la logística, la instalación y los detalles de la obra”. - Determine los objetivos de comunicación para la cohesión de su equipo
¿Comentarios tempranos y continuos de las partes interesadas? ¿Mejoró el mantenimiento de registros y garantizó las mejores prácticas? Estos son solo algunos de los objetivos que puede establecer para usted mismo y el equipo. Es esencial tener en cuenta sus objetivos al definir un cronograma para crear un plan eficaz. - Nombre el proyecto y describa los objetivos al incluir los objetivos
del proyecto en el plan, es más fácil comprobar la corrupción del alcance a medida que pasa el tiempo. También puede asegurarse de que no está desperdiciando tiempo y las actualizaciones e información que comparte con los objetivos del proyecto desde el principio. - Identifique a los participantes clave, clientes y miembros
del equipo Enumere a todos los que participan en el proyecto por nombre y título. Describa lo que se comunica con cada individuo, así como su método de comunicación preferido y la frecuencia de sus mensajes. Utilice esos detalles para crear una matriz de comunicación para ayudar a programar actualizaciones para las partes interesadas y clientes clave. Tenga en cuenta que los métodos y la frecuencia pueden cambiar según el destinatario y el tipo de información compartida. - Cree un cronograma de comunicación para el proyecto
Identifique qué reuniones planea tener, su propósito y la frecuencia con la que se producen. Determine la frecuencia de las actualizaciones asincrónicas, como los boletines de correo electrónico y los informes de estado del proyecto, así como la información que incluirán. - Consolide la información en un documento
Este documento es su plan de comunicación que puede compartir con el equipo. Repase el plan para darles a todos una idea de qué esperar y cuándo esperarlo.
Plantilla de plan de comunicación de proyecto de muestra
Descargar una plantilla de ejemplo de plan de comunicación de proyectos
Microsoft Excel | Microsoft Word
Puede usar este ejemplo de un plan de comunicación del proyecto completado como referencia al crear el suyo propio. Esta plantilla destaca a las partes interesadas clave y su información de contacto preferida, tipos y frecuencia de interacción, y objetivos de comunicación. Descargue y personalice esta plantilla para sus propios proyectos.
En este artículo, hemos compilado otras plantillas de comunicación de proyectos más útiles para ayudar a los gerentes de proyectos con mensajes coherentes.
Las mejores prácticas para redactar un plan de comunicación del proyecto
Las necesidades de cada proyecto varían, pero todos los planes de comunicación deben poder cambiar a lo largo del proceso. Céntrese solo en lo que sea relevante para cada individuo y tenga en cuenta sus métodos y frecuencias preferidos de comunicación.
- Esté abierto a los cambios: Esté atento a la corrupción del alcance y no tema actualizar los planes de comunicación a medida que evolucionan los proyectos.
- Considere las preferencias: Sus clientes y partes interesadas de alto nivel probablemente tengan preferencias en su estilo y frecuencia de comunicación. Tenga en cuenta a aquellos que envíen actualizaciones.
- Céntrese en lo que es importante: Mantenga los detalles en un lugar accesible, como un tablero de mensajes del equipo o una unidad basada en la nube, pero solo envíe información específica y necesaria para las personas.
- Considere las necesidades de los equipos paralelos: Bellomo destaca la importancia de ver el panorama general: "Le doy al cliente y compre un cronograma de trabajo escrito para describir cuándo puede esperar recibir información y qué tipo. Esto ayuda a garantizar que todo esté claro desde el principio sobre lo que necesitamos y cuándo lograr el cronograma de entrega establecido. Por ejemplo, si necesito archivos vectoriales para un logotipo proporcionado antes de que pueda comenzar la ingeniería, pondría la fecha límite para esa unidad antes de la fecha límite para el resto del paquete de ilustraciones que no afecta la construcción y solo involucra al equipo de acabado de gráficos”.
- Determine su tono: “Es importante establecer la comunicación inicial con los clientes y la tienda para ser amable e informal para las cosas pequeñas, pero muy detalladas y descritas para las cosas grandes”, aconseja Bellomo.
- Delegar de forma clara: Bellomo también sugiere “asegurarse de que los elementos de acción estén claros al desglosar las cosas por elemento, elemento de acción, fecha de vencimiento y quién es el responsable de la tarea”. Cuando una persona es responsable de informar las actualizaciones, asegúrese de que la conozca.
