¿Qué es un cronograma de proyectos?
El cronograma de gestión de proyectos es un documento que describe el trabajo que hay que hacer, el orden en que hay que hacerlo, qué recursos se necesitan, cómo se distribuirán y cuánto tiempo llevarán las diferentes partes del trabajo. El cronograma ayuda a los gerentes de proyectos a comunicarse y colaborar con los miembros del equipo y las partes interesadas, y mantiene el proyecto en marcha.
Más concretamente, un cronograma de proyecto abarca:
- Hitos del proyecto
- Entregables
- Tareas necesarias para completar los entregables
- Dependencias entre tareas e hitos
- Necesidades y asignación de recursos
- Fechas límite, plazos y duración de las tareas
Los cronogramas de proyectos se utilizan a lo largo de todo el ciclo de vida de la gestión de proyectos, así como en la gestión de la cartera de proyectos (el proceso de determinar el rendimiento de la inversión de los proyectos). En los sectores que suelen emprender proyectos grandes y complejos, como la ingeniería y la construcción, la creación y el mantenimiento del cronograma es un trabajo a tiempo completo, del que se encarga un programador de proyectos o un equipo de programación. También se pueden utilizar subprogramas en proyectos complejos en los que es necesario un mayor nivel de detalle.
Como ocurre con muchos aspectos de la gestión de proyectos, la programación se realiza en iteraciones. Al crear un cronograma, los gerentes de proyectos estiman el trabajo, el cronograma y los recursos que prevén. Sin embargo, toda esta información está sujeta a cambios una vez que el proyecto está en marcha. El cronograma suele crearse durante las primeras fases del proyecto, pero se consulta durante todo su ciclo de vida.
El uso de un software de gestión de proyectos para crear un cronograma puede ayudar a los gerentes de proyectos y a los miembros del equipo a comunicar, seguir y revisar el cronograma de forma más eficiente y eficaz. Estas plataformas suelen ofrecer plantillas y ejemplos de cronogramas para orientarse. También pueden incluir funciones de programación que pueden automatizar gran parte del proceso, comprobar la disponibilidad de recursos, ayudar a calcular la duración de las tareas, etc.
Ventajas de un cronograma de gestión de proyectos eficaz
Los cronogramas de proyectos bien elaborados tienen muchas ventajas. Permiten a los gerentes, a los miembros del equipo y a las partes interesadas hacer un seguimiento del progreso, establecer y gestionar las expectativas, comunicarse y colaborar. Las tareas y los entregables se pueden supervisar y controlar para garantizar la entrega a tiempo, y si se producen retrasos, se puede medir fácilmente su impacto y hacer los ajustes necesarios.
El tiempo y los recursos son dos de los principales factores que afectan al presupuesto de un proyecto. Por eso, un cronograma eficaz le ayuda a calcular, seguir e informar sobre los costos. También le permite determinar la mejor manera de distribuir el personal y otros recursos para alcanzar los objetivos del proyecto. Los recursos adicionales se pueden asignar a los proyectos donde más se necesitan, y los miembros de su equipo pueden compartir el trabajo para que nadie se extienda demasiado.
El cronograma del proyecto frente a la estructura de desglose del trabajo
La estructura de desglose del trabajo (EDT) es un elemento importante del cronograma del proyecto. Es un reflejo jerárquico de todo el trabajo que hay que hacer para crear los entregables, o productos finales, de un proyecto. La principal diferencia entre el cronograma del proyecto y la EDT es que la EDT se centra en los entregables, mientras que el cronograma es más exhaustivo e incluye los requisitos y las asignaciones de recursos, los plazos y las duraciones, las hipótesis y los riesgos.
Los expertos en gestión de proyectos y las organizaciones tienen opiniones diferentes sobre la EDT. Tienen opiniones variadas sobre si la EDT es un documento independiente del cronograma del proyecto y hasta qué punto se desglosa el trabajo. Es su organización la que debe decidir cómo manejar la EDT.
“The project schedule relates to the work breakdown structure in that they are inherently one and the same, if utilized efficiently,” says Alona Rudnitsky, Managing Partner at digital marketing agency Helix House. “The two compliment each other, resulting in clear communication, tasks, and goals.”
Otros expertos en gestión de proyectos no distinguen entre ambos documentos, sino que se limitan a incluir la EDT como una sección del cronograma del proyecto.
“The project schedule is the WBS,” says Cerila Gailliard, Certified Project Manager Professional Consultant at consultancy Orchestrating Your Success (OYS) LLC. Other project management experts do not distinguish between the two documents, but rather, simply include the WBS as one section of the project schedule. “The project schedule is the WBS,” says Cerila Gailliard, Certified Project Manager Professional Consultant at consultancy Orchestrating Your Success (OYS) LLC.
Sea cual sea el enfoque que elija para la programación del proyecto, cree la EDT empezando por el objetivo final del proyecto. A continuación, utilice el proceso de descomposición para dividir el trabajo en trozos más pequeños que sean más fáciles de seguir y gestionar. Hay varios niveles de descomposición que pueden utilizarse: Algunas organizaciones solo describen los entregables en su EDT, reservando las descripciones más detalladas del trabajo para el cronograma. Otras desglosan los entregables en listas de tareas o actividades específicas en la propia EDT.
