Quiddity ahorra miles de horas al año a los clientes prestando servicios comerciales eficientes a través de Smartsheet

Jasmin Romic supo que había llegado el momento de emprender un nuevo negocio cuando se dio cuenta de que el departamento financiero de su empresa familiar de construcción, formado por 2,5 personas, realizaba el mismo volumen de trabajo que el equipo de 10 personas de la empresa de tamaño similar de un amigo. Ella y su hermana fundaron Quiddity inicialmente con la misión de brindar a las pequeñas y medianas empresas (PYME) el mismo apoyo profesional y la misma eficacia de que disfrutan las empresas, y después, en última instancia, maximizar el valor que puede crear una organización de cualquier tamaño. 
    
“Una persona puede crear una empresa con muy pocos obstáculos y con muy poca capacitación, pero tiene la obligación legal de averiguar lo que no sabe o puede contratar a alguien para un puesto clave y beneficiarse solo de la suma de su experiencia individual”, afirma Romic. “Es más, puede encontrarse en una situación en la que trabaja duro y crea poco impacto o valor. Creo que todas las empresas necesitan apoyo profesional con una experiencia más amplia, en todos los departamentos, y deben aprovechar a las personas que saben lo que hacen. Ofrecemos una estructura que permite a nuestros clientes tener el control financiero de su negocio; estamos aprovechando la tecnología y las soluciones, y buscando formas de ayudar a las empresas a crear operaciones escalables”.

Quiddity usa Smartsheet para automatizar procesos comerciales, simplificar el trabajo cotidiano, reducir el riesgo y estandarizar y documentar las tareas de todos los que forman parte de la empresa. La plataforma es crucial para la misión de la empresa de aprovechar la tecnología y las soluciones de software para ayudar tanto a las PYME a crear operaciones escalables como a las grandes organizaciones a optimizar la siguiente fase de crecimiento. Smartsheet ha moldeado su forma de interactuar con los clientes y de funcionar como negocio, lo que dio como resultado un rendimiento eficaz y una mejora continua. 

“Una empresa investigará y desarrollará PI en las áreas de su oferta de productos, pero, conforme una empresa crece y se amplía, el departamento financiero debe crecer con ella, y los departamentos financieros que dirigimos vienen con PI incorporada”, señala Romic. “Ahora que la gente trabaja mucho más desde casa, no es tan relevante contar con un equipo financiero sentado dentro de la oficina. No obstante ello, sigue siendo muy importante encontrar esa experiencia profesional y una solución en la que se pueda delegar toda una función, y saber que no solo se entregará el trabajo, sino que se entregará a un nivel superior para satisfacer las necesidades de la organización en crecimiento”.

Estandarización para facilitar la escalada y la innovación 

Romic compartió tres de las historias de éxito más importantes de Quiddity con Smartsheet en ENGAGE APAC. La primera es un documento maestro interno que automatiza el ciclo de vida del cliente con flujos de trabajo y dependencias que garantizan que se aborden todos los detalles. La información fluye desde las ventas, pasando por la incorporación, las operaciones y la entrega, hasta la gestión de la calidad; incluso hay una forma estandarizada de gestionar la incorporación y la salida de clientes y empleados.

El documento maestro utiliza Dynamic View para compartir la información correspondiente con los clientes en un formato fácil de usar. Romic afirma que una de las funciones más importantes del documento es permitir una ejecución coherente y una transferencia eficaz de la información, incluso cuando los miembros del equipo pasan a desempeñar otras funciones. 

“El impacto que está teniendo en nuestra organización —el nivel de visibilidad y control frente al costo administrativo de su funcionamiento— es absolutamente fenomenal”, indica Romic. “Acoplamos lo que hacemos en Smartsheet, las listas de tareas automatizadas y centralizadas, los recordatorios y las funciones de control que incorpora Smartsheet con nuestro sistema de tickets y logramos así una visibilidad total de lo que ocurre en la organización. Las listas de tareas de las personas están todas automatizadas, pero eso no les quita la capacidad de ser completamente creativas y cambiar las tareas de su función o mejorarlas. En todo caso, les da más tiempo para ser creativas, porque no están agobiadas por la carga administrativa de las reuniones para asignar el trabajo. Como empresa, conservamos los flujos de trabajo de cada puesto, ya que los mejores pueden ascender inevitablemente. Lo más beneficioso es la posibilidad de ver al instante el costo de cada tarea y poder sopesar si el beneficio compensa ese costo. Esta solución consiste en eliminar el 'trabajo de relleno', hacer que las transiciones de funciones sean fluidas, optimizar el impacto que tiene cada función y ser inteligentes a la hora de contener los costos administrativos a medida que el negocio crece”.

Resolver los problemas financieros antes de que se conviertan en deudas incobrables 

Quiddity utiliza Smartsheet como base de una solución de gestión de deudores para un cliente que lidiaba con deudas incobrables que ascendían a cientos de miles de dólares al año. Los sistemas de software heredados del cliente limitaban su capacidad de supervisión y manejo de los problemas de las cuentas de los clientes, lo que dificultaba la adopción de medidas y la resolución de problemas antes de que llegaran a la fase de cobros y morosidad. El equipo de Quiddity reconoció que un sistema claro de alertas y comunicaciones podría lograr que la gestión de cuentas pasara de ser reactiva a proactiva. Para colaborar de forma eficaz con el cliente, necesitaba una solución que pudiera reunir la comunicación en una sola plataforma, y Smartsheet tenía la agilidad y las funciones fáciles de usar necesarias.

