Rackspace ahorra cientos de horas al año mientras obtiene uniformidad y transparencia con Smartsheet Control Center

La Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) corporativa de Rackspace Technology necesitaba una plataforma para estandarizar y optimizar la gestión de proyectos y programas nuevos de toda su cartera global. Con Smartsheet, Rackspace reemplazó los procesos manuales y los sistemas ineficientes con una plataforma que usa plantillas uniformes, flujos de trabajo automatizados y colaboración flexible, todo lo cual permite ahorrar cientos de horas de trabajo y, al mismo tiempo, aumenta drásticamente la visibilidad y rendición de cuentas.

“Termino usando Smartsheet para muchísimas cosas diferentes”, explica Lisa Wagstaff, gerente de programas del mercado japonés de Rackspace Technology, quien hace poco ocupaba el mismo puesto en los EE. UU. “Uso las plantillas de Control Center para ejecutar mis proyectos, pero cada vez que debo recopilar datos, recurro a Smartsheet y digo: '¿Cómo puedo lograrlo?'. De diez veces, nueve voy a necesitar en algún punto a alguien que colabore conmigo, ¿entonces por qué no hacerlo todo ahora? Smartsheet ha sido una parte integral de eso”.

Rackspace ayuda a los clientes a acelerar su recorrido hacia la nube, lo cual se ha tornado más importante que nunca durante la pandemia de la COVID-19. Hace poco, Wagstaff se mudó a Japón, donde la necesidad de optimizar y gestionar la experiencia en la nube es particularmente apremiante, puesto que el mercado se ha quedado atrás con respecto a otros países en el desarrollo de estrategias de nube y remotas.

“Nos concentramos en ayudar al cliente a entender el mejor balance de las diferentes tecnologías de nube para ayudarlo a satisfacer sus necesidades”, explica Wagstaff. “En Japón, muchos clientes siguen apostando fuerte por las soluciones locales; no adoptaron realmente el concepto de trabajar desde casa, sino que se vieron obligados a adoptar ese modelo en pocas semanas, y a muchas empresas esto les ha costado mucho. Nuestro objetivo es trabajar con nuestros socios para ayudar a esos clientes a transitar más eficazmente el camino hacia la nube”.

Para adaptar las soluciones a las necesidades singulares de cada cliente, desde la elección del proveedor tecnológico hasta la gestión de la seguridad, hace falta contar con flexibilidad y un pensamiento innovador. Wagstaff indica que la capacidad de la PMO corporativa de innovar se vio limitada por los enfoques manuales e irregulares para crear y supervisar proyectos. Cuando se unió a Rackspace, se estaba discontinuando una plataforma heredada de gestión de proyectos debido, por una parte, a los altos costos de las licencias y, por otra parte, a un error que ocasionaba pérdidas de datos frecuentes. Después de pasar el período de transición utilizando hojas de cálculo, correo electrónico y archivos PDF para hacer un seguimiento e informar del estado de los proyectos, estaba encantada de empezar a poner todo en Smartsheet.

“Con la herramienta anterior, no podíamos elaborar informes a nivel de cartera sin compilar manualmente informes semanales”, señala Wagstaff. “Sin plantillas, había muy poca uniformidad y, por lo tanto, no existía la posibilidad de comparar los proyectos con la misma regla. La colaboración era totalmente inexistente. Además, para cualquier tipo de personalización, siempre teníamos que recurrir a consultores; no teníamos capacidad interna para dar soporte a la herramienta. Así que vimos todo eso resuelto al migrar a Smartsheet”.

Gestión de proyectos uniforme con Control Center

Actualmente, la PMO corporativa de Rackspace utiliza Smartsheet para crear y gestionar de forma más eficaz y estratégica proyectos y programas que cruzan los límites geográficos y de los equipos. Con Control Center, Wagstaff y su equipo pudieron crear planes de acción estándar para los proyectos y programas. Un conjunto de 4-5 hojas especializadas para un proyecto se incorpora a 10 informes personalizados. Cuando la información se actualiza en un lugar, la interconexión automatizada de celdas garantiza que los datos nuevos se actualicen en todas partes, lo que facilita la realización de comparaciones precisas y la medición del progreso en toda la cartera de proyectos.

“Antes de implementar Smartsheet, era difícil obtener una experiencia coherente”, afirma Wagstaff. “La forma en la cual implementamos Control Center nos obligó a crear un conjunto específico de plantillas y a mantenernos fieles a ese conjunto de plantillas para poder aplicar actualizaciones globales. Nos obligó a pensar en cómo debíamos crear esas plantillas para generar los informes sólidos a nivel de programas y carteras que queríamos obtener. Ahora los informes de los proyectos fluyen de manera natural en nuestro trabajo diario”.

