Smartsheet ayuda a los estudiantes de negocios de SIUE a destacarse en proyectos académicos y en la labor profesional

La Escuela de Negocios de Southern Illinois University Edwardsville (SIUE) tiene como objetivo preparar a los estudiantes para la vida profesional a través tanto de un plan de estudios académico integral como de la experiencia práctica con los procesos y las herramientas del lugar de trabajo. Smartsheet se ha convertido en una parte fundamental del conjunto de herramientas de la Escuela. No solo ayuda a los estudiantes a planificar y gestionar el trabajo en grupo que determina sus calificaciones, sino que también les brinda una ventaja competitiva en las búsquedas de empleo con los empleadores que utilizan Smartsheet en sus propias empresas.

“Se utiliza en las clases de administración, contabilidad, economía, finanzas, gestión y marketing”, afirma Tim Jacks, doctor y profesor adjunto de Administración de Equipos y Sistemas de Información (CMIS) de SIUE. “Yo diría que todo el mundo está teniendo al menos algún tipo de exposición a Smartsheet, y algunos estudiantes realmente utilizan la herramienta de colaboración en todo su potencial. En el último año, las empresas han empezado a preguntar sobre la capacidad de Smartsheet en sus ofertas de empleo. Es realmente una fuente de ventaja competitiva para los estudiantes”.

La Escuela de Negocios SIUE introdujo por primera vez Smartsheet en su plan de estudios como herramienta de gestión de proyectos dentro de un curso de gestión. Seis años después, se ha extendido por todo el programa.

“Después de probar Smartsheet, lo adoptamos formalmente como un estándar para la Escuela de Negocios”, afirma Jacks. “El mundo académico no es como el empresarial en el sentido de que no es muy directivo; nuestro decano puede hacer recomendaciones o sugerencias, pero en realidad no puede obligar al cuerpo docente a utilizar una nueva herramienta. La adopción de Smartsheet fue muy popular: todo el cuerpo docente empezó a utilizarla de forma natural. Eso demuestra que es un gran producto que se adapta bien a lo que necesitamos hacer”.

Una opción ideal para el trabajo en grupo, dentro y fuera del aula

Jacks afirma que la plataforma de Smartsheet es especialmente buena para preparar a los estudiantes para la colaboración que pueden esperar en el lugar de trabajo. En las clases de tesis, se espera que los estudiantes creen su propia hoja y plan de proyecto, mientras que en los cursos introductorios se proporciona más orientación.

“En la Escuela de Negocios SIUE asignamos mucho trabajo en grupo a nuestros estudiantes, ya que tratamos de prepararlos para el mundo real”, explica Jacks. “Smartsheet es una aplicación fácil de usar y superintuitiva. Apenas se necesita capacitación; basta con abrirla y empezar a rellenar los espacios en blanco. Para el cuerpo docente es muy fácil crear una plantilla de Smartsheet, asignar grupos de estudiantes, darles su plantilla de proyecto inicial y decirles: ‘¡ya!’. Y ellos parten de ahí. El efecto bola de nieve es que, a medida que los estudiantes lo ven más y más, empiezan a utilizarlo por su cuenta, incluso cuando no es obligatorio en un curso concreto”.

Smartsheet es una de las varias herramientas digitales que Jacks y sus colegas utilizan para desarrollar y presentar cursos y evaluar el rendimiento de los estudiantes. No utiliza Smartsheet para calificar, pero le resulta inestimable para supervisar y evaluar el rendimiento de los estudiantes, especialmente en los proyectos grupales. Le proporciona un conjunto de datos objetivos que puede utilizar a la hora de ayudar a un equipo de proyecto a dejar de señalar con el dedo y empezar a resolver problemas.

“Si veo que un grupo se siente abrumado, puedo mirar mi panel de Smartsheet, hacer clic en el grupo para ver cuál es su estado y, a continuación, hacer un seguimiento con sus miembros a mitad de semestre, antes de que sea demasiado tarde para hacer algo al respecto”, afirma Jacks. “No queremos que nadie fracase. Queremos ayudar a los estudiantes a aprender. Una parte del aprendizaje consiste en cometer errores. Cuanto antes pueda identificar esos errores, más rápido podré ayudar a corregirlos”.

