¿Qué es un plan de mejora del desempeño?
Un plan de mejora del desempeño es una "acción correctiva" para abordar el desempeño de los empleados, no su comportamiento. Un PIP desplaza la responsabilidad de la mejora del desempeño para que sea compartida por el gerente, el empleado y la empresa. El PIP, a veces denominado plan de acción sobre el desempeño, es un proceso y un documento que comunica la acción correctiva, proporciona recursos y asigna un calendario de resultados esperados a un empleado de bajo rendimiento.
Los empleados que se esfuerzan por alcanzar un nivel de desempeño satisfactorio en función de la descripción del puesto, los objetivos de la empresa, los cambios organizativos u otras iniciativas de gestión del desempeño son responsabilizados por el PIP. Si las expectativas asignadas en el PIP no se alcanzan dentro del plazo documentado (por ejemplo, un período de 30/60/90 días) y el empleado no mejora su desempeño laboral, el PIP establece consecuencias claras, incluido el despido.
Plantilla personalizable de plan de mejora del desempeño de 30 días
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Las conversaciones con los empleados sobre el bajo desempeño son lo suficientemente desafiantes. No deje que la creación de una mejora efectiva del desempeño le suponga un agobio adicional. Utilice esta plantilla gratuita para elaborar un PIP de 30 días. Personalice el plan de acción y el cronograma para que se adapte a las necesidades de cada empleado y a su horario. Esta plantilla de hoja de cálculo incluye todos los elementos esenciales de un PIP eficaz.
Plantilla de plan de acción para planes de mejora del desempeño
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Una vez terminada la reunión del plan de mejora del desempeño, es hora de pasar a la acción. Este plan de acción para la mejora del desempeño está diseñado como un recurso independiente para usted y el empleado. Utilícelo para ayudarle a planificar y organizar su documento PIP, y dele a su empleado una copia para que la utilice sin tener que hacer referencia a todo el documento confidencial.
Plantilla de plan de mejora del desempeño de ventas
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Los buenos gerentes de ventas utilizan el coaching de gestión del desempeño para obtener resultados de su equipo de forma consistente. Los gerentes de ventas o los propietarios de empresas que necesitan una herramienta de comunicación para supervisar a quienes no rinden lo suficiente, mejorar la productividad y crear una cultura de alto desempeño pueden utilizar esta plantilla para dividir los amplios objetivos de ventas en elementos de acción más pequeños y viables. La plantilla está diseñada para ayudarle a usted y a su vendedor a medir el progreso con indicadores clave de desempeño (KPI, por sus siglas en inglés) y un enfoque en las actividades productivas.
Plantilla de cronograma del plan de mejora del desempeño
Los planes de mejora del desempeño abarcan períodos de 30, 60 o 90 días. Utilice esta plantilla de hoja de cálculo personalizable para programar las actividades, las reuniones de avance y la fecha de finalización del PIP. Diséñela como un plan de acción semanal para el empleado y adopte un enfoque proactivo para brindarle recursos para que tenga éxito. Organice el calendario para que coincida con los objetivos y las expectativas de su plan de acción y con cada paso del PIP para que el empleado pueda consultarlo sin tener que acceder al documento confidencial del PIP.
Ejemplo de plantilla de memorándum de plan de mejora del desempeño
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Reutilice esta plantilla y guárdela como un memorándum personalizado en PDF cada vez que concluya una reunión de PIP. El documento está diseñado y formateado como una carta resumen del plan general de mejora del desempeño. Resuma y destaque las áreas que necesitan ser mejoradas por su empleado, los objetivos del plan, el período de tiempo, las expectativas y las consecuencias del PIP.
¿En qué se diferencia un PIP de un plan de desarrollo del desempeño?
La diferencia entre un plan de mejora del desempeño y un plan de desarrollo del desempeño (PDP) es el énfasis en las áreas específicas en las que el desempeño del empleado es deficiente. Un PIP es un plan detallado centrado en la mejora de un empleado de bajo desempeño. Por el contrario, un PDP es un plan de acción amplio, que suele formar parte de la planificación anual o trimestral continua, y se centra en el desarrollo y la mejora continuos de todos los empleados, no solo de los de bajo desempeño.
¿Cuál es el propósito de un plan de mejora del desempeño?
Los profesionales de RR. HH. utilizan los planes de mejora del desempeño como un aviso formal de prueba para satisfacer la legislación y la normativa laboral, y a menudo los utilizan fuera de la ventana de las revisiones anuales del desempeño para abordar el bajo desempeño en tiempo real. En este contexto, el PIP no solo es más útil que una amonestación escrita tradicional, sino que también es un procedimiento formal para ayudar a preparar a un empleado para el éxito y ofrecerle una oportunidad de mejorar en áreas específicas.