Wagstaff ha creado paneles que muestran datos a nivel de cartera, programa y proyecto, incluidos el estado actual, los hitos y los entregables de los 90 días anteriores y de los días subsiguientes. Los paneles combinan designaciones de estado en rojo, amarillo o verde con fórmulas para medir el progreso según los plazos, al tiempo que permiten a los gerentes de programas y proyectos modificar esos códigos de color si tienen previstas sesiones de trabajo o disponen de otra información que pueda afectar el ritmo de finalización de un proyecto.

Las vistas del panel también permiten planificar mejor los recursos. Los gerentes pueden ver qué proyectos cuentan con el personal más activo o utilizar filtros para ver las listas de tareas de los individuos y detectar a cualquiera que esté sobrecargado o disponible para asignaciones nuevas.

“El proyecto se integra en el programa y el programa se integra en la cartera”, afirma Wagstaff. “A medida que se hacen cambios, se ve en tiempo real cómo la cartera se va modificando también. Podemos comparar los riesgos y problemas de alto nivel de los diferentes proyectos o ver qué recursos se necesitan. Si a Juan se le asignan cinco proyectos distintos y cinco tareas diferentes para el mismo día, deberá hablarlo con los distintos gerentes de proyectos, porque eso no es viable. Nos ha servido muchísimo contar con ese tipo de uniformidad entre los proyectos”.

Ahorro de cientos de horas en la preparación de proyectos

La PMO corporativa de Rackspace utiliza plantillas de Control Center para estandarizar la preparación de proyectos y programas nuevos. El proceso anterior que consistía en copiar y actualizar manualmente los proyectos existentes nos llevaba, en promedio, 8-10 horas de trabajo, mientras que crear un proyecto nuevo a partir de una plantilla nos lleva unos 30 minutos desde el ingreso de información hasta el control de calidad y la validación. El ahorro de tiempo es comparable en el caso de la creación de programas, que antes nos llevaba unas 16 horas y ahora nos lleva solo una. Para un equipo que normalmente tiene 30-50 proyectos activos nuevos por año en 5-10 programas, representa un ahorro de casi 1000 horas de esfuerzo. Es más, la función de actualización global de Control Center envía automáticamente los cambios de plantilla y funciones, por lo que no hace falta hacer búsquedas y ediciones manuales en toda la cartera.

“Además de dirigir las adquisiciones, en realidad soy gerente de programas”, aclara Wagstaff. “Con Smartsheet, consigo mantener al resto del equipo en marcha. El equipo necesita un proyecto y yo puedo encargarme de él. Estuve en Japón durante 10 semanas en 2020 y pude ofrecerles el apoyo necesario siempre y poner en marcha proyectos sin inconvenientes. Estar en un entorno SaaS en el que se puede trabajar desde cualquier lugar nos ha ahorrado un puesto de administrador en la PMO”.

Flexibilidad para colaborar dentro y fuera de la empresa

Una de las ventajas más importantes que obtuvo la PMO corporativa gracias a Smartsheet fue la capacidad para colaborar más fácilmente y con mayor eficiencia entre los diferentes equipos y más allá de los límites geográficos. Con una única ubicación para la información del proyecto y un seguimiento claro de la propiedad y las dependencias de las tareas, los miembros del equipo pueden ver fácilmente quién tiene la información que necesitan o quién está esperando a que ellos proporcionen detalles clave. Dado que Smartsheet facilita el intercambio de información con personas que no son usuarios con licencia, los gerentes de proyecto pueden involucrar a personas que están en otros equipos o incluso en otras organizaciones, sin preocuparse por los costos de las licencias ni las limitaciones de acceso.

“Trabajo en estrecha colaboración con nuestros gerentes de licencias para usar Smartsheet con la finalidad de hacer la reconciliación y racionalización de las licencias”, explica Wagstaff. “Hicimos una campaña para educar a la base de usuarios sobre la diferencia entre un colaborador gratuito y un titular de licencia. Usamos los flujos de trabajo de Smartsheet para preguntar si alguien necesitaba una renovación cada año y obtener la aprobación del gerente correspondiente. Nos dimos cuenta de que, al cabo de un año, mucha gente cree que necesita una licencia para editar porque muchas otras herramientas tienen ese modelo; con el proceso anual podemos saber quién necesita realmente una licencia, lo que nos ayuda a preservar los recursos de la empresa y, al mismo tiempo, otorgamos el acceso adecuado a las personas adecuadas”.

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