¿Qué es el aumento descontrolado?
El aumento descontrolado, a veces denominado aumento de funciones, aumento de requisitos o aumento de características son cambios que provocan un crecimiento continuo o incontrolado de los objetivos de un proyecto. Estos cambios pueden ser involuntarios o previstos a lo largo del proceso. A menudo, un proyecto se expande más allá de sus límites iniciales debido a estos cambios de rumbo, lo que puede ser arriesgado o perjudicial para un proyecto. A menudo, el aumento descontrolado es el resultado de la adición de características a un proyecto que no fueron acordadas o autorizadas inicialmente.
En La Guía del PMBOK®, el Project Management Institute (PMI) describe el aumento descontrolado como "la adición de características y funcionalidades (alcance del proyecto) sin tener en cuenta los efectos sobre el tiempo, los costos y los recursos, o sin la aprobación del cliente". El aumento descontrolado puede ser algo común, ocurrir en cualquier momento de un proyecto y ser escalable.
En las empresas, es fundamental revisar el posible aumento descontrolado durante la fase de planificación de la gestión del proyecto, teniendo en cuenta cómo gestionar el aumento descontrolado y controlar sus impactos.
Tim Brown, owner of the Hook Agency, has designed and developed numerous websites and has also implemented marketing campaigns. “Scope creep can mess up relationships with clients and customers if it’s not accounted for and addressed by the professional or service provider handling the project,” he says.
En la gestión de proyectos, la definición del alcance del proyecto es una acción primordial. Entender el alcance puede ayudar a aliviar los impactos de la fluencia. El alcance describe los límites del proyecto, incluidos los objetivos y los resultados que desean el director del proyecto, el equipo del proyecto, la gestión o los analistas. El alcance debe incluir el resultado que un cliente desea y que se manifiesta en los proyectos de desarrollo de productos o software a través de influencias externas o internas. En última instancia, comprender a todos los actores que pueden influir en el alcance y las causas del aumento descontrolado es esencial para una gestión eficaz del proyecto.
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¿Qué es el aumento descontrolado en la metodología Agile?
La comprensión de la metodología Agile puede ayudar a cambiar la perspectiva sobre la mejor manera de gestionar el aumento descontrolado. La metodología Agile permite que los cambios en el proyecto y la planificación de contingencias se produzcan a lo largo de todo el proceso, apoyando cualquier influencia imprevista del aumento descontrolado. El aumento descontrolado no tiene por qué hacer descarrilar un proyecto por completo, y los métodos Agile permiten que un equipo de proyecto sea flexible en el proceso y responda a las necesidades cambiantes de la gente.
Causas del aumento descontrolado
Una variedad de elementos puede causar el aumento descontrolado durante el proceso de desarrollo del proyecto. Una de las causas principales se produce cuando el alcance de un proyecto no está correctamente definido, documentado o controlado, incluso si hay una falta de claridad y profundidad en los objetivos originales establecidos por el gerente o el equipo del proyecto.
Otras razones por las que puede surgir el aumento descontrolado son las siguientes:
- Complejidad del proyecto: Cuando se define inicialmente un proyecto, hay que esbozar claramente el alcance del mismo, el contrato o la declaración de trabajo (SOW). Si no lo hace, crea un trabajo y las expectativas pueden ser malinterpretadas.
- Falta de control de cambios: Cuando un proyecto no establece una forma de gestionar los cambios o modificaciones, puede resultar problemático que varios miembros del equipo tomen decisiones sin consultarlas ni revisarlas. Por ello, es útil establecer un procedimiento de gestión de cambios.
- No hay análisis de riesgos: Es posible que el equipo o el gestor del proyecto no hayan revisado las áreas de riesgo de este proyecto, lo que incluye cómo podrían verse afectados el presupuesto y los plazos. Esto suele ser consecuencia de la falta de un proceso de planificación sólido.
- Objetivos poco claros: A veces, la falta de una identificación inicial adecuada de lo que se necesita para gestionar y ejecutar los objetivos del proyecto puede crear malentendidos entre el equipo.
- Gestión deficiente: Los gestores de proyectos o los patrocinadores ejecutivos poco comprometidos y mal capacitados pueden crear un aumento descontrolado cuando la participación es limitada o cuando las agendas personales influyen en el cambio.
