¿Qué es la planificación estratégica?
La planificación estratégica es una actividad organizativa que tiene como objetivo alcanzar los objetivos de un grupo. El proceso ayuda a definir los objetivos de una empresa e investiga los acontecimientos internos y externos que podrían influir en la ruta organizativa. La planificación estratégica también ayuda a identificar los ajustes que es posible que deba hacer para alcanzar su objetivo. La planificación estratégica se hizo popular en la década de 1960 porque ayudó a las empresas a establecer prioridades y objetivos, fortalecer las operaciones y establecer acuerdos entre los gerentes sobre los resultados.
La planificación estratégica puede durar varios años, y el proceso puede variar en duración, al igual que el plan final en sí mismo. Idealmente, la planificación estratégica debe dar lugar a un documento, una presentación o un informe que defina un plan para el progreso de la empresa.
Al establecer prioridades, las empresas ayudan a garantizar que los empleados trabajen hacia objetivos comunes y definidos. También ayuda a definir la dirección a la que se dirige una empresa, ya que utiliza eficientemente los recursos para alcanzar las metas y los objetivos de la organización. Según el plan, los gerentes pueden tomar decisiones o asignar los recursos necesarios para seguir la estrategia y minimizar los riesgos.
La planificación estratégica refuerza las operaciones al obtener la opinión de personas con diferentes visiones y crear un consenso sobre la dirección de la empresa. Además de centrar la energía y los recursos, el proceso de planificación estratégica permite a las personas desarrollar un sentido de propiedad en el producto que crean.
“Strategic planning is not really one thing. It is really a set of concepts, procedures, tools, techniques, and practices that have to be adapted to specific contexts and purposes,” says Professor John M. Bryson, McKnight Presidential Professor of Planning and Public Affairs at the Hubert H. Humphrey School of Public Affairs, University of Minnesota and author of Strategic Planning for Public and Nonprofit Organizations: A Guide to Strengthening and Sustaining Organizational Achievement. “Strategic planning is a prompt to foster strategic thinking, acting, and learning, and they all matter and they are all connected.”
Lo que no es la planificación estratégica
La planificación estratégica no es una lista de tareas pendientes a corto o largo plazo, es la base de un negocio, su dirección y cómo llegará allí.
“Hay que pensar muy estratégicamente en la planificación estratégica. Es algo más que seguir pasos”, explica Bryson. “Hay que entender que la planificación estratégica no es una solución mágica para solucionar los problemas. No tenga expectativas poco realistas”.
La planificación estratégica también es diferente de un plan de negocios que se centra en un producto, servicio o programa específico y objetivos a corto plazo. Más bien, la planificación estratégica significa mirar el panorama general.
Si bien están relacionados, es importante no confundir la planificación estratégica con el pensamiento estratégico, que consiste más en imaginar e innovar de una manera que ayude a la empresa. En cambio, la planificación estratégica respalda esos pensamientos y lo ayuda a determinar cómo hacerlos realidad.
Otra parte de la planificación estratégica es la planificación táctica, que implica analizar los esfuerzos a corto plazo para alcanzar objetivos a largo plazo.
Por último, los planes de marketing no son lo mismo que los planes estratégicos. Un plan de marketing consiste más en presentar y entregar un servicio o producto al público en lugar de cómo hacer crecer un negocio. Para obtener más información sobre los planes y procesos de marketing, lea este artículo.
Los planes estratégicos incluyen información sobre finanzas, pero son diferentes de la planificación financiera, que involucra diferentes procesos y personas. Las plantillas de planificación financiera pueden ayudar con ese proceso.
¿Por qué es importante la planificación estratégica?
En la era tecnológica de hoy en día, los planes estratégicos proporcionan a las empresas un camino a seguir. Los planes estratégicos ayudan a las empresas a prosperar, no solo a sobrevivir, sino que proporcionan un enfoque claro, lo que hace que una organización sea más eficiente y eficaz y aumente la productividad.
