McCovery automatiza la gestión del trabajo de fabricación en construcción y destaca las voces de sus expertos con Smartsheet Control Center y WorkApps

McCorvey Companies fue fundada en 1925 y se ha convertido en un fabricante importante de conductos, cañerías y tuberías en toda la región sudeste de los Estados Unidos. Smartsheet Control Center y WorkApps son partes fundamentales de la estrategia de McCorvey para simplificar y optimizar sus operaciones, proporcionar una experiencia de usuario personalizada y ajustar la escala para crecer.

“McCorvey es una compañía innovadora y también intentamos beneficiar al sector en general”, afirma Chris Mondeau, gerente de investigación y desarrollo de McCorvey Companies. “Trabajaremos con otros oficios, proveedores o clientes para intentar hacerlo más eficiente para todos. Eso fortalece las relaciones con los demás y lo hace más eficiente y optimizado para todas las personas con las que trabajamos”.

McCorvey Companies diseña, construye e instala conductos y cañerías para hospitales, hoteles y centros de eventos importantes. La organización general abarca varios negocios especializados: McCorvey Sheet Metal, Way Engineering, Way Mechanical, Duct Direct, McCorvey Industrial Fabrication y Kirlin-Way Mechanical. El crecimiento de McCorvey se ha acelerado durante la última década, lo cual llevó a sus líderes a invertir en tecnología para que la evolución de un negocio familiar a un líder de la industria fuera suave. 

“[Antes de implementar Smartsheet], muchos de nuestros departamentos tenían sus propios flujos de trabajo aislados”, comenta Mondeau. “Alguien podía tener una herramienta o un proceso excelente, pero no estaba a disposición de todos. Trabajábamos con los expertos en la materia para diseñar planillas o flujos de trabajo. Dijimos: 'tomaremos en cuenta toda tu experiencia, pero quitaremos todas las redundancias manuales con Smartsheet'. En este momento, los líderes de proyecto trabajan con nosotros semanalmente para probar ideas y construirlas a escala. Registrar la manera de trabajar del negocio nos permite ser más eficientes, tomar el conocimiento y transmitirlo a los equipos”.

Antes de implementar Smartsheet, lograr uniformidad y visibilidad era una tarea compleja. Muchos procesos empresariales y de diseño eran en papel. Las herramientas tecnológicas eran distintas de un equipo a otro, desde el correo electrónico y PDF hasta planillas y bases de datos independientes. Mondeau y sus colegas vieron la necesidad de que hubiera una plataforma única donde se integraran las distintas fuentes de datos, se respaldara la automatización del flujo de trabajo y se permitiera acceder a la información desde cualquier lugar, al tiempo que se eliminaran los riesgos inherentes a los procesos en papel.

El primer proyecto que McCorvey llevó a cabo con Smartsheet fue la programación y coordinación de proyectos de la fábrica, que incluyeron la digitalización de los planos de producción para ahorrar horas de trabajo y miles de dólares por año. Cuando los demás equipos vieron el poder de la plataforma, la implementación de Smartsheet en la compañía se amplió rápidamente. McCorvey Companies ahora usa Smartsheet para funciones empresariales críticas como cálculo, cambio de propuestas y RFI, contabilidad y facturación, compras, programación de fabricación, operaciones de campo y mucho más, un único sistema de registro para todo el negocio.

“La uniformidad se ha convertido en un factor clave mientras experimentamos un rápido crecimiento”, comenta Mondeau. “Estamos intentando ampliar la mentalidad de empresa familiar y usarla para crecer con cualquier otra compañía con la que trabajemos, que adquiramos o iniciemos para poder ofrecer la misma experiencia uniforme. Hay un gran movimiento en el sector de la construcción para comenzar a estandarizar los procesos de construcción y hay una exigencia mayor de visibilidad de los proveedores, distribuidores e incluso de otros oficios para que todo se desarrolle con más eficiencia”.

Acceso a los datos en tiempo real que permite ahorrar tiempo y dinero

Smartsheet permite a McCorvey ahorrar tiempo y dinero ya que brinda acceso en tiempo real a la información que los empleados necesitan desde cualquier lugar. Los procesos como gestionar las actualizaciones o los planos de producción se han transformado por completo. Antes de implementar Smartsheet, si los capataces de una obra tenían un plano desactualizado, debían que llamar al encargado de revisar los detalles, que comprobaba las versiones manualmente, coordinaba la impresión de un conjunto de posiblemente docenas de páginas de planos y gestionaba la entrega en la obra, que podía estar a horas de distancia.

Ahora, un capataz puede extraer los planos más actualizados desde un dispositivo móvil y usar los comentarios de Smartsheet para resolver cuestiones específicas con el encargado de revisar detalles. Un proceso que solía dejar que las cuadrillas estuvieran paradas durante medio día o más podía resolverse en 10 o 15 minutos. Eliminar la necesidad de imprimir y entregar grandes paquetes de planos le ha ahorrado a McCorvey más de USD 80 000 por año.

Compartir información en tiempo real a través de Smartsheet simplifica también las solicitudes de materiales. El capataz de una obra puede consultar una hoja o un panel para ver cuándo se entregarán determinados materiales, controlar los gastos según el presupuesto y hacer cambios al instante para evitar el excedente de costos. McCorvey también usa Smartsheet para disminuir costos de alquiler de herramientas y equipos. Los equipos incorporan la planificación de herramientas en el plan de proyecto para un trabajo, de modo que pueden suministrar solo las herramientas necesarias en lugar de tener que disponer de una gran reserva “por si acaso”. Al comprar y alquilar menos herramientas, además de evitar los recargos en los alquileres, McCorvey ha ahorrado entre USD 50 000 y USD 100 000.