- Promesa excesiva de un producto: Sin conversaciones sólidas sobre los objetivos finales de un producto y un adecuado análisis de riesgos o revisión de recursos, los gestores pueden prometer en exceso los resultados del producto, lo que puede contribuir al aumento descontrolado.
- Falta de un plan de comunicación: Sin una planificación adecuada, se corre el riesgo de que la comunicación entre el equipo y el cliente sea deficiente, así como de que haya una mala comunicación sobre los objetivos y los resultados. El contacto no gestionado entre el cliente y los participantes del equipo también puede crear un aumento descontrolado imprevisto.
- Revestimiento de oro: Este término se refiere a la adición de trabajo o entregables a un proyecto, creyendo que puede agregar valor. Esto puede generar un aumento descontrolado sin una revisión adecuada y, a menudo, conlleva un aumento de los costos y del tiempo.
- No contar con las personas adecuadas: No involucrar a los participantes adecuados inicialmente puede cambiar el curso de un proyecto.
- Influencias externas: Los elementos externos, como los requisitos de los clientes, los cambios en el entorno, los cambios en la plataforma, las condiciones cambiantes del mercado o las prioridades de la competencia, pueden influir fácilmente en el alcance del proyecto. La planificación de contingencias es fundamental.
Efectos y resultados del aumento descontrolado
El aumento descontrolado puede ser impactante, pero no siempre es medible. Sin embargo, si se observan los datos de los resultados de los proyectos, se puede ver en qué casos el aumento descontrolado podría ser la culpable. El Standish Group's CHAOS Summary 2009 descubrió que solo el 32 por ciento de todos los proyectos fueron exitosos (entregados a tiempo, dentro del presupuesto, con las características y funciones requeridas). El 44 % de ese grupo tuvo problemas (retraso, exceso de presupuesto y/o características y funciones inferiores a las requeridas) y el 24 % fracasó (se canceló antes de la finalización o se entregó y nunca se utilizó). En general, estos datos demuestran que los alcances de los proyectos no enfocados pueden crear estragos en el resultado, incluyendo el aumento de los gastos y la posibilidad de dañar las relaciones con los clientes.
Resultados negativos del aumento descontrolado
En general, el aumento descontrolado tiene varios resultados negativos. Pueden ser influencias externas o internas que afectan a los productos o a los clientes, como las siguientes:
- Gastos excesivos
- Incumplimiento de los objetivos del proyecto
- Clientes o gerentes insatisfechos
- Energía y recursos desenfocados hacia tareas innecesarias
- Impactos en la salud de los empleados y en la calidad del entorno de trabajo
- No se ve el final del proyecto
- Bloqueos para los empleados y la finalización del proyecto
- Cambios constantes en el alcance
- Retrasos en los plazos
Los ejemplos de las repercusiones negativas del aumento descontrolado están a nuestro alrededor. Por ejemplo, una empresa de chárter de aviones privados se estaba moviendo para comprar y ampliar el negocio mediante la incorporación de nuevos aviones 737 que se convertirían en aviones de lujo. Para dar cabida a esta nueva aventura, la empresa necesitaba construir un nuevo hangar con infraestructura de TI para apoyar este proceso. La gerencia siguió adelante con un contratista de obras que también se encargaría de los detalles informáticos. El personal de TI de la empresa se ofreció a ayudar, pero se le dijo que no era necesario. A lo largo del proceso, se pasaron por alto muchos detalles importantes porque se involucró a las personas equivocadas y se dejó de lado a quienes tenían la información sobre la tecnología de la empresa, lo que generó costos adicionales.
El Aeropuerto Internacional de Denver experimentó el impacto del aumento descontrolado cuando trabajaba para aumentar la eficiencia de su proceso de manejo y transferencia de equipaje. La organización quería pasar a un sistema automatizado que redujera el trabajo manual y aumentara el servicio a los clientes que recuperaban el equipaje. Sin embargo, debido a las influencias del alcance, el proyecto se prolongó 16 meses más allá del plazo previsto y el costo se disparó. Además, el producto solo pudo utilizarse en una sección del aeropuerto, dejando otras dos áreas con procesos antiguos.
