DIRECTV usa Smartsheet para respaldar la transformación estratégica mediante la simplificación y la centralización de la gestión de proyectos empresariales

Millones de personas eligen DIRECTV a diario para ver deportes y entretenimiento en sus televisores, dispositivos de streaming y aplicaciones para dispositivos móviles. El servicio de televisión paga ofrece cientos de canales de video premium basado en suscripción y contenido televisado a pedido por satélite o a través de una conexión a Internet.

Bajo la dirección de la Oficina de Transformación, DIRECTV se esfuerza por lograr una transformación estratégica a través de proyectos e iniciativas que respalden las prioridades estratégicas de la organización.

“La gestión de bases es una de nuestras principales prioridades. Tenemos millones de clientes, por lo que buscamos constantemente formas de mejorar el servicio y ofrecer más contenido”, dijo Amber Grossman, directora de Gestión de proyectos técnicos de DIRECTV. “Otra prioridad importante es obtener nuevos clientes a través de nuevas campañas de marketing y otras iniciativas”.

Existen casi 200 proyectos que se alinean directamente con las prioridades estratégicas de la empresa, y la Oficina de Transformación utiliza Smartsheet para realizar un seguimiento de todo el ciclo de vida de cada proyecto. Y los proyectos de esa cartera siguen expandiéndose, evolucionando y cerrándose.

“Con Smartsheet, tenemos una herramienta de gestión de proyectos muy sólida que nos permite gestionar una cartera de proyectos estratégicos desde el inicio hasta la implementación”, afirma Grossman.

Anteriormente, los proyectos se gestionaban mediante una variedad de hojas de cálculo y otras herramientas.

“Si bien existen muchas herramientas de software que ayudan con la administración de tareas, resulta mucho más desafiante hacer un seguimiento eficaz de los KPI y los datos financieros y vincularlos con cada proyecto”.

Realizar un seguimiento de proyectos esenciales de principio a fin en Smartsheet

Gestionar proyectos de esta envergadura e impacto es un proceso complejo, con la naturaleza intrínsecamente multifuncional de los programas y las iniciativas de importancia. Smartsheet optimiza este proceso mediante la automatización de las tareas manuales y la garantía de eficiencia en cada etapa del proceso.

Las nuevas ideas y los problemas que surgen de los propietarios de negocios llegan al equipo de Transformación. Los miembros de este equipo definen el planteamiento del problema, la causa de origen y el objetivo antes de enviar el proyecto al equipo de Viabilidad, que está compuesto por expertos en el tema pertenecientes a las partes interesadas, entre las que se incluyen las áreas de TI, Ingeniería y Finanzas.

Una vez aprobado, cada proyecto pasa por un proceso de gestión antes de llegar al equipo de Grossman para su seguimiento. “Cada proyecto se alinea con una de nuestras prioridades estratégicas para toda la empresa”, comenta. “Por ejemplo, de todos los proyectos que registramos actualmente en Smartsheet, el 15% está asociado con nuestra prioridad de gestión de bases”.

Después de que un proyecto se aprueba formalmente y está listo para su seguimiento, la Oficina de Transformación ingresa los datos en una hoja de “trabajo en curso” en Smartsheet, donde se agregan los proyectos. Luego, cada usuario tiene su propio “panel” en la página de inicio de Smartsheet, donde puede conservar sus iniciativas específicas. Los gerentes de proyectos también pueden obtener una vista rápida del estado de un proyecto, incluida información como datos de contacto del propietario del proyecto, fechas límite y datos financieros actualizados.

DIRECTV usa la automatización del flujo de trabajo en Smartsheet para desencadenar la aprobación de proyectos y alertar a los diferentes equipos cuando se actualiza la información o cuando se vence un plazo. “Smartsheet permite que todos nuestros proyectos sigan avanzando en todas las etapas”, afirma Grossman. El equipo de Transformación también utiliza Data Shuttle para descargar datos del proyecto entre el sistema de base de datos de la empresa y Smartsheet. “A veces, necesitamos enviar identificaciones únicas de admisión de proyectos a otros equipos, pero solo tenemos que mover los datos de proyectos aprobados, por ejemplo”, dice Grossman. Grossman también utiliza Smartsheet para copiar y pegar automáticamente la información de los indicadores clave de rendimiento (KPI) entre las hojas.

Una vista centralizada de casi 200 proyectos

DIRECTV usa Smartsheet para obtener una vista centralizada y rápida del estado de casi 200 proyectos, lo que mejora la visibilidad para líderes y ejecutivos. Gracias a Smartsheet, los gerentes de proyectos pueden participar en iniciativas de mayor envergadura, dado que permite visualizar la manera en que su trabajo respalda las prioridades estratégicas.

“Nos preguntan con regularidad, a veces a diario, sobre el estado de un proyecto”, afirma Grossman. “Con Smartsheet, puedo crear rápidamente informes ad hoc y resumir un proyecto en un panel para que nuestros ejecutivos puedan analizar los datos y tomar decisiones”. El equipo de Transformación también puede actualizar con facilidad los proyectos a medida que cambian los hitos o se agrega información nueva. 

“Obtener actualizaciones de proyectos en Smartsheet es un proceso muy simple. Los miembros de nuestro equipo no tienen que mirar diferentes documentos u hojas de cálculo, porque todo lo que necesitan está plasmado en un solo lugar en el panel de usuario”.

Acceso rápido a las perspectivas financieras

A través de Smartsheet, DIRECTV dedica menos tiempo a recopilar datos financieros para diferentes proyectos.

“Smartsheet tiene la capacidad de automatizar fórmulas y cálculos. Solía dedicar mucho tiempo a filtrar y exportar datos de KPI en informes para presentar comparaciones mensuales o anuales entre los objetivos y los números reales. Ahora, simplemente los corto, los pego y los exporto, lo que me permite ahorrar mucho tiempo”, dice Grossman.

Al automatizar procesos que antes eran manuales, los líderes de DIRECTV tienen un acceso más rápido a los datos financieros y al rendimiento, lo que optimiza la toma de decisiones de los equipos directivos de la empresa.

DIRECTV también usa Smartsheet para que los proyectos avancen y se ajusten estrechamente a las prioridades estratégicas de la empresa.

“Smartsheet nos ayuda a identificar los proyectos que superan las expectativas, analizar el motivo y, cuando es posible, duplicar el éxito en otras áreas. Por el contrario, si el proyecto no está en vías de alcanzar su objetivo, podemos usar Smartsheet para conocer sus deficiencias y ver la forma de resolver el problema. Podemos extraer información fácilmente para mostrar qué proyectos van en la dirección correcta y cuáles necesitan un poco más de atención”, afirma Grossman. 

“Al mantener el trabajo dentro del cronograma, podemos cumplir mejor con nuestros objetivos financieros. Nuestros clientes se benefician de esta posibilidad, porque podemos invertir en funciones y contenidos adicionales. Las capacidades de Smartsheet, junto con los conocimientos de nuestros equipos, nos permiten respaldar nuestros objetivos estratégicos y repercutir de forma positiva en nuestros clientes”.

Para obtener más información sobre esta historia, consulte nuestro estudio de caso.