Overtime centraliza la gestión de archivos de video y aumenta el crecimiento con Smartsheet y Brandfolder

Overtime está creando una red y una marca para la próxima generación de aficionados al deporte. Con más de 40 series originales publicadas en YouTube, Snapchat e IGTV, Overtime está creando experiencias inclusivas y atractivas para los aficionados al deporte que quieren no solo ver los partidos sino conectar con los atletas. Smartsheet y sus productos prémium, incluidos WorkApps, Brandfolder, Dynamic View y Gestión de recursos de Smartsheet, ayudan a Overtime a gestionar más rápida y fácilmente grandes cantidades de contenido de video y planificación del trabajo en una plataforma preparada para crecer con la red.

“Nos dirigimos a nuestra audiencia como si fuera nuestra familia”, afirma Tanya Cuadra, gerente sénior de producción de Overtime. “Nos centramos realmente en lo que quiere. Hablamos con ella; tenemos una página Overtime VIP que permite registrarse e interactuar con las personas que trabajan en Overtime y con los diferentes deportistas. Estamos dando un paso más. No somos solo lo que aparece en la televisión al hacer clic; somos realmente parte de su vida”.

La función de Cuadra es supervisar la logística del equipo de video, desde los viajes hasta los seguros, el abastecimiento y la entrega de equipos. Los incendios que combate en un día típico incluyen llenar las listas de personal para programas específicos, informar sobre el rendimiento de los episodios de las series o maratones y capturar los importantes comunicados de prensa que se requieren antes de que un video pueda salir al aire. A medida que el personal de Overtime se amplía y se aprueban nuevas series, Cuadra tiene que gestionar un número exponencial de detalles sin que disminuya el ritmo de trabajo.

“A medida que crecemos, queremos que ese crecimiento sea una transición sencilla”, afirma Cuadra. “Lo hemos hecho durante los últimos tres años y medio que llevo aquí; siempre estamos trabajando. Ahora mismo me gustaría organizarnos para que, a medida que continuemos con el crecimiento que ya se ha producido, tengamos procesos a los que todos puedan adaptarse muy fácilmente”.

Una de las necesidades más importantes de Overtime es contar con un único lugar para gestionar los archivos de video de las series, con indicaciones claras de en qué punto del proceso de revisión se encuentra un corte y qué versión es la definitiva y aprobada para su publicación. La empresa anteriormente utilizaba Slope, que fue adquirida por Smartsheet en 2019. Mientras Cuadra decidía cómo hacer frente a esa transición, sabía que necesitaba un sistema de gestión de archivos que la ayudara a poner orden en el seguimiento de grandes cantidades de información, y que además fuera rápido de aprender y fácil de usar.

“Somos un montón de mentes creativas que se mueven muy rápido y necesitábamos un poco más de organización”, afirma Cuadra. “Necesitábamos algo que pudiera crecer con nosotros, donde pudiéramos ver todo el tiempo de los empleados, con información que se sumara a nuestro presupuesto y tener todos nuestros videos en un solo sitio en lugar de tener que recurrir a la combinación”.

Cuadra y su equipo combinaban múltiples herramientas para organizar los videos y la logística, incluida la gestión de archivos en Slope y Box, el seguimiento de la información en Google Docs, así como la comunicación y las actualizaciones por correo electrónico y mensajes de texto. Overtime se enorgullece de ser rápido (por ejemplo, tener listo un resumen de los momentos más interesantes de los partidos en los cinco minutos siguientes al pitido final), pero era difícil cumplir con ese ritmo si no estaba claro qué versión de archivo había que extraer.

“Si vamos a un partido de baloncesto, tendremos listo el resumen de los momentos más interesantes antes que nadie”, afirma Cuadra. “No poder subir algo rápidamente, no poder encontrar el archivo y garantizar que es el correcto, sí que perjudica a nuestro negocio si no hacemos las publicaciones a tiempo y somos más lentos que otras empresas por ello”.

El equipo de producción evaluó diversas plataformas de gestión de proyectos y archivos. Muchas tenían características atractivas, como la facilidad de uso o una sólida estructura de carga y almacenamiento. Pero solo Smartsheet combinaba todas estas características con un programa de soporte de gran capacidad de respuesta que ponía el asesoramiento de expertos y la resolución de problemas al alcance de Cuadra en cualquier momento. Y la versatilidad de Smartsheet significa que múltiples equipos de Overtime, incluido el de finanzas, RR. HH., ventas y diseño, podrían beneficiarse de la plataforma, haciéndola rentable para una empresa emergente.

Eliminación de la confusión en la gestión de archivos multimedia

Cuando se aprueba una serie, Cuadra prepara un espacio de trabajo de producción en Smartsheet. Calcula los presupuestos y señala los problemas de costos, reúne los formularios de lanzamiento y otros documentos necesarios y crea rastreadores para los episodios, las versiones de los archivos de video y los activos de las redes sociales. Los flujos de trabajo automatizados dirigen los lanzamientos completados a la carpeta correcta de series y envían las actualizaciones a los paneles. Brandfolder reduce el tiempo y la confusión mediante el establecimiento de una única ubicación para cada serie y el movimiento automático de las versiones de los archivos a las ubicaciones correctas a medida que se completa cada paso del proceso.

“Hacemos maratones de todos nuestros programas, donde cada episodio se combina en uno solo”, afirma Cuadra. “En esos casos, no queremos utilizar el corte final de YouTube porque tiene las opciones ‘siguiente’ y ‘anterior’ y todos los gráficos. Necesitamos la versión original, sin gráficos ni música, para que luego, si queremos reconstruir algo, sea muy sencillo. Y como ponemos etiquetas en los archivos de las hojas, esas columnas van directamente a Brandfolder, así que va a ser más fácil si queremos extraer todo para 'Hello Newmans' o Julian Newman y tenerlo todo allí automáticamente”.

