Stellar Bank utilizó Smartsheet para acelerar una fusión y, a su vez, consiguió agilidad y ahorro de costos

Muchas empresas conocen la molestia de tener que lidiar con conjuntos de datos incoherentes y propensos a errores repartidos en hojas de cálculo actualizadas manualmente. La molestia de la información difícil de encontrar, escondida en el buzón de correo electrónico de alguien, y el impacto de procesos lentos que dependen de llamadas telefónicas, correos electrónicos y la transferencia de documentos en papel por el pasillo o alrededor de la zona.

Si a esto le añadimos dos empresas que están fusionando sus distintos e incoherentes entornos de TI, nos hacemos una idea del desafío al que se enfrentaba Stellar Bank al integrar las aplicaciones, procesos y sistemas de comunicaciones de negocios de sus predecesores, Allegiance Bank y CommunityBank of Texas, para formar Stellar. 

El tiempo no estaba de su parte.

“Queríamos integrar los dos sistemas lo antes posible, para que la organización combinada pudiera atender plenamente a los clientes con una experiencia del cliente coherente una vez finalizada la fusión”, afirma Jason Trevino, vicepresidente sénior y director de Soluciones Tecnológicas Empresariales de Stellar Bank. “Normalmente, hay un retraso de meses entre la implementación de un acuerdo y la integración de TI, porque es cuando el trabajo puede comenzar”.

La colaboración “inmediata” acelera la fusión y mejora la experiencia del cliente

Pero no hubo tal retraso en la colaboración entre Allegiance Bank y CommunityBank of Texas. Al elegir Smartsheet, Stellar eliminó esos retrasos y comenzó la colaboración entre los dos bancos de inmediato.

“Smartsheet nos permitió colaborar entre los dos bancos desde el momento en que se firmó la documentación de la fusión”, afirma Trevino.

“Nunca había visto ni oído hablar de eso antes. No tuvimos que esperar a crear sistemas de correo electrónico o portales seguros. Cumplimos los requisitos normativos de seguridad y privacidad de datos, y lo hicimos con Smartsheet”.

Poner en marcha rápidamente la parte tecnológica de la fusión no era solo un detalle. La función reforzó directamente la marca y la experiencia del cliente de Stellar. “Ofrecemos a nuestros clientes una experiencia excepcional en un banco comunitario lo suficientemente grande como para satisfacer todas sus necesidades,” dice Trevino. “Smartsheet nos llevó allí más rápido de lo que podríamos haberlo hecho por nuestra cuenta”.

El éxito del PPP es un “auténtico creador de reputación”

El mayor y más sorprendente éxito del banco con Smartsheet, según Trevino, fue su implementación del Programa de Protección de Sueldos (PPP). 

“Nuestra habilidad para poner en marcha y administrar un proceso de PPP rápido, preciso, confiable e integral nos permitió ganar una verdadera reputación”, dice.

“Aparecimos en las listas junto a algunos de los mayores bancos del país por el número de clientes atendidos, préstamos cerrados y puestos de trabajo salvados, listas en las que nunca antes habíamos estado. Si no hubiéramos utilizado Smartsheet, no habríamos podido crear la aplicación tan rápido ni habríamos podido ayudar a tanta gente”.

Trevino da crédito a la flexibilidad y agilidad de Smartsheet. “Con Smartsheet, ajustamos los flujos de trabajo y los procesos incluso después de que la aplicación se lanzara”, afirma. “Perfeccionamos nuestros procesos con éxito y de manera fluida”.

El banco obtiene procesos más rápidos, agilidad y ahorro de costos

Stellar utiliza Smartsheet para potenciar y transformar una parte cada vez mayor de sus procesos de negocios, lo que permite al banco ser más ágil a la hora de responder a necesidades imprevistas, mejorar la experiencia del cliente y aumentar la productividad.

• Los cierres trimestrales, que antes tardaban 120 días al año, ahora se realizan en 7 días.
• Los procesos integrales, como la aprobación de solicitudes, que antes tardaban al menos 10 días, ahora se completan en 1 día.
• Las pruebas de concepto, que antes tardaban días en diseñarse, ahora se logran en 2 horas.
• Smartsheet sustituye a una serie de aplicaciones de terceros que el banco utilizaba anteriormente, lo que reduce los costos de licencias y mantenimiento.

