JLL usa Smartsheet para vincularse con los sistemas corporativos y entablar relaciones más sólidas con los clientes

Tal como ocurre con las grandes empresas globales, el líder corporativo en bienes raíces, JLL, ha realizado una gran inversión en recursos para crear soluciones de datos personalizadas que le permitan administrar la cartera de trabajo de la empresa. Sin embargo, cuando un importante cliente comercial pidió no usar el sistema de JLL debido a los desafíos que presentaba en cuanto a interoperabilidad con su propia tecnología de gestión de proyectos registrada, JLL debió recurrir a otra herramienta para extraer datos y administrar la supervisión y la confección de informes del programa. El cliente les recomendó Smartsheet para cubrir esta brecha digital. Hoy en día, Smartsheet ha probado tener una capacidad mucho mayor para optimizar el proceso de uso compartido y rastreo de grandes volúmenes de datos del proyecto de bienes raíces entre las dos empresas.

"Estamos implementado proyectos de construcción en todo el país", comenta Betsy Solomon, líder de operaciones de cuentas en JLL. "Nos ocupamos de gestionar el canal completo y la colaboración dentro de las organizaciones clientes, desde el equipo del sector jurídico de bienes raíces y el equipo de ejecución, hasta el equipo de estrategias. Nos aseguramos de que todos tengan acceso al canal de trabajo que llevamos adelante en este momento, así como en uno o dos años más, y, también, a lo que hemos hecho anteriormente".

Solomon y su gerente de proyecto asociada, Becca Fecht, trabajan en forma estrecha con su cliente global en pos de administrar una larga lista de propiedades comerciales, desde el comienzo del proceso de adquisición hasta la renovación, el desarrollo y la conclusión de la construcción. En cualquier punto, precisan conocer el estado de los detalles del proyecto, como desempeño general de los contratistas, permisos de edificación, cumplimiento con reglamentaciones municipales o regionales aplicables, estado del canal de propiedades y mucho más. Precisan poder compartir información relevante con diversos equipos tanto dentro de JLL como en la organización cliente.

"En los últimos años, la tendencia para la mayoría de las industrias es la información: datos y análisis", comenta Solomon. "¿Qué podemos hacer con todos los datos que recopilamos y qué utilidad pueden tener para nuestros proyectos? Hoy en día, la mentalidad que adoptan las industrias consiste en capacitar a las personas para que recurran a la fuente de datos en lugar de que nosotros tengamos que producir los datos y enviarlos".

Para que los datos relevantes estén disponibles de manera sencilla para la gran cantidad de personas que los necesitan, Solomon y Fecht extraen la información del sistema del cliente y la incorporan en una solución de Smartsheet que ofrece alertas, paneles y mucho más. Las capacidades de Smartsheet permiten que Solomon y Fecht capturen hasta los más mínimos detalles, los compilen en vistas integrales y utilicen paneles para compartirlos en tiempo casi real con los grupos de interés.

"Se deja de lado la necesidad de extraer información", comenta Fecht. "Ya nos ocupamos de extraer toda la información para que ellos puedan tener acceso. Antes, recibíamos solicitudes individuales. Ahora, todo lo que necesitan está en el panel y les pedimos que consulten allí. Esto ha sido de gran utilidad para reducir la cantidad de correos electrónicos que recibimos y enviamos".

Antes de usar Smartsheet, Solomon y Fecht compilaban datos en libros de hojas de cálculo y los distribuían en actualizaciones semanales y mensuales. Hoy en día, los datos del cliente se capturan en Smartsheet minuto a minuto, y los usuarios pueden acceder a información precisa en una sola fuente. Con el tiempo que Solomon y Fecht solían dedicar a actualizar las hojas de cálculo y a confeccionar informes, pueden enfocarse en una orientación y supervisión estratégicas de las carteras de proyectos de los clientes. Solomon admite que le preocupaba perder el control sobre los datos. Sin embargo, ganó perspectivas y visibilidad, y aportó una mayor visibilidad y propiedad a los equipos que más las necesitan, al mismo tiempo que se optimizaron las comunicaciones oportunas entre ambas organizaciones.

"Me estresaba pensar que iba a abrir la fuente de datos para los 225 usuarios que formaban parte de nuestro Smartsheet original. Sin embargo, me sorprendí", dice Solomon. "Creo que una de las mayores ventajas de Smartsheet fue que el cliente pudo lograr que distintos grupos que pertenecían a "silos" dentro de su propia empresa comenzaran a trabajar de manera colaborativa, lo que tuvo un impacto positivo sobre los proyectos que teníamos en marcha".

Solomon y Fecht lograron ir un paso más allá de la mera confección de informes sobre los datos y echar una mirada en detalle a lo que les decían los números. Pueden observar la cartera en su totalidad y ver si hay demasiados proyectos programados para comenzar en un período de tiempo específico, lo que podría conducir a cuellos de botella durante las etapas de revisión por parte del cliente. Pueden realizar un desglose y ver si el trabajo se mueve a un ritmo adecuado en una región específica, o enfocarse en sitios específicos para saber por qué la construcción está demorada o adelantada respecto del cronograma establecido. Los flujos de trabajo automatizados les permiten derivar los posibles problemas a las personas adecuadas en JLL o a los equipos de ejecución o jurídicos del cliente con la anticipación suficiente para evitar demoras de importancia en el proyecto.

Smartsheet también ha optimizado la confección de informes, tanto para el cliente como para el liderazgo de JLL. Solomon y Fecht aportan sus propias perspectivas con el soporte de las vistas de Smartsheet, que son fáciles de comprender y desglosar. Debido a que los documentos y las imágenes pueden cargarse en la herramienta de seguimiento de proyectos, resulta sencillo hacer una copia de seguridad de las evaluaciones y recomendaciones con datos contundentes, y pasar más rápido del análisis a la acción.

"Los números no mienten", dice Solomon. "Si pueden ver los números y los datos, no es necesario mantener una conversación sobre por qué estamos aquí. Simplemente, uno debe ir a la parte específica y tratar de dilucidar cómo resolver ese problema. Están comenzando a ver algunas de las posibilidades que ofrece Smartsheet. Ahora, esperan que tomemos los datos y sigamos dándoles más".

Para obtener más información

Para obtener más información sobre Smartsheet, visite https://www.smartsheet.com/. 

Para obtener más información sobre JLL, visite https://www.us.jll.com/.