Smartsheet ayuda a la Asociación de Scouts a ofrecer programas inspiradores en el Reino Unido

Cada semana, Scouts ayuda a jóvenes a adquirir “habilidades para la vida” desarrollando su vida personal a través de la amistad y las actividades al aire libre. Sus grupos de Castores, Lobatos, Scouts y Exploradores —de edades comprendidas entre los 6 y los 18 años— practican acampada, senderismo, natación, rappel, ciclismo y piragüismo, y trabajan en equipo para afrontar nuevos retos.

Cuando Dirk Grobler, gerente de proyectos, se incorporó a la sede de los Scouts en los antiguos bosques de Epping Forest, quería una plataforma que permitiera a su equipo colaborar con los voluntarios en la primera línea del movimiento. Y, para entender de manera concluyente cuánto están logrando los scouts cada mes, Grobler necesitaba que la solución actuara como fuente central de información veraz para una cartera diversa de proyectos y como herramienta para elaborar informes uniformes y precisos.

Por su experiencia en gestión de proyectos, Grobler había utilizado Microsoft Project, pero temía que la plataforma fuera demasiado “pesada” para los voluntarios con poco tiempo y demasiado cara, lo que le impediría a la organización sin ánimo de lucro poder ampliarla. La necesidad de una plataforma que fuera fácil de implementar, requiriera muy poca capacitación y permitiera ahorrar costos lo empujó a probar Smartsheet como piloto dentro de su equipo.

Después de tres meses de prueba, Smartsheet fue la solución elegida para gestionar los proyectos de la Asociación de Scouts. “Fue un proceso de mejora constante, pero Smartsheet agregó tanto valor que no hemos tenido inconvenientes en adoptarlo para todos nuestros procesos”, explicó Grobler.

Smartsheet ayudó a los scouts a llevar a cabo eficazmente sus aventuras transformadoras y aumentar su impacto en el Reino Unido.

Mejora en la concreción de la estrategia

Usando la función Sheet Summary de Smartsheet, Grobler y su equipo obtienen una vista de nivel macro de cada proyecto activo y pueden detectar signos tempranos de retrasos. Esta solución también ayuda a aquellos involucrados en la gobernanza de los proyectos, puesto que les sirve para desmenuzar la información a nivel micro que ofrece datos reveladores y procesables para mantener la dinámica de las tareas.

Otro ejemplo de mejora en la gestión de proyectos gracias a Smartsheet es el uso de plantillas formalizadas. Por ejemplo, los gerentes de proyecto colaboran con directivos voluntarios para crear un documento de inicio de proyecto optimizado que contiene datos relevantes con un programa actualizado que prevé los plazos.

“El uso de plantillas permite que los voluntarios no deban empezar de cero. Ahora saben cómo empezar. Y permite que los resultados informados queden registrados y estandarizados de una manera nunca antes vista”, explicó Grobler.

Ampliación de la iniciativa del movimiento “lo digital primero”

Smartsheet se utiliza para impulsar el apasionante progreso digital de Scouts, por ejemplo, en la contratación y retención de personal. La asociación usa un conjunto de herramientas y formularios nuevos a través de Smartsheet para recopilar y procesar solicitudes nuevas.

Innovación en la generación de informes con Smartsheet

Además de reorientar sus funciones de gestión operativa y RR. HH., Smartsheet ha ayudado al equipo de gestión de proyectos a mejorar la elaboración de informes. Los informes mensuales ahora son más fáciles de recopilar gracias a la automatización y muestran datos uniformes gracias a las plantillas estandarizadas. Los equipos pueden corregir a tiempo su rendimiento o poner a punto las estrategias de éxito recibiendo actualizaciones realizadas a nivel de proyecto y trasladadas después al nivel de cartera. Así se garantiza que la información precisa en tiempo real esté disponible para todos.

“La elaboración de informes y el mantenimiento de nuestra cartera se han vuelto mucho más inteligentes. Todos, desde nuestro director ejecutivo hasta nuestro equipo de gestión de carteras, ven exactamente la misma información y en el mismo formato, lo que facilita la rendición de cuentas”, afirma Grobler. Y agrega que la generación de informes mensuales solía llevarles una semana entera, pero ahora tarda apenas unas horas.

Habiendo visto las capacidades de Smartsheet, otros departamentos de Scouts comenzaron a analizar su potencial en sus propias soluciones. Y con un costo de propiedad atractivo, el uso por parte de Scouts aumentó de 25 licencias a 130, lo que deja en claro el amplio valor que implica Smartsheet para toda la organización.

Smartsheet ha empoderado a Scouts para implementar procesos nuevos a escala y otorgarles a los equipos de gestión de proyectos visibilidad y capacidad para elaborar informes con mayor facilidad. Ayudó a los voluntarios a concretar eventos importantes, permitió que los equipos dispersos colaboraran y unificó el progreso digital de sus procesos clave. Con una plataforma dinámica a su lado, el movimiento está preparado para alcanzar sus objetivos y seguir marcando la diferencia en la vida de los jóvenes.

Para obtener más información sobre esta historia, consulte nuestro estudio de caso.