¿Qué es la gestión de proyectos de TI (ITPM)?
La gestión de proyectos de TI es el proceso de administración del plan, la organización y la responsabilidad para alcanzar objetivos relacionados con la tecnología de la información. La gestión de proyectos de TI (ITPM) implica más que solo aplicar conocimientos, alinear habilidades y usar herramientas y técnicas para completar el ciclo de vida de un proyecto. Dado que el alcance de TI cubre la mayor parte de un negocio o una empresa, el alcance de estos proyectos es más amplio, más complejo y, como tal, más propenso al fracaso. Los encargados de la gestión de proyectos de TI se enfrentan a los desafíos de las integraciones interdependientes, las actualizaciones rápidas de la tecnología y los cambios de versión que se producen durante el proyecto. Hay suposiciones sobre los procesos que afectan el desarrollo de nuevos sistemas cargados con equipos heredados, o desafíos asociados con varias opciones de proveedores. Todas estas expectativas y desafíos están dentro del alcance de la ITPM.
La gestión de proyectos puede ser un tema complejo con terminología y prácticas únicas. Aquí encontrará un glosario completo de términos asociados a la gestión de proyectos.
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Historia de la gestión de proyectos de TI
La gestión de proyectos es un proceso de larga data que históricamente ha tenido poca planificación o se ha hecho ad hoc. Sin embargo, en la década de 1950, los elementos se formalizaron más en las disciplinas de ingeniería, construcción y defensa militar, y se desarrollaron herramientas y prácticas recomendadas que tenían una estructura similar. El formato de planificación utilizaba principios que mueven un proyecto de principio a fin en un orden lógico. En la actualidad, esas etapas son el inicio, la planificación y el diseño, la construcción, la supervisión y el control, y la finalización o el cierre del proyecto. La gestión formal de proyectos de TI se ha vuelto popular ya que los avances en constante cambio en la tecnología y las empresas dependen cada vez más de ella.
El ciclo de vida de la gestión de proyectos de TI
El ciclo de vida de un proyecto de TI involucra los cinco procesos básicos de todos los proyectos gestionados: inicio, planificación, ejecución, control y supervisión, y finalización del proyecto (o cierre del proyecto). La principal diferencia para los proyectos de TI es la manera de administrar el ciclo de vida.
- En la etapa de inicio, se utiliza un acta del proyecto para definir los objetivos, el presupuesto y el alcance del proyecto, y se asigna un gerente del proyecto.
- Luego, se planifican los resultados y el gerente del proyecto define los logros o entregas.
- Durante la fase de ejecución, el equipo completa las tareas asignadas según una metodología elegida o integrada.
- Los costos, riesgos y estados del proyecto se supervisan y controlan a través de comunicaciones, reuniones y otros mecanismos de soporte.
- La finalización del proyecto se produce con la aprobación de una fase o de todo el proyecto, y los usuarios finales asumen la titularidad.
Para profundizar en las cinco fases de la gestión de proyectos, lea Desmitificar las 5 fases de la gestión de proyectos.
El método de la gestión de proyectos de TI más común es la metodología en cascada, que implica un proceso lineal predictivo En este método, se define todo el proyecto antes de comenzar, desde el alcance hasta el costo y el cronograma. Luego, se inicia cada fase y una “entrega” estricta indica la finalización de la fase. Otro método del ciclo de vida es el método iterativo, que utiliza un enfoque más incremental. El enfoque iterativo o incremental repite las fases, y cada iteración completa las fases de planificación, análisis y diseño con la capacidad de cumplir con un objetivo específico al final de la iteración. Cada iteración incrementa la funcionalidad completa del proyecto final. La gestión de proyectos de TI también puede usar un ciclo de vida adaptativo, como los de las metodologías Agile. Este estilo brinda una versión aún más flexible del proceso iterativo al comprimir los cronogramas en lapsos de actividad más cortos. Un ciclo de vida adaptativo es especialmente útil en el desarrollo de software y puede soportar el cambio a lo largo del proyecto.
¿Por qué fracasan los proyectos de TI?
Los proyectos de TI tienden a fracasar por razones que van desde la falta de concentración hasta la rápida evolución de la tecnología. Para obtener más información sobre las prácticas recomendadas para gestionar proyectos de TI y evitar el fracaso de los proyectos, visite Resumen de las mejores prácticas de gestión de proyectos de TI.
