McLaren Racing agiliza las operaciones de marketing con Smartsheet y Brandfolder

En el vertiginoso mundo de las carreras de Fórmula 1, cada milésima de segundo cuenta. Ante un calendario ajustado que incluye 22 carreras y 8 eventos clave en 2022, McLaren Racing analiza constantemente maneras de incrementar la eficiencia, tanto dentro como fuera de la pista.

Acelerar mediante la automatización

Para incrementar la eficiencia del flujo de trabajo, McLaren se unió al equipo de Smartsheet. El primer paso fue crear un mapa estratégico de las principales actividades de marketing en las que McLaren quería centrarse. Con millones de fanáticos en todo el mundo, el equipo de McLaren necesitaba contar con un proceso de coordinación y comunicación eficaz.

"Para alcanzar el éxito, el proceso es vital", señala Stuart Robinson, especialista sénior de marca en McLaren Racing. "Proporciona una línea de base estándar sobre el modo en que trabajamos con otros equipos. Cuando trabajamos en estrecha colaboración con la organización automovilística, en particular con todo lo relacionado a servicios y marcas, debemos asegurarnos de contar con un proceso riguroso que nos permita garantizar que no omitimos ningún detalle". Contar con herramientas como Smartsheet ayuda a garantizar el funcionamiento de estos procesos importantes.

Por ejemplo, la coordinación de reservas de automóviles de exhibición. "Los automóviles de exhibición son clave para promover la marca McLaren, los cuales se envían a todo el mundo, ya sea para la activación de un socio o un evento MTC. Su demanda es constante", explica Jessica Tomkins, analista técnica de McLaren Racing. "Por lo tanto, agilizar el proceso es muy importante para nosotros".

Antes de utilizar Smartsheet, el proceso de reserva de automóviles de exhibición era manual. La logística que comprende la preparación y el traslado de los automóviles de exhibición es compleja, ya que incluye tareas relativas la gestión de la marca, el personal, la seguridad, el transporte, entre otras. Por lo tanto, era importante analizar cómo simplificar este proceso para obtener toda la información necesaria de manera anticipada, con el fin de disminuir el tiempo de gestión del proceso y agilizar la tarea de las reservas confirmadas. Hoy, McLaren confía en los formularios de Smartsheet. Los socios completan una solicitud de reserva del automóvil de exhibición con toda la información requerida y el equipo de marketing recibe una notificación de inmediato. El equipo también recibe alertas automáticas cuando se acerca la fecha de un evento, de manera que los empleados y las partes interesadas ahora pueden mantenerse actualizados sobre el estado de cada elemento.

"Utilizar Smartsheet para gestionar nuestro proceso de exhibición de automóviles ha sido una gran transformación para el equipo", comparte Tomkins. "Anteriormente, este proceso requería mucho trabajo. Smartsheet nos ha permitido optimizar el proceso para que todos logren tener visibilidad. Esto es importante para nosotros porque, como equipo dinámico, necesitamos trabajar rápido".

Capturar el frenesí del día de la carrera

Los fanáticos, socios y medios de difusión de McLaren confían en el equipo de contenido digital de McLaren a la hora de recibir imágenes de los pilotos, el personal del equipo, la instalación del taller y la acción en la pista, y lo hacen con la mayor rapidez para vivenciar los momentos que suceden durante un fin de semana de carrera. Por lo tanto, el equipo de McLaren sube, clasifica y distribuye imágenes constantemente durante el fin de semana de la carrera. Aunque los activos son digitales, solían administrarse manualmente. El equipo de marca de McLaren revisaba las imágenes antes de cargarlas en las carpetas de activos y las ordenaba para distribuirlas a las partes interesadas. A veces, los socios de McLaren recibían las fotos varios días después del frenesí del día de la carrera. 

Este proceso multifacético se agilizó cuando McLaren adoptó Brandfolder de Smartsheet. Mediante el uso de la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático, ahora las imágenes que se cargan se etiquetan automáticamente según el reconocimiento del logotipo. Los activos se ordenan y clasifican en cuanto se almacenan, con lo cual las imágenes de la carrera están disponibles en cuestión de minutos en lugar de días. El equipo de marketing, los socios y los medios de comunicación pueden encontrar y publicar fácilmente fotos de alta calidad del día de la carrera en sus canales digitales, de manera que les permite interactuar rápidamente con los nueve millones de seguidores de McLaren en Instagram.  