Por ejemplo, en un proyecto cuyo objetivo final es la producción de un nuevo electrodoméstico, la estrategia de marketing del producto podría ser uno de los entregables. Algunas organizaciones se detendrían ahí y guardarían el desglose de las tareas de estrategia de marketing para el cronograma. Otras organizaciones desglosan la estrategia de marketing en tareas como la creación de folletos publicitarios y anuncios de televisión.
Sumit Bansal, fundador de la plataforma de capacitación de Excel, Trump Excel, utiliza la EDT para desglosar las tareas, pero también sugiere utilizar tanto la EDT como el cronograma del proyecto, presentando distintos documentos a diferentes audiencias. Bansal aconseja: "Como buena práctica, cuando se hable del proyecto con ejecutivos de alto nivel, se debe utilizar el cronograma del proyecto, pero cuando se trabaje con equipos de clientes o personal a nivel de proyecto, se debe utilizar la estructura de desglose del trabajo".
Las tareas o actividades son los componentes de trabajo de menor nivel que pueden incluirse en una EDT. El uso de estos términos también puede variar según la organización: Algunas clasifican las "tareas" como grupos de actividades, siendo las "actividades" el nivel más bajo de trabajo; otras organizaciones hacen lo contrario; y otras solo utilizan uno de estos términos para describir el elemento de trabajo más pequeño. Los términos "cuentas de control" o "tareas resumidas" pueden utilizarse para describir niveles de descomposición que contienen múltiples tareas.
Si incluye tareas o actividades en su EDT, cada una de ellas debe tener un solo responsable. Esto no solo mantiene el documento organizado, sino que también le ayuda a determinar si es necesaria una mayor descomposición. Si una tarea/actividad es demasiado para que la maneje un solo responsable, entonces sabrá que necesita descomponer aún más ese elemento de trabajo.
Por último, algunas organizaciones crean "listas de actividades" que son independientes tanto de la EDT como del cronograma del proyecto. En ellas se describen todos los entregables de la EDT y las actividades específicas necesarias para producirlos. De nuevo, puede elegir el método más adecuado para su organización y su proyecto.
Para obtener más información sobre la EDT y descargar una plantilla, visite nuestra página EDT.
Tipos de cronogramas de gestión de proyectos
Antes de empezar a elaborar su cronograma, tendrá que determinar qué tipo de cronograma va a utilizar. El tipo de cronograma que necesita depende en gran medida de la complejidad de su proyecto: por regla general, cuanto más complejo sea el proyecto, más exhaustivo debe ser su cronograma. El tipo de cronograma del proyecto que elija también puede depender de quién lo utilizará principalmente y/o de la fase de desarrollo del proyecto. La creación de algún tipo de visualización del cronograma puede ayudar a los miembros del equipo y a las partes interesadas a evaluar el progreso de un vistazo.
Existen tres tipos de cronogramas, con niveles ascendentes de complejidad:
1. Programa maestro del proyecto
Este tipo de cronograma es el más adecuado para proyectos sencillos. El formato incluye una lista básica de elementos de trabajo, una línea de tiempo y/o un cronograma. El cronograma maestro del proyecto se desarrolla en las primeras fases de planificación de un proyecto. Incluye un esquema de alto nivel de los principales entregables y actividades/tareas, así como el tiempo que tardarán en completarse.
Dado que el cronograma maestro del proyecto es una representación simple y directa del mismo, resulta útil para comunicarse con los líderes del proyecto, las partes interesadas y los miembros del equipo, o para intentar conseguir su aceptación. También puede utilizarse en reuniones de equipo o en tormentas de ideas. Por ejemplo, un gerente de proyecto puede crear este tipo de cronograma inicialmente, y luego desarrollarlo en un cronograma más complejo con la ayuda del equipo.
Puede descargar nuestra plantilla de muestra aquí.
2. Cronograma de hitos
Se trata de un cronograma más avanzado, ideal para proyectos de mayor envergadura con múltiples plazos clave. También puede denominarse "cronograma resumido" y suele utilizar gráficos de barras que trazan las acciones a lo largo del tiempo. Ofrece al gestor del proyecto una instantánea de los hitos importantes y suele utilizarse a lo largo de todo el ciclo de vida de un proyecto.
El diagrama de Gantt es una de las herramientas más comunes para visualizar cronogramas de proyectos más completos. Los diagramas de Gantt son gráficos de barras bidimensionales que representan las tareas de un proyecto y el tiempo necesario para completarlas. También es buena idea anotar los hitos del proyecto en este gráfico, incluidas las fechas de inicio y finalización del mismo. De este modo, los gerentes, los miembros del equipo y las partes interesadas pueden hacer un seguimiento del progreso de cada una de las tareas e hitos, y comparar el progreso real de todo el proyecto con las fechas estimadas o "de referencia".
Los diagramas de Gantt son especialmente útiles para presentar informes de progreso o celebrar reuniones de equipo. Si necesita ayuda para empezar, hemos creado una plantilla de diagrama de Gantt que puede descargar.
3. Cronograma detallado del proyecto
Este es un cronograma detallado que es mejor para proyectos grandes y complejos. También puede utilizarse durante todo el ciclo de vida del proyecto. Dependiendo de la complejidad del proyecto, el cronograma puede dividirse en etapas o fases y cada una de ellas puede tener sus propios subcronogramas.