Principales responsabilidades de un gerente de proyectos de TI
Un gerente de proyectos de TI hace malabares a la hora de abordar las complicadas tareas y entregas de una iniciativa de TI. Hoy en día, los gerentes de proyectos de TI se encargan de las integraciones de firmware y software, el desarrollo de sitios web, el almacenamiento y la gestión de bases de datos, y también desarrollan infraestructuras y redes complejas y geográficamente diversas, a la vez que planifican una seguridad y recuperación adecuadas por si se produce un desastre. A lo largo de estos proyectos, un gerente de proyectos es responsable de establecer objetivos, comunicar y motivar a los miembros del equipo y a las partes interesadas, identificar a las personas adecuadas para cada tarea, investigar, gestionar el cambio, evaluar las necesidades y secuenciar correctamente las actividades. Al fin y al cabo, un gerente de proyectos de TI mejora los resultados de un proyecto. Crear un acta del proyecto es el primer paso de la planificación inicial, que incluye el desarrollo de informes de estado, puntos de referencia del proyecto, presupuestos y planes de comunicación, la elección de equipos y el uso de la gestión del valor ganado (EVM) para medir el rendimiento del proyecto.
Entre las principales responsabilidades de un gerente de proyectos de TI se incluyen:
- Llevar a cabo la planificación y gestión general de los proyectos
- Promover y conseguir apoyo para los proyectos
- Garantizar la compatibilidad general con la tecnología existente
- Eliminar el trabajo duplicado
- Aprovechar las habilidades de los miembros del equipo
- Controlar los costos y mantenerse dentro del presupuesto
Los beneficios de la gestión de proyectos de TI
El índice de fracasos bien documentado del proyecto de TI promedio empaña las diversas ventajas de un proyecto bien gestionado y exitoso. Los beneficios de una gestión adecuada de proyectos de TI son similares a los de la construcción exitosa de un rascacielos o la implementación exitosa de un sistema de guiado de misiles. Sin embargo, a veces, el producto final no es algo tan tangible. El proceso de gestión de proyectos de TI es esencialmente una hoja de ruta que proporciona hitos, orientación, comunicación y presupuesto para completar un proyecto. Las herramientas, los cronogramas, los presupuestos, los objetivos y los hitos guían a un equipo a través del ciclo de vida del proyecto. Pero también es cierto que las instrucciones intuitivas para elementos como la gestión de cambios, la resolución rápida y creativa de problemas y los equipos líderes con diferentes conjuntos de habilidades o que están separados geográficamente también forman parte del alcance general. Un estilo de gestión proactiva que utiliza habilidades organizativas básicas puede, previsiblemente, completar proyectos en plazos más cortos y dentro del presupuesto, lo que, en última instancia, brinda a las organizaciones más oportunidades para obtener ventajas competitivas. Sin embargo, si la gestión es deficiente, las dificultades y complejidades de los propios proyectos pueden tener el efecto contrario.
Los desafíos a los que se enfrentan los gerentes de proyectos de TI
Las complejidades e interdependencias inherentes de estas tareas diversas a gran escala y a largo plazo se encuentran entre los problemas más desafiantes a los que se enfrentan los gerentes de proyectos de TI. Una iniciativa de TI puede abordar muchos tipos de proyectos que involucran la integración de redes, la construcción de infraestructura física o virtual, la creación o la implementación de mejoras de sitios web y el desarrollo de software. Hacer varias suposiciones a la hora de integrar diferentes hardware, redes y software en los sistemas existentes, así como los problemas de interoperabilidad desconocidos, puede complicar un proyecto a medida que avanza. Las expectativas de la empresa, los usuarios finales y las partes interesadas también pueden ofrecer obstáculos o desafíos.
Al momento de gestionar cambios, hay elementos específicos que pueden aportar un nivel de resistencia al progreso y pueden requerir una cuidadosa consideración. Debido a que las tecnologías cambian rápidamente, los proyectos también están sujetos a considerar actualizaciones a mitad del proyecto que pueden afectar los cronogramas o las operaciones, como las capacidades de red o nube, el almacenamiento de datos y la seguridad. Las oficinas geográficamente diversas y que trabajan de forma remota también pueden complicar el éxito de un proyecto de TI.