Una plataforma basada en la nube que apoya el éxito de los cursos virtuales

Las clases de primavera de 2020 se impartieron en línea cuando la pandemia de COVID-19 interrumpió la enseñanza y el aprendizaje presenciales. Para el semestre de otoño, los instructores planificaron un enfoque híbrido que mezcla cuidadosamente el trabajo en clase a distancia con clases en línea y sesiones interactivas. Los estudiantes siguen necesitando herramientas a las que puedan acceder fácilmente desde cualquier lugar, aunque no dispongan de Internet de banda ancha en casa.

“La ventaja de una herramienta basada en la nube durante la pandemia de COVID-19 es que reduce el estrés”, afirma Jacks. “Cuando pregunto a mis alumnos cómo les ha ido en el año 2020, recibo muchas respuestas desgarradoras. La universidad es estresante, en parte intencionadamente. Pero si la gente tiene que preocuparse por su familia o su propia salud y luego aprender a utilizar nuevas herramientas, esa es la fórmula para el desastre. Si podemos ofrecer una herramienta que sea fácil de usar y reduzca la fricción del aprendizaje, eso ayuda”.

Dado que Smartsheet está asociada con Amazon Web Services (AWS) para apoyar su infraestructura de computación en la nube y software como servicio (SaaS), la plataforma es fiable para una población de estudiantes y profesores que gasta el 75% del tiempo del curso en el aprendizaje virtual. Jacks afirma que Smartsheet ayuda a reducir la carga cognitiva de los estudiantes que se enfrentan a nuevos desafíos con respecto a dónde vivir, cómo gestionar con seguridad el trabajo a tiempo parcial o cómo seguir su vida cotidiana bajo las cambiantes restricciones sanitarias de la región.  

“Es estupendo que Smartsheet ofrezca una plataforma basada en la nube que es 100% compatible sin importar lo que utilice el estudiante”, afirma Jacks. “Todo lo que hacemos tiene que ser accesible universalmente, tanto si los estudiantes utilizan su computadora portátil como si utilizan una PC del laboratorio de la escuela; tanto si tienen Windows, Mac o Linux, en cualquier navegador, en cualquier versión. No puedo dar por sentado que todo el mundo tiene acceso a Internet de banda ancha y a una PC rápida. El hecho de que Smartsheet sea compatible con AWS nos evita muchos dolores de cabeza”.

Una destreza que sobresale en el currículum de un estudiante del último año

Además de perturbar el desarrollo del semestre de primavera, la pandemia llevó a muchas empresas a recortar los programas de pasantías, lo que dificultó que los estudiantes adquirieran experiencia laboral como parte de su programa. Jacks está decidido a ayudarlos a agregar tantas destrezas profesionales como sea posible para potenciar sus cualificaciones, y Smartsheet los ayuda. Tiene pensado formalizar la capacitación de Smartsheet dentro de la escuela, tanto incorporándola a los cursos como conectando a los estudiantes con los tutoriales en línea y los recursos de certificación que ofrece Smartsheet.

Jacks se reúne periódicamente con el consejo asesor ejecutivo del Departamento de CMIS, un grupo de 40 líderes empresariales de toda la región que ofrecen una perspectiva del mundo real para ayudar a dar forma a la preparación de los estudiantes. En una reunión reciente, un ejecutivo dijo que debido a que su empresa ya utiliza Smartsheet en sus operaciones, él sabe que un nuevo empleado con certificación en Smartsheet puede comenzar a trabajar inmediatamente.

“Poder poner ‘Certificación en Smartsheet’ en un currículum vale mucho”, afirma Jacks. “Causa un gran impacto. No es que la certificación lo sea todo; muchos gerentes de contratación dicen: 'Pfft, la certificación solo significa que puedes aprobar el examen, no significa que sepas hacer algo'. Pero tampoco es que no signifique nada. Demuestra que has sido capaz de hacer algo, que tienes iniciativa y sabes aprender. Es otra destreza laboral significativa que nuestros estudiantes aportan”.