Los gerentes de proyectos utilizan cronogramas detallados para:
- Dar seguimiento y gestionar el trabajo a diario, por horas o semanalmente
- Comunicar el progreso a las partes interesadas
- Identificar, seguir y planificar las relaciones (o "dependencias") entre los elementos de trabajo
- Identificar, seguir y planificar las limitaciones de recursos, elementos de trabajo o plazos.
- Gestionar los recursos de forma más eficaz para mantener los proyectos en marcha
Los gráficos PERT (que también pueden denominarse "diagramas de red", "diagramas de análisis de red" o "redes de actividades") suelen utilizarse para visualizar cronogramas detallados. Mientras que los diagramas de Gantt se limitan a trazar las tareas y los hitos a lo largo del tiempo, los diagramas PERT representan redes de tareas e hitos, y las dependencias entre ellos a lo largo del tiempo.
Los gráficos o diagramas PERT suelen utilizar flechas para mostrar las relaciones entre predecesores y sucesores (por ejemplo, la tarea A es la predecesora y debe realizarse para que la tarea B pueda comenzar; La tarea C, la sucesora, no puede comenzar hasta que se hayan completado las tareas A y B). La representación de estas relaciones ayuda a identificar las dependencias y restricciones. Si necesita ayuda para crear un gráfico PERT, descargue nuestra plantilla.
Por supuesto, el tipo de cronograma y visualización que utilices se basa en última instancia en lo que sea mejor para la comunicación con su equipo y las partes interesadas.
“Sometimes, for smaller, iterative projects ... the best visual aid is an ever-changing whiteboard, because it helps us sketch out a timeline or wireframe and send it for approval, so we can keep moving,” says Leigh Anne Bishop, Digital Project Manager at brand experience firm BrandExtract. “Whatever type of methodology you choose, it needs to be documented so your team is aware of the project goals, it’s easily accessible, and your team can keep moving forward.”
Bansal, de Trump Excel, está de acuerdo en que la visualización que elija dependerá del proyecto. "La representación visual debe elegirse cuidadosamente en función de la naturaleza del proyecto y del cliente implicado", afirma. "Por ejemplo, si se trata de un proyecto corto... con procesos estándar, se puede utilizar un simple diagrama de Gantt, un gráfico de hitos o incluso una simple tabla para detallar las tareas y los entregables. Sin embargo, si tiene un proyecto largo con muchos recursos/equipos diferentes implicados, es aconsejable tener un plan de proyecto detallado."
10 pasos esenciales para crear un cronograma del proyecto
Una vez que haya determinado qué tipo de cronograma de proyecto utilizar, puede empezar a construirlo. Este proceso puede variar en función de su sector, organización o tipo de proyecto. Sin embargo, la mayoría de los expertos en gestión de proyectos recomiendan seguir estos pasos:
1. Celebre una reunión de intercambio de ideas. La mayoría de los expertos recomiendan comenzar el proceso de programación con una reunión de equipo, que puede incluir o no a otras partes interesadas. Es posible que quieras crear un esbozo de la programación o una lista de ideas para iniciar el debate. Sin embargo, el objetivo principal de la reunión es solicitar la opinión de las personas que van a trabajar en el proyecto.
“Ask those responsible for doing the work for a list of the tasks they need to complete, an estimate of how long each will take, how much effort is involved, and what input they need from others,” recommends Donna Duncan, Owner and Consultant at SEO firm B-SeenOnTop. “The role of the scheduler is then to organize responses into a single, cohesive and interconnected plan.”
Los miembros de su equipo tienen una visión única de la duración del trabajo y de sus propias capacidades. Además, si se les hace partícipes en esta fase, se puede conseguir que se adhieran al proyecto.
“If you can include the people DOING the work in the planning, it will be more effective,” says Susan Fennema, CEO of process development and consulting firm Beyond the Chaos. “They will help you know what you ... overlooked, and can give you a feel for how long each step might take.”
También es posible que quieras pedir la opinión del cliente y de otras partes interesadas. Pueden tener una visión única de factores ajenos a su organización que podrían afectar al cronograma (por ejemplo, las normas y reglamentos de la empresa o el sector del cliente).
En este paso, es una buena idea hacer referencia a algunos de los otros documentos relacionados indicados anteriormente. Estos pueden darte una mejor idea de los objetivos, el alcance, las limitaciones, los entregables, los criterios de éxito y las expectativas de las partes interesadas del proyecto.
2. Determine hitos claros y medibles. Un hito es un evento o marcador que denota un punto importante en el proyecto. Por lo tanto, no tiene una duración determinada, por lo que un entregable puede contar como "hito", pero una tarea no. En cambio, una tarea es el trabajo necesario para alcanzar un hito o completar un entregable.
Los principales hitos son el inicio y la finalización del proyecto. Otros hitos pueden producirse al final de una tarea o actividad; al final de las fases/etapas; o en cualquier momento en que el trabajo deba ser completado o aprobado. En el caso de los contratistas, los hitos pueden coincidir con el momento de los pagos.
Estos son algunos ejemplos de hitos para un proyecto de desarrollo de productos o software:
- Inicio del proyecto
- Aprobación de diseños y prototipos
- Finalización de varias fases de prueba
- Implementación
- Lanzamiento de campañas de marketing y publicidad
- Envíos a los clientes
- Cierre del proyecto
3. Cree una EDT que incluya todos los entregables del proyecto. Como se ha descrito anteriormente, la EDT (que puede formar parte del cronograma del proyecto) debe detallar todos los entregables del proyecto. Puede o no incluir un desglose de las tareas necesarias para producir los entregables, dependiendo de su organización. La EDT puede ser una sección dentro del cronograma del proyecto, o puede ser un documento independiente al que se hace referencia al crear el cronograma.
