¿Cuál es el propósito del resumen ejecutivo?
Un resumen ejecutivo debe ser claro y conciso (normalmente de una a dos páginas) y presentar los puntos principales en un tono formal. El propósito de un resumen ejecutivo es despertar la curiosidad del lector presentando hechos a partir del contenido más amplio que resume.
El resumen ejecutivo puede ser una parte de un documento de negocios (un plan de negocios, una propuesta de proyecto o un informe) o artículos y documentos extensos comunes en comunidades orientadas a la investigación y la academia. Cuando se elabora correctamente, el resumen ejecutivo proporciona una descripción general de la información y los objetivos del documento más extenso. El resumen ejecutivo se distingue del contenido que resume y debe incluir la información esencial, las recomendaciones, los hallazgos y la conclusión del documento más extenso.
Los beneficios de un resumen ejecutivo bien escrito
Un resumen ejecutivo bien planificado y bien escrito es una herramienta valiosa porque prioriza el tiempo del lector y reduce el esfuerzo necesario para aprender los aspectos críticos del contenido. El resumen puede transmitir el propósito de su plan de negocios, la propuesta del proyecto, la presentación del lanzamiento del producto o el discurso de ventas para mantener al lector comprometido y leyendo más, o con la capacidad de actuar. Incluso, si es lo único que lee su público, un resumen ejecutivo sólido crea valor para el lector como primera impresión. Utilice el resumen ejecutivo para hacer un caso de negocios, apoyar un puesto o contar una historia. El lector debe saber cómo el tema de su contenido lo afecta, beneficia su trabajo, su empresa o sus proyectos después de leer el resumen ejecutivo.
Varias industrias utilizan resúmenes ejecutivos como herramienta de comunicación, como la salud, la educación, el gobierno, la tecnología, los bienes raíces, las finanzas, la justicia, el sector sin fines de lucro y mucho más. Uno de los beneficios de usar un resumen ejecutivo es que no es exclusivo de un tipo de comunicación. Los resúmenes ejecutivos aparecen en una variedad de casos de uso, incluidos los siguientes:
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Planes de negocios
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Escritos legales
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Planes de lanzamientos de productos
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Encuestas en el campus universitario
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Informes de investigación de mercado
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Estudios ambientales
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Propuestas de proyectos
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Planificación y evaluación hospitalaria
¿Cuál es el formato de un resumen ejecutivo?
Cada resumen ejecutivo tiene la intención de sintetizar información al lector directamente, por lo que normalmente se coloca primero en el documento. (A veces, se trata de una sección separada de un documento comercial formal incluido en la tabla de contenidos.)
Cuando se utiliza de manera menos formal, el resumen ejecutivo es un párrafo de apertura, una nota de resumen separada de una página o la primera página de un informe. Por ejemplo, si su objetivo es captar capital, use el resumen ejecutivo como un perfil de inversor que proporciona al lector la información necesaria para realizar la reunión u obtener los fondos, sin más lectura.
El formato y la longitud varían según el propósito del contenido que está resumiendo; no hay una estructura establecida a seguir. A continuación, le mostramos algunos consejos en relación al formato que puede usar para cualquier resumen ejecutivo, independientemente del estilo:
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Orden de aparición: Más allá de la introducción, decida qué secciones del resumen son más importantes para el propósito del documento. Organice sus subtítulos o secciones en ese orden. Utilice viñetas y mucho espaciado entre las diferentes partes del resumen para que el contenido sea más accesible a una lectura rápida. Al hacerlo, descarta naturalmente la información que queda mejor en el cuerpo del documento y respeta el tiempo del lector al priorizar el mensaje, las recomendaciones, las conclusiones o las soluciones en el documento más amplio.
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Cuánto es demasiado: Los resúmenes ejecutivos varían en longitud según el tipo de contenido que resumen o su propósito. Algunos recomiendan mantener el resumen en un porcentaje específico del documento general, mientras que otros proponen un número determinado de páginas. Procure mantener el resumen breve pero completo, con la información más importante disponible para el lector.
