Domino's envía las comunicaciones empresariales más rápido y con más eficacia con Smartsheet.

Entregar una pizza deliciosa y caliente exige más que una masa bien cocida y un conductor experimentado. Domino’s se ha convertido en líder del sector al innovar en el uso de tecnología para optimizar los procesos de cocina y simplificar los pedidos en línea y el seguimiento de los envíos en más de 86 mercados mundiales. A medida que se implementan nuevas tecnologías y procesos, Domino's debe compartir actualizaciones y alertas inmediatas con sus empleados corporativos y con su red de propietarios de franquicias. Smartsheet ayuda a Domino's a garantizar que todos esos mensajes lleguen a tiempo, en el momento y el lugar que los necesitan.

“Utilizamos Smartsheet para reunir a las personas en un equipo interdisciplinario”, comenta Stacie Barret, directora de comunicaciones internas de Domino's. "Lo utilizamos para iniciar una conversación entre personas que se esfuerzan seriamente por hacer las cosas bien, pero que quizás no sepan qué otras cosas hacen los demás. Cuando generamos esa concientización, también generamos eficiencias, no solo en mi departamento, sino en otras partes del negocio. De este modo, no duplicamos esfuerzos y estamos atentos a cuándo y cómo nos comunicamos y podemos trabajar más rápido”.

Optimizar la comunicación para reducir la sobrecarga de información

El equipo de comunicaciones internas de Domino's gestiona varios medios de comunicación para compartir las actualizaciones principales sobre nuevas tecnologías, nuevos programas y cambios a los procesos y las ofertas vigentes. Estos incluyen los boletines informativos regulares para el equipo corporativo y para las franquicias, así como los correos electrónicos únicos para los anuncios más importantes. El equipo también organiza el Domino’s Worldwide Rally, un evento presencial que reúne a más de 9000 personas cada dos años. Compartir tanta información generó un nivel de sobrecarga que hacía que la gente estuviera menos informada, no más.

“Antes de Smartsheet, teníamos muchísimas personas que se comunicaban con otras tantas de muchas maneras distintas”, comenta Barrett. “Todos pensaban que su mensaje era el más importante y que la mejor manera de difundirlo era enviar una comunicación aparte. Las personas recibían muchísima información repetida y se perdían lo más importante”.

Barrett sabía que su equipo necesitaba un enfoque más estratégico. Smartsheet fue la plataforma que lo hizo posible. En la actualidad, el equipo de comunicaciones internas escribe temas del boletín y anuncios independientes en un calendario de contenido, el cual les permite planificar para varios meses. A medida que se agregan temas nuevos, el equipo puede ver si determinadas fechas están demasiado cargadas y colabora con los responsables del contenido para reprogramar los anuncios, si es necesario.

La planificación del Worldwide Rally se realiza también en Smartsheet. El equipo de Barret puede hacer un seguimiento del estado y de los responsables de todas las tareas. Si alguien se toma vacaciones, es fácil para los colegas cubrir el trabajo porque los requisitos y los plazos están indicados con claridad. Las alertas automatizadas permiten que los responsables de las tareas sepan cuándo se acerca una fecha límite o si hay alguna tarea atrasada, a fin de que los colegas y los gerentes puedan resolver los problemas.

“Con Smartsheet, tengo un calendario de comunicación para varios meses”, comenta Barrett. “Distintas personas pueden ingresar, actualizar y mantener esa información. Lo mismo se aplica al Worldwide Rally. Tengo un gran equipo multifuncional con muchas interdependencias, así que al crear más transparencia en lo que se debe hacer y quién debe hacerlo, todos podemos trabajar juntos para resolver problemas y hacer las cosas más rápido”.

Mayores índices de lectura demuestran que menos es, en realidad, más

Smartsheet mejoró drásticamente la manera en que el equipo de Barrett se comunica con el resto de la compañía. Los boletines del equipo solían tener un índice de lectura de solo el 4 %. En este momento, con la mensajería optimizada y una mejor planificación estratégica, ese índice ha ascendido al 100 %.

“Las personas pensaban que su mensaje no se enviaba, pero en realidad se enviaba seis veces”, comenta Barrett. “Estaban cansadas de recibir el mismo mensaje una y otra vez, por lo que dejaban de leerlo y suponían que ya conocían la información. Usar Smartsheet nos ha permitido crear un plan de comunicación más integral e inteligente y reducir la repetición en el mismo medio”.

Lograr más en la misma cantidad de tiempo

Al hacer que sus procesos sean más estratégicos y optimizados, el equipo ha ampliado sus capacidades. Barrett afirma que su equipo solía colaborar regularmente con cuatro equipos y ahora trabaja con ocho, sin tener que dedicar más tiempo ni aumentar la cantidad de empleados. Y mientras Barrett insiste en que “no es una persona tecnológica”, ha podido configurar todas las hojas y alertas ella misma, sin necesidad de acudir a sus colegas de TI que debían dejar de lado otras iniciativas tecnológicas más grandes.

Berrett dice que sus colegas también consideran que es fácil aprender a usar Smartsheet; uno de los desafíos más importantes es estar al día con las solicitudes de nuevas licencias. Mientras más personas descubren cómo Smartsheet puede simplificar y automatizar su carga de trabajo, más quieren usarla.

Si está trabajando en un equipo interdisciplinario y necesita automatización y controles, pero no dispone del presupuesto para ese tipo de nivel de soporte de TI, Smartsheet es una solución fácil de implementar que funciona de verdad”, afirma Barrett. “Gracias a Smartsheet, tenemos mejor visibilidad, mejor transparencia y mejor colaboración".

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