Seven expande sus negocios al reducir la complejidad con Smartsheet

Seven tiene una posición única en el sector de bienes inmobiliarios para ocupantes globales. Su equipo tiene vasta experiencia adquirida en las agencias inmobiliarias corporativas más importantes de Europa, pero como empresa independiente en crecimiento, tiene la flexibilidad para reinventar sus procesos y prácticas por completo. Smartsheet ayuda a Seven a aportar ideas frescas, operaciones ágiles y un enfoque con el cliente como prioridad para sus clientes corporativos.

Los servicios de Seven van más allá de la gestión del proceso de selección y construcción de sitios, y abarca cambios organizativos, estrategias y flujos de trabajo de recursos humanos. Gestionar un proyecto complejo de bienes inmobiliarios para ocupantes requiere un equipo organizado y enfocado con miembros de Seven, otros asesores especialistas y varios grupos de partes interesadas dentro de la empresa cliente.  

Para mantener a todos informados y encaminados, Seven solía utilizar hojas de cálculo, documentos de Word y correos electrónicos, pero pronto se volvió difícil distinguir cuáles eran las versiones que contenían la información más actualizada y precisa. Anup Patel, un director de Seven, se encargó de buscar una herramienta de gestión de proyectos. Debía ser rápida de aprender, fácil de usar y lo suficientemente sólida para gestionar cientos de componentes de proyectos sin inconvenientes.

“Tuvimos el beneficio de ser una empresa nueva con personas que venían de algunas de las empresas inmobiliarias más grandes del Reino Unido y que sabían lo que querían hacer”, afirma Patel. “En cuanto probamos Smartsheet, estábamos seguros de que la usaríamos en adelante. Descubrí la herramienta un miércoles, la adquirimos el viernes y la comenzamos a usar el lunes”.

A Patel le gustó en especial la gama de opciones de visualización de Smartsheet; los equipos de construcción podían utilizar los diagramas de Gantt tradicionales, mientras que los líderes de cambios organizativos podían usar opciones como vistas de tarjeta o tablas para destacar los pasos de progreso y los datos para sus partes interesadas.

Una función clave fue la capacidad de crear rutas críticas y conectar dependencias, lo que garantizó que las demoras de una etapa se detectaran y resolvieran mucho antes de poner en riesgo las fechas límite posteriores. Lo que es más importante, Smartsheet puede ampliarse para respaldar una gran cantidad de proyectos interconectados administrados por equipos expansivos.

“Uno de los principales desafíos a los que se enfrenta cualquier proyecto es que trabajamos con diferentes partes interesadas”, cuenta Olga Pushkina, gerenta de proyectos de Seven. “En el equipo del proyecto puede haber personas de más de 15 organizaciones distintas, y todos realizan tareas muy diferentes. La alineación es lo más importante. Una de las integraciones del programa que desarrollé para un cliente global de bienes de consumo no duraderos tiene más de 400 proyectos inmobiliarios en Smartsheet para los que hacemos un seguimiento, y 50 personas diferentes de cuatro organizaciones distintas son responsables de asegurarse de que los datos estén actualizados”.

Un beneficio clave es el hecho de que no todos esos miembros del equipo necesitan adquirir una licencia independiente para trabajar con una hoja de proyectos compartida. Esto es importante para miembros del equipo del cliente o de terceros que tienen funciones a corto plazo o de espectro limitado en una iniciativa específica.

“Tenemos la licencia empresarial y controlamos todo. Somos los propietarios y los administradores de las hojas y los espacios de trabajo, pero lo que más nos gusta es que podemos invitar a nuestros equipos de proyectos”, afirma Patel. “Podemos asignarles acciones y riesgos; forman parte del proyecto y pueden ingresar para actualizar sus propias actividades. No necesitan una licencia, solo necesitan iniciar sesión y hacerlo”.

Smartsheet ayudó a Seven a simplificar y perfeccionar una variedad de funciones comerciales orientadas al cliente, incluidas las siguientes:

• Configuración y entrada de proyectos: Seven agrega nuevos proyectos al sistema con un formulario unificado que utiliza filtros automatizados para enviar información a diferentes hojas en función de los requisitos del proyecto.
• Análisis de datos: Las fórmulas permiten que los propietarios del proyecto calculen la situación financiera o los pronósticos para el proyecto. También se pueden usar para evaluar la carga de trabajo y disponibilidad de cada miembro del equipo para nuevos proyectos del cliente.
• Generación de informes y supervisión: Los paneles les proporcionan a los accionistas visibilidad de más alto nivel, con la capacidad de explorar hasta los detalles más pequeños.
• Reclutamiento: Las personas que buscan empleos presentan sus solicitudes a través de un formulario; los flujos de trabajo automatizados ayudan a los gerentes de contratación a coordinar rondas de entrevistas y pasar a los candidatos a la siguiente etapa.

Las reuniones regulares sobre el estado de los proyectos se han transformado. Patel calcula que antes se necesitaba la mitad de un día para recopilar y preparar información para la reunión mensual del proyecto. Con Smartsheet, los miembros del equipo pueden extraer los datos actuales durante la reunión, lo que suma hasta una semana laboral completa en el transcurso del año que se puede dedicar a los negocios del cliente. Estas reuniones se ejecutan con mayor eficiencia, lo que permite ahorrar incluso más tiempo.

“Una reunión típica dura una hora; antes, dedicábamos media hora repasando las minutas de la última reunión porque nadie tenía idea qué se había actualizado y quién lo había hecho”, cuenta Patel. “Ahora, en cambio, podemos usar esa hora para concentrarnos en las áreas del problema porque podemos visualizarlas: no se completó esa acción, aquella está en rojo porque alguien marcó ese riesgo. Usamos la hora para abordar el problema y completar o resolver esa acción. De repente, todos saben que, cuando llegan a una reunión con Seven, se obtienen resultados. No nos reunimos para leer una lista; resolvemos los problemas y avanzamos”.

No solo las reuniones cambian; Seven usa Smartsheet para simplificar los procesos y establecer prácticas laborales más eficientes desde el comienzo.

“En el pasado, adaptábamos la herramienta para que se ajuste a nuestro proceso”, dice Patel. “Ahora, hacemos lo opuesto porque comprendemos la herramienta, podemos desafiar sus procesos, hacerlos más eficientes y luego personalizar la herramienta. Esta ha sido la diferencia clave para varios de nuestros clientes. Les encanta la manera en que usamos la tecnología para impulsar la transparencia y la colaboración”.

Smartsheet es un diferenciador clave para los clientes potenciales, que están sorprendidos de que Seven use tecnología para simplificar procesos y aumentar la transparencia. Pushkina describe una victoria reciente con una organización sin fines de lucro importante; con sus propios sistemas tecnológicos obsoletos y un presupuesto mínimo para actualizaciones, el cliente aprovechó la oportunidad de utilizar los recursos de Seven para gestionar procesos y resolver problemas para los cuales no estaba bien equipado.

En tan solo unos años, Seven creció de dos fundadores a más de 20 empleados, y va rumbo a continuar su rápida expansión. Smartsheet fue fundamental para ese crecimiento, ya que brindó una gestión eficiente de datos, facilitó información rápida e impulsó la responsabilidad individual para sus clientes.

“Podemos ver cuándo las personas utilizaron la herramienta y los últimos elementos que se actualizaron”, cuenta Patel. “Las personas que trabajan en los proyectos no pueden ocultarse. Son completamente responsables de las actividades que les fueron asignadas. Es una herramienta potente para impulsar el cambio de comportamiento en los equipos de los proyectos”.