“Algunos de los capataces miran la aplicación y dicen: 'aquí tienen el martillo a correa, los voy a llamar'”, cuenta Mondeau. “Permite que resuelvan problemas y se comuniquen directamente porque tienen acceso a esa información”.

Escalar esfuerzos y ahorrar tiempo con Control Center

Smartsheet Control Center ayuda a McCorvey a estandarizar el modo en que se recopila la información de los proyectos y cómo se la da a conocer en la organización, lo cual permite una planificación eficiente y aportes verticales. Con cientos de proyectos activos en curso en un momento dado, la supervisión de un trabajo que oscila entre unas pocas semanas y casi dos años, la capacidad de escalar y automatizar los cambios es fundamental.

“Solíamos copiar carpetas para usarlas como conjuntos de plantillas”, cuenta Mondeau. “Pero cuando las planillas se volvieron más avanzadas, quisimos que este proceso fuera autoservicio. El equipo de TI puede usar Control Center para procesar los cambios que desean los propietarios de los productos y no es necesario repasar todo y hacer una actualización cada vez”.

Al captar numerosos detalles de cada proyecto, McCorvey ha creado un recurso de datos que puede usarse para identificar problemas más grandes y resolverlos. Por ejemplo, el análisis del proceso de solicitud de materiales determinó que una gran proporción de las solicitudes eran con envío el mismo día o al día siguiente. Los gerentes pudieron determinar si esos plazos de entrega acotados surgían de la falta de planificación, de demoras en la recepción de los presupuestos o las especificaciones, u otros factores que podrían mejorarse. Mondeau calcula que, al usar Smartsheet, la eficiencia de los flujos de trabajo y el acceso a la información ha aumentado entre un 60 y 70 % y, en lo que respecta a las comunicaciones, la eficiencia ha aumentado un 400 %, ya que los equipos pueden eliminar las demoras y la confusión gracias a los procesos colaborativos.

Espacios de trabajo personalizados por rol con WorkApps

Mondeau y sus colegas han podido optimizar la comunicación al aprovechar Smartsheet WorkApps. Con WorkApps, Mondeau y su equipo pueden construir fácilmente aplicaciones web y móviles intuitivas que pueden incorporar los recursos de Smartsheet y externos, como los panels de Tableau o Google Docs sin necesidad de escribir ni una sola línea de código. McCorvey usa WorkApps para crear espacios de trabajo definidos por rol, diseñados para optimizar el acceso a la información que necesitan los productores, contratistas o, incluso, los clientes para hacer el trabajo.

“Debido a que el uso de Smartsheet creció exponencialmente, hemos recibido comentarios de empleados que afirman que es un poco difícil de navegar”, comenta Mondeau. “Con WorkApps, queríamos ver si podíamos cambiar la interfaz de la experiencia por un enfoque más sencillo basado en la aplicación e incorporar los elementos de las operaciones de la compañía que están fuera de Smartsheet en este momento”.

Mondeau dice que el generador de aplicaciones de WorkApps es 'sumamente fácil de usar' y su flexibilidad para compartir y presentar información es igual de buena que Dynamic View”. Ha diseñado aplicaciones para funciones del trabajo como planificación de viajes y producción del taller. Con permisos diseñados por rol, la aplicación de viajes permite que los viajeros vean sus próximos viajes e itinerarios, mientras que los gerentes pueden ver los programas de sus subordinados, pero no información personal como domicilio o número de identificación de viajero. Los miembros del equipo de producción del taller pueden ver los detalles de las partes en las que están trabajando sin tener que desplazarse por las columnas para obtener la información de envío ni otros detalles usados por los equipos de ventas o compras.

La interfaz sencilla ayuda a los empleados nuevos, contratistas o socios a encontrar lo que necesitan rápidamente sin necesidad de tener experiencia con Smartsheet. Y ya que McCorvey puede incorporar sus propios colores y marca en WorkApps, las aplicaciones son una experiencia personalizada de principio a fin.

“Es una interfaz agradable y despejada para que los usuarios ingresen y hagan el trabajo principal sin tener que abrir nuevas pestañas en el navegador ni otras aplicaciones”, afirma Mondeau. “Es así de simple: es tu espacio de trabajo”. No navegas por 100 carpetas del proyecto para buscar la información que necesitas; obtienes las vistas pertinentes a tus funciones”.

Buscar a los expertos en la compañía y aprender de ellos

McCorvey no solo ha ahorrado tiempo y dinero al implementar Smartsheet, sino que le ha dado voz a las personas que tienen años de experiencia en la organización. El esfuerzo por detectar y estandarizar las mejores prácticas ha llevado a los gerentes a las personas que tienen más experiencia e información para ofrecer.

“Desde que desarrollamos estas herramientas y nos capacitamos en su uso, hemos encontrado empleados que tienen experiencia que nadie conocía”, comenta Mondeau. “Eso nos ha permitido encontrar expertos nuevos y evaluar e implementar ideas más nuevas. Tenemos personas que trabajan en construcción hace 50 años que dicen: 'me gustaría probar esto; ayúdame a ponerlo en papel, en una planilla o base de datos y a construirlo'. Ha impulsado esa innovación y ha expuesto a las personas que aman lo que hacen y quieren colaborar con la compañía”.

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