“You are not going to go very far if you don’t have a strategic plan. You need to be able to show where you are going,” says Stefan Hofmeyer, an experienced strategist and co-founder of Global PMI Partners. He lives in the startup-rich environment of northern California and says he often sees startups fail to get seed money because they do not have a strong plan for what they want to do and how they want to do it.
Lograr que los miembros del equipo estén en sintonía (tanto en la creación de un plan estratégico como en la ejecución del plan en sí) puede ser beneficioso para la empresa. Los planificadores pueden encontrar satisfacción en el proceso y unirse en torno a una visión común. Además, puede crear equipos sólidos y salvar las brechas entre el personal y el equipo directivo.
“Hay que llegar a un acuerdo sobre buenas ideas”, dice Bryson. “Una estrategia realmente buena tiene que cumplir con muchos criterios. Tiene que ser técnicamente viable, administrativamente viable, políticamente aceptable y legal, moral y éticamente defendible, y esa es una lista bastante difícil” .
Al debatir los problemas de una empresa durante el proceso de planificación, las personas pueden expresar sus opiniones y proporcionar la información necesaria para avanzar en la organización, una forma de resolución de problemas como grupo.
Los planes estratégicos también proporcionan un mecanismo para medir el éxito y el progreso hacia los objetivos, lo que mantiene a los empleados en sintonía y los ayuda a centrarse en las tareas en cuestión.
¿Cuándo es el momento de hacer una planificación estratégica?
No hay un momento perfecto para realizar una planificación estratégica. Depende en su totalidad de la organización y del entorno externo que la rodea. Sin embargo, a continuación le mostramos algunas sugerencias sobre cuándo planificar:
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Si su sector está cambiando rápidamente
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Cuando se está lanzando una organización
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Al comienzo de un nuevo año o período de financiación
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En preparación para una nueva iniciativa importante
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Si las regulaciones y leyes de su sector están cambiando o cambiarán
“No es que uno piense y planifique todo y luego lo ponga en práctica”, dice Bryson. “Un error que cometen las personas es [creer] que el pensamiento tiene que preceder a la acción y al aprendizaje”.
Incluso si no recrea todo el proceso de planificación con frecuencia, es importante revisar periódicamente su plan y asegurarse de que siga funcionando. Si no es así, actualícelo.
¿Qué es el proceso de planificación estratégica?
La planificación estratégica es un proceso y no es fácil. Una clave es asegurarse de permitir el tiempo suficiente para completar el proceso sin apresurarse, pero no tomarse tanto tiempo que pierda impulso y concentración. El proceso en sí puede ser más importante que el documento final debido a la información que sale de las conversaciones con el equipo directivo, así como con los trabajadores de nivel inferior.
“There is not one favorite or perfect planning process,” says Jim Stockmal, president of the Association for Strategic Planning (ASP). He explains that new techniques come out constantly, and consultants and experienced planners have their favorites. In an effort to standardize the practice and terms used in strategic planning, ASP has created two certification programs.
El nivel 1 es la certificación de profesional de planificación estratégica (SPP). Está diseñada para planificadores que se encuentran en la fase inicial o intermedia de su carrera y que trabajan en la planificación estratégica. El nivel 2, la certificación de profesional de gestión estratégica (SMP), está orientada a profesionales experimentados o a aquellos que capacitan a otros. Stockmal explica que ASP diseñó los programas de certificación para agregarle estructura a la profesión amorfa.
El proceso de planificación estratégica varía según el tamaño de la organización y puede ser formal o informal, pero hay restricciones. Por ejemplo, los equipos de todos los tamaños y objetivos deben incorporar muchos puntos a lo largo del camino para obtener los comentarios de los líderes clave, lo que ayuda a que el proceso se mantenga encaminado.