Para superar estos obstáculos, el gerente de proyectos debe contar con un proceso de ejecución cuantificable sólido, las personas adecuadas para gestionar el trabajo y una estructura de comunicaciones que informe a los equipos y participantes del progreso y los hitos.
Mejores prácticas de las trincheras de la gestión de proyectos de TI
El fracaso del proyecto de cumplimiento de software de Elizabeth Harrin ofreció lecciones importantes. "Podríamos haber encontrado una mejor forma de vender la visión al equipo directivo, porque los proyectos de TI necesitan el patrocinio ejecutivo para tener éxito", afirma.
Amy Black, Director of Project Management with SecureState, provides several tips for IT project planning. “Always plan for buffer time and resource buffers to ensure on-time delivery, be realistic about your time and cost estimates, minimize scope creep by focusing only on the work required to meet the end goal, over communicate with the team and stakeholders, vet timeline concerns up front, provide status updates weekly to ensure visibility and accountability,” she says.
Proyectos de gestión de proyectos de TI de muestra
La experiencia de los departamentos de TI actuales sigue ampliándose. Las muestras de proyectos de TI incluyen las complejas integraciones que respaldan los servicios de TI para todo un negocio o una empresa y sus clientes. Mientras que en el pasado, el departamento de TI desempeñaba principalmente un papel de apoyo para las funciones cotidianas de un negocio, en la actualidad los proyectos que TI inicia, lleva a cabo e implementa pueden formar o romper una organización entera. Si bien los proyectos pueden variar, pueden incluir aspectos técnicos y creativos del desarrollo web y del soporte de comercio electrónico.
Los proyectos de TI pueden incluir lo siguiente:
- Lanzamiento de productos
- Actualizaciones de hardware
- Actualizaciones de software (migración a un nuevo sistema operativo, incluida la creación de imágenes de escritorio, por ejemplo)
- Actualizaciones de red
- Fusión de bases de datos
- Transición al almacenamiento en la nube
- Implementación de redes virtuales
- Desarrollo y lanzamiento de sitios web
- Cambios y actualizaciones en la infraestructura (eliminación de servidores desactualizados, por ejemplo)
- Proyectos de desarrollo de sistemas (proyectos de análisis e inteligencia empresarial, por ejemplo)
Mejores prácticas de PMBOK del PMI
Organizaciones como el Project Management Institute (PMI) capacitan y promueven las mejores prácticas en el creciente campo de la gestión de proyectos. La organización estima que para 2027, habrá 2,2 millones de puestos nuevos para gerentes de proyecto. Los salarios relacionados con la gestión de proyectos son altamente competitivos (en algunos casos llegan a seis cifras para el personal de vasta experiencia). La comunidad global interactiva, las certificaciones, las plantillas y los seminarios web del PMI proporcionan un cuerpo integral de conocimientos (BoK) para los gerentes de proyectos actuales.
Estas prácticas, escritas para PMI por expertos en la materia, definen diez áreas principales para la gestión de proyectos. Estas áreas de gestión individuales son las siguientes:
- Alcance del proyecto: Un documento definido y aprobado que describe todo el proyecto.
- Cronograma del proyecto: Consta de hitos y directrices planificados en un cronograma acordado.
- Costos del proyecto: Determina las estimaciones y proyecciones de los costos para incluir capital, materiales, instalaciones y software.
- Calidad del proyecto: Políticas y procedimientos que afectan la garantía de calidad del proyecto.
- Proceso de adquisición del proyecto: Se centra en la adquisición de productos o servicios de proveedores externos para respaldar un proyecto.
- Recursos Humanos del proyecto: Tiene en cuenta las mediciones del desempeño, los índices de finalización de las tareas y la dinámica del equipo.
- Comunicaciones del proyecto: El proceso de información a lo largo de todo el proyecto.
- Riesgo del proyecto: Desarrolla un puntaje de riesgo para gestionar mejor los riesgos y sus costos.
- Partes interesadas del proyecto: Identifica e incluye a las partes interesadas para mitigar la ansiedad, las preguntas o los obstáculos.
- Integración del proyecto: Explica y fusiona todas las áreas de conocimiento que afectan el desempeño del equipo del proyecto.
¿Quién participa en la gestión de proyectos de TI?