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Objetivo del público: El tono y el lenguaje del resumen ejecutivo deben coincidir con el del público objetivo. Evite usar la jerga técnica que requiera definiciones y presente la información de manera accesible en función del conocimiento y la experiencia de su público objetivo. No incluya acrónimos ni destaque información que necesite un amplio conocimiento para comprender el contexto, y evite usar tonos informales y casuales. Dicho esto, un resumen ejecutivo que se utiliza en las comunicaciones internas tendrá un tono y estilo diferentes a los utilizados en las herramientas de comunicación externa.
Plantilla de Resumen ejecutivo de una página
Esta plantilla está diseñada para adaptarse a su resumen ejecutivo en una sola página. Aproveche las secciones cortas y las viñetas para hacer que el documento sea conciso y atraer al lector con la información que hará que siga leyendo. Organice los puntos clave personalizando los subtítulos para enfatizar su importancia en función del propósito que estableció para el documento.
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¿Cuáles son los obstáculos comunes de los resúmenes ejecutivos?
Al dar forma y organizar el resumen ejecutivo, tenga cuidado con los siguientes inconvenientes que abundan en los resúmenes mal escritos y mal planificados:
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Hecho o convicción: Respalde sus motivos y el objetivo del resumen ejecutivo con los hechos. Si el resumen es para una propuesta de ventas o una presentación, convenza al lector directamente con datos e información, no con palabras de moda ni clichés. Si el resumen ejecutivo incluye generalizaciones u opiniones que usted no respalda dentro de su material con investigación de mercado, ejemplos de proyectos, datos independientes, testimonios, etc., corre el riesgo de confundir al lector. Evite escribir un resumen que lleve a los clientes, los responsables de las políticas o la gerencia a una recomendación o conclusión no respaldada en aras de la convicción; en cambio, enfóquese en los hechos.
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Relevancia sobre la repetición: Por naturaleza, el resumen ejecutivo es un resumen repetitivo del contenido. Por lo tanto, solo incluya los detalles más relevantes, aquellos que resumen el verdadero propósito del contenido general. Utilice el resto de su plan de negocios, informe de investigación o propuesta del cliente para tratar los temas relevantes con información general en detalle. Si intenta cortar y pegar demasiada información y contexto de su negocio o documento de investigación más largo en el resumen, los detalles pueden eclipsar la impresión que desea causar en el lector. La experiencia se convierte en la introducción, y corre el riesgo de perder la atención de un lector (especialmente un público virtual).
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La consistencia es clave: El resumen ejecutivo destaca la esencia del contenido más grande. No presente información aquí que no esté incluida en el cuerpo de la propuesta. Evite utilizar diferentes subtítulos para organizar el texto del cuerpo del informe. Por ejemplo, si destaca los «Logros del proyecto» en el resumen ejecutivo, no los enumere en una nueva sección de «Objetivos del proyecto» en la propuesta de negocios. Utilice el tono y el lenguaje que utiliza en el resumen en todo el material. Si se dirige a un público sin experiencia en el tema, no cambie a un análisis altamente técnico en el texto del cuerpo. Por último, si trata algo en el resumen ejecutivo, vuelva a incluirlo en el informe. No haga que el lector trabaje para obtener más información sobre algo que ha destacado en el resumen.
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Saque una conclusión clara: Escriba un resumen ejecutivo que llegue a una conclusión y respalde su propósito para la creación del documento. Tenga en cuenta el interés del lector cuando resuma una larga propuesta o informe del proyecto. ¿El lector tiene una comprensión clara de las soluciones que usted propone? ¿Puede identificar los problemas que usted resuelve? Si el resumen ejecutivo es lo único que lee, ¿puede actuar según sus recomendaciones o anticipar el resultado deseado en función de la información que usted incluyó?