Algunos elementos del proceso pueden tener puntos de inicio y finalización específicos, mientras que otros son continuos. Por ejemplo, puede que no haya un momento en que de repente se aclaren las cosas. En cambio, una serie de pequeños movimientos podrían cambiar lentamente la organización en la dirección correcta.
“No lo haga demasiado complejo. Reúna a todas las partes interesadas para que aporten y hagan comentarios”, aconseja Stockmal. “Siempre haga un análisis ambiental continuo y no tenga miedo de involucrarse con las partes interesadas”.
Además, es importante conocer la cultura de su empresa. “Hay que hacer que funcione para su organización”, afirma.
Hay muchas formas diferentes de abordar el proceso de planificación estratégica. A continuación, le mostramos tres enfoques populares:
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Planificación basada en objetivos: este enfoque comienza por observar la misión y los objetivos de una organización. A partir de ahí, trabaja hacia esa misión, implementa las estrategias necesarias para alcanzar esos objetivos y asigna roles y plazos para alcanzar ciertos hitos.
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Planificación basada en problemas: en este enfoque, empiece por analizar los problemas a los que se enfrenta la empresa, luego decida cómo abordarlos y qué acciones tomar.
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Planificación orgánica: este enfoque es más fluido y comienza con la definición de la misión y los valores, luego esboce planes para lograr esa visión sin dejar de lado los valores.
“El enfoque de la planificación estratégica debe depender de la organización, su historia, lo que es capaz de hacer, etc.”, explica Bryson. “Hay un error al pensar que hay un enfoque”.
Para obtener más información sobre la planificación estratégica, lea sobre cómo escribir un plan estratégico y los diferentes tipos de modelos que puede usar.
¿Quién participa en el proceso de planificación estratégica?
Para un trabajo tan crucial como la planificación estratégica, es necesario reunir al equipo adecuado e incluirlo desde el principio del proceso. Intente incluir a tantas partes interesadas como pueda.
A continuación, le mostramos sugerencias sobre a quién incluir:
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Equipo directivo sénior
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Planificadores estratégicos
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Estrategas
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Personas que serán responsables de implementar el plan
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Personas para identifiquen brechas en el plan
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Miembros de la junta directiva
“Puede haber magia en la planificación estratégica, pero no está en ningún marco específico i en el proceso de 10 pasos de nadie”, explica Bryson. “La magia es reunir a las personas clave, conseguir que se centren en lo importante y lograr que hagan algo al respecto. Ahí está la magia”.
Hofmeyer recomienda encontrar personas dentro de una organización que no sean necesariamente líderes actuales, pero que puedan estar en el futuro. “A veces es obvio. Por lo general, se muestran, no es necesario que uno los busque. Están motivados para participar”, afirma. Estos futuros líderes son los que hablan en las reuniones o en otras ocasiones, que se ponen allí a pesar de que no forma parte de su descripción del trabajo.
Al comienzo del proceso, establezca pautas sobre quiénes participarán y qué se esperará de ellos. Todos los involucrados deben estar dispuestos a cooperar y colaborar. Si hay una pregunta sobre si incluir o no a alguien, por lo general es mejor atraer a personas adicionales que dejar a alguien fuera, solo para descubrir más adelante que debería haber sido parte del proceso todo el tiempo. No todos participarán todo el tiempo; las personas van y vienen en las diferentes fases.
A menudo, un facilitador o consultor externo puede ser un activo para un comité de planificación estratégica. A veces es difícil para los gerentes y otros empleados sentarse a debatir lo que necesitan lograr como empresa y cómo deben hacerlo sin tener en cuenta otros factores. Como observadores objetivos, la ayuda externa a menudo puede ofrecer una visión que puede escapar a los que están dentro.
