Con Smartsheet, EIS simplifica la administración del programa de salud, incluidas las pruebas de PCR para los Juegos de Tokio

Con sede en Manchester, Reino Unido, English Institute of Sport es una institución gubernamental que proporciona servicios de medicina deportiva y ciencia deportiva a atletas de alto rendimiento dentro del Reino Unido, incluidos los participantes británicos de los Juegos Olímpicos y Paralímpicos. 

Los servicios de EIS se expandieron exponencialmente en sus 20 años, desde apoyo deportivo tradicional como medicina, fisioterapia y acondicionamiento físico y fuerza hasta otros servicios como biomecánica, innovación del rendimiento, estilo de vida y salud mental. Con más de 350 empleados que trabajan con más de 40 deportes en todo el país, la organización ha contribuido a las más de 1000 medallas olímpicas y paralímpicas. 

Pruebas PCR para las Olimpiadas con la ayuda de Smartsheet

Cuando la pandemia del COVID-19 se apoderó del mundo, se cancelaron muchos eventos deportivos y aquellos que no se cancelaron se organizaron en circunstancias muy difíciles. Las organizaciones deportivas acudieron a herramientas digitales para simplificar flujos de trabajo e impulsar la eficiencia. El Equipo de salud de los atletas de EIS, que ya estaba usando Smartsheet en muchos de sus programas internos, decidió adoptar la herramienta para los casos de uso más recientes provocados por la pandemia. 

“En 2021, nos eligieron para realizar todas las pruebas de PCR para los atletas, el personal, los accionistas y los patrocinadores que viajarían a Tokio para los Juegos Olímpicos y Paraolímpicos. Las pruebas debían ser realizadas por médicos en todo el país en un plazo específico diseñado para los eventos: 14 días, 96 horas y 48 horas antes de la partida”, recuerda Faye Hodson, coordinadora de salud de los atletas de English Institute of Sport. Con más de 500 atletas que debían someterse a las pruebas, junto con un personal de apoyo de 600 personas, el desafío era importante. “Sin Smartsheet, esto hubiese sido increíblemente difícil para nosotros”.

Con el objetivo de brindar siempre un servicio de nivel mundial, Hodson y su equipo crearon un plan de proyecto usando Smartsheet y gráficos de Gantt integrados que les permitieron asignar tareas con fechas límite y automatizar recordatorios. Toda la información se recopilaba y cotejaba en un solo lugar. Esto les permitió a los atletas, los médicos y las autoridades mantenerse informados, sin importar la ubicación.

“Sin la herramienta adecuada, hubiésemos tenido varios correos electrónicos y diferentes hojas dando vueltas”, explica Hodson. “Estoy segura de que alguien iba a descargarla y luego cargarla posiblemente de forma incorrecta. Con el uso de Smartsheet para informar las pruebas de PCR, todo transcurrió sin problemas. 
No solo se trataba de obtener los datos, sino también de la accesibilidad y comodidad. “Uno de los beneficios de los formularios era que podíamos enviárselos a los atletas por WhatsApp”, agrega Hodson. “¡A ellos les encanta! Todos tienen su teléfono a mano, pero no todos tienen una computadora portátil cerca”. Esta facilidad de uso ayudó a EIS a alcanzar su misión sin inconvenientes.

Administración de la salud de los atletas en un único lugar 

EIS comenzó a usar Smartsheet algunos años antes de los Juegos de Tokio. En 2018, la organización creó el Equipo de salud de los atletas para reducir las enfermedades y lesiones de los atletas. Este grupo de expertos están a cargo de la salud física y mental, salud respiratoria, salud femenina y datos de rendimiento de los atletas. Las tareas incluyen análisis durante todo el año para realizar un seguimiento de la evolución de los atletas, teniendo en cuenta elementos como la categoría deportiva o la temporada. “Incluso contamos con un sistema personalizado de registros médicos denominado Sistema de administración de datos de rendimiento (PDMS)”, cuenta Hodson.

Debido a la complejidad de su trabajo, el equipo directivo se dio cuenta desde el comienzo de que necesitaban una solución de software de administración de proyectos y colaboración rentable. “Necesitábamos una herramienta accesible para grupos internos y externos dentro de un entorno de alta seguridad, ya que tratamos con atletas y sus equipos de entrenamiento, no solo con los accionistas internos de EIS”, dice Hodson. “Estuve algunas semanas investigando diferentes opciones, y Smartsheet siempre se destacó. Es fácil de usar y se puede acceder a la herramienta de forma segura tanto interna como externamente. También se puede usar para la administración de proyectos y se adapta a nuestro presupuesto”.

El equipo se preparó inmediatamente para trabajar en la integración de proyectos y datos. Una vez que el ecosistema estuvo preparado, las personas comenzaron a usar la nueva solución y se descubrieron más formas de completar las tareas diarias. 

“Con Smartsheet, podemos crear paneles para el equipo directivo que solo quiere tener un registro visual rápido, no un formulario completo”, detalla Hodson. “También podemos reducir los permisos a una única celda, lo que nos ayuda con el GDPR. Si necesita una actualización, solo debe enviar un correo electrónico y cualquier persona puede hacerlo directamente, sin tener que ingresar en otro sistema. El hecho de que se pueda integrar en Microsoft Teams fue muy bueno para nosotros en cuanto a la colaboración”.

Monitoreo de actividades a largo plazo y seguimiento de interacciones

Fuera de las circunstancias extraordinarias, como una pandemia, el Equipo de salud de los atletas dedica mucho tiempo al monitoreo de actividades y al seguimiento de interacciones. Poder acceder a datos en vivos es un aspecto necesario del trabajo. “El director puede ver un panel en vivo de nuestros gastos. Eso es realmente útil”, detalla Hodson. 

Pero para Hodson, la mayor ventaja es la precisión de datos. “El uso de Smartsheet nos permitió reducir la cantidad de errores cometidos debido a que los datos están en un solo lugar en todo momento”, dice. 

“Usamos Smartsheet desde 2018 y todavía encontramos nuevos usos”, menciona Hodson. “Apuntamos a aumentar la planificación de recursos y proyectos, y continuar con el monitoreo de actividades y el seguimiento de presupuestos. También deseamos usar los formularios para recibir comentarios. Por ejemplo, podemos preguntarles a organizaciones deportivas y atletas cómo piensan que se están desempeñando y utilizar esos datos para analizar nuestro trabajo”. 

Después de una gran experiencia demostrada con Smartsheet que impulsa la eficiencia en los proyectos del Equipo de salud de los atletas, EIS también tiene pensado implementar la herramienta en otros procesos y departamentos de la organización.

Para obtener más información sobre esta historia, consulte nuestro estudio de caso.