“No es eficiente enviar correos electrónicos de remisión a un gerente ocupado cuando la cuenta de un cliente tiene pagos vencidos y está en riesgo; es un desafío para cualquiera priorizar un alto volumen de comunicación en una bandeja de entrada repleta”, explica Romic. “No había visibilidad para seguir toda la comunicación saliente ni responsabilidad en las respuestas. Gracias a Smartsheet, podemos escalar una cuenta con pagos vencidos asignando a la persona adecuada la línea de cuenta del cliente que incluye el historial, y todos pueden ver cuál es el siguiente paso. Si tu lista está en blanco, ya hiciste todo lo que tenías que hacer; si tu lista contiene algo, entonces tienes cosas que hacer”.

Quiddity creó una solución de Smartsheet que les permite a los gerentes de múltiples departamentos ver datos de deudores y tomar medidas de forma temprana. Mejora la colaboración interna y promueve un enfoque sistemático y estratégico de los cobros y la comunicación con los clientes para prevenir posibles problemas de crédito. Las actualizaciones de datos en tiempo real en la solución de Smartsheet ayudan a responder a los clientes con celeridad y ver cómo avanzan los cobros.

“Pudimos desarrollar la solución sobre la marcha y agregamos posibles mejoras a medida que se presentaban y los procesos evolucionaban, todo gracias a la naturaleza flexible de Smartsheet”, afirma Romic. “Vamos a compararlo con la contratación de desarrolladores para crear una solución. ¿Cuánto tiempo llevaría desarrollarla y mantenerla? Necesitamos la capacidad de adaptarnos a las oportunidades que identificamos conforme implementamos una solución. Se trata de aprovechar continuamente la información disponible para mejorar nuestra forma de trabajar, cuánto más podemos ofrecer y cuánto más rápido podemos hacerlo, y todo ello es medible”.

Romic afirma que la solución de gestión de deudores ha motivado al equipo de cobros y ha transformado los resultados de cobro del cliente. En la actualidad, solo un pequeño porcentaje de las deudas se arrastra de un mes a otro y los créditos incobrables se están reduciendo en más de un 80% con respecto a años anteriores.

Integración de plataformas para impulsar el negocio de una empresa emergente 

Con Smartsheet, Quiddity ha desarrollado una solución integral de operaciones para una empresa emergente cuyo modelo de negocio consiste en arrendar activos a corto plazo en varios estados. El cliente no tenía presupuesto para software a medida, así que Quiddity trabajó con él para crear una solución de Smartsheet que conectara los equipos de finanzas y operaciones para agilizar el pago a contratistas, la facturación, el seguimiento de arrendamientos e ingresos, la programación de contratistas y la programación de activos. 

La solución integra el CRM Pipedrive del cliente con Smartsheet a través del conector de la aplicación Zapier, y alimenta con datos un software Smartsheet que automatiza los flujos de trabajo paso a paso para facilitar el proceso de arrendamiento e instalación de activos. 

Las citas de instalación y la disponibilidad de los contratistas se gestionan a través del calendario de Smartsheet. Los contratistas reciben información del trabajo en sus dispositivos móviles, que incluye fotos de los activos, validación de direcciones de Google y listas de comprobación de calidad condicionales, y las firmas electrónicas se gestionan a través de Appsheet y se integran con Smartsheet. Quiddity fue capaz de crear la solución rápidamente y sin los retrasos y costos añadidos de contratar a un desarrollador de aplicaciones para que lo hiciera por ellos. La solución cubre las necesidades de todos los departamentos, incluido el de Finanzas.

“En pocos minutos se puede crear un formulario web y compartirlo con un cliente o usuario final, y empezar a recopilar información de forma eficiente; esto tiene un impacto positivo en la reputación, porque se está operando de forma innovadora y los beneficios para una organización son transcendentales”, afirma Romic. 

“Cuando se puede aprovechar la tecnología de este modo y se tienen los conocimientos necesarios para utilizarla con el fin de resolver problemas cotidianos, mejorar la eficacia de la actividad de los clientes y hacer que todo sea tan sencillo, fácil y fluido para ellos que se vuelvan dependientes de ella, uno se convierte casi en sinónimo de la solución”.

Procesos robustos que funcionan sin la vigilancia de un líder

Con Smartsheet, Quiddity puede hacer avanzar su negocio con menos pérdidas de tiempo, esfuerzos duplicados o comunicaciones fragmentadas. Los procesos automatizados pueden reproducirse y adaptarse a las nuevas necesidades para ofrecer un servicio uniforme. 

Romic afirma que el valor real de la solución es que permite al equipo directivo centrarse en objetivos más estratégicos y seguir motivado con la dirección de la empresa. Para la mayoría de los líderes, poder delegar con confianza y sensación de seguridad es esencial para el crecimiento de una organización.

Para obtener más información sobre esta historia, consulte nuestro estudio de caso.