Resultados positivos del aumento descontrolado
Por otro lado, el aumento descontrolado puede tener a veces efectos positivos. He aquí algunas formas en que los resultados positivos, imprevistos y aún arriesgados, pueden apoyar los objetivos de un proyecto:
- Aumento de los ingresos al desarrollar productos más eficientes con influencias positivas imprevistas
- Mejores resultados y productos del proyecto en general
- Aumento de las asociaciones y la colaboración
- Nuevos subproyectos desarrollados
Por ejemplo, el aumento descontrolado a veces tiene un impacto positivo en el desarrollo de videojuegos. Inicialmente, Elder Scrolls: Arena era un videojuego de estilo medieval. Sin embargo, gracias a la influencia del aumento descontrolado, el juego se expandió rápidamente hasta convertirse en un juego de rol épico de mundo abierto, incluyendo muchas secuelas de éxito. Del mismo modo, el juego Shogun: Total War pretendía ser un juego de simulación de combate directo, pero la influencia en el alcance también dio lugar a secuelas que, en última instancia, aumentaron la visibilidad del título.
¿Cómo evitar el aumento descontrolado?
El aumento descontrolado puede introducirse en cualquier proyecto y crear impactos tanto positivos como negativos. Sin embargo, el aumento descontrolado puede gestionarse y revisarse constantemente en la planificación y ejecución del proyecto. La gestión de las expectativas internas y externas es fundamental.
El propietario de Ghost Blog Writers , Dayne Shuda, ha visto cómo el aumento descontrolado afectaba a su trabajo y a su negocio cuando gestionaba trabajos fuera del alcance de su empresa. Comenta cómo ha sido capaz de mantener el rumbo y apoyar el servicio al cliente: "Hoy en día, identificamos las desviaciones teniendo en mente un modelo de cliente ideal, alguien que se convence plenamente de lo que vendemos. Sus expectativas coinciden con las nuestras. No buscan la microgestión. Todo parece encajar".
Una sólida gestión de proyectos a menudo le ayudará a evitar el aumento descontrolado, pero a continuación encontrará una variedad de actividades y herramientas disponibles para apoyar a su empresa en la mitigación del aumento descontrolado.
Utilizar la planificación del proyecto
Project planning can come in many forms. Laura Desmarais, a public relations strategist at LTD Communications, comments on the importance of including clear deliverables in project planning activities. “As an independent consultant and during my agency work, the goal of managing client accounts is to establish a statement of work that clearly outlines the client’s goals and how the agency will meet — and usually exceed — those expectations. There are often times when clients have additional corporate opportunities arise and will look for PR to assist in meeting those objectives. It is important for a win-win situation to work with my clients and communicate that new projects require additional time and will most likely require additional budget.”
Hay un sinfín de herramientas, capacitación y expertos para apoyar los proyectos. A continuación se indican algunas formas en que la planificación del proyecto puede ayudar a evitar el aumento descontrolado.
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Desarrolle un estatuto para su equipo de proyecto.
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Cree un plan de trabajo del proyecto con asignaciones específicas de personas y recursos.
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Elabore una declaración de alcance estricta para su proyecto.
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Utilice una declaración de trabajo (SOW) para describir su trabajo.
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Desarrolle un plan de comunicación que apoye al equipo del proyecto y a los clientes.
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Desarrolle hitos, entregables, presupuesto y calendario.
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Utilice un diagrama de Gantt.
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Cree un gráfico de la técnica de evaluación y revisión del proyecto (PERT) o una estructura de desglose del trabajo que permita evaluar el trabajo desde el principio.
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Defina una estructura de informes de progreso.
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Incluya un calendario detallado del trabajo.
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Desarrolle un proceso de gestión de cambios claro y conciso que le permita evaluar y aprobar los cambios en el plan de trabajo o el alcance, incluido el análisis del cambio.
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Descomponga los entregables en paquetes de trabajo en los que el trabajo pueda completarse en bloque o trasladarse a otro proyecto si el alcance cambia.
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Utilice el software de gestión de proyectos.
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Redacte objetivos SMART.
Gestione el alcance y los requisitos del proyecto
Comprenda las necesidades de los clientes internos y externos es un factor clave para la planificación del proyecto y la gestión del alcance. A menudo, hacer una inmersión profunda en los objetivos del producto o del proyecto con el cliente es útil, al igual que hacer el mismo ejercicio con el equipo del proyecto. Estos consejos pueden ayudar en ese proceso:
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Incluya un proceso de gestión de cambios en el plan de gestión del alcance y seguir ambos. Proporcione un proceso para realizar cambios. Empiece por revisar estas plantillas de formularios de órdenes de cambio y descargue la que más le convenga.