"La adopción de Brandfolder ha transformado significativamente nuestra capacidad de gestión de activos", comparte Jessica Tomkins, analista técnica en McLaren Racing. "Podemos economizar el tiempo de nuestro equipo para centrarnos en la calidad más que en la cantidad y, como consecuencia, mejorar la experiencia de nuestros aficionados".

El software de gestión de activos digitales facilita el acceso a las solicitudes específicas de captura de contenidos de los socios. Cada socio obtiene una colección personalizada, que incluye una biblioteca seleccionada automáticamente con imágenes relevantes para utilizar en sus campañas de marketing. Esto evita que el equipo de McLaren cree múltiples carpetas y utilice varias plataformas de transferencia para distribuir el contenido a los socios.  Ahora McLaren también puede ver cuáles son las fotos más populares de la biblioteca, lo cual ayuda al equipo de contenido a determinar dónde centrar sus esfuerzos durante las sesiones de fotos y los fines de semana de carrera, lo que permite ahorrar tiempo y gastos de marketing. "Smartsheet nos ha permitido agilizar nuestros procesos de flujo de trabajo en cuanto a contenido y distribución, de manera que permite que nuestros socios cuenten con mayor facilidad de uso y, por consiguiente, que ahorremos tiempo en todo nuestro ecosistema".

Gracias a Brandfolder, McLaren también ha mejorado la gestión de sus imágenes de archivo. El equipo migró más de 90 TB de imágenes antiguas almacenadas en discos duros físicos a Brandfolder, como imágenes de Ayrton Senna, Mika Hakkinen y la fábrica previa al Centro Tecnológico de McLaren, de modo que los archivos se pueden buscar y encontrar con facilidad. Gracias a esta acción, los archivos tienen una segunda vida.
 

Acelerar el ritmo hacia el futuro

La ágil metodología de trabajo de McLaren está adaptada para maximizar todo lo que Smartsheet tiene para ofrecer, de modo que la plataforma permite que la empresa optimice el uso de las herramientas y sea más eficiente. 

Al adoptar Smartsheet, notamos el impacto de inmediato.  Ya sea que la persona trabaje en el departamento de comunicaciones o en el equipo de eventos, todos cuentan con un documento central, de manera que todo el equipo tiene una gran visibilidad y aumenta la eficacia de nuestros procesos", señala Tomkins.

Contar con una herramienta unificada también ha permitido al equipo llevar a cabo eventos y campañas de marketing con mayor fluidez. El lanzamiento del equipo es un ejemplo de ello. Durante la temporada 2022, McLaren lanzó por primera vez cuatro automóviles nuevos de manera simultánea en cada una de sus series de carreras, Fórmula 1, IndyCar, Extreme E y el equipo de eSports McLaren Shadow. "Los lanzamientos de automóviles involucran a todas las áreas que integran el equipo, lo cual requiere de múltiples flujos de trabajo y una sólida coordinación", admite Tomkins. "Desarrollar una solución para el lanzamiento de automóviles en Smartsheet aportó visibilidad a cada uno de estos flujos de trabajo mediante el uso de una hoja en vivo, y por primera vez nos permitió realizar un seguimiento y administrar de forma centralizada las 800 solicitudes de activos. Muchos procesos se agilizaron".

En el futuro, la empresa trabajará para optimizar aún más el área de marketing mediante el uso de Smartsheet. "Planeamos expandir el espacio de trabajo de Smartsheet para abarcar todas las áreas de gestión de las campañas relacionadas a nuestras principales actividades de marketing en 2023", afirma Matt Tanner, director de campañas de marketing de McLaren Racing.

“Cuando logramos obtener éxito, lo hacemos entre todos”, afirma Robinson. "Todos en McLaren colaboramos a la hora de tener éxito en la pista, tanto quienes están en el estudio a cargo de proporcionar los mejores diseños como los aliados que organizan interesantes actividades interesantes para los socios".

Para mantener el impulso, McLaren desea incorporar más procesos al ecosistema de Smartsheet y extender el uso de la automatización de formularios y flujos de trabajo. La empresa centrará su atención en las áreas de eventos y hotelería, así como en las de logística y gestión de activos. Equipado con las herramientas adecuadas, McLaren está preparado recibir para futuras solicitudes de socios y requerimientos de recursos.