En esta fase, según Bansal, hay que "ponerse en contacto con el cliente para definir el alcance del proyecto y los entregables finales. Esto ayuda a evitar el scope creep (la tendencia de los clientes a aumentar el alcance del proyecto) en el futuro".
4. Esboce y secuencie todas las tareas/actividades. Una vez más, esto se incluye en la EDT o se detalla en el propio cronograma, dependiendo de la organización. Sea cual sea el lugar en el que se incluya esta información, es importante documentar claramente todas las tareas necesarias para completar los entregables. Esto evitará confusiones sobre lo que hay que hacer para alcanzar los objetivos y cumplir los plazos una vez que el proyecto esté en marcha.
Una vez que haya definido todas las tareas que deben realizarse, utilice las dependencias para secuenciarlas. Para ello, hay que tener en cuenta cómo se relacionan las tareas entre sí, así como las limitaciones de tiempo o de recursos de las mismas.
Hay dos tipos de dependencias:
- De finalización a inicio: La tarea predecesora (Tarea A) debe estar terminada antes de que se pueda empezar a trabajar en la tarea sucesora (Tarea B).
- De inicio a inicio: La tarea sucesora (tarea B) comienza al mismo tiempo que la tarea predecesora (tarea A).
Una forma de determinar las dependencias de las tareas es utilizar la "lógica de la red", un proceso que consiste en ordenar las tareas en el orden en el que caerían lógicamente. Puede ser útil empezar con las tareas más difíciles primero. Definir la prioridad de cada tarea también ayuda a garantizar que las más importantes se realicen primero. Con una imagen clara de la secuencia de las tareas y las relaciones entre ellas, estarás mejor equipado para abordar los conflictos de programación más adelante.
5. Defina la ruta crítica. También conocido como "análisis de ruta crítica", se trata del proceso de determinar el mejor camino a seguir a través de todas las tareas/actividades para terminar un proyecto a tiempo. Consiste en examinar el proyecto a alto nivel, dividirlo en las tareas más críticas y calcular el tiempo necesario para completar todo el proyecto en función del tiempo que se tardará en realizar esas tareas. La gestión de la ruta crítica es una parte esencial de la gestión de proyectos; Si las tareas críticas no se completan, el plazo final puede retrasarse.
El análisis de la ruta crítica implica determinar las horas de inicio y finalización más tempranas y tardías de las tareas críticas, y estimar las dependencias entre ellas. También hay que tener en cuenta la disponibilidad de personal y otros recursos que puedan influir en los plazos (por ejemplo, los equipos necesarios para iniciar la fase de instalación o ejecución de un proyecto). De este modo, se identifica la secuencia más larga posible de tareas para terminar el proyecto.
6. Estime la duración de las tareas. Esta es una de las partes más difíciles de la programación del proyecto, pero también es una de las más importantes, ya que tiene un gran impacto en el costo del proyecto. El término "duración" se refiere al número de horas de trabajo, días, semanas o meses que espera que los miembros del equipo necesiten para completar una tarea.
En Smartsheet, puede establecer la duración de una tarea en incrementos de minutos, horas, días o semanas. En Microsoft Project, hay tres opciones de duración diferentes para estimar los costos y los tiempos:
- Trabajo fijo: Cuando el trabajo se basa en una cantidad predeterminada, como la entrega de un número determinado de productos, o el trabajo de un cierto número de horas.
- Duración fija: Esta denominación se utiliza para las reuniones de equipo o las sesiones de revisión de hitos.
- Unidades fijas: Esta es la configuración predeterminada y refleja el número de recursos asignados a una tarea determinada, y el porcentaje de su tiempo que están disponibles para trabajar en ella. Por ejemplo, un miembro del equipo asignado a trabajar 20 horas a la semana (de una semana laboral de 40 horas) en una tarea tendría una unidad fija del 50%.
Estimar la duración correctamente es importante para ambas partes: mantiene a los clientes contentos, ya que el trabajo avanza según lo previsto, y mantiene a los miembros del equipo contentos, ya que pueden cumplir fácilmente los plazos. Sin embargo, subestimar la duración de las tareas es un error común en la gestión de proyectos. Esto provoca lo que se conoce como el "frenesí" del proyecto, que se produce cuando el equipo se apresura a completar demasiado trabajo en muy poco tiempo, y el cliente tiene que compensar con fondos adicionales. En este caso, la calidad se resiente y la moral disminuye en ambas partes.
"Asegúrese de mantener un margen de tiempo en el cronograma", sugiere Bansal. "La mayoría de las veces, las cosas no siempre salen como se han planeado, y el tiempo de amortiguación te ayuda a volver a encarrilar las cosas".