Los objetivos y resultados de un PIP varían en función de diversos factores, pero suelen servir para lograr lo siguiente:
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Orientar las reuniones individuales entre el jefe y el empleado.
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Describir las expectativas de desempeño en el lugar de trabajo y abrir el diálogo con el empleado.
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Comunicar los problemas de desempeño en el puesto de trabajo.
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Determinar las razones de las deficiencias de desempeño.
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Establecer objetivos y hacer un seguimiento del progreso con sesiones de revisión para medir el éxito.
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Indicar a todas las partes implicadas las expectativas de actuación y mejora futuras.
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Avisar a los empleados con bajo desempeño de que hay consecuencias por no corregir las áreas de desempeño deficiente.
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Servir como documentación legal para proteger al empleador y al gerente involucrados en disputas o demandas en el lugar de trabajo.
Los beneficios de un PIP
El principal beneficio de un plan de mejora del desempeño es la mejora del desempeño de los empleados. Al tener éxito, se evita la fuga de recursos y los costos de rotación asociados a la sustitución de los empleados de bajo desempeño. Pero también hay beneficios más sutiles al aprovechar efectivamente un PIP: Como herramienta de comunicación, un PIP proporciona una documentación clara y concisa, y establece un estándar de responsabilidad que va más allá de la redacción estándar de una acción disciplinaria. Cuando se utiliza de forma correcta y coherente para todos los miembros de bajo desempeño en un lugar de trabajo, un PIP también mejora la calidad de las relaciones con el liderazgo y demuestra un compromiso con la participación de los empleados a largo plazo.
Cuándo no utilizar el PIP
El uso de un plan de mejora del desempeño involucra cierto riesgo para el empleador y el gerente. Para los empleados, el PIP se considera a menudo una advertencia de que se dirigen hacia la disminución de nivel, el traslado o el despido. Existe la opinión popular de que un PIP es simplemente una formalidad: cuando se incluye a un empleado en el plan, ya es demasiado tarde para corregir los problemas de desempeño. La creencia es que los empleadores que aprovechan esta herramienta lo hacen en beneficio de su empresa y como documentación legal, pero que la decisión de despedir o dejar libre al empleado ya está en marcha.
Por lo tanto, utilice un PIP cuando exista una oportunidad sincera de mejorar el desempeño laboral de un empleado valioso con una comunicación clara. De lo contrario, corre el riesgo de alarmar y perder al empleado. Si la intención no es mejorar el desempeño, está alargando lo inevitable y corre el riesgo de desmoralizar a su equipo, lo que repercute en la productividad y baja el listón del desempeño para todos.
Cómo elaborar un formulario de plan de mejora del desempeño
El plan de mejora del desempeño es un documento confidencial diseñado para un público interno. Sin embargo, elabore y utilice el documento bajo el supuesto de que puede ser necesario que resista el escrutinio legal en caso de una disputa laboral o un juicio. Resume la información que presenta de manera profesional y solo incluye los hechos, sin opiniones, jerga o lenguaje informal.
Antes de elaborar su plan de mejora del desempeño, tenga en cuenta los siguientes lineamientos:
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Hable con su equipo de RR. HH. para confirmar que existe una política de PIP e identifique cuándo, dónde, cómo y con quién debe comunicarse antes de reunirse con el empleado.
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Supervise el desempeño del empleado y detalle el trabajo que debe mejorar antes de la reunión.
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Notifique al empleado la reunión para hablar de su desempeño si no tiene programada una reunión individual.
El plan de mejora del desempeño es un formulario conciso, normalmente de una o dos páginas. Es un documento confidencial que presenta los temas principales utilizando un lenguaje y un tono formales. Determine el contenido de cada plan PIP (y el diálogo que genera) en función del motivo por el que se redacta y del empleado objeto de revisión. No obstante, existe un marco común de información que debe cubrirse al elaborar un PIP, que incluye, entre otras cosas, lo siguiente:
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Participantes: Incluya los nombres, cargos y departamentos de todas las personas involucradas en la reunión y el proceso, incluidos el empleado, el supervisor, la dirección y los representantes de RR. HH., si procede.
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Fechas: Incluya la fecha de creación del documento, la fecha de la reunión con el empleado, el intervalo de fechas de los problemas de desempeño cubiertos por el PIP y las fechas relevantes para el período de tiempo cubierto por el PIP en las secciones del plan de acción y del calendario del documento.
