Seattle Children’s utiliza Smartsheet para expandir la impresión en 3D a intervenciones quirúrgicas específicas

Seattle Children’s  está diseñando el futuro de la atención médica. El programa de atención personalizada del hospital incluye una iniciativa de impresión en 3D que crea modelos anatómicos realistas que los cirujanos pueden emplear para visualizar y planificar intervenciones complejas. Los diseños, los detalles del plan y los resultados que los cirujanos informan se manejan a través de Smartsheet, lo que crea un marco para una mayor estandarización y una capacidad expandida conforme el programa evoluciona.

“Los hospitales afirman que necesitamos innovación”, indica Seth Friedman, Ph.D., gerente de Modelización de Simulación e Imágenes de Innovación en Seattle Children’s. “Todos han estado intentando averiguar cómo podemos albergar esa innovación en nuestro propio hospital. La pandemia sin lugar a dudas nos ha dado ejemplos de su eficacia y ahora estamos en condiciones de mirar al futuro y pensar en cómo tender puentes en otros ámbitos. Hicimos una gran inversión en cirugía porque la impresora que tenemos ahora es la que más valor potencial tiene, ya que imprime artículos superblandos que los cirujanos pueden utilizar para marcar la diferencia en la atención de los pacientes”.

Friedman forma parte del Centro de Investigación Clínica y Traslacional, responsable de idear aplicaciones prácticas para la investigación clínica. Además de dirigir el servicio de impresión en 3D dentro del programa de Mejora Continua e Innovación, supervisa la investigación radiológica. Friedman precisaba una solución para monitorear los datos y archivos de imágenes de proyectos de investigación multianuales, solicitudes de impresión y conversaciones con cirujanos e investigadores. También tenía que ser flexible para otras necesidades del programa y fácil de aprender y utilizar, con el menor número de pasos posible.

“Superviso la unidad principal de radiología a través de la cual fluye toda la investigación en imágenes de toda la organización”, detalla Friedman. “Recibíamos un correo electrónico y, seis meses después, recibíamos otro con muchos archivos adjuntos. Luego, alguien nos traía otro archivo a la oficina. Debíamos manejar una pila de papeles y archivos. El problema es que, si un estudio comienza y no sucede nada durante dos años, es imposible recordar lo que se habló en ese momento o cuál era el protocolo. Me di cuenta de que podíamos usar Smartsheet como control de la documentación poniendo una inmensa cantidad de archivos en una sola celda. Así conseguimos tener una hoja de cálculo, un sistema de tarjetas y un repositorio de documentación”.

Antes de adoptar Smartsheet, Friedman y sus colegas habían probado con diferentes plataformas, desde software de gestión de proyectos hasta herramientas de oficina y bases de datos personalizadas. Las mejores funcionaban bastante bien durante unos seis meses, hasta que los usuarios se daban cuenta de la poca flexibilidad que ofrecían para incorporar usuarios nuevos, y la búsqueda volvía a empezar. Smartsheet dio fin a dicha rotación.

Los cimientos de una “fábrica” de impresión en 3D

Los cirujanos de Seattle Children’s trabajan con Friedman para desarrollar modelos anatómicos en 3D que les sirven para visualizar y planificar cirugías intrincadas, a menudo de niños pequeños. Tras discutir los detalles del pedido —por ejemplo, la preparación de las vías respiratorias de un niño para la inserción de una cánula de traqueotomía— y de repasar las imágenes médicas, Friedman ingresa la información del proyecto en Smartsheet para poder hacer un seguimiento de la solicitud y traducir los datos en un diseño para el producto impreso.

Una vez que el modelo está impreso y limpio, los cirujanos pueden trabajar con él para visualizar con mayor claridad la parte del cuerpo que operarán. Teniendo en frente el modelo en 3D con el tamaño y las características físicas reales, los cirujanos pueden hacer planes más detallados que los que podrían hacer si usaran datos anatómicos genéricos o imágenes médicas reconstruidas en 2D o 3D. También pueden compartir el modelo con la familia del paciente para ayudarla a comprender el plan de atención de su hijo.