De la gestión de proyectos a las fusiones y adquisiciones

Uno de los bancos predecesores de Stellar utilizaba Smartsheet como solución de gestión de proyectos, y Trevino y sus colegas empezaron a utilizarla para organizar y gestionar la fusión de Allegiance y CommunityBank of Texas. Trevino estableció todo el plan del proyecto con paneles e informes de Smartsheet para las más de 200 partes interesadas que participaban en la fusión. Sin embargo, Stellar necesitaba más que una solución de gestión de proyectos, y Trevino sabía que Smartsheet podía ofrecerla.

Dirigió la organización en la expansión de la huella de Smartsheet para automatizar los procesos de formularios, hojas y eventos. Allegiance y CommunityBank of Texas utilizaron Smartsheet como plataforma común para cerrar la brecha entre sus sistemas. Colaboraron a través de Smartsheet, sin alterar las estructuras de auditoría ni realizar otros cambios en los dos sistemas de TI que hubieran incumplido los requisitos normativos. 

La plataforma sin código facilita el desarrollo de aplicaciones intuitivas

Para acelerar la implementación de la fusión, Stellar utilizó una serie de capacidades de Smartsheet, como WorkApps, Bridge, Data Mesh y Data Shuttle.

WorkApps es una plataforma sin código para crear aplicaciones fáciles de navegar que puede incluir hojas, formularios, informes y paneles en una experiencia única e intuitiva. Aunque puede utilizarse para gestionar proyectos y reuniones sencillos, también se adapta a necesidades, como las de Stellar, para permitir la colaboración con cientos de partes interesadas en torno a una compleja cartera de proyectos. 

El banco utilizó WorkApps para identificar los procesos actuales de Allegiance y CommunityBank of Texas y las brechas existentes entre ellos, así como para segmentar los datos que podían ver y con los que podían trabajar ambos bancos sin exponer datos que debían permanecer confidenciales por motivos normativos hasta que la fusión fuera definitiva. Proporcionó a las unidades una forma de transferir y conservar documentos, archivos adjuntos, notas, actas de reuniones, etc., todo a través de un portal común. Crearon paneles para que haya transparencia en las solicitudes de trabajo y utilizaron WorkApps para comunicarse y colaborar sin tener que recurrir a los distintos sistemas de correo electrónico.

La integración de las aplicaciones de servicios crea una única versión de la verdad

Para integrar las aplicaciones de servicios del banco en Smartsheet, Stellar utilizó la capacidad Bridge de Smartsheet, que conecta datos entre sistemas y automatiza tareas de rutina. Stellar utilizó primero Bridge para integrar su proceso de concesión de préstamos en Smartsheet, lo que permitió al banco ofrecer rápidamente préstamos del Programa de Protección de Sueldos (PPP) durante la pandemia. Stellar utilizó Data Shuttle para mover automáticamente los datos entre plataformas y crear una fuente de verdad centralizada para la toma de decisiones en tiempo real. Utilizó Data Mesh para asignar datos entre grandes hojas e informes, para eliminar la duplicación de datos, acelerar la colaboración y automatizar procesos para una ejecución más rápida del trabajo. 

Stellar sigue utilizando Smartsheet para automatizar e integrar procesos y aplicaciones de negocios, como su proceso de supervisión de excepciones crediticias. 

“El cambio más drástico es que a las personas ya no les alcanza con ver datos en hojas de cálculo, documentos de procesamiento de textos y cualquier cosa que no pueda compartirse de forma nativa”, dice Trevino.

“Nuestro personal nos pide constantemente que introduzcamos datos y procesos en Smartsheet para poder colaborar. En general, nuestro banco tarda mucho en adoptar la tecnología. Una vez que las personas vieron lo que Smartsheet podía hacer, su adopción pasó del 25 % al 85 % en un fin de semana”.

Para obtener más información sobre esta historia, consulte nuestro estudio de caso.