Delivery Hero utiliza Smartsheet para mejorar la visibilidad y la eficiencia de la organización.

En cualquier momento dado, Delivery Hero tiene varios proyectos interesantes, innovadores y complejos en curso. Tradicionalmente, el negocio ha usado diversas soluciones de gestión de proyectos (o incluso ninguna) para manejarlos, con efectos variables. Esto favoreció el surgimiento de problemas como procesos manuales en demasía, la necesidad de tener que perseguir a los colegas para obtener actualizaciones y una limitada visibilidad del estado de cada proyecto. Al mismo tiempo, los informes para las partes interesadas sénior eran un proceso engorroso, exigían dedicarles demasiado tiempo y, a veces, procesos imprecisos que variaban de un mes al otro.

Cuando el gestor de proyectos sénior Tomasz Kowalski se sumó al equipo, quería disponer de una plataforma integral para impulsar las capacidades de gestión del trabajo de su equipo y mejorar los informes para las partes interesadas. Gracias a su experiencia con Smartsheet, esta se transformó de inmediato en la solución elegida.

“Para mí, Smartsheet puede contribuir considerablemente al crecimiento de una empresa”, comenta Tomasz Kowalski. “Como director de proyectos experimentado, he usado varias herramientas durante mi carrera profesional. Confío en que Smartsheet es la plataforma que ofrece una combinación adecuada de capacidades, integraciones y posibilidades para cambiar y acelerar realmente mi trabajo, el éxito del equipo y del negocio en general”.

Smartsheet ya se había usado en una capacidad limitada en el negocio, pero Tomasz Kowalski quería implementarla de manera general. Para acelerar la velocidad en la que Delivery Hero pudiera ver el valor máximo que representaba el uso de la plataforma, el equipo decidió establecer una colaboración con Agile Management Experts (AMX), un socio platinum de Smartsheet con sede en Europa. “AMX fue capaz de considerar el uso actual de la plataforma, ofrecer una capacitación personalizada y realizar visitas presenciales para implementar estructuras que optimizaran el uso de Smartsheet”, afirma Tomasz Kowalski.

“Estamos encantados de haber trabajado con Delivery Hero para descubrir el verdadero potencial que representa Smartsheet para el negocio y nos entusiasma trabajar con el equipo de ahora en más para lograr otras cosas”, agrega Sebastian Paasch, director ejecutivo de AMX.

Ahora, los empleados de Delivery Hero están preparados para trabajar de manera más inteligente y eficiente con una plataforma de gestión del trabajo que facilita activamente el trabajo dinámico, impulsa el crecimiento y se integra de manera eficaz con aplicaciones clave ya implementadas, como Slack. Se ha ahorrado tiempo en todo el negocio. Tomasz Kowalski calcula que, al consolidar la generación de informes de estado y de proyectos de PowerPoint y Google Sheets en Smartsheet, su equipo ahorró un promedio de cuatro horas semanales, lo cual le permitió concentrarse en tareas de valor agregado y ampliar el negocio.

Al mismo tiempo, el director sénior global de gobernanza, riesgo y cumplimiento (GRC) de Delivery Hero, Babak Mohtachemi, manifiesta lo siguiente: “el nuevo panel de informes de C-suite y plan de hoja de ruta, creado con Smartsheet, genera un ahorro de tiempo del 25% por semana. Smartsheet también me permite colaborar con los gerentes de GRC de todo el mundo de manera más eficaz; esto me permite ahorrar, en promedio, un 35% de tiempo por mes, lo cual es un resultado fantástico”.

Sin embargo, los casos de uso han ido mucho más allá de solo gestionar el trabajo con eficacia: por ejemplo, Smartsheet se ha usado para mejorar y centralizar los procesos de nómina, reunir información dispar de distintas entidades para integrarla en una única fuente y analizarla. Incluso se ha usado esta herramienta de manera innovadora para mejorar la cultura del equipo, desde sociedades de compañías hasta la socialización, que es cada vez más importante para los equipos remotos durante los acontecimientos actuales. En general, Smartsheet se ha convertido en una herramienta muy valiosa en toda la organización y genera numerosos beneficios importantes. 

Mejor visibilidad, informes más inteligentes:

Para una organización grande como Delivery Hero, la visibilidad general y los informes eficientes son fundamentales. A nivel de equipo, Smartsheet permite a los empleados hacer un seguimiento eficaz del estado de las tareas y proyectos en curso, independientemente de su complejidad, con recordatorios temporizados y advertencias codificadas por color cuando surgen posibles problemas. Esto ahorra horas valiosas, facilita la gestión del trabajo y la hace menos estresante, y permite garantizar que todos los proyectos se lleven a cabo según lo previsto.