Hay muchos factores que influyen en la duración de las tareas, como por ejemplo
- Los cronogramas individuales de los miembros del equipo
- Fiestas nacionales, cierres de oficinas y emergencias de última hora
- Las reuniones del equipo y del cliente y el tiempo de colaboración
- Los niveles de habilidad, experiencia y eficiencia de los miembros del equipo
- Errores y falta de comunicación durante la planificación y el desarrollo del proyecto
Sin embargo, hay algunas cosas que puede hacer para mejorar la eficacia de la programación:
- Reconocer que la mayoría de las personas no trabajan al 100 % de eficiencia todo el tiempo, y estimar la duración en consecuencia
- Consultar los datos históricos de proyectos con alcances y necesidades de recursos similares para hacer estimaciones de tiempo.
- Consultar a expertos externos y/o investigar proyectos similares realizados por otras organizaciones si no se dispone de datos internos para utilizarlos como referencia
De hecho, según Gailliard, de Orchestrating Your Success, "utilizar la información histórica para crear un cronograma ayudaría a adelantarte. Es mucho más fácil editar y cambiar que empezar sin nada".
7. Estima los recursos. Otro paso importante es determinar qué recursos están disponibles para trabajar en su proyecto. Algunos miembros del equipo pueden trabajar en varios proyectos a la vez, lo que puede provocar conflictos de programación. La asignación de recursos puede ayudarte a evitar el incumplimiento de los plazos y la sobrecarga de determinados miembros del equipo.
Para estimar la disponibilidad de recursos, tenga en cuenta lo siguiente:
- La secuencia en la que deben completarse las tareas
- Las restricciones de tiempo, como las vacaciones y otros trabajos de los miembros del equipo, así como las vacaciones de la empresa y el cierre de las oficinas
- Las restricciones de costos, como el número, los niveles de habilidad y los requisitos horarios de los miembros del equipo que cubrirá el presupuesto del cliente
- Cómo afectan las habilidades y la experiencia de los miembros del equipo a su capacidad para completar el trabajo en determinados plazos
Utilizar un software de gestión de proyectos con funciones de gestión de recursos puede facilitar mucho este paso. Por ejemplo, el tablero de vista de recursos de Smartsheet permite ver la disponibilidad del personal en varios proyectos de un vistazo. En Microsoft Project, también puede ver la disponibilidad y asignar recursos a tareas individuales mediante la vista del diagrama de Gantt. Si no tiene un programa de gestión de proyectos, consulte los cronogramas del proyecto, de la empresa y del individuo para determinar la disponibilidad.
"Asegúrese de tener en cuenta los fines de semana, los días festivos y las vacaciones en el cronograma, y no olvide que la gente también puede enfermarse. Por eso, hay que prever todo el margen posible". aconseja Fennema.
Como se mencionó en la sección de la EDT, puede ser útil dividir las tareas para que a cada una de ellas se le asigne un recurso como "responsable". Esto permite un control más granular sobre el trabajo que se realiza.
8. Anote los supuestos. Registre cualquier supuesto realizado durante la programación que pueda afectar al cronograma. Esto proporciona transparencia y facilita los cambios posteriores.
"Explique los supuestos con claridad", aconseja Bansal de Trump Excel. "Por ejemplo, en uno de mis proyectos, asumimos que el cliente obtendría los informes requeridos, mientras que el cliente asumió lo contrario. Esto supuso una enorme implicación de costos".
Otro ejemplo: si se daba por sentado que un miembro del equipo con experiencia iba a realizar una tarea determinada, hay que anotarlo en el cronograma. De este modo, si más tarde se asigna a la tarea un miembro del equipo con menos experiencia, el gerente del proyecto verá la suposición y añadirá tiempo extra a la duración de la tarea para acomodarlo. No incluir esta suposición podría causar retrasos en el proyecto, ya que el trabajador con menos experiencia probablemente completará la tarea más lentamente.
9. Determine y documente los riesgos. Analice los riesgos de su proyecto puede ayudarle a programar en consecuencia. Asegúrese de incluir en su cronograma tiempo adicional para hacer frente a los riesgos identificados y no identificados.
Algunos ejemplos de riesgos son:
- Indisponibilidad de recursos
- Estimaciones incorrectas de la duración
- Tareas realizadas por miembros del equipo con menos experiencia
- El uso de nuevas tecnologías con las que los miembros del equipo no están familiarizados
- Malos entendidos entre su equipo y el cliente sobre elementos del alcance o el cronograma del proyecto
Una buena práctica es agregar un "multiplicador de riesgo" a las tareas en las que se han identificado riesgos. Un multiplicador de riesgo es un porcentaje de tiempo que se agregará al cronograma, basado en la gravedad del riesgo y la importancia de completar la tarea a tiempo. En el caso de los proyectos de alto riesgo, se puede incluir una tarea adicional en el cronograma solo para la gestión de riesgos, de modo que se puedan reservar fondos extra para cubrir posibles retrasos.
Fennema, de Beyond the Chaos, señala la importancia de este paso. "Asegúrese de incluir en su cronograma tiempo para hacer frente a lo desconocido e inesperado. Ningún proyecto funcionará a la perfección", afirma.
Bishop, de BrandExtract, también recomienda "identificar cualquier riesgo potencial antes de finalizar el cronograma del proyecto. Si planifico una semana de revisión, pero el cliente sabe que tardará dos semanas en obtener las aprobaciones... tenemos que resolverlo por adelantado".
10. Revise y modifique el cronograma. Felicidades, ya ha completado el cronograma. Ahora es el momento de revisarlo todo, asegurarse de que es correcto y hacer los cambios necesarios.