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Tome decisiones informadas con un análisis de riesgos basado en datos.
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Supervise el estado del proyecto y el alcance de referencia con su sistema de progreso del proyecto.
Defina un proceso para recopilar los requisitos del producto
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Gestione todas las solicitudes de cambio y las acciones recomendadas (ya sean acciones correctivas o preventivas). Asegúrese de documentar los cambios.
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Compare y contraste los resultados con los objetivos originales del proyecto para saber si va por buen camino.
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Busque los impactos positivos de los cambios de alcance.
Involucre al cliente o a las partes interesadas a lo largo del proyecto
Es fundamental mantener a todos informados. Explicar el proceso y el progreso es útil, y al mismo tiempo debe proporcionar una herramienta de compromiso para un servicio de calidad al cliente. La comunicación también puede proporcionar comprobaciones de la realidad y ayudar a prevenir influencias que podrían cambiar el proyecto en general. He aquí cómo mantener el compromiso de los clientes y las partes interesadas:
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Describa cómo puede involucrar a los clientes externos y a las partes interesadas en el proyecto, y garantice una comunicación bidireccional y un proceso de revisión.
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Proporcione actualizaciones del estado del proyecto que involucren a los patrocinadores, centrándose en cómo se realizarán los resultados.
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Utiliza herramientas como la matriz RACI para conseguir el compromiso de las aprobaciones y de los aportes, revisiones, pruebas, etc.
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Siga obteniendo el apoyo del cliente y del equipo del proyecto.
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Incorpore la flexibilidad con los clientes y los usuarios desde el principio en lo que respecta a los plazos y las finanzas.
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Evite la gestión pasiva del proyecto. Sea dinámico y ofrezca colaboración para la revisión proactiva del alcance y el desvío del mismo.
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Siga gestionando su presupuesto.
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Los clientes no siempre tienen razón, pero son el cliente. Incorpore formas de tener en cuenta los cambios o los aportes necesarias. Encuentre soluciones únicas y creativas cuando se produzca un aumento descontrolado.
A la hora de gestionar las relaciones externas y el proyecto, Desmarais comparte cómo la comunicación abierta y la planificación pueden apoyar su trabajo. "He trabajado con clientes líderes en tecnología que ven el valor de las nuevas oportunidades que puede aportar una empresa de relaciones públicas durante el lanzamiento de un producto planificado, una gira de relaciones con los medios de comunicación y los analistas, o mientras promocionan a su equipo ejecutivo a través de compromisos de liderazgo de pensamiento".
Continúa: "cuando se originó un nuevo evento comercial internacional, mi cliente agradeció el consejo que le sugerí de asistir, y utilizamos el evento, que estaba dirigido a los principales clientes y partes interesadas de la empresa, como una forma de lanzar las noticias de la empresa y concertar entrevistas con los medios de comunicación. En este tipo de situaciones, la mayoría de los clientes acogen con agrado el asesoramiento estratégico y reconocen cómo un nuevo proyecto, y el presupuesto adicional, pueden apoyar sus objetivos empresariales. Ha habido decisiones difíciles en las que una empresa ha optado por no trabajar fuera del SOW y eso es de esperar. Los equipos que mejor funcionan reconocen la necesidad de realizar comprobaciones y discusiones para identificar los elementos que pueden causar una aumento descontrolado, y qué alternativas pueden establecerse para que ambas partes tengan éxito".
La experiencia de Desmarais pone de manifiesto que los servicios al cliente y la planificación del proyecto van de la mano a la hora de gestionar la aumento descontrolado. Mantenga los medios para que los clientes se comprometan con el equipo interno de una manera eficaz e inclusiva crea el éxito.
Gestione el calendario del proyecto y las implicaciones de la aumento descontrolado
Sabe cuánto durará el proyecto mantendrá al equipo motivado. Mantener el progreso y el impulso, incluido el tratamiento de las barreras en el camino, puede disminuir las implicaciones de la aumento descontrolado. A continuación se explica cómo mantener el avance de los proyectos:
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Mantenga los proyectos centrados y tan cortos como sea posible.
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Mueva los proyectos hacia subproyectos más pequeños, según convenga.
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Cierre los subproyectos para mantener el impulso y mostrar los resultados.
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Sea consciente de las penalidades de la aumento descontrolado, que incluyen impactos financieros y de tiempo.
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