Smartsheet también ha transformado los informes. Antes, generar informes para las partes interesadas sénior era un proceso manual que exigía mucha dedicación. Ahora, los empleados de Delivery Hero pueden presentar paneles semiautomatizados que son simples y rápidos de crear, pero que también les ofrecen a los equipos la libertad de editar con facilidad y garantizan que puedan destacar las victorias y los logros de hitos importantes. Por ejemplo, el CMO ahora supervisa un panel avanzado automatizado en el que se compila información importante sobre los proyectos, los hitos y logros: dicho en pocas palabras, una mejora considerable en el modo en que funcionaban antes los informes.

Solución integral:

Smartsheet ofrece una solución integral con la capacidad de manejar requisitos complejos, pero con la flexibilidad suficiente para satisfacer los diversos requisitos de Delivery Hero. La plataforma ha demostrado su valor en todos los departamentos del negocio y se ha adaptado en todo momento para satisfacer las necesidades de los empleados de Delivery Hero, independientemente de su puesto o de sus ambiciones. El equipo directivo de la oficina, por ejemplo, ha integrado todas las tareas de gestión en Smartsheet y ha calculado que estas solían extenderse al menos un 25% más cuando se usaba G Suite.

La plataforma permite ahorrar muchísimo tiempo y se integra sin problemas con aplicaciones fundamentales como Slack. Esto simplifica el trabajo y la comunicación entre plataformas. Al mismo tiempo, la aplicación móvil permite a los empleados hacer un seguimiento de las tareas en tiempo real.

Transformación cultural y del equipo:

Con Tomasz Kowalski como líder, Smartsheet se ha convertido en una herramienta integral en Delivery Hero. Las ganas de aprender sobre las capacidades de Smartsheet es tal que Tomasz Kowalski ahora organiza trimestralmente cursos globales de formación sobre Smartsheet diseñados por expertos, que garantizan que todo el personal tenga acceso a recursos que pueden ayudarles a trabajar de forma dinámica, ganar visibilidad y maximizar el rendimiento diario. Tomasz Kowalski ha diseñado un amplio plan de estudios que puede dictarse de manera remota, en el cual comparte su experiencia con la compañía en general para garantizar que todos los empleados de Delivery Hero puedan optimizar el uso de la plataforma. Mientras más empleados adoptan Smartsheet en los departamentos, más valor se obtiene y Tomasz Kowalski espera con ansias ayudar a muchos más colegas a descubrir el potencial de Smartsheet.

En otros lugares, Smartsheet se ha usado como herramienta potente para promover la cultura empresarial. Por ejemplo, el grupo LGBTQ+ de Delivery Hero, llamado Proud Heroes, planifica reuniones con Smartsheet, realiza un seguimiento de los presupuestos, comparte información y conecta a los colegas en una comunidad amable. En otro ejemplo fantástico de cómo se usa Smartsheet para promover la cultura empresarial, la plataforma se usó para planificar, organizar y disfrutar un concurso en equipos durante la pandemia de COVID-19, con plantillas disponibles para que otros equipos del negocio repitieran la diversión.

Básicamente, Smartsheet ha tenido un papel fundamental para que Delivery Hero optimizara su negocio, mejorara la gestión laboral, impulsara la visibilidad y creara un valor real en toda la organización. Con cada vez más colegas de la organización que adoptan la plataforma, Delivery Hero espera seguir avanzando con proyectos más grandes y mejor ejecutados.

Plantilla ganadora del concurso:

Kowalski fue reconocido como ganador de un bono en el concurso de plantillas ENGAGE’22 de Smartsheet que premia las soluciones que han empoderado el lugar de trabajo de manera sencilla y eficaz. Su solución PopQuiz es un juego de preguntas creado en su totalidad en Smartsheet. En la era del trabajo remoto, la solución PopQuiz ayuda a mejorar la moral del equipo y ludificar el trabajo. “Fue tan exitosa en nuestro departamento que se la ha implementado en otros y se la usó para entretener e integrar a los empleados”, afirma Tomasz Kowalski.  Kowalski convirtió su solución PopQuiz en una plantilla, la cual ahora está disponible para que los usuarios la descarguen en la galería de plantillas de Smartsheet.

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