Hofmeyer afirma que a veces los jefes tienen anteojeras que les impiden ver lo que ocurre a su alrededor, por lo que ignoran posibles conflictos. “Las personas a menudo tienen sus propias agendas de hacia dónde quieren ir, y si no están alineadas, es difícil construir un plan estratégico. Una perspectiva ajena puede realmente sacarte de la burbuja y decirte cosas que no necesariamente quieres escuchar [pero que deberías]. Entramos en un ritmo, y es realmente difícil salir de eso, por lo que la incorporación de personas externas puede ayudar a aportar nuevos puntos de vista y aspectos del negocio”
Un consultor externo también puede ayudar a los detractores a tomarse el proceso más en serio porque saben que la empresa está invirtiendo dinero en los esfuerzos, agrega Hofmeyer.
Independientemente de quién esté involucrado en el proceso de planificación, asegúrese de que al menos una persona sirva como administrador y documente todas las acciones del comité de planificación.
¿Qué es un plan estratégico?
Un plan estratégico comunica los objetivos y lo que se necesita para alcanzarlos. El plan a veces comienza con una vista de alto nivel y, luego, se vuelve más específico. Dado que los planes estratégicos son más guías que libros de reglas, no tienen por qué ser burocráticos y rígidos. No hay un plan perfecto; sin embargo, se debe ser realista.
Hay muchas secciones en un plan estratégico, y la extensión del documento o presentación final variará. Los nombres que las personas usan para las secciones difieren, pero las ideas generales detrás de ellos son similares: solo tiene que asegurarse de que usted y su equipo estén de acuerdo en los términos que utilizará y en lo que cada uno significa.
Plantilla de planificación estratégica de una página
“Soy un gran fan de plasmar las estrategias en una hoja. Es un plan estratégico en pocas palabras, y proporciona una línea de visión clara”, aconseja Stockmal.
Puede usar la plantilla que se muestra a continuación para consolidar todas sus ideas estratégicas en un plan estratégico sucinto de una sola página. Al hacerlo, se le proporciona una descripción general de alto nivel de sus iniciativas estratégicas que puede colocar en su sitio web, distribuir a las partes interesadas y consultar internamente. Los detalles más extensos sobre la implementación, la capacidad y otras preocupaciones pueden incluirse en un documento ampliado.
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Excel | Word
La parte más importante del plan estratégico es el resumen ejecutivo, que contiene los aspectos más destacados del plan. Aunque aparece al principio del plan, debe escribirse en último lugar, después de haber hecho toda su investigación.
Al escribir el resumen ejecutivo, Stockmal dice: “Me resulta mucho más fácil extraer, cortar y editar que hacerlo primero”.
Para obtener ayuda para crear resúmenes ejecutivos, consulte estas plantillas.
Otras partes de un plan estratégico pueden incluir lo siguiente:
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Descripción: descripción de la empresa u organización.
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Declaración de la visión: una declaración audaz o inspiradora sobre dónde quiere que esté su empresa en el futuro.
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Declaración de misión: en esta sección, describa lo que hace hoy, su audiencia y su enfoque a medida que trabaja hacia su visión.
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Valores básicos: en esta sección, enumere las creencias y comportamientos que le permitirán alcanzar su misión y, finalmente, su visión.
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Objetivos: proporcione algunas declaraciones de cómo logrará su visión a largo plazo.
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Objetivos: cada objetivo a largo plazo debe tener algunos objetivos de un año que hagan avanzar al plan. Establezca objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables y basados en el tiempo) para sacar el máximo provecho de ellos.
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Presupuesto y planes operativos: destaque los recursos que necesitará y cómo los implementará.
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Monitoreo y evaluación: en esta sección, describa cómo verificará su progreso y determinará cuándo alcanza sus objetivos.
Uno de los primeros pasos en la creación de un plan estratégico es realizar un análisis interno y externo del entorno de la empresa. Internamente, observe las fortalezas y debilidades de su empresa, así como los valores personales de quienes implementarán su plan (gerentes, ejecutivos, miembros de la junta). Externamente, examine las amenazas y oportunidades dentro del sector y cualquier expectativa social amplia que pueda existir.