Revise su cronograma para asegurarse de que:
- Las fechas de inicio y finalización de las tareas coinciden con la disponibilidad del personal
- Las fechas de inicio y fin de los hitos, entregables y tareas son realistas
- Los recursos adecuados se asignan a las tareas correctas.
- Se han tenido en cuenta las limitaciones del cronograma, como las vacaciones, los días festivos y la disponibilidad de equipos.
- Todas las tareas tienen dependencias
- No hay grandes porciones de trabajo sin hitos.
- Se incluye tiempo extra para acomodar los riesgos identificados y no identificados
- El cronograma se ajusta al análisis de la ruta crítica del proyecto.
Reúnase con su equipo antes y después de crear el cronograma para que le den su opinión sobre su viabilidad. Gailliard recomienda "verificar las tareas, los recursos y los costos con el equipo del proyecto". También puede pedir a los miembros del equipo sus propias estimaciones de tiempo, tareas y recursos, y luego ver si coinciden con las suyas.
Fennema sugiere consultar también con el cliente y sugiere: "Después de desarrollar el cronograma con las personas que van a realizar el trabajo, asegúrese de que las personas que esperan la entrega están de acuerdo, para asegurarse de que están disponibles y son capaces de trabajar durante los tiempos de prueba o de lanzamiento, etc.".
Si ha distribuido mal los recursos, puede utilizar una técnica conocida como "nivelación de recursos". Se trata de reordenar la secuencia y/o la asignación de tareas para que el trabajo se reparta equitativamente entre los miembros del equipo, y ayuda a prepararse para recursos potencialmente no disponibles. Algunas plataformas de software de gestión de proyectos pueden realizar la nivelación de recursos por usted, o puede realizar este proceso manualmente, utilizando cronogramas para verificar la disponibilidad.
Otra forma de comprobar el cronograma es mediante el análisis de escenarios "hipotéticos". Se trata de utilizar una simulación para medir los riesgos de diferentes escenarios negativos, como un retraso del proyecto o un exceso de costos. Así podrá comparar el impacto de estos riesgos y elaborar planes de contingencia en caso de que se produzcan. Una vez más, asegúrese de agregar multiplicadores de riesgo para las tareas de alto riesgo. Algunos sistemas de software también pueden realizar un análisis "qué pasaría sí".
Una vez finalizada la revisión y aprobado el cronograma, tendrá un "cronograma base". Dado que el cronograma es un documento vivo, puede ser revisado en varios puntos a lo largo del ciclo de vida del proyecto, pero el cronograma base se utilizará para comenzar la fase de ejecución. Una vez que el proyecto esté en marcha, podrá comparar los plazos y costos reales con lo previsto en el cronograma base.
Recursos y documentos relacionados con la programación de proyectos
Algunas partes del cronograma del proyecto pueden estar estrechamente relacionadas con otros documentos importantes de la gestión del proyecto (indicados a continuación). Lo que diferencia al cronograma del proyecto de estos documentos es que proporciona un cronograma y un cronograma completos, detallando todo el trabajo que hay que hacer (y los recursos que hay que utilizar) para entregar el proyecto a tiempo.
Estos documentos relacionados pueden servirle de guía a la hora de crear su cronograma de gestión de proyectos:
- Estatutos del proyecto: Documento preliminar que abarca los objetivos del proyecto, indica los miembros del equipo y sus responsabilidades, nombra a las partes interesadas, identifica al gerente del proyecto y le autoriza a empezar a trabajar.
- Declaración de trabajo: Describe cómo se realizará el trabajo en un proyecto y las directrices que deben seguir los contratistas y colaboradores.
- Estructura de desglose del trabajo (EDT): Desglose de los entregables del proyecto; También puede abarcar el trabajo necesario para completarlos.
- Lista de requisitos de datos contractuales (CDRL): Documento utilizado en los contratos públicos que indica los requisitos de datos autorizados para el proyecto.
- Plan de acción: Una lista de las tareas/actividades que hay que realizar para lograr un objetivo.
- Análisis de redes/análisis de la ruta crítica: Un análisis que muestra las relaciones entre las tareas y ayuda a trazar la mejor ruta para completar un proyecto a tiempo.
- Cronogramas personales y de proyectos: Los cronogramas de los gerentes, los miembros del equipo y las partes interesadas, así como los cronogramas establecidos para el proyecto en su conjunto, pueden ayudar a determinar la disponibilidad de recursos y a planificar los plazos importantes.
- Declaración o definición del alcance: Abarca los principales objetivos del proyecto, destaca los entregables clave y proporciona una visión general del trabajo que se va a realizar.
- Listas de actividades y recursos necesarios: Algunas organizaciones pueden crear listas de las actividades o tareas necesarias para completar los entregables, y/o listas de los recursos necesarios para el proyecto (incluido su nivel de habilidad y disponibilidad).
- Análisis de riesgos: Un análisis de riesgos formal involucra consultar información relacionada con el proyecto, la organización y el sector para identificar los riesgos del proyecto y determinar su gravedad.
Mejores prácticas para la programación de proyectos
Ahora que ha aprendido a crear un cronograma de gestión de proyectos, revisaremos algunas de las mejores prácticas de programación. Éstas se basan en los consejos de la renombrada organización profesional Project Management Institute (PMI), así como de otros notables recursos y expertos en gestión de proyectos.
