Estrategias, consejos y herramientas para gestionar múltiples proyectos

Los expertos enfatizan que la gestión de múltiples proyectos requiere que realice un seguimiento continuo de los objetivos, emplee excelentes habilidades de comunicación y aprenda a decirle a la gente cuando no puede asumir trabajo adicional. 

Estas son algunas pautas para gestionar múltiples proyectos:

• Evite la multitarea: para administrar y finalizar de manera efectiva múltiples proyectos a tiempo, evite cambiar las tareas con frecuencia. En su lugar, preste toda su atención a una sola tarea durante un período de tiempo definido (al menos de 45 a 60 minutos). Configure un temporizador y quédese con el trabajo hasta que suene el temporizador. Si es posible, extienda el período definido en una tarea.
  
  Cuando cambia de tarea a menudo, es menos productivo. Su cerebro necesita tiempo para adaptarse a cada cambio antes de trabajar de manera productiva en una nueva tarea.
• Establezca una estructura de proceso sólida: Kristen Jourdanis, Gerente sénior de productos técnicos de Airspace, una empresa de envío y logística de California, ofrece el siguiente consejo: "Establecer un lenguaje común y un proceso consistente de alto nivel es lo más importante. Si no puedo comunicarme de manera efectiva con todo el equipo, nadie entiende de lo que estoy hablando y el resultado no cumplirá con el propósito previsto del proyecto. Si nadie sabe lo que debería estar sucediendo en todo el proyecto, no proporcionará información crítica cuando algo pueda estar fuera de curso. Trato de establecer un sistema autónomo bajo el cual los miembros del equipo estén facultados para informar su progreso de manera automatizada".
• Comprometerse con la comunicación: una comunicación sólida es clave para garantizar que todo funcione sin problemas. Con tanto trabajo diario y muchos proyectos, es fácil perder de vista o descuidar una tarea importante. Cree un sistema de organización que aclare las prioridades del proyecto sin la necesidad de comunicarse en exceso y microgestionar su equipo. Luego, concéntrese en comunicar lo que es esencial para el éxito.
• Diga no: No podrás hacer avanzar varios proyectos de manera efectiva si dices "sí" a todos y cada uno de los trabajos nuevos. Es posible que otras personas quieran asignarle regularmente nuevas tareas y debe poder decir "no" a cualquier cosa que no pueda asumir de manera realista; de lo contrario, las tareas existentes sufrirán, ya que perderá plazos, producirá un trabajo deficiente o ambos.
  
  "La restricción más importante [para administrar bien múltiples proyectos] es no tener suficientes horas en el día", dice Harrin de Otobos Consultants. "Este es tanto un problema de gestión de recursos como de prioridad de carteras, ya que los jefes esperan que las personas digan sí a cada nueva iniciativa. No existe la voluntad de tener una conversación honesta sobre la probabilidad realista de que todos los proyectos se entreguen con éxito".
• Evite las distracciones: en los entornos de trabajo actuales, hay muchas distracciones: correos electrónicos, mensajes de Slack, mensajes de texto telefónicos, reuniones y llamadas telefónicas o de Zoom. Debe evitar estas distracciones durante un período de tiempo definido para progresar en las tareas y objetivos del proyecto. Establezca un temporizador y silencie el correo electrónico, el texto y otras notificaciones.
  
  Para obtener otros consejos útiles sobre formas de enfocar y administrar el tiempo de manera efectiva, lea nuestra guía de consejos y técnicas de administración del tiempo.
• Mantenga a su equipo y a usted mismo responsables: programe consultas regulares con su equipo (algunas pueden ser reuniones individuales). También querrá programar reuniones en todo el equipo o reuniones de grupos más pequeños donde las personas puedan discutir el progreso o los problemas que están teniendo, así como informar sobre lo que planean lograr en la próxima semana (u otro período de trabajo definido). El gerente de proyecto también debe informar sobre las tareas y cualquier problema.
  
  "Tenga consultas regulares y establezca relaciones con su equipo", dice Harrin. "Principalmente desea que sientan que pueden contarle sobre los desafíos o el próximo tiempo libre del trabajo para que pueda desarrollar sus horarios. Enseño a las personas a usar un calendario consolidado que muestra los hitos clave y los puntos esenciales en cada proyecto en todos sus proyectos, para que siempre tengan en cuenta el panorama general".
• Desarrolle una señal para los negocios: proporcione señales a sus compañeros de trabajo cuando no pueda ser molestado durante ciertos momentos, excepto para emergencias reales. Eso podría significar lo siguiente:
  • Un letrero físico en su puerta o espacio de trabajo que indique que no puede ser molestado durante un período determinado
  • Una respuesta automática por correo electrónico que no responderá a correos electrónicos que no sean de emergencia hasta una hora específica
  • Tiempo bloqueado en tu calendario
• Siempre vuelva a verificar los objetivos: Jourdonais, de Airspace, recomienda que los equipos "establezcan una línea de base frecuente para el valor previsto de los proyectos y para ver si los proyectos están rastreando para entregar ese valor. Estoy acostumbrado a trabajar en empresas donde los mercados en los que operamos están evolucionando increíblemente rápido. La intención de un proyecto no siempre se alinea con los resultados proyectados, debido a factores comerciales volátiles. Hago un seguimiento cercano de cuándo las cosas podrían estar desviándose del camino previsto. A veces esto está bien y nos damos cuenta de que necesitamos cambiar de rumbo y barajar nuestras prioridades.
  
  "Es un desafío mantenerse al tanto de todo, pero me equivoco en el lado de la comunicación excesiva y la documentación sobre cómo están sucediendo estos cambios, por lo que nadie siente que no entiende dónde estamos con cada proyecto hoy".
• Delegar tareas: puede ser difícil pasar el trabajo a otros, pero a veces, hacerlo es esencial, especialmente para los gerentes, para completar todo el trabajo importante a tiempo.
  
  Delegar el trabajo puede ser en realidad el uso más eficiente del tiempo de todos. Si usted no es el gerente, asegúrese de que un gerente apruebe todas las posibles transferencias de trabajo.
• Administre las expectativas: a medida que su proyecto avanza, continúe comunicándose con los líderes del proyecto sobre cualquier obstáculo que experimente para completar ciertas tareas o cualquier otro problema. Ayúdelos a entender por qué ciertos objetivos o plazos del proyecto pueden necesitar cambiar mucho antes de que se acerque la fecha límite.
• Siempre comprenda las próximas tareas: Thomas Cagley es el Presidente de Tom Cagley and Associates, una firma de consultoría que ayuda a las empresas con el desarrollo y mantenimiento de software. "Tener un solo atraso de tareas es fundamental", dice. "El trabajo atrasado debe proporcionar una visión general del trabajo que debe priorizarse y llevarse a cualquier sistema de gestión del trabajo que se esté utilizando".