Aviso de privacidad para candidatos de Smartsheet

Este aviso se aplica a los datos personales que recopilamos de los solicitantes de empleo y pasantías a través de nuestros formularios de solicitud, sitio web, referencias u otros canales de contratación. Recopilamos sus datos personales con el fin de procesar su candidatura. Somos responsables de decidir cómo almacenamos y utilizamos su información personal como candidato a un puesto en Smartsheet.

Datos personales que recopilamos

Cómo utilizamos los datos personales

Cómo compartimos los datos personales

Datos personales que recopilamos

Datos recopilados de usted

A través proveedores de servicios externos, que actúan en nuestro nombre, recopilamos los siguientes tipos de información directamente de usted.

Identificación y datos de contacto. Esto incluye información como su nombre, dirección, dirección de correo electrónico, número de teléfono y otra información de contacto, así como su sexo, fecha de nacimiento, nacionalidad o nacionalidades e identificadores nacionales (p. ej., identificación nacional, pasaporte o número de Seguro Social).
Antecedentes laborales. Esto incluye información sobre sus anteriores empleadores y cargos.
Información general. Esto incluye información como sus calificaciones académicas y profesionales, educación, detalles incluidos en su CV o currículum (algunos de los cuales podrían incluir detalles sobre afiliaciones o intereses que revelen información personal confidencial sobre usted), expedientes académicos y referencias laborales.
Información de referencias. Esto incluye información sobre las referencias profesionales que usted comparte con nosotros (incluido su nombre, información de contacto y cargo), información que recibimos de las verificaciones de antecedentes (cuando las llevamos a cabo para una función) e información proporcionada por otros terceros (p. ej., servicios de verificación de identificación). Es su responsabilidad obtener el consentimiento de sus referencias para compartir su información personal con nosotros.
Solicitudes y funciones anteriores en nuestra empresa. Esto incluye información sobre cualquier solicitud anterior que pueda haber hecho para un puesto en nuestra empresa o cualquier antecedente de empleo previo en nuestra empresa.
Su estado de inmigración o visado. Esto incluye información que nos permitiría conocer si está autorizado o en condiciones de estarlo para trabajar para una de nuestras empresas afiliadas.
Otra información que brinde voluntariamente. Esto incluye información que puede proporcionar a lo largo del proceso de contratación, por ejemplo, mediante ejercicios de evaluación y entrevistas.

Si no brinda la información personal que le solicitamos y que consideramos necesaria para analizar su solicitud, es posible que no podamos seguir adelante con su proceso de contratación.

Recopilación de datos personales confidenciales

Se considera que los datos son “confidenciales” cuando incluyen información que revela la raza o el origen étnico; creencias religiosas, políticas o filosóficas, o bien afiliación sindical; datos genéticos o biométricos; información relativa a su salud/vida sexual; su identidad de género o condenas o delitos penales. Puede optar por divulgar voluntariamente Datos personales confidenciales durante el proceso de contratación.

Podemos recopilar algunos de sus Datos personales confidenciales para fines legítimos relacionados con la contratación y el empleo, incluido el cumplimiento de las obligaciones de cumplimiento, el suministro de adaptaciones en caso de discapacidad, la supervisión de la igualdad de oportunidades, con fines antidiscriminatorios y para satisfacer las obligaciones de información. Podemos compartir estos datos con terceros que evalúen el proceso de contratación de Smartsheet para nuestras iniciativas de diversidad y equidad. En cualquier caso, los Datos personales confidenciales se tratarán con la más estricta confidencialidad y solo se utilizarán para los fines aquí descritos. Su decisión de revelar o no revelar cualquier dato personal confidencial no afectará su candidatura para un puesto en Smartsheet.

Datos recopilados de terceros

Podemos recopilar Datos personales sobre usted de terceros, incluidos los siguientes:

Referencias profesionales
Información general proporcionada o confirmada por instituciones académicas y proveedores de capacitación o certificación
Agencias de verificación de antecedentes y otros titulares de bases de datos externas
Agencias de contratación o de búsqueda de ejecutivos
Fuentes de acceso público, incluidas redes sociales como LinkedIn u otra información disponible en línea (como parte de esto, podemos ponernos en contacto con cualquier conexión mutua que resulte evidente a partir de la información de acceso público)

Automáticamente

Puede visitar la página Carreras profesionales y buscar puestos vacantes. En este sitio, recopilamos automáticamente datos personales directamente de usted mediante el uso de tecnologías como protocolos de comunicación electrónica, cookies, botones widget o herramientas. Para obtener más detalles sobre los datos personales que recopilamos a través de nuestras propiedades web, consulte nuestro Aviso sobre cookies.

Verificación de antecedentes

En algunos países y para algunas funciones, es posible que debamos realizar verificaciones de antecedentes penales, pero solo cuando lo exija o lo permitan las leyes vigentes.

Cómo utilizamos los datos personales

Nos basamos en determinados fundamentos jurídicos para el procesamiento de los datos personales que recopilamos en virtud del presente aviso. Esto incluye basarnos en el principio de que el procesamiento resulta necesario a efectos de los intereses comerciales legítimos. Cuando nos basamos en un interés comercial legítimo para procesar dicha información, utilizamos la información personal para promover intereses comerciales legítimos que incluyen los siguientes:

Registro de visitantes a la oficina. Registrar a los visitantes a nuestras oficinas y gestionar los acuerdos de confidencialidad que los visitantes deban firmar, para proteger las oficinas de Smartsheet y la información confidencial frente a accesos no autorizados.