Importancia de la gestión de comunicaciones en la gestión de proyectos
Un plan de comunicación bien establecido es integral para gestionar el flujo de trabajo de un proyecto. Al establecer las expectativas de comunicación desde el principio, puede asegurarse de que los participantes y los miembros del equipo clave estén al tanto.
Griffin señala que "establecer las primeras expectativas para las personas y los equipos permite una mejor colaboración" a lo largo del transcurso de un proyecto. Un plan de comunicación también puede garantizar que los miembros del equipo sean responsables de transmitir su propio progreso y logros, y que tenga el tiempo adecuado para proporcionar e implementar comentarios durante cada etapa de un proyecto.
“Apegarse a un estándar permite a las personas saber que pueden acudir a usted con cualquier pregunta y que usted los ayudará. Tenga en cuenta que las personas son complejas y tienen sus propias responsabilidades mientras trabajan en proyectos. Establezca un cronograma de comunicación y realice un seguimiento con una persona si no pasa por ellos. Si surge un retraso, eso también está bien; solo asegúrese de que hay una hipotética que se comunica con claridad", explica Griffin.
Beneficios de un plan de comunicación del proyecto en la gestión de proyectos
Los beneficios de un buen plan de comunicación del proyecto son de gran alcance. Se mantendrá más organizado, creará confianza con su equipo y las partes interesadas, y, en última instancia, tendrá que celebrar menos reuniones.
- Organización: A su nivel más básico, un plan de comunicación lo ayudará a mantenerle y a su cronograma del proyecto organizado trazando un curso para las próximas reuniones y registros.
- Cohesión del equipo: Mantener a todos al tanto fomenta la confianza y lo ayuda a gestionar las expectativas. Griffin también hace hincapié en que “una comunicación sólida es imprescindible, lo que permite que los equipos colaboren, sobresalgan y entreguen el mismo nivel de servicio incluso mientras se a distancia”.
- Aporte de las partes interesadas: Cuando tenga un cronograma de comunicación implementado, permita la retroalimentación temprana y continua de los actores clave adjuntos al proyecto.
- Responsabilidad: Con un plan bien escrito, puede asegurarse de que las personas sean responsables de informar su estado laboral y crear un "rastro de papel" de informes para los mayores.
- Genere confianza: Muestre al equipo y a los superiores que sepa lo que necesitan y cuándo lo necesita.
- Menos reuniones: Las reuniones requieren mucho tiempo y recursos. Con un buen plan de comunicación, puede compartir información con más frecuencia y en menos reuniones. Lo mejor de todo es que todos sabrán exactamente cuándo esperar actualizaciones desde el principio.
Cómo usar un plan de comunicación a lo largo de un proyecto
Crear un plan de comunicación integral ayuda a los equipos a mantenerse concentrados. Ningún equipo está exento de corrupción del alcance, pero con un plan de comunicación, puede ver fácilmente dónde está iniciando y reconocer cuándo los objetivos ya no se alinean con un plan existente.
Asegúrese de que todo el equipo tenga acceso al plan y sepa quién es responsable de la entrega y cuándo. Su equipo podrá ayudarlo a ver brechas en la comunicación cuando todos tengan acceso al panorama más amplio.
No tenga miedo de cambiar su plan. A medida que surgen problemas, siempre lo hacen, puede adaptar su estrategia de comunicación mucho más fácilmente cuando tiene un sistema al que hacer referencia. Mantenga su plan actualizado con información de contacto para las partes interesadas, la frecuencia y las formas deseadas de comunicación a medida que las situaciones evolucionan.
Actividades de comunicación en la gestión de proyectos
La comunicación viene en muchas formas. Considere lo que está compartiendo y con quién lo está compartiendo, así como sus métodos de comunicación preferidos.
- Actividades formales de comunicación: El correo electrónico, las reuniones, las llamadas telefónicas y videollamadas programadas, y las actualizaciones de boletines pueden considerarse una comunicación formal. Cualquier tipo de comunicación que se supervise o almacene debe ser formal y profesional.
- Actividades de comunicación informales: Las conversaciones telefónicas informales o de la parte de escritorio son comunicaciones informales. Cualquier tipo de comunicación fuera del registro es informal; si establece un punto importante durante una de estas reuniones, una o ambas partes deben seguir por correo electrónico para asegurarse de que la conversación se pueda consultar más adelante.
- Actividades de comunicación involuntarias: Considere su tono de voz y lenguaje corporal al comunicarse con el equipo; ambos pueden agregar énfasis a las palabras que dice.
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