Cómo logró McGraw Hill mejorar el desarrollo de recursos multimedia

Incluso antes de que las escuelas de todo el mundo empezaran a dictar la mayoría de sus clases en línea, la editorial educativa McGraw Hill dedicó un considerable tiempo y esfuerzo a crear productos de aprendizaje digital que presentan recursos multimedia como obras artísticas, fotografías y videos. Hacer un seguimiento del desarrollo y la revisión de esos recursos solía ser difícil porque los metadatos y la información de permisos estaban esparcidos en planillas, correos electrónicos y notas de proyecto desconectadas. En la actualidad, McGraw Hill utiliza Smartsheet para crear un único repositorio de datos de recursos multimedia, lo cual permite ahorrar tiempo y facilita la reutilización de los materiales existentes de formas nuevas.

“El cambio a la digitalidad ha sido enorme”, comenta Karen Pytel, líder de diseño, estrategia y operaciones de diseño. “Para nosotros es importante poder encontrar los recursos existentes y darles un nuevo propósito rápidamente sin necesidad de pasar horas reinventando la rueda cada vez; esto nos permite trabajar según el presupuesto y a escala”.

“Necesitábamos visibilidad en lo que estábamos haciendo”

McGraw Hill crea miles de recursos multimedia por año para usar en una amplia variedad de productos de aprendizaje digitales e impresos. Al trabajar con los contratistas, Pytel y sus colegas resumen las especificaciones a fin de identificar, crear, controlar y adquirir los recursos multimedia que disfrutan los estudiantes y maestros y que captarán su interés. Pytel afirma que el proceso solía ser “muy doloroso”. Los registros de los recursos multimedia no siempre estaban en un mismo lugar y lograr ver el trabajo en curso exigía buscar en muchos correos electrónicos y planillas.

“Necesitábamos poder ver lo que estábamos haciendo”, afirma Pytel. “Siempre era engorroso extraer métricas o datos de 10 registros de Excel o de una base de datos desactualizada. Smartsheet nos dio la funcionalidad de informes que buscábamos para poder dedicar dos minutos a buscar datos clave en lugar de medio día”.

Tygre Morehart se sumó al equipo de estrategia y operaciones de diseño como diseñadora y pronto comenzó a reunirse con colegas para compartir ideas sobre cómo mejorar el seguimiento y los procesos de los proyectos. Cuando un colega le mostró su Smartsheet, Morehart vio de inmediato las posibilidades de optimización y mejoramiento de la eficiencia en los equipos internos y externos.

“Desde que empecé a trabajar en la compañía, me sentía un poco frustrada porque encarar proyectos nuevos era como empezar un proceso nuevo”, manifiesta Morehart. “Sabía que podíamos abordar la mayoría de los puntos débiles y estar preparados para casi todos los aspectos y necesidades de un proyecto. Smartsheet nos permitió diseñar esas plantillas y hacer las preguntas adecuadas para que pudiéramos ser más eficientes y escalables”.

“Para mí, el proceso de facturación a proveedores era el más doloroso de todos los pasos que teníamos que cumplir para gestionar los recursos”, comenta Morehart. “Una vez que descubrí cómo seguir y gestionar este proceso mediante los datos clave de los que ya hacíamos un seguimiento en Smartsheet, ¡fue un gran alivio! Los equipos internos y externos podían ahorrar tiempo si utilizaban lo que ya estaba allí. Gracias a Smartsheet, pude cumplir en cuatro horas un proceso que solía demorar hasta tres semanas. Ahora, también podemos transmitir esa información a los jefes de los departamentos para que tengan una mejor previsión e información sobre el presupuesto”.

“Smartsheet nos permite concentrarnos en la parte interesante”.

En la actualidad, McGraw Hill usa Smartsheet para gestionar la creación de recursos educativos multimedia. Los diseñadores académicos escriben el contenido y crean especificaciones para el recurso que necesitan. Las especificaciones se registran en una planilla que puede compartirse línea por línea con el contratista que corresponda para crear cada archivo multimedia. Los metadatos de los recursos se mantienen actualizados y las preguntas y los cambios se transmiten mediante conversaciones de Smartsheet y solicitudes de actualización, lo cual optimiza la comunicación sobre el proyecto y reduce el desorden de correos electrónicos.

“Por fin hemos logrado redistribuir el tiempo”, afirma Pytel. “Smartsheet libera a nuestros diseñadores para que tengan tiempo de ser creativos, sugerir ideas y conceptualizar grandes ideas con sus equipos en lugar de pasar horas ingresando datos, extrayendo métricas y buscando respuestas a los correos electrónicos. Smartsheet nos permite concentrarnos en la parte interesante”.

Pytel y sus colegas utilizan paneles para controlar los recursos de los proyectos, el avance hacia su finalización, la programación de tareas diarias y los informes vencidos. Los paneles sirven como centros de información de los proyectos y como el único lugar para captar listas de contactos, SharePoints de proyectos, números ISBN y otros detalles esenciales para el desarrollo de productos educativos. Morehart está construyendo un panel donde visualizar en tiempo real los beneficios del proyecto, esto permite que los equipos identifiquen fácilmente al inicio los requerimientos imprevistos y alineen mejor el seguimiento y la previsión del presupuesto.