Puede realizar un análisis FODA (fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas) para resumir dónde se encuentra actualmente y en qué debe centrarse para alcanzar sus objetivos futuros. Las fortalezas le muestran lo que hace bien, las debilidades señalan obstáculos que podrían impedirle alcanzar sus objetivos, las oportunidades destacan dónde puede crecer y las amenazas identifican factores externos que podrían ser obstáculos en su camino.
Puede encontrar más información sobre cómo realizar un análisis FODA y plantillas gratuitas en este artículo. Otra técnica de análisis, STEEPLE (social, tecnológica, económica, ambiental, política, legal y ética), suele acompañar un análisis FODA.
Aspectos básicos de la planificación estratégica
La forma en que navegue por el proceso de planificación estratégica variará. Hay varias herramientas y técnicas disponibles; su elección dependerá del liderazgo, la cultura, el entorno y el tamaño de su empresa, así como de la experiencia de los planificadores.
Todos incluyen secciones similares en el plan final, pero las formas de impulsar esos resultados difieren. Algunas herramientas están basadas en los objetivos, mientras que otras están basadas en problemas o escenarios. Algunas dependen de un proceso más orgánico o rígido.
Hofmeyer resume lo que entra en la planificación estratégica:
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Comprenda a las partes interesadas e involucrarlas desde el principio.
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Acuerde una visión.
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Realice reuniones y sesiones exitosas.
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Resuma y presente el plan a las partes interesadas.
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Identifique y compruebe las métricas.
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Realice ajustes periódicos.
Elementos que entran en la planificación estratégica
La planificación estratégica contiene aportes, actividades, conclusiones y resultados. Los aportes y actividades son elementos internos de la empresa, mientras que las conclusiones y los resultados son externos.
Recuerde que hay muchos nombres diferentes para las secciones de los planes estratégicos. La clave es acordar qué términos usará y definirlos para todos los involucrados.
Aportes
Los aportes son importantes porque es imposible saber hacia dónde se dirige hasta que sepa lo que hay a alrededor de donde está ahora.
Las empresas necesitan recopilar datos de una variedad de fuentes para obtener una visión clara del entorno competitivo y las oportunidades y riesgos dentro de ese entorno. Se puede pensar en ellos como un programa de inteligencia competitiva.
Los datos deben provenir de las siguientes fuentes:
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Entrevistas con ejecutivos
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Revisión de documentos sobre la competencia o el mercado que están disponibles al público
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Investigación primaria visitando u observando a la competencia
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Estudios de su sector
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Los valores de las partes interesadas clave
Esta información a menudo se incluye en la redacción de la visión y las declaraciones de misión de una organización.
Actividades
Las actividades son las reuniones y otras comunicaciones que deben ocurrir durante el proceso de planificación estratégica para ayudar a todos a comprender la competencia que rodea a la organización.
Es importante comprender el entorno competitivo y la respuesta de su empresa a él. Aquí es donde todos miran y responden a los datos recopilados de las entradas.
Conclusiones
El proceso de planificación estratégica arroja conclusiones. Las conclusiones pueden ser tan básicas como el propio documento de planificación estratégica. La documentación y las comunicaciones que describen la estrategia de su organización, así como los estados financieros y los presupuestos, también pueden ser conclusiones.
Resultados
La implementación del plan estratégico produce resultados (distintos de las conclusiones). Los resultados determinan el éxito o el fracaso del plan estratégico ya que miden lo cerca que se está de alcanzar los objetivos y la visión que describe en su plan.
Es importante entender que también habrá resultados no planificados y no deseados. La forma en que aprende de estos cambios y se adapta a ellos influye en el éxito del plan estratégico.
Durante el proceso de planificación, decida cómo medirá tanto los éxitos como los fracasos de las diferentes partes del plan estratégico.
