Tellepsen Builders ayuda a los empleados a progresar con Smartsheet

Tellepsen Builders es una empresa familiar que lleva más de 100 años operando en Houston, centrándose en proyectos que marcan la diferencia en la vida de las personas, como sedes corporativas, hospitales y escuelas. El equipo de gestión de proyectos de construcción es uno de los más grandes de la empresa, así como uno de los más vitales. Los gerentes de proyectos trabajan en las obras de construcción organizando todas las operaciones en el lugar.

Kendall Pouland, directora de Desarrollo Profesional, ha ido ascendiendo por los diferentes niveles de la gestión de proyectos. Pasar 10 años trabajando en obras de construcción con un casco le enseñó que el trabajo de un PM es complejo, y que es esencial recibir comentarios claros para dominar el trabajo.

Si bien los PM de Tellepsen sabían cómo construir un edificio, la empresa no había diseñado una estructura clara para el crecimiento profesional y el ascenso de los empleados. El ambicioso grupo de PM estaba ansioso por tener un impacto tanto en su carrera profesional como en su comunidad, y los asistentes querían ascender lo antes posible. Pouland descubrió que las destrezas y los criterios de ascenso no estaban estandarizados, lo que generaba confusión sobre quién estaba preparado para ascender y qué capacitación era necesaria para conseguirlo.

Pouland necesitaba una forma mejor de gestionar la capacitación de destrezas y el proceso de ascenso de un equipo cada vez mayor de ambiciosos gerentes de proyectos, por lo que trabajó con el equipo para identificar 66 destrezas de gestión de proyectos en cinco categorías principales, con seis niveles de competencia que iban desde un nuevo asistente hasta un empleado sénior experimentado.

Encontrar la herramienta adecuada

Para transmitir las destrezas y los niveles, Pouland eligió Smartsheet. Creó una matriz de competencias y una cuadrícula en la que se detallaban los 396 niveles de destreza, organizados en hojas individuales para cada gerente de proyectos.

“Cuando la creo, todo está marcado con el estado 'incompleto', y si se quiere avanzar en nuestra organización, ahora se dispone de la capacidad y la información necesaria para llegar hasta el final”, afirma Pouland. “En caso de necesitar ayuda con alguna de las destrezas, es nuestra responsabilidad proporcionarle los conocimientos, los míos, los de su jefe o los de otro PM, pero usted es el dueño de su destino”.

La codificación por colores proporciona comentarios

La codificación por colores ayuda a los PM a identificar las destrezas que dominan y las que aún requieren trabajo. Cuando un PM marca una destreza como completada, la hoja avisa a un gerente por correo electrónico, que puede aprobarla o proporcionar comentarios específicos sobre lo que aún necesita aprender. Los gerentes pueden acceder a las hojas de la matriz de competencias de los miembros de su equipo y actualizarlas en dispositivos móviles y pueden enviar comentarios desde la obra de construcción, desde cualquier sala de reuniones o desde casa, en lugar de esperar a un día de oficina.

“La capacidad de uso móvil era importante para nosotros”, afirma Pouland. “Facilitaba el trabajo de los responsables de la aprobación. Están muy ocupados; no se pasan el día sentados delante de una computadora y tal vez ni siquiera sean tan técnicos, así que poder hacer su trabajo desde un teléfono con un par de clics es beneficioso”.

A medida que un PM completa las destrezas necesarias, las celdas de la hoja pasan de rojo a amarillo y a verde. Cuanto más verde sea la matriz de competencias, más preparado estará el PM para el ascenso. Si la hoja no se vuelve verde con suficiente rapidez, las razones son más fáciles de identificar.

“Para el gerente, a veces se trata de una sensación: ‘No me parece que esté preparado para el ascenso’, pero es difícil identificar por qué”, afirma Pouland. “Este era el lugar perfecto para que el gerente dijera: ‘Necesitas desarrollar esta destreza de comunicación’ o ‘Necesitas mejorar en el seguimiento y control de las tareas’”.

Simplificación de los procesos de RR. HH.

La matriz de competencias no solo facilita el ascenso individual, sino que hace que los exámenes anuales de desempeño sean más eficientes. Dado que los PM y sus gerentes se comunican a lo largo del año, el proceso de evaluación no conlleva sorpresas y puede completarse con un breve cuestionario. En el primer año tras la adopción de la matriz de competencias de Smartsheet, el equipo de gestión de proyectos finalizó sus exámenes de desempeño en una semana, mientras que otros equipos tardaban cerca de un mes.

Pouland está trabajando para extender la estructura de la matriz de competencias a otros equipos, una categoría de trabajo a la vez, para que todos en la empresa tengan una orientación más clara a la hora de gestionar su carrera profesional”.

“Estamos llenos de personalidades de tipo A”, afirma Pouland. “Esta solución ha facilitado las conversaciones difíciles porque ya teníamos un comité que se sentaba a escribir exactamente en qué hay que ser bueno. Definitivamente ha ayudado a las personas a centrarse en lo que necesitan para empezar a avanzar”.