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Resumen de las preocupaciones: Haga un listado detallado de los problemas con el desempeño del empleado, cualquier conversación previa con el empleado relacionada con estas preocupaciones, y el trabajo específico que necesita mejorar o los problemas a rectificar. Esta sección incluye descripciones de las áreas en las que hay una discrepancia en el desempeño del empleado que detallan la falta de desempeño utilizando hechos y ejemplos. Haga un listado de cualquier capacitación previa que se haya proporcionado al empleado para abordar estas discrepancias de desempeño.
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Resumen de los objetivos de mejora: Revele al empleado los objetivos del PIP y lo que debe conseguir. Documente el resultado deseado del PIP en términos de desempeño laboral específico. Siga el protocolo S.M.A.R.T. para establecer cada meta (específico, medible, alcanzable, pertinente y con fecha de cumplimiento).
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Recursos y apoyo: Haga un listado de los recursos que proporcionará al empleado para apoyar la mejora, incluida cualquier capacitación adicional, materiales y recursos externos.
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Expectativas y consecuencias: Describa las expectativas específicas que tiene para el empleado durante el periodo de tiempo predeterminado. Documente e indique las consecuencias de no alcanzar esas expectativas.
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Plan de acción con cronograma: Incluya las acciones específicas que el empleado debe llevar a cabo para alcanzar las metas y los detalles sobre cómo medirá este avance. El plan de acción también debe incluir el cronograma aprobado para el periodo de prueba del PIP. Incluya la fecha de la reunión del PIP, la fecha oficial de inicio del plan, la fecha de finalización (la revisión final del PIP) y las fechas de las reuniones de actualización de los progresos programadas.
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Firmas: Agregue los nombres y las firmas de todos los presentes en la reunión del PIP y la fecha.
Cómo utilizar los formularios de plan de mejora del desempeño
Un plan de mejora del desempeño bien planificado y redactado es una herramienta valiosa. Incluya información que transmita los temas de conversación y las mejoras específicas del desempeño que está pidiendo al empleado. Cualquiera que lea el PIP debe ser capaz de entender las preocupaciones, las acciones en marcha y los resultados deseados, independientemente de que haya estado presente en las reuniones o haya estado al tanto de las conversaciones sobre los problemas de desempeño del empleado.
Para garantizar un proceso de PIP coherente y eficaz y lograr el resultado deseado de mejorar el desempeño de los empleados, utilice una metodología paso a paso para preparar y ejecutar el plan.
Paso 1: Documente los problemas de desempeño
Sea proactivo. Observe y documente los problemas de desempeño a lo largo de un período de tiempo para tener un conocimiento exhaustivo de las deficiencias del empleado.
Paso 2: Desarrolle un plan de acción
Antes de reunirse con el empleado y aplicar el PIP, elabore el plan de acción. Un plan de acción bien preparado es la espina dorsal del PIP y servirá como proyecto para corregir los problemas de desempeño del empleado. Además, preparar el plan de acción con antelación proporciona el tiempo suficiente para identificar los recursos necesarios, coordinar los horarios y formular un cronograma preciso para el PIP.
Paso 3: Pida opiniones
Revise el primer borrador de su PIP y pida opiniones a un colega o a otro gerente antes de presentarlo a RR. HH. para su aprobación. Si es la primera vez que utiliza un PIP para la gestión del desempeño, considere la posibilidad de realizar una práctica y representar la reunión para poder practicar y prepararse para la respuesta del empleado.
Paso 4: Celebre la reunión
Determine la fecha y la hora de la reunión del PIP y prográmela con todos los participantes. Programe el tiempo suficiente para mantener una conversación, y anticiparse a las preguntas y comentarios del empleado. Bloquee su calendario, apague las distracciones y evite las interrupciones para proteger la privacidad del empleado y mantener la confidencialidad de la reunión.
Paso 5: Revise el progreso
Ejecute el PIP con el empleado y programe reuniones de seguimiento antes de la revisión final. Aproveche las reuniones de control para proporcionar información, recursos y apoyo. Incluya tiempo para los informes de progreso en las reuniones semanales individuales y programe las fechas de estas revisiones en el calendario del plan de acción del PIP.
Paso 6: Conclusión
Programe una reunión final. Revise el PIP y concluya el plan con las acciones apropiadas basadas en las expectativas y consecuencias del PIP. Si el resultado es el despido, prepare la reunión de acuerdo con la política y los procedimientos de su empresa. Si se prepara y ejecuta correctamente, el resultado final del plan de mejora del desempeño no debería ser una sorpresa.
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