Sea claro y detallado. Los expertos hacen hincapié en la importancia de ser lo más claro y específico posible en el cronograma. "Este es probablemente el aspecto más importante de todos. Si sus empleados saben lo que tienen que hacer y cuándo tienen que hacerlo, todos serán responsables de que su trabajo se complete a tiempo", recomienda Rudnitsky, de Helix House.
Bansal, de Trump Excel, está de acuerdo y agrega que cuanto más detallado sea el cronograma, más eficaz será. Añade: "Detalle los entregables exactos con los plazos, el número de [recursos] que trabajan en el proyecto, las llamadas de control para discutir el proyecto, ... [y] las dependencias".
Sin embargo, aunque debe ser claro y descriptivo, también debe tener cuidado de no sobrecargar de información a su equipo y a las partes interesadas.
"Hay que tener suficientes detalles para saber cuándo el proyecto puede estar en peligro, pero no tantos como para atascarse en el mantenimiento del plan y no reconocer y resolver los problemas de forma temprana y rápida", señala Duncan de B-SeenOnTop.
Siga los estándares del sector. Un buen cronograma debe abarcar los cinco grupos de procesos tradicionales indicados en "A Guide to the Project Management Body of Knowledge" (conocida como la Guía PMBOK®): la guía estándar del sector para las mejores prácticas de gestión de proyectos. Estos cinco grupos de procesos son:
- Inicio: Incluye la primera fase de la gestión del proyecto, en la que se autoriza el proyecto, se determina el alcance a alto nivel y se nombran el gerente del proyecto y las principales partes interesadas. Estos elementos deben figurar en el cronograma que se elabore.
- Planificación: Detallar el alcance completo del proyecto, incluido el presupuesto, los hitos, el resumen y los riesgos. Es el momento en el que normalmente se crea el cronograma.
- Ejecución: En este punto, el proyecto se pone en marcha y se realiza el trabajo real. Este grupo de procesos incluye las revisiones del cronograma, basadas en los retrasos, la disponibilidad de recursos y/o los ajustes de costos que se producen una vez iniciado el trabajo.
- Monitoreo y control: Este grupo de procesos abarca todas las fases del ciclo de vida del proyecto, ya que involucra la comprobación de los planes y los cálculos, la realización de ajustes en el cronograma y otros documentos, la comparación del trabajo estimado con el real y la elaboración de informes sobre el progreso.
- Cierre: El último grupo de procesos en el que el proyecto obtiene la aprobación final del cliente y se cierra formalmente. El cronograma debe incluir también los plazos y detalles de estos procesos.
Asegúrese de que su cronograma siga las mejores prácticas adicionales específicas de su organización o sector. Por ejemplo, la Asociación para el Avance de la Ingeniería de Costos (AACE) y el Gobierno de EE. UU. están desarrollando sus propios estándares que rigen los procesos de contabilidad y adquisición de gestión de proyectos.
Asegúrese de que la carga de trabajo de su programa sea equilibrada. Es importante asignar a las personas adecuadas para que realicen las tareas correctas, y que la carga de trabajo se distribuya de manera uniforme para que nadie se vea demasiado afectado. Una vez más, pida a los miembros del equipo que revisen el programa para asegurarse de que la carga de trabajo parece razonable. Esto es especialmente importante en las organizaciones en las que los presupuestos son ajustados o el personal tiene una disponibilidad limitada.
Bishop también recomienda hacer una revisión periódica de alto nivel de todo lo que el equipo está trabajando para asegurarse de que la distribución es adecuada. "Una vez al trimestre, publico un diagrama de Gantt con código de colores para nuestro equipo, de modo que podamos ver simultáneamente el alcance y el cronograma de varios proyectos, y planificar y gestionar nuestros equipos sin sobrecargar a ningún empleado", afirma. "Necesitamos ver esos proyectos de forma colectiva, para poder ver dónde recae el peso y dónde es necesario cambiar las asignaciones".
Cree su cronograma en torno a los entregables e hitos, no en torno a las tareas. Puede ser instintivo crear el cronograma en torno a las tareas, ya que representan el trabajo real de su equipo, pero debe resistir este impulso. Si el cronograma se crea en torno a las tareas, es difícil saber si los cambios que solicitan las partes interesadas entran en el ámbito del proyecto.
Las tareas pueden llevarse a cabo de diferentes maneras y pueden tener una variedad de resultados. En cambio, los entregables y los hitos son cuantificables y tienen ciertas normas y criterios que deben cumplir. Además, la elaboración de su cronograma en torno a estos elementos le ayuda a mantener el rumbo para cumplir los objetivos.
Para ayudarle a distinguir entre tareas, hitos y entregables, Fennema ofrece un ejemplo. "Si está planeando... una cena, su hito podría ser terminar el pastel para el postre el día antes de la fiesta. Pero el desglose de las tareas incluiría cosas como comprar los ingredientes, mezclar y hornear el pastel, dejarlo enfriar, cubrirlo con glaseado, etc.". En este ejemplo, el pastel es el entregable.
Desglose el trabajo en hitos. Como ya se ha mencionado, los hitos frecuentes le ayudan a mantener el rumbo de los proyectos y a medir el progreso de su equipo hacia su finalización. Por ejemplo, si no cumple los hitos clave al principio, sabrá con antelación que la entrega final se retrasará.