Proteger los derechos legales y prevenir o abordar las conductas indebidas. Para proteger a los empleados de Smartsheet y otras personas, impedir el acceso no autorizado a Smartsheet y, cuando lo consideremos necesario, para investigar, impedir o tomar medidas en relación con actividades ilegales, sospechas de fraude o situaciones que impliquen amenazas potenciales para la seguridad de cualquier persona.

Cumplir con obligaciones jurídicas. Para cumplir con la ley o con procedimientos legales; por ejemplo, podemos revelar información en respuesta a solicitudes legales de las autoridades públicas, incluida la respuesta a requisitos de divulgación de seguridad nacional o de aplicación de la ley y el suministro de información según sea necesario para cumplir con las obligaciones de Smartsheet como contratista federal.

Evaluar sus habilidades. Para evaluar sus habilidades, calificaciones e idoneidad para el puesto que ha solicitado, el puesto para el que está siendo considerado u otros puestos relevantes que estén vacantes o se habiliten en el futuro y que puedan ser compatibles con sus habilidades.

Comunicarnos con usted. Para comunicarnos con usted en relación con el proceso de contratación, su candidatura para el puesto que solicitó, responder a sus consultas y solicitudes y, si corresponde, sobre otros posibles puestos u oportunidades en nuestra empresa (incluidas nuestros socios).

Mejorar el proceso de contratación. Para operar, evaluar y mejorar el sistema de reclutamiento, nuestro seguimiento de solicitudes y actividades de reclutamiento, incluidos, entre otros, analizar nuestras prácticas o tendencias de contratación, identificar la escasez de calificaciones o habilidades, y utilizar la información para vincular candidatos con oportunidades potenciales.

Operaciones comerciales generales. En los casos en que sea necesario, para la administración de nuestra empresa en general, contabilidad, mantenimiento de registros, empleo y funciones jurídicas.

Nota especial sobre los solicitantes de la Unión Europea. En el caso de los datos personales de la Unión Europea que procesamos, las bases jurídicas pertinentes para dicho procesamiento en virtud del Reglamento General de Protección de Datos ([UE] 2016/679) (y las leyes locales de implementación de los estados miembros de la UE) incluyen: (i) nuestros intereses comerciales legítimos*; (ii) con su consentimiento; (iii) el cumplimiento de la ley; y (iv) establecer, defender o proteger nuestros intereses jurídicos. Estas bases no limitan ni modifican las obligaciones, los derechos y los requisitos de las leyes de privacidad de jurisdicciones no pertenecientes a la UE.

Para los datos personales de la UE, el procesamiento responde a nuestros intereses legítimos, que no quedan anulados por sus intereses y derechos fundamentales. El marketing dirigido a los titulares de datos de la UE solo se lleva a cabo con consentimiento expreso.

Cómo compartimos los datos personales

Con nuestros proveedores de servicios. Para procesar sus datos personales, utilizamos prestadores de servicios externos, que nos ayudan en las operaciones comerciales y técnicas. Smartsheet tiene acuerdos de procesamiento de datos con dichos proveedores de servicios que limitan su uso y acceso a los datos personales para fines específicos. Prestan servicios relacionados, aunque no exclusivamente, con la realización de servicios en nuestro nombre y solo de acuerdo con nuestras instrucciones o bien para cumplir con requisitos legales. En el caso de las oportunidades de pasantías, también podemos utilizar un prestador de servicios externo para agilizar y gestionar la relación entre usted y Smartsheet.

Con socios. Podemos compartir sus datos personales con nuestros socios para oportunidades de empleo, puestos de trabajo y para otros fines descritos en el presente Aviso de privacidad.

Según lo exija la ley. Divulgamos sus datos personales si consideramos que debemos hacerlo para cumplir con la ley o una citación, un procedimiento concursal o un proceso jurídico similar. En determinadas circunstancias, es posible que debamos divulgar datos personales como respuesta a solicitudes legítimas de autoridades públicas, incluso para satisfacer requisitos de orden público o seguridad nacional. En el caso de las oportunidades de pasantías, es posible que también debamos compartir su información personal con entidades educativas pertinentes para cumplir con la ley (incluidas las leyes laborales) y las reglamentaciones vigentes.

Para proteger los derechos. Podemos divulgar sus datos personales como su nombre e información de contacto, para hacer cumplir nuestros acuerdos o para proteger los derechos y la seguridad de Smartsheet, nuestros clientes, usuarios y el público en general, o como evidencia en un litigio en el que estemos involucrados.

En una transacción comercial. Si Smartsheet participa en una fusión, adquisición o venta de la totalidad o una parte de sus activos, su información podrá transferirse a la entidad adquirente como parte de la transacción (siempre que informemos al comprador que debe utilizar sus datos personales únicamente para los fines indicados en este aviso), y también podrá revisarse como parte de la revisión de diligencia debida para la transacción (p. ej., es posible que necesitemos proporcionar una lista de todas las cuentas de clientes e historiales de pago). También podemos divulgar la información personal que recopilamos y recibimos sobre usted a proveedores, asesores, contables, abogados y otros terceros en todo el mundo en la medida razonablemente necesaria para proceder a la negociación o la finalización de una fusión, adquisición, financiación, oferta pública de valores, reorganización o venta de la totalidad o una parte de nuestros activos.

Última actualización: 7 de julio de 2023