Si bien el gerente de proyectos asignado tiene el control y posee el alcance de todo el proyecto, hay numerosos miembros calificados y con diversas habilidades dentro del equipo o los equipos que completan elementos únicos de un proyecto de TI. Según el proyecto, los ingenieros de software y redes, los programadores, otros profesionales de TI y los analistas se encargan de la mayor parte del trabajo. Sin embargo, la finalización de un proyecto también puede involucrar a creativos (como diseñadores web y artistas gráficos) que proporcionan elementos de usabilidad. Aunque no participan en el trabajo cotidiano, el usuario final, los líderes de equipo, el equipo directivo y las partes interesadas son necesarios para el soporte y deben mantenerse al tanto del progreso a través de la comunicación de los hitos.
¿Qué sistema de gestión de proyectos de TI es el mejor para mi organización?
A menudo se dice que el mejor método o sistema para cualquier proceso de negocios es uno que su equipo utilice de manera efectiva. Existen numerosas herramientas y métodos para proporcionar orientación de proyectos, incluso para las iniciativas de TI más complejas. Un proyecto necesita objetivos claros, una comprensión del resultado final e informes que midan el éxito (como los hitos). Además, se necesitan herramientas y procesos de comunicación sólidos para informar a las partes interesadas sobre los cronogramas, los éxitos y el progreso. Los elementos de colaboración en tiempo real ayudan a los miembros descentralizados del equipo. Prestar atención a áreas como la priorización, la colaboración, las evaluaciones y la planificación, así como los cronogramas y la ejecución, puede ser beneficioso y proporcionar oportunidades para la finalización exitosa del proyecto (y, por lo tanto, la experiencia del usuario final). Además de estos elementos funcionales, la gestión de solicitudes y el soporte para una variedad de metodologías de gestión de proyectos pueden ser beneficiosos.
Metodologías de desarrollo de la gestión de proyectos
Los métodos Agile como Scrum, Kanban y eXtreme Programing (XP) en la gestión de proyectos de TI se están volviendo más populares debido al énfasis en lograr un progreso rápido a través de ráfagas cortas de actividad (iteraciones). La metodología Agile es la más adecuada para proyectos que podrían experimentar cambios o volver a centrarse en cualquier etapa del ciclo de vida del proyecto. Los requisitos del proyecto son están tan determinados en el proceso de inicio y el equipo puede recibir varias funciones en el proceso de desarrollo.
El método en cascada está centrado en el diseño para la gestión de proyectos. La cantidad de tiempo necesaria para el desarrollo de proyectos a menudo se cita como un impedimento y hace que este método sea más vulnerable a los cambios en la tecnología. Sin embargo, el método en cascada es lógico en la construcción y proporciona una planificación más sencilla para la asignación y el presupuesto de los recursos. Algunos gerentes de proyectos pueden preferir usar el método en cascada si hay interdependencias complejas, ya que el método en cascada sigue una secuencia estricta de eventos y entrega los proyectos a medida que se completan. Sin embargo, es difícil absorber el cambio dentro de los procesos en cascada.
Para obtener más información sobre los métodos Agile y en cascada, lea Cuándo elegir la gestión de proyectos en cascada en lugar de Agile.
Consejos para una gestión exitosa de proyectos de TI
La gestión de proyectos es un arte y una ciencia. La ciencia está vinculada al desarrollo de planes, presupuestos, informes y procesos. El arte está vinculado a la gestión de conflictos, cambios, expectativas y obstáculos. La primera elección crítica de un método de gestión de proyectos eficaz marca la pauta para todo el equipo y debe tener en cuenta las habilidades del equipo, las expectativas empresariales y la disponibilidad de recursos. Centrarse en el resultado (en lugar de en el proceso y el presupuesto) también es imperativo para el éxito. Otra buena regla es prepararse para lo inesperado y usar los recursos de la manera más eficiente, ya sea el conjunto de habilidades de un miembro del equipo o una pieza de hardware.
Varios expertos en gestión de proyectos de TI han compartido sus consejos para lograr el éxito en cada fase.
Joshua Peskay, VP of Technology Strategy with RoundTable Technology, has shared the following tips and considerations for each project management phase:
Fase de inicio
“Durante la fase de inicio, asegúrese de que valga la pena trabajar en el proyecto en primer lugar. Pregúntese: ¿Qué problemas resuelve el proyecto? ¿Resolver el problema ayuda al negocio? ¿Cuáles son los criterios de éxito? ¿Se pueden medir?”
