Smartsheet le ofrece un 30 % de aumento de la eficiencia a la Universidad de Salud de Utah

Al ser el único sistema de atención de la salud en la zona, University de Salud de Utah se concentra en la salud y el bienestar de los habitantes de seis estados. Los 14 000 profesores y empleados del sistema ofrecen atención al paciente, investigación médica y capacitación para los futuros profesionales. Tres empleados de la organización de Integridad de la cultura y el sistema, un grupo que se centra en los recursos humanos y la gestión de proyectos, están trabajando para mejorar la capacitación y la retención de los empleados mediante el uso de Smartsheet para automatizar y optimizar los procesos, y aumentar la colaboración, la eficiencia y la eficacia.

“Nuestro departamento pone el énfasis en la cultura, al mejorar la experiencia de los pacientes durante su estadía aquí”, dice la gerente Shannon Lingwall. En el pasado, el departamento tuvo dificultades para mantener la cohesión del equipo, porque utilizaba una plataforma que no facilitaba la colaboración, estaba basada en hojas de cálculo, permitía que solo un usuario a la vez realizara actualizaciones y dependía de la lentitud de los correos electrónicos para llenar los huecos. Eso cambió con Smartsheet. “Lo que hemos ganado en eficiencia es increíble”, admite Lingwall. “Observamos un aumento de eficiencia de alrededor del 30 por ciento en todo mi equipo”.

“Smartsheet nos llevó de un proceso de seguimiento manual a uno mucho más automatizado y con tecnología avanzada”, comenta Ischa Jensen, encargada de la gestión de proyectos. Con las funciones de automatización, los informes y los tableros de Smartsheet para hacer un seguimiento de los proyectos y los recursos, “pudimos tener un impacto mucho mayor. En cualquier momento, puedo ver el estado exacto de cada proyecto, quién está trabajando en él, cuándo se prevé su finalización y cuándo voy a poder asignar un nuevo proyecto a ese recurso. Smartsheet le permite a nuestros gerentes de proyecto pasar más tiempo diseñando los proyectos que haciendo un seguimiento de estos. ”

“Me encantan las funciones automatizadas, son perfectas”, dice Anita Willoughby, directora de un departamento con 330 miembros. “También amamos los paneles. Una de las cosas que considero más valiosas son los paneles, porque me muestran, con solo un vistazo, cuáles son los gerentes de proyectos que cuentan con más capacidad y cuáles tienen más carga de trabajo; estuve esperando una herramienta así durante años.

“Este es el tipo de eficiencia que nos ha ayudado a ser exitosos”, afirma Willoughby. “Podemos dar una respuesta rápida, tenemos la información y podemos rastrearla; simplemente somos más eficientes con Smartsheet”.