Plantilla del esquema del Resumen ejecutivo - PowerPoint
Utilice esta plantilla gratuita para describir su próxima presentación, o manténgala actualizada como un registro de reuniones en vivo para estar al día con sus planes de negocios internos en evolución o las necesidades de financiación. Las diapositivas tienen un formato para describir los elementos importantes de un resumen formal de plan de negocios. Puede personalizar las diapositivas para que se ajusten al orden de importancia del propósito de su contenido o extenderlas. Utilice las diapositivas como esquema para realizar un seguimiento del contenido que desea resumir después de cada actualización o borrador del informe.
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Qué incluir en un resumen ejecutivo
Usted determinará los componentes de cada resumen ejecutivo que escriba en función del motivo por el que lo escribe y de su público objetivo.
Por ejemplo, un plan de negocios para un público externo incluye información financiera y detalles sobre el tamaño y la escala de una empresa; las empresas emergentes que buscan financiación e inversores destacarán los requisitos financieros específicos y cómo impactan en la estrategia comercial. Los resúmenes ejecutivos varían en función del contenido que abarcan, pero aquí hay un marco común:
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Introducción: Esta declaración de apertura, párrafo o sección debe indicar claramente el propósito del documento y el contenido a seguir. La forma en que usted usará esta sección dependerá del resultado deseado para el lector o el público, que debe encontrar valor inmediatamente en la información que usted presenta. Por lo tanto, los detalles incluidos en la introducción deben captar y conservar la atención del lector.
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Información de la empresa: Al escribir un resumen ejecutivo para un público externo, incluya el nombre de su empresa, una descripción de su misión o propósito, información de contacto, ubicación y el tamaño y la escala de sus operaciones. En algunos casos, el resumen presenta a los fundadores, inversores y líderes corporativos. Puede incluir información de contexto de cada uno que describa la experiencia anterior del sector o empresa emergente, o el contexto histórico sobre el estado actual de la empresa. Cuando se utiliza en un informe de presentación o investigación, mencione al equipo que presenta o es responsable de los hallazgos del informe.
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Productos y servicios: El resumen ejecutivo es el lugar para destacar el problema que usted resuelve o la necesidad que satisface. Para un informe, aquí es donde usted puede destacar lo que ha investigado y lo que el lector debe saber sobre sus hallazgos. Para una propuesta de proyecto, incluya lo que está planeando lograr y lo que necesita para que tenga éxito. Para los planes de marketing o las presentaciones de lanzamiento de productos, dígale al lector por qué su servicio o producto es relevante en este momento en particular.
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Análisis de mercado: El resumen ejecutivo de un plan de negocios puede perfilar al cliente objetivo y explicar la oportunidad de mercado de un producto o servicio. Considere responder preguntas como las siguientes: ¿Hay un plan de cinco años para este mercado? ¿Cómo anticipa el crecimiento de la base de clientes y la mejora de la cuota de mercado? ¿Qué destaca de su investigación sobre sus clientes que el lector debería saber?
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Análisis de la competencia: Esta sección debe incluir respuestas a las siguientes preguntas:
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¿Cuál es la ventaja competitiva de su solución o producto propuesto y con quién o con qué compite en este mercado?
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¿Cuáles son las oportunidades ahora y en el futuro?
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¿Cuáles son los riesgos de su mercado y de su producto o servicio?
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¿Tiene experiencia relevante con los principales competidores?
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¿Cuáles son los futuros planes de crecimiento y qué obstáculos anticipa abordar?
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Finanzas: El resumen ejecutivo puede resumir los datos financieros clave que son relevantes para el lector o los datos que respaldan su investigación. Si el propósito es asegurar la financiación, incluya el monto específico que está solicitando. Asegúrese de proporcionar contexto para los datos financieros o cualquier número que destaque en el resumen ejecutivo. Esta sección es una excelente manera de resaltar el crecimiento o de usar métricas para ofrecer una perspectiva de la empresa.
