Pricer optimiza el trabajo en equipo e impulsa la productividad con Smartsheet

Fundado en Suecia en 1991, Pricer AB es líder global en soluciones digitales de estantería en la tienda y ayuda a más de 18 000 tiendas en más de 70 países a mejorar el rendimiento de la tienda y la experiencia de compra. A fines de 2019, la empresa emprendió un recorrido transformador para crear una solución de gestión de proyectos y programas que modernizara los flujos de trabajo, fomentara la alineación del equipo y redujera el caos de contenido.

Simplificar el flujo de documentos

Antes de la transformación, muchos departamentos de Pricer estaban atascados en hojas de cálculo caóticas e inmersos en hilos de correo electrónico desordenados. Además, la falta de una solución de colaboración estandarizada interrumpió la comunicación y los flujos de información. Todo esto condujo a una desaceleración del proyecto y cooperación fragmentada.

“Necesitábamos una herramienta para ayudar en la gestión de programas y proyectos porque nos vimos sobrepasados por correos electrónicos y archivos en diferentes ubicaciones”, comenta Giacomo Crucinio, director de servicios profesionales en Pricer. “Siempre quisimos tener un sistema de gestión de proyectos porque cuando realizamos instalaciones, los clientes necesitan verificar lo que hemos hecho. Para cada parte del proyecto, tenemos varios documentos que solían manejarse manualmente con papel y lápiz”. Pricer acudió a Smartsheet y el socio de platino, AMX. 

“Todos trabajaban con hojas de cálculo, por eso buscábamos una forma de reunirlas a todas e implementar la información al nivel del país, al nivel de cuenta y al nivel ejecutivo. Este tercer nivel nos otorgaría una vista de gestión de programas con una lista de todos los proyectos en la que se destacara a aquellos que actualmente se están abordando o están retrasados”, explicó Crucinio. “Entonces, eso es lo que hicimos al usar Smartsheet como base para crear una plataforma de gestión de proyectos propia denominada ProMETEOS”. 

“Nuestro sistema comienza con Control Center y la configuración multinivel, que permite la implementación de todos los datos e información en una vista multinivel”, continua Crucinio.

La plataforma ofrece paneles dinámicos con información basada en los roles y privilegios del usuario. Cada empleado y subcontratista solo puede acceder a la información que necesita para finalizar su trabajo, lo cual ayuda a garantizar la seguridad de datos. Además, mantener a todos al tanto de los paneles genera importantes ahorros de tiempo.

“Nuestras reuniones de proyecto solían durar al menos una hora. Hoy en día, duran 20 minutos porque podemos repasar toda la información junta disponible en los paneles”, explica Crucinio.

“Lo que logramos al crear ProMETEOS fue una solución de gestión de proyectos ligada al proceso de modo que los mensajes se envíen cuando deba realizarse una tarea y el sistema controle el estado del proyecto. Ya no es necesario recordar el estado más reciente ya que siempre lo encontrará en Smartsheet a partir de ahora”, observa el consultor de AMX Solutions, Victor Broberg.

Trabajar de manera más inteligente con la automatización

La solución usa interfaces de programación de aplicaciones (API) abiertas para integrarse con sistemas de terceros como Salesforce y Microsoft Teams. Esto da como resultado mejoras en la productividad, como explica Crucinio. “Queríamos revisar datos de cuenta en nuestro SalesForce, especialmente respecto a información que podría haber cambiado con el correr de los años. Se nos ocurrió la idea de descargar datos en Smartsheet y esto le permitió a nuestro equipo de pedidos encontrar y resolver inconsistencias en un día en vez de un mes”.

El equipo de pedidos también se beneficia de los flujos de trabajo automatizados que estandarizan tareas y ayudan a eliminar errores, lo que lleva a un procesamiento de pedidos más rápido y eficiente. “La plataforma se ha integrado con nuestro sistema de gestión de pedidos para buscar los datos de pedidos. Cuando los trabajadores del campo acuden a la tienda y realizan el recuento de productos, nosotros comparamos los productos necesarios en la tienda con los del pedido. Si se presenta alguna diferencia, se notifica al equipo de pedidos de inmediato”, explica Crucinio.

Pricer también aprovecha Smartsheet para demorar proyectos más pequeños personalizados para equipos específicos. Un ejemplo es una herramienta de RR. HH. lanzada recientemente, Pricer People. Administra todas las interacciones con empleados nuevos, existentes y transferidos.

“Al usar flujos automatizados, podemos intercambiar información con mucha rapidez. Cuando enviamos un contrato que debe firmarse y devolverse, ahorramos tiempo en analizarlo y verificarlo. Poner todo en Smartsheet reduce el tiempo de procesamiento de contratos en un 60%”, explica Crucinio

Smartsheet también impulsa actividades de servicios profesionales. “Antes, todas las solicitudes solían llegar por correo electrónico o una llamada telefónica”, describe Crucinio. “Con Smartsheet, creamos una solución que recopila todas las solicitudes a través de un portal interno. Eliminamos todas las solicitudes de actividad de correo electrónico y mantenemos toda la información en un solo lugar”. La solución usa la lógica condicional que muestra u oculta campos específicos en función de la selección de la persona en campos anteriores. Esto ayuda a garantizar que solo le pidan que responda preguntas que son relevantes para el envío. Además, algunos valores pueden cargarse previamente desde HTML básico. Todo eso simplifica completar formularios y ayuda a ahorrar incluso más tiempo.

Unirse a la búsqueda para lograr más

Pricer sigue su búsqueda de objetivos de productividad con Smartsheet: obtenerlo todo en la misma página, trabajar de manera eficiente y eliminar los problemas de comunicación. El recorrido es continuo y constantemente surgen nuevos proyectos.

Actualmente, la empresa trabaja en la integración con DocuSign para optimizar la aprobación de documentos con firmas digitales.

“DocuSign brinda confianza y estructura en el flujo de trabajo de gestión de proyectos al permitir que todos los interesados tengan una visión nítida del proceso y un control fuerte de los documentos”, menciona Crucinio.

“Lo bueno acerca de Smartsheet es que puede encontrar un punto en común con cualquier persona que use flujos de trabajo, fórmulas y formularios para crear soluciones empresariales”, agrega Crucinio. Y Pricer usa ese potencial al máximo para aumentar la experiencia laboral para sus empleados.

Para obtener más información sobre esta historia, consulte nuestro estudio de caso.