Fase de planificación
“Preste especial atención a completar un acta del proyecto, comprender sus dependencias y cómo los hitos que no se alcanzaron afectarán al proyecto en general, y asegúrese de contar con los recursos adecuados para brindar alta calidad”.
Fase de ejecución
“Comuníquese en exceso y organice reuniones diarias para asegurarse de que todos tengan claro quién, qué, cuándo y cómo”.
Fase de supervisión y control
“Asegúrese de contar con una herramienta de gestión de proyectos adecuada para esta fase y evitar el uso del correo electrónico como herramienta de gestión de proyectos”.
Fase de finalización
“Utilice el acta del proyecto para asegurarse de que se hayan completado todas las entregas y haga preguntas que incluyan las siguientes:
- ¿Qué salió bien?
- ¿Qué podríamos haber hecho mejor?
- ¿Qué podríamos cambiar la próxima vez?
- ¿Logramos nuestros objetivos?
- ¿Hay una próxima fase para este proyecto? Si es así, ¿cuál es?
- ¿Cuál es el cronograma para revisar las métricas de éxito?”
Alan Zucker, Founder of Project Management Essentials, LLC has the following advice for each phase:
Fase de inicio
“El inicio es la fase más crítica del proyecto. Al comienzo del proyecto, el nivel de riesgo es el más alto porque hay muchas incógnitas. Recomiendo que se seleccione y asigne al gerente de proyectos al principio de la fase de inicio. Cuanto más comprendan el contexto y el trasfondo, mejor podrán guiar el proyecto y satisfacer las necesidades de los participantes. Al final de la fase de inicio, el gerente del proyecto debe asegurarse de que el cliente o patrocinador haya definido los criterios de aceptación o la definición de proyecto finalizado. Si el cliente no aclara o no está seguro de lo que quiere, no proceda o proceda con extrema precaución”.
Fase de planificación
“Cuando planifique el proyecto, aproveche a sus expertos. Suelen ser ellos (o sus equipos) los que ejecutarán el trabajo. Utilice sus habilidades de facilitación para reunirlos y elaborar un plan que puedan respaldar. El gerente de proyectos también debe desarrollar el plan de gestión de proyectos que guía la ejecución del proyecto. El plan del gerente de proyectos se compone de ocho planes adicionales que describen cómo se gestionará todo, desde el costo, el cronograma, la calidad y el alcance hasta la adquisición y los recursos. No vuelva a inventar la rueda. Utilice plantillas, estándares, pautas y experiencia para desarrollar estos planes. Si no tiene a nadie en su organización que lo ayude, comuníquese con la delegación local del Project Management InstituteÀ.
Ejecución
“Recomiendo que los gerentes de proyectos apliquen con regularidad las lecciones aprendidas, a veces llamadas retrospectivas, durante la ejecución del proyecto. Pregúntele al equipo cómo podemos mejorar la ejecución del proyecto. ¿Qué mejoras se pueden hacer?”
Fase de supervisión y control
“Hay varios indicadores clave de rendimiento que el gerente de proyectos debe supervisar:
- Cronograma: ¿Cómo avanza el proyecto en comparación con el plan?
- Costo: ¿Cuáles son los costos del proyecto en comparación con los del plan? ¿Y para el período actual y el proyecto hasta la fecha?
- Alcance: ¿Todavía planeamos entregar lo que nos comprometimos a entregar?
- Calidad: ¿Estamos produciendo un producto de alta calidad que cumple con las expectativas de nuestros clientes?
Los gerentes de proyectos dedican mucho tiempo a reuniones para recopilar e informar el estado. Las habilidades de escucha son importantes. Huela el proyecto. ¿Le huelen bien las cosas?”
Fase de cierre
"La aceptación de la entrega es importante. Queremos asegurarnos de que nuestros clientes estén satisfechos con el producto final y el proceso en torno a la aceptación del producto. A veces, los gerentes de proyectos y los clientes se disputan elementos de escasa importancia al final del proyecto. Actúe con diplomacia: recuerde, es posible que quiera hacer negocios con ese cliente en el futuro”.
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