TRUE Projects está creando la próxima generación de empresas de construcción centrándose en la visibilidad y la transparencia

La empresa constructora australiana TRUE Projects nació de la necesidad de hacer algo diferente en el sector del equipamiento de interiores. Los cofundadores Kane Godfrey y James Peebles trabajaron durante más de una década en el sector de la construcción, pero observaron una falta de confianza generalizada debido a la visibilidad limitada de los proyectos. Decididos a hacer algo diferente, fundaron TRUE Projects en 2018 con la misión de crear una empresa de diseño y construcción de equipamiento de oficinas comerciales, pero con total transparencia a lo largo de todo un proyecto. Para dar vida a esto, necesitaban una tecnología que permitiera la visibilidad de todo el negocio, a través de Smartsheet.

“Ofrecemos total transparencia financiera a nuestros clientes durante todo el proceso de diseño y construcción, tanto si quieren ver la facturación como los presupuestos de los subcontratistas”, afirma Kane Godfrey, director de TRUE Projects. “Al pasar a Smartsheet, el mayor beneficio para mí ha sido crear un sistema que es fácilmente adaptable y visible: es mi parte favorita”.

Crear una plataforma empresarial para la transparencia

Cuando James y Kane empezaron el negocio, trabajaban con sus computadoras portátiles desde cafeterías de todo Sídney. Sus procesos de negocio iniciales consistían simplemente en Excel, Dropbox y el correo electrónico, pero pronto se dieron cuenta de que necesitarían un enfoque más estructurado a medida que la empresa creciera para mantener la transparencia en todo el negocio. Experiencias anteriores con software de bajo rendimiento los obligaron a buscar algo flexible que realmente les ofreciera visibilidad en todas las áreas de la empresa, desde las finanzas hasta el marketing y la entrega de proyectos.

En lugar de utilizar un software específico para la construcción, querían una solución que pudiera abarcar toda la actividad empresarial, en tiempo real, para evitar problemas como el control de versiones. Para evitar el problema de estar atados a un sistema que no satisfacía sus necesidades a largo plazo, TRUE Projects buscó una solución basada en la nube.

“Luchamos durante seis meses con Excel, pero sabíamos que teníamos un plan de negocios para crecer y necesitábamos un sistema que nos apoyara en esa fase de crecimiento”, afirma Kan. “Con Smartsheet, decidí darle una oportunidad y empezar la prueba. A partir de ahí, pasamos cuatro fines de semana desarrollando todo el sistema, desde el marketing hasta las finanzas, para crear exactamente lo que necesitábamos”.

En poco tiempo, TRUE Projects pudo poner en marcha Smartsheet para satisfacer sus necesidades empresariales. Mediante el uso de plantillas existentes y la creación de hojas personalizadas, el poder estaba en manos del equipo para desarrollar una herramienta adecuada para su propósito, que pudiera ajustarse en cualquier momento.

“Hay dos cosas que me gustaron: una, que tenía total flexibilidad sobre el sistema y podía ser yo quien hiciera los cambios; dos, que todo estaba disponible en línea y podía ayudar al equipo desde cualquier lugar”, afirma Kane. Uno de nuestros objetivos es disponer de los sistemas y las herramientas adecuados para el equipo, estén donde estén, ya que una de las partes más frustrantes del negocio era tener que iniciar sesión en un portal en el lugar para conseguir lo que se necesitaba”.

Una herramienta empresarial central para todos los equipos

Kane y su equipo utilizan Smartsheet para dirigir todo el negocio. Ha transformado su forma de trabajar y de ofrecer información a los clientes y garantiza la coherencia de todas las actividades. El Departamento de Marketing utiliza Smartsheet para hacer un seguimiento de todos los objetivos, las metas y los programas, así como para colaborar con el equipo de ventas. TRUE Projects utiliza Smartsheet para su gestión de relaciones con los clientes (CRM) y para gestionar clientes potenciales y canalizaciones de ventas. En lugar de utilizarla de forma retroactiva con fines de seguimiento, el equipo lleva a cabo reuniones internas fuera de la plataforma y, a continuación, captura las notas/actas en una hoja para facilitar el acceso.

El equipo puede trabajar con la confianza de tener una única fuente de información. En lugar de depender de diferentes sistemas en todos los departamentos, la empresa utiliza solo cuatro: Xero para la contabilidad, Dropbox, Office 365 y Smartsheet. Gracias a esta simplicidad, es capaz de transferir información entre departamentos sin mover un dedo. Los sistemas se emparejan, de modo que cada vez que un gerente de proyectos realiza un cambio, este se ve reflejado también en la hoja del departamento financiero y de ventas.

Al estar basada en la nube y ser compatible con dispositivos móviles, TRUE Projects puede acceder a Smartsheet desde cualquier lugar, algo especialmente importante en una obra de construcción. Los equipos in situ pueden consultar rápidamente los detalles del proyecto, así como gestionar los procesos de seguridad sobre la marcha. Esto es especialmente importante cuando atraviesan la pandemia y necesitan garantizar la seguridad de los contratistas en el lugar. 

“La integración de Smartsheet y Dropbox realmente ayuda con la documentación del proyecto y a saber qué está más actualizado”, continúa Kane. “Contar con características como el historial y el seguimiento de versiones es útil para entender lo que está pasando, especialmente cuando hay muchas personas trabajando en la misma hoja desde diferentes lugares”.

El valor agregado del tiempo extra

Kane afirma que la visibilidad que ofrece la plataforma ayuda a la empresa a cumplir su misión de transparencia. Si bien los distintos equipos, como el de finanzas, el directivo o el de ventas, utilizan portales diferentes, la capacidad de los empleados para gestionar la información directamente en el mismo sistema significa que hay claridad en todo momento en un sector que a menudo está lleno de confusión.

“La tranquilidad de tener esa conexión y visibilidad es poderosa. Es una única fuente de información, pero para todo el equipo, no solo para mí como empresario”, afirma Kane. Todos los datos se utilizan para hacer un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) en tiempo real, de modo que todo el mundo pueda comprobar los objetivos que hemos fijado. En lugar de esperar a que nos pongamos al día, todos los miembros de nuestro equipo pueden evaluar el rendimiento sobre la marcha”.

Kane ha observado un importante ahorro de tiempo, sobre todo en la introducción de datos y la relación con los clientes. Esto ha mejorado aún más tras la implementación de Resource Management de Smartsheet para optimizar los proyectos, el seguimiento del tiempo y la previsión de personal. Con estas eficiencias, TRUE Projects puede centrarse más en ofrecer a sus clientes una experiencia de diseño y construcción realmente excelente. 

“Desde que empezamos a utilizar Resource Management de Smartsheet, hemos llevado el desarrollo al siguiente nivel. Hemos agilizado el proceso desde las ventas hasta la entrega del producto y hemos reducido la cantidad de tiempo que pasamos en Smartsheet”, agrega Kane. “Nuestros datos tienen menos propensión a errores humanos y estamos ahorrando alrededor de un 30% de tiempo en la gestión de datos para los equipos de ventas y proyectos. Incluso al rellenar automáticamente las hojas para eliminar duplicados ahorramos un 15% en la introducción de datos. Los beneficios son enormes y, para mí, es una solución sin riesgos en la que tenemos el poder de crear lo que realmente necesitamos como empresa”.

“Smartsheet es realmente poderosa”, concluye Kane. “Puedo ver mi posición de beneficios en la empresa de una sola vez y saber cuál es la previsión actual y para los próximos seis meses. Hay demasiados niveles de profundidad en la plataforma de Smartsheet”.

Para obtener más información sobre esta historia, consulte nuestro estudio de caso.