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Conclusiones: Resuma sus hallazgos, el problema y la solución analizados, o el proyecto y el trabajo propuestos. Si hay una decisión que el lector debe tomar, sea directo al respecto. Haga que los resultados sean obvios, pero deje suficiente intriga para que siga el resto del contenido.
¿Cómo finalizar un resumen ejecutivo?
Aunque el resumen ejecutivo comienza un documento, concluye de manera tal de ser independiente del resto del contenido y aun así seguir teniendo valor. Utilice la conclusión para resumir sus hallazgos, hacer recomendaciones y proponer soluciones al problema.
Si quiere que el lector tome una decisión, haga una llamada a la acción en esta sección. Si está resumiendo un informe de investigación, resuma los hallazgos y los métodos de investigación utilizados para concluir el trabajo. Haga visibles los resultados o las recomendaciones, pero excluya lo suficiente para incentivar al público a seguir leyendo. Cierre el resumen ejecutivo con una declaración o transición sólida que defina el tema o el mensaje central de la historia que cuenta en el informe o la propuesta.
¿Qué debería incluirse en el resumen ejecutivo de un plan de negocios?
Los planes de negocios tradicionales difieren en contexto y contenido en función de si el público es interno o externo. Ambos públicos se benefician de algunos de los elementos mencionados anteriormente en el resumen ejecutivo (como una introducción sustancial).
Sin embargo, el resumen de un plan de negocios interno no requiere una sección que introduzca la gestión o el personal clave. Un plan de negocios externo se dirige a un público que espera encontrar información financiera importante en el resumen. Cuando elabore el resumen ejecutivo del plan de negocios, determine la información que deba incluir en función del público y el propósito del documento.
Plantilla de Resumen ejecutivo del plan de negocios
Esta plantilla de resumen ejecutivo está diseñada para que su plan de negocios se lea y revise. En este escenario, usted se presenta a un público externo y, por lo tanto, debe incluir más atención a los detalles con un documento estándar del plan de negocios. Utilice viñetas y un lenguaje claro y formal para guiar al lector a la información más importante de su empresa.
Descargue la Plantilla del Resumen ejecutivo del plan de negocios
Puede encontrar una variedad de plantillas para diversos sectores y necesidades leyendo «Plantillas gratuitas de resumen ejecutivo.»
¿Qué debería incluirse en el resumen ejecutivo de un informe?
Josh Bernoff pasó 20 años escribiendo y editando informes para Forrester Research. Es un defensor de la creación de informes prácticos que cuentan una historia. Considera que el resumen ejecutivo es fundamental.
«Si el informe es una historia, el resumen ejecutivo correcto es la misma historia, escrita brevemente» , escribe Bernoff. Recomienda imaginar que sus lectores le hagan preguntas como «¿Qué es lo más interesante de este informe?» y «¿Qué ha averiguado?» mientras escribe el informe.
«Su respuesta, escrita directamente al lector, es el resumen ejecutivo», explica Bernoff en su libro.
El resumen ejecutivo de un informe requiere detalles vívidos que acaparan la atención de los lectores apurados que están en línea. Según Bernoff, el resumen sintetiza la historia que usted quiere contar detrás de todas las palabras del informe. Con este consejo como guía, considere incluir las siguientes respuestas a estas preguntas para crear el resumen de su informe:
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¿Cuál es el argumento central de su informe?
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¿Por qué es importante esta historia?
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¿Cuáles son las escenas más memorables (ejemplos, datos, resultados de estudios de caso, etc.) de las diferentes secciones del informe?
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¿Cómo aborda su investigación el conflicto central de la historia (el problema resuelto)?
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¿Cómo respalda su investigación la conclusión de la historia?
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¿Qué acciones recomienda la historia que el lector tenga en cuenta?
El resumen ejecutivo de extensos informes de investigación, especialmente los que se utilizan en artículos académicos, revistas científicas, estudios gubernamentales o iniciativas de salud, requiere consideraciones adicionales de formato y elementos que no se encuentran en los planes o propuestas de negocios. Tenga en cuenta las siguientes pautas al elaborar el resumen ejecutivo de un informe de investigación:
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Presente las secciones del resumen ejecutivo en el mismo orden que en el informe principal.