Los hitos también ayudan a poner el proyecto en perspectiva. Establecer victorias periódicas mantiene alta la moral del equipo, mientras que la persistencia en las tareas sin un final a la vista puede ser desalentadora y desmoralizadora. Sin embargo, al elaborar el cronograma, no empiece por la fecha de finalización del proyecto y trabaje hacia atrás. Esto puede dar lugar a estimaciones inexactas de la duración y los plazos. En su lugar, constrúyelo en torno a los entregables y los hitos.
Prepárese para el cambio. No se trata de si el cronograma cambiará, sino de cuándo y cómo lo hará. Las necesidades de las partes interesadas, los acontecimientos, los riesgos y las tareas cambian constantemente en la gestión de proyectos. A medida que el proyecto se pone en marcha, el cronograma pasará de ser una predicción a un plan, y tendrá que actualizarlo a medida que surja nueva información.
Al crear su cronograma, haga supuestos sobre los cambios que podrían producirse y cuándo, y el tipo de efecto que tendrían en el proyecto. Incluir multiplicadores de riesgo y tiempo extra para las tareas importantes le permitirá hacer cambios sin desviar el proyecto.
Sin embargo, también hay que incorporar controles para evitar que se aprueben los cambios que quedan fuera del alcance del proyecto. Por ejemplo, cualquier cambio del cliente que retrase el proyecto más de un día podría ser elevado automáticamente a un panel de representantes del cliente y del equipo para su revisión.
Tenga cuidado con las "tareas sueltas". Todas las tareas deben tener al menos un predecesor y un sucesor. Asegúrese de que su cronograma no tenga "tareas sueltas", es decir, tareas e hitos sin estas dependencias. Las tareas sueltas rompen el flujo del proyecto e interrumpen el análisis de la ruta crítica, así que asegúrese de agregar las tareas predecesoras o sucesoras que faltan cuando revise su cronograma. Los hitos que marcan el inicio y el final del proyecto son los únicos que no requieren estas dos dependencias.
Utilice la compresión del cronograma para cumplir los plazos. Las técnicas de compresión del cronograma le ayudan a completar ciertas tareas más rápidamente. El "crash" es un método de compresión del cronograma en el que se asignan recursos adicionales a una tarea. El "fast-tracking" es otro método, en el que las tareas y actividades se reorganizan para que puedan completarse simultáneamente en lugar de secuencialmente. Sin embargo, este método conlleva el riesgo de que las tareas y los cambios se pasen por alto, por lo que hay que utilizarlo con precaución.
Divida los cronogramas en etapas/fases. Puede ser útil dividir el cronograma en etapas o fases, en las que se completa un entregable o se alcanza un hito al final de cada etapa. Especialmente en proyectos grandes y complejos con muchas tareas e hitos, este enfoque puede ayudar a los miembros del equipo a seguir el progreso, mantenerse motivados y detectar problemas antes de que afecten a las etapas futuras y repercutan en el plazo del proyecto.
Fennema es partidaria de este enfoque, y dice que prefiere "dividir los proyectos en fases más pequeñas que no las requieran habitualmente".
Bansal lleva esto un paso más allá, elaborando subcronogramas para cada fase del proyecto, y aconseja: "Una buena práctica en este caso es dividir el proyecto en partes pequeñas, y tener un cronograma para cada parte".
Bishop describe cómo se utiliza este enfoque en su empresa: "Empezar con una visión general del proyecto y dividirlo en cubos para cada fase del proyecto. ... A continuación, una vez que comience cada fase, puede ser más detallada al principio de cada fase. Comience con una visión desde la estratósfera, y luego escriba una visión más ajustada y granular a medida que avanza".
Este es un ejemplo de las fases que Bishop podría utilizar en un proyecto de BrandExtract:
- Descubrimiento
- Estrategia de contenidos y arquitectura de la información
- Diseño y producción de contenidos
- Desarrollo
Celebre reuniones periódicas del equipo. Las reuniones periódicas con su equipo, el cliente y las principales partes interesadas le ayudarán a gestionar el cronograma con mayor eficacia. Durante estas sesiones, todas las partes pueden hacer preguntas, obtener información actualizada sobre el progreso de las tareas y el proyecto, y tomar decisiones sobre las estimaciones y el trabajo. Puede crear una agrenda y designar a un responsable de cada reunión para mantener el rumbo.
Además de la sesión de retroalimentación inicial, las reuniones diarias de 15 minutos de Scrum son la piedra angular del desarrollo de proyectos Agile. Estas reuniones ayudan a los gerentes y a los miembros del equipo a participar y a estar al tanto de cualquier cambio o desafío. Durante una reunión de Scrum, cada miembro del equipo actualiza rápidamente al grupo sobre el progreso que han hecho, lo que van a trabajar a continuación y cualquier obstáculo que hayan encontrado.
Evan Harris, cofundador de la empresa de inversión SD Equity Partners, recomienda celebrar también una reunión de intercambio de ideas a mitad del proyecto. "Hemos comprobado que, a mitad del proyecto, suele haber nueva información que influye en el resultado, y la mayoría de los grupos incluyen estos nuevos datos de forma desordenada", afirma. "Algunos interesados desarrollan grandes ideas a mitad del proyecto y no las comparten a menos que haya una sesión estructurada. Pedimos a todos que nos haga saber lo que funciona, lo que no, y cómo podemos mejorar el proyecto actual en su conjunto".
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