“Mucho de lo que hacemos con la atención personalizada es muy intenso y específico para cada paciente”, aclara Friedman. “La métrica que realmente me preocupa es si esto cambió la toma de decisiones para la cirugía. Si hago 10 modelos y uno de ellos cambia esa toma de decisiones, está bien. Tenemos un sistema de paneles que estamos tratando de optimizar para la recopilación y visualización de datos. Y espero utilizar también la narración para averiguar cómo aumentamos esas métricas con lo que parece más importante: cuál era el factor X al imprimir una pelvis para que el médico pudiera decir: 'Ya veo, esto es lo que tenemos que hacer'”.

El programa actual es modesto; Friedman lo compara con una tienda de quesos artesanales atendida por una familia. Sin embargo, a medida que ingresen más solicitudes, ve el uso de Smartsheet como los cimientos para un programa más estandarizado con pasos de proceso claros y plazos predecibles para modelar y diseñar, imprimir y limpiar. Cada trabajo de impresión seguirá siendo único, como los pacientes en los cuales se basan, pero a los colegas les resultará más fácil manejar las partes del proceso de impresión y producir eficientemente modelos más anatómicos.

“Una gran cantidad de soluciones y bases de datos de los proyectos funcionan muy bien en un sistema lineal”, explica Friedman. “¿Pero qué sucede si el sistema es caótico? No soy una persona tan organizada, pero soy bueno trabajando en el caos. Si me piden algo para mañana, lo haré. No caben dudas de ello. Pero es un sistema muy malo si hay que incorporar a otras personas, así que espero que Smartsheet me salve de mí mismo. Lo utilizamos para establecer un sistema sostenible, del que ninguna persona sea la pieza estratégica, y que tenga flexibilidad para cambiar con el tiempo”.

Un repositorio de datos que se adapta al estilo de todos

El otro uso importante que hace Friedman de Smartsheet es para organizar los datos de las imágenes y los registros de los estudios de investigación en radiología. Como pueden pasar semanas o meses entre las inscripciones de nuevos pacientes, el equipo necesitaba un único lugar para capturar el diseño y los requisitos del estudio que fuera rápido de revisar y monitorear, aunque no lo tuvieran presente. 

“La calidad idiosincrásica de la gestión de carpetas y documentación puede ser realmente mala”, dice Friedman. “Hemos conseguido eliminar el problema de que, si tenemos cinco líneas de servicio diferentes y les envío toda la documentación electrónica, una persona la colocará en un cuaderno de espiral; otra la tirará; otra la pondrá en una carpeta de correo electrónico grupal; y otra la pondrá en SharePoint. Ahora publicamos un panel para cada modalidad. Los tecnólogos saben qué estudios de investigación están presentes y, cuando reciben un paciente nuevo, pueden obtener muy rápidamente la información que necesitan para ejecutar el proceso de un estudio en particular”.

Una plataforma que les permite a los clínicos concentrarse en lo que mejor saben hacer

Así sea que estén capturando datos útiles de investigación o revisando técnicas quirúrgicas, el personal de Seattle Children’s nunca pierde de vista su misión de brindar esperanza, atención y curas para todos los niños. Friedman y sus colegas no siempre tienen tiempo de aprender habilidades de software nuevo o técnicas de gestión de proyectos, sobre todo, si está fuera de su trabajo diario. La facilidad de uso y la interfaz intuitiva de Smartsheet les permite concentrarse en lo más importante.

Friedman está deseando utilizar Smartsheet para ampliar y hacer evolucionar el programa de impresión. Con los paneles para poner los datos del programa al alcance de los usuarios, la automatización para reducir tareas repetitivas, los análisis para generar datos reveladores de los programas y el acceso sencillo basado en la nube, Smartsheet ofrece detalles minuciosos y una gran flexibilidad para adaptarse al nivel de personalización al cual Seattle Children’s aspira.

“Nuestra fase actual de trabajo es una puesta en marcha durante la cual estamos acelerando hacia nuestro objetivo en un año”, afirma Friedman. “Nuestra producción estará en su punto más alto. Estamos configurando la herramienta básica para poder poner en marcha esa fábrica y obtener métricas sobre el tiempo de ciclo, el proceso y el impacto. Una vez que esté en pleno modo de producción, podremos optimizarla para que se convierta en un sistema de aprendizaje. Si dedicáramos seis meses a crear una base de datos personalizada y, luego, dijéramos que hemos terminado, eso supondría que el sistema no cambiaría mucho, y yo creo que el sistema va a cambiar mucho. Se trata de la naturaleza de la atención de salud”.

Para obtener más información sobre esta historia, consulte nuestro estudio de caso.