La automatización ha quitado complejidad y tiempo de cada proyecto, en especial los procesos de obtención de licencias. Cada recurso multimedia debe ser analizado por un coordinador de obtención de licencias de contenido a fin de garantizar que se obtengan todas las aprobaciones necesarias para su uso.

Anteriormente, si se denegaban los derechos de uso de un recurso multimedia, la fecha de entrega de un proyecto podía verse afectada, por lo cual los diseñadores tenían que buscar un reemplazo y hacer los cambios de contenido y diseño en consecuencia. Ahora, si se deniega un permiso de uso, un flujo de trabajo automático envía al instante una alerta a las personas implicadas, lo cual permite que los diseñadores reaccionen más rápido y que haya menos impacto en la programación.

“Un día, un colega compartió un problema que había en un proyecto por un error de comunicación sobre la denegación de una imagen”, comenta Morehart. “Retrasó el paso final y generó más estrés del necesario. Yo sabía que este era el ejemplo perfecto de caso de uso de cómo un paso sencillo en Smartsheet beneficiaría a todo el equipo. Generaría una automatización para todos y se podrían tomar medidas inmediatas. No es necesario que la persona que deniega la imagen adivine quién debe recibir un correo electrónico ni qué información debe incluirse... todo está incluido en Smartsheet”. 

Colaboración mejorada y “muchísimos menos errores humanos”

Con Smartsheet, McGraw Hill ha sido capaz de recortar el proceso de revisión de facturas de proveedores de tres semanas o más a medio día. Ese es solo un ejemplo del tiempo que se ahorra. Pytel afirma que el equipo ha visto, al menos, un 50 % más de eficiencia y es capaz de entregar un mayor flujo de trabajo y cumplir plazos más estrictos.

“No solo hacemos más con menos, sino que los plazos de nuestros proyectos cada vez son más acotados”, afirma Pytel. “Solíamos tener un ciclo de desarrollo de un año o más; ahora, este se redujo a unos nueve meses. Ser más eficientes nos ha permitido que la carga de trabajo siga siendo manejable, al igual que nuestras horas y nuestra salud mental”.

Uno de los mayores beneficios de utilizar Smartsheet es que varias personas pueden colaborar en un mismo espacio, lo cual facilita comunicarse y resolver problemas. Otro es que la plataforma ofrece una fuente común de información precisa sobre cada proyecto. Esto es importante para el contenido nuevo en desarrollo y para los recursos existentes que se reutilizan de formas nuevas.

“Tenemos muchos menos errores humanos”, afirma Pytel. “Ahora estoy trabajando en un proyecto en el que regreso a esos programas más viejos e intento recuperar los datos. Esos datos tienen muchas brechas porque no teníamos lugar donde gestionar los cambios y este programa específico tuvo cuatro reimpresiones. Todos los días digo que no puedo esperar a que lleguemos a momento en que todos los programas puedan ser controlados en Smartsheet y que podamos extraerlos del archivo, desempolvarlos y usarlos como una plantilla para lo que sea que desarrollemos”.

A Morehart y Pytel también les encanta el hecho de que Smartsheet agrega constantemente nuevas funciones y funcionalidades. Cuando se sumó la corrección, “enloquecimos”, manifiesta Pytel. El equipo se sumó a las pruebas de la versión beta de la función y sigue usándola para mantener los comentarios en la plataforma de Smartsheet con el resto de la información del proyecto. También anhelan que surjan nuevas posibilidades a partir de la adquisición de Brandfolder por parte de Smartsheet, que esperan que les permita almacenar centralmente los archivos multimedia grandes con los demás detalles de los proyectos, además de evitar exceder la asignación de tamaño en otros sistemas de uso compartido de archivos.

Smartsheet ayuda a combinar sistemas

Desde la automatización hasta las comunicaciones, Smartsheet ayuda a que McGraw Hills reduzca el error humano y diseñe mejores productos educativos. Gracias a que Morehart y Pytel han invertido tiempo para crear plantillas de proyecto personalizables y coherentes que pueden permitir ahorrar una cantidad importante de esfuerzo en el futuro, el equipo está bien posicionado para su crecimiento continuo.

“Uno de los mayores beneficios es la escalabilidad y la eficiencia que nos ofrece Smartsheet”, comenta Morehart. Podemos crear una plantilla del espacio de trabajo que se puede utilizar en todos los proyectos para comenzar desde cero y adaptarla según las necesidades particulares porque no todos los proyectos serán iguales."

“Los proyectos de ciencias y matemáticas son muy diferentes, pero tenemos esta base que puede poner en marcha el equipo con éxito, remitir todo lo referido a facturación y métricas a los directores, los gerentes y los gestores de proyectos en los equipos interdisciplinarios. Antes, sentía que trabajábamos en miles de sistemas distintos, y Smartsheet los ha reunido a todos”.

Para obtener más información sobre esta historia, consulte nuestro estudio de caso.