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No incluya información o investigación que no esté respaldada y presentada en el cuerpo del informe.
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Saque una conclusión con el resumen ejecutivo que justifique la investigación y proporcione recomendaciones.
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Utilice un tono y un lenguaje para describir la información técnica que los lectores sin conocimientos o conocimientos avanzados de la materia puedan entender.
Recuerde que un resumen ejecutivo de un informe es distinto de un resumen. Los resúmenes son descripciones más cortas de un informe y son comunes en la academia. Familiarizan al lector con una sinopsis de la investigación mucho más corta que un resumen ejecutivo. También puede pensar en un resumen como una declaración independiente que ayude al lector a determinar si leerá. El resumen ejecutivo, en cambio, resume la investigación en una estructura que incluye el resumen, los métodos, los resultados, las conclusiones y las recomendaciones para el lector sin tener que leer necesariamente más.
Plantilla de Resumen ejecutivo del informe de investigación
Utilice esta plantilla para crear una sinopsis de los resultados de la investigación de los informes, que normalmente serán más largos que un resumen ejecutivo de un plan de negocios y una propuesta. La plantilla tiene un formato para incluir informes detallados que necesitan espacio para los diagramas y tablas para ilustrar los datos de la investigación. Está diseñada para resumir la información técnica de manera concisa, con subtítulos claros que comunican los hallazgos clave a los lectores que tienen diversos conocimientos e interés.
Descargue la Plantilla del Resumen ejecutivo del informe de investigación
Obtenga financiación con su resumen ejecutivo
Las empresas emergentes que buscan inversión de capital de fondos de capital de riesgo e inversores angelinos pueden reutilizar el resumen ejecutivo de un plan de negocios como un perfil de inversor más conciso y menos formal.
Este tipo de nota resumida se reduce y se centra en los requisitos financieros específicos y en cómo la financiación tiene un impacto en la estrategia de negocios. Es la plantilla perfecta para crear un perfil en sitios web de plataformas de inversores como AngelList y Gust. Utilice los siguientes consejos para transformar los resúmenes tradicionales del plan de negocios en el discurso que le ofrece una reunión o financiación:
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Incluya el monto específico en dólares que está solicitando, el propósito de los fondos recaudados y cualquier dato relevante, como los términos de reembolso, la garantía, la información sobre acciones de capital, etc.
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Mantenga los datos financieros simples y redondeados al monto total más cercano en dólares.
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Enumere a los fundadores, socios y personal clave de gestión, y destaque la experiencia específica en el dominio o la experiencia anterior de las empresas emergentes.
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Describa el plan de crecimiento de su empresa y la estrategia de salida propuesta.
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Elimine cualquier palabra de moda del sector, frases sin sentido y clichés (por ejemplo, «el Uber de...», «cambio de juego», «disruptivo», «próximo Facebook», «de clase mundial», etc.).
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Mencione los logros destacados, la propiedad intelectual, las asociaciones comerciales importantes o la información sobre las etapas de desarrollo de productos en los mercados de pruebas.
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Describa el trabajo en curso y destaque la información relevante sobre el crecimiento de los clientes, la demanda del mercado y el desarrollo de productos.
Plantilla del Resumen ejecutivo de empresas emergentes
Transforme su resumen ejecutivo en un documento de inversor con esta plantilla. Actúa como un discurso de una página que sirve como perfil de su empresa en las plataformas de inversores. Puede reutilizar esta plantilla y guardarla como una nota de resumen en PDF para realizar futuras reuniones con los inversores. Para obtener más información sobre los planes de negocios para empresas emergentes, incluidas las plantillas de presupuesto gratis, lea «Plan de gratuito para empresas emergentes, plantillas de presupuesto y costos.»
Descargue la Plantilla del Resumen ejecutivo de empresas emergentes
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