Compartir, evaluar y supervisar el progreso de un plan estratégico
Después de que las empresas pasan por un largo proceso de planificación estratégica, es importante que el plan no se siente a recoger polvo. Comparta, evalúe y supervise el plan para evaluar cómo lo está haciendo y realizar las actualizaciones necesarias.
“[Algunos] líderes piensan que una vez que tienen su estrategia, le toca a otra persona ejecutarla. Es un error que veo”, afirma Stockmal.
El proceso comienza con la distribución y comunicación del plan. Decida quién obtendrá una copia del plan y cómo esas personas se lo contarán a los demás. ¿Tendrá una reunión para iniciar la implementación? ¿Cómo especificará quién hará qué y cuándo? Comunique claramente los roles que tendrán las personas.
“Antes de comunicar el plan [a todos], es necesario tener el compromiso de las partes interesadas”, recomienda Hofmeyer. Haga que las partes interesadas formen parte del anuncio del plan a todos. Esto los hace responsables porque los trabajadores las asociarán con la estrategia. “Eso aplica presión a las partes interesadas para que realmente hagan el trabajo”.
Una vez que el equipo comience la implementación, es necesario contar con puntos de referencia que lo ayuden a medir sus éxitos en comparación con los objetivos del plan. A veces, tener planes de acción más pequeños dentro de un plan más grande puede ayudar a mantener el trabajo encaminado.
Durante el proceso de planificación, debe haber decidido cómo medirá el éxito. Ahora, averigüe cómo y cuándo documentará el progreso. Esté atento a las brechas entre la visión y su implementación: una gran brecha podría ser una señal de que se está desviando del plan.
Las herramientas están disponibles para ayudar con el seguimiento del rendimiento de los planes estratégicos, incluidos varios tipos de software. “Para algunas organizaciones, una hoja de cálculo es suficiente, pero se ingresan los datos manualmente, por lo que alguien debe estar a cargo de eso”, recomienda Stockmal.
Recuerde: los planes estratégicos no están escritos en piedra. Alguna desviación será necesaria y, cuando ocurra, es importante comprender por qué se produjo y cómo el cambio puede afectar la visión y los objetivos de la empresa.
Desviar el plan no significa fracaso, recuerda Hofmeyer. En cambio, comprender lo que sucedió es la clave. “Pasan cosas, [y] siempre hay que estar atento a eso. Soy un firme creyente en la mejora continua”, afirma. Explique a las partes interesadas por qué se está produciendo un cambio. “Siempre hay una sensación de reevaluación, pero hágala metódicamente”.
Cree un cronograma para revisar y modificar el plan según sea necesario; esto puede ayudar a mantener a las empresas en el camino.
¿Qué es la gestión estratégica?
La planificación estratégica es parte de la gestión estratégica e implica las actividades que hacen que el plan estratégico sea una realidad. Básicamente, la gestión estratégica está llegando desde el punto de partida hasta el objetivo de manera efectiva y eficiente utilizando las actividades y los procesos continuos que asume una empresa para mantenerse en línea con su misión, visión y plan estratégico.
“[La gestión estratégica] cierra la brecha entre el plan y la ejecución de la estrategia”, dice Stockmal de ASP. La gestión estratégica es parte de un proceso de planificación más amplio que incluye presupuestos, pronósticos, asignación de capital y mucho más.
No existe una forma correcta o incorrecta de hacer una gestión estratégica, solo pautas. Las fases básicas son la preparación para la planificación estratégica, la creación del plan estratégico y la implementación de ese plan.
Independientemente de cómo gestione su plan, es clave permitir que el plan estratégico evolucione y crezca según sea necesario, debido tanto a los factores internos como externos.
“Nos vemos atrapados en todas las incidencias del día a día”, explica Stockmal, y agrega que las personas no suelen dejar suficiente tiempo para implementar el plan y avanzar. Eso es lo que la gestión estratégica implora: hacer las cosas que están en el plan y no dejar que el plan quede en un estante.
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