La Universidad del Cabo Occidental consigue avances en su misión académica con Smartsheet

La Universidad del Cabo Occidental refiere una orgullosa historia de lucha por la liberación de Sudáfrica. Se fundó hace 60 años y, desde entonces, ha seguido luchando contra la opresión, la discriminación y las carencias a través de sus iniciativas académicas y de compromiso con la comunidad.

Las principales preocupaciones de UWC con respecto al acceso, la equidad y la calidad de la enseñanza superior surgen de un extenso compromiso práctico para ayudar a los marginados históricos a participar plenamente en la sociedad sudafricana. La institución alberga a unos 25 000 alumnos en sus múltiples campus y, cada año, se incorporan entre 4500 y 5000 alumnos nuevos.

La universidad ha tenido una importante rotación de directores de TI en poco tiempo, lo que ha provocado cambios estructurales alteradores que han repercutido en la moral del personal. El personal era reticente a ser transparente, porque le preocupaba exponerse a posibles repercusiones. Esto no solo derivó en una falta de cohesión entre los equipos, sino también en una falta de transparencia que, en última instancia, limitó la rendición de cuentas.

Cuando el director de TIC, Raymond Crown, se incorporó, le costaba hacerse una idea cabal del sistema informático, ya que cada equipo había estado trabajando como unidades independientes. Para conseguir la claridad que necesitaba, empezó a buscar un mecanismo único y centralizado que consolidara los procesos y mejorara la generación de informes.

Habiendo usado anteriormente Excel para las tareas de la organización, Raymond quería algo que no requiriera habilidades o recursos adicionales, pero que motivara la rendición de cuentas, tanto para la universidad como para sus empleados.

Tras conversarlo con sus colegas, un investigador de la universidad le mostró a Raymond una demo de Smartsheet. El hecho de ver el software despertó su interés, y una prueba reveló pronto que Smartsheet cumplía todos sus requisitos: una fuente centralizada de información, una forma intuitiva de supervisar la actividad y una plataforma para visualizar fácilmente los procesos.

Al principio, Raymond eligió Smartsheet para su uso personal, antes de presentárselo a los gerentes de Operaciones, quienes reconocieron y aprovecharon de inmediato sus ventajas. Juntos, exploraron cómo Smartsheet podía ofrecer mejor visibilidad de los proyectos y mejorar la generación de informes.

“Me gustó apenas lo vi. Empecé a explorarlo y me di cuenta de que podría consolidar información de varias fuentes en un solo lugar. Fue en ese momento cuando comencé a aprovechar Smartsheet al máximo”, afirma Raymond.

Optimización de informes financieros

La presupuestación anual de la universidad es una tarea colosal que lleva aproximadamente seis meses. El proceso anterior que usaba el equipo de TI era engorroso e ineficaz, por lo que Raymond recurrió a Smartsheet para mejorarlo.

Por medio de la función de planificación de Smartsheet, Raymond no solo automatizó por completo el sistema, sino que también creó un formulario fácil de usar para enviar las solicitudes de presupuesto. Con una forma más fácil de hacer el seguimiento de estas solicitudes, el equipo pudo simplificar sus informes. Y, al visualizar esta información en el panel durante las reuniones, consiguieron la transparencia que tanto necesitaban.

Smartsheet también ha transformado el proceso logrando una discusión uniforme. Sin necesidad de ir hacia atrás reiteradamente para hacer revisiones, el equipo ahora tiene más tiempo para concentrase en otras tareas. Además, dado que la mayor parte del trabajo presupuestario se hacía antes fuera de los horarios de oficina, la reducción del esfuerzo requerido ha repercutido inmediatamente en la moral del equipo.

Eliminación de los pagos atrasados

El hecho de no disponer de un sistema centralizado para rastrear las aprobaciones de las solicitudes de adquisición ha causado a menudo retrasos en los pagos. En ciertos casos, esto ha hecho que la universidad deba pagar intereses por la falta de pago o los pagos atrasados a los proveedores de software. Smartsheet ayuda al personal a evitar estos recargos ofreciendo una vista general de toda la información relevante. Esto ahora se ha ampliado para incluir la presentación de documentación, firmas y procesamiento de pagos, todos aspectos claramente cruciales cuando el personal trabajaba de forma remota y no podía firmar presencialmente.

Actualmente, Raymond recibe alertas gracias a la automatización y sabe de forma instantánea cuando un pago se ha atrasado, lo que facilita mucho su pronta resolución. Además, dado que es posible averiguar qué equipo fue el responsable del pago atrasado, puede deducir los cargos de sus presupuestos asignados, lo que ayuda a impulsar la rendición de cuentas.

“El equipo ha ahorrado muchísimo tiempo”, indica Raymond. “Reúne todas las facturas y documentos para luego, en determinados momentos de la semana, enviármelos a través de Smartsheet. Un proceso sumamente simple que me permite hacer un seguimiento sencillo de lo que he firmado”.

Mitigación de riesgos

Otra ventaja de la transparencia total de los procesos es la capacidad para gestionar satisfactoriamente los riesgos, un requisito fundamental para la universidad. Usando los paneles de Smartsheet, Raymond puede demostrar con seguridad la supervisión del progreso y su posterior resolución, lo que tranquiliza a las partes interesadas asegurándoles que el entorno está en orden.

Gracias a Smartsheet, Raymond dispone ahora de transparencia total de todo el panel. Ha conseguido estandarizar procesos, como la presupuestación y las adquisiciones, lo cual mejoró la eficiencia y agilizó el día a día.

Smartsheet también ha mejorado la colaboración y la comunicación entre los equipos. Desde que usa Smartsheet, la productividad ha aumentado alrededor del 20% dentro de los procesos que se han automatizado, lo que redujo la necesidad de horas extra y dio como resultado una fuerza laboral más satisfecha.

Por si fuera poco, las ventajas financieras de implementar Smartsheet son tangibles. “En este momento, no tenemos resultados de auditoría pendientes”, afirma Raymond. “Desde que me uní, hemos cerrado cerca de 170 resultados de auditoría. Si Smartsheet no nos permitiera supervisar y controlar todo, seguiríamos en el mismo lugar”.

En líneas generales, la administración se ha optimizado y mejorado de tal manera que el equipo puede hacer mucho más, con menos.

Para obtener más información sobre esta historia, consulte nuestro estudio de caso.