Smartsheet captura todos los datos necesarios para tomar decisiones, desde la audiencia y las horas de personal de cada episodio hasta los análisis presupuestarios que muestran la rentabilidad de una serie en comparación con sus costos. Cuadra ha creado vistas de panel que permiten a los ejecutivos ver el rendimiento de toda la cadena o profundizar en los detalles de programas específicos.

“Gracias a los paneles, nuestro director general puede hacer clic y ver todo, lo que resulta bastante increíble”, señala Cuadra. “Cuando nuestros superiores se preguntan cómo va un programa como 'Bunchie', pueden ver los análisis de las temporadas anteriores, cómo se comparan los presupuestos con los datos reales y cuántas personas están trabajando en él. Pueden ver si merece la pena seguir produciendo un programa por el número de personas que trabajan en él y la cantidad de dinero que genera. Todo esto es mucho más fácil de asimilar para ellos que tener que estar en siete reuniones diferentes”.

Cuadra está implementando Gestión de recursos de Smartsheet para simplificar el proceso de registro de horas del personal tanto para la nómina como para la planificación de recursos. Solía contabilizar el tiempo de cada empleado en una hoja de cálculo con diferentes pestañas para cada semana y un cálculo manual de las horas dedicadas a cada programa. A menudo, su colega de contabilidad obtenía cifras diferentes, lo que los obligaba a retroceder para resolver la discrepancia. Ahora, cuando introduce las jornadas laborales del personal, los números se introducen en un calendario que muestra las cifras de las nóminas individuales y los costos salariales por programa. Espera que los datos guíen las decisiones sobre renovación de series, asignación de personal y contratación.

Poner orden en los procesos desordenados

La primera solución de Smartsheet que se implementó en Overtime fue un proceso automatizado de autorización de uso de imagen y lugar de rodaje. Antes de Smartsheet, Cuadra enviaba solicitudes para la aprobación del rodaje de lugares y la aparición de personas en videos, pero no tenía una forma centralizada de rastrear qué solicitudes habían sido devueltas y cuáles estaban aún pendientes. Ahora ha creado formularios estándares de autorización y una hoja en la que se registran todas las solicitudes, por lo que resulta sencillo hacer un seguimiento de los últimos permisos que se interponen en el camino para subir una serie en línea.

“Me encanta porque no perdemos las autorizaciones”, afirma Cuadra. “Antes enviaba una autorización al abismo y no era yo la persona que pedía al contacto que la firmara. Ahora puedo entrar y preguntar muy fácilmente qué sucede con una autorización específica. No diría que se ahorra tiempo, sino que todo está organizado, mientras que antes era un caos”.

Uno de los beneficios más importantes para Overtime es el nivel de soporte que ofrece Smartsheet. Cuadra afirma que mientras que otros proveedores asignaban un único contacto para la cuenta, Smartsheet ofrece un equipo que le enseñará a crear soluciones específicas, comprobará las solicitudes para asegurarse de que está obteniendo el nivel correcto de funcionalidad para un producto y se pondrá en contacto con ella de forma proactiva cuando se implementen características nuevas o actualizadas.

Un equipo de apoyo que permite un rápido crecimiento

Cuadra está en proceso de crear WorkApps a fin de ofrecer espacios de trabajo a medida para cada empleado. Las aplicaciones incluyen un panel personalizado, la “biblia” de la producción, listas de tareas y enlaces a todo lo que los empleados necesitan para los programas en los que trabajan. Las vistas personalizadas hacen que los empleados no tengan que buscar en los archivos o la documentación nada que no pertenezca a sus áreas de responsabilidad, lo que les permite ahorrar tiempo y reducir el riesgo de sobrecarga o extravío de información.

“Todavía estoy averiguando cómo hacer que funcione mejor para nuestro equipo”, afirma Cuadra. “Pero ha sido divertido poder hacer clic en 'Hello Newmans' y ver todo lo relacionado con el programa en un solo lugar y luego enviarlo a ese equipo y decir: 'En un par de semanas, esto es lo que vamos a lanzar'. Ya me han estado enviando mensajes diciendo que están muy emocionados”.

Otras soluciones que Cuadra está planeando incluyen el seguimiento de los datos de producción, como el tiempo medio de edición de cada editor. También está interesada en utilizar la función de carga de invitados de Brandfolder para que a los que graban en el iPhone les resulte más fácil compartir videos con los editores del programa. Y dado que la recuperación de la pandemia de la COVID-19 permite a los empleados viajar más, la aplicación de Smartsheet para dispositivos móviles les brindará el estado de los proyectos y los archivos para su aprobación cuando no sea conveniente conectar una computadora portátil.

“Lo bueno de Smartsheet es que el proceso de implementación nos ayuda a crear plantillas en las que podemos basarnos a medida que crecemos”, afirma Cuadra. “A medida que conseguimos más canales, ya tenemos una plantilla que indica cómo estaban funcionando nuestros canales originales y podemos crecer a partir de allí. Además, tenemos una muy buena comunicación con Smartsheet, así que si necesitamos algo que nos ayude a pasar al siguiente nivel, podemos recurrir a ellos. Realmente sentimos que tenemos el apoyo de Smartsheet, pero también sabemos que a medida que crecemos, seremos capaces de manejar esto por nuestra cuenta”.

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