Borrego Solar reduce el tiempo de las tarasa por la mitad con Smartsheet para Salesforce

“Antes no podíamos confiar completamente en los datos”, dice Emily Tam, directora de TI e infraestructura de Borrego Solar Systems de San Diego. Habla sobre los problemas a los que su equipo de ingeniería se enfrentó para mantener los proyectos bien encaminados y evitar cambios de fechas, recursos inconsistentes e información imprecisa.

Eran problemas que parecían provenir de la entrada inconsistente de datos del proyecto.

Borrego Solar desarrolla, diseña, instala y mantiene paneles solares y sistemas de almacenamiento energético para clientes comerciales y gubernamentales de los Estados Unidos. Un proyecto, un panel solar sobre un vertedero cubierto, le permitió a la ciudad de North Adams, Massachusetts, alcanzar el objetivo de funcionar 100 por ciento con energía solar.

Una pequeña decisión tiene un impacto duradero

Al principio, los miembros del equipo de ingeniería utilizaban Microsoft Project para administrar proyectos sin conexión y luego ingresaban manualmente las fechas clave en Salesforce para difundirlas en la empresa. Y se sentían frustrados. “Nos parecía realmente difícil hacer un seguimiento del estado y de las demoras de todos los proyectos”, cuenta Tam.

A partir de su deseo de obtener mejores datos y mayor control del proyecto, el gerente de desarrollo de ingeniería buscó una herramienta accesible para ayudar al equipo a enumerar tareas, hacer el seguimiento de las demoras y capturar hitos para varios proyectos a la vez. Después de investigar Smartsheet, ingresó rápidamente todos sus proyectos a la plataforma de ejecución de trabajo.

Actualizaciones automáticas de los datos de Salesforce

Los empleados de Borrego Solar habían utilizado Salesforce durante más de una década y querían seguir usando la herramienta. Pero, para hacer eso, necesitaban que Smartsheet y Salesforce trabajaran juntos.

Salesforce tenía todas las fechas de hitos de los proyectos de la empresa. “Pero no podíamos obtener el nivel de detalle que necesitábamos en Salesforce”, dice Tam. “Nuestros ingenieros usaban Smartsheet para administrar el trabajo cotidiano y los cronogramas generales. Pero también debían ingresar los datos en Smartsheet para que el resto de la empresa pudiera verlos y usarlos”.

Eso lleva tiempo; tiempo que podría invertirse mejor en los proyectos.

Es por eso que el equipo implementó Smartsheet para Salesforce, que sincroniza automáticamente los datos entre Smartsheet y Salesforce, independientemente de dónde se ingresan esos datos. Los ingenieros realizan actualizaciones en el proyecto una vez, y las partes interesadas pueden confiar en su precisión.

Borrego Solar percibió el beneficio de inmediato. “Una vez que configuramos un proyecto, el conector envía sus fechas y otros datos a Salesforce y los mantiene actualizados, de modo que el equipo directivo y el resto de la empresa siempre sabe en qué etapa está un proyecto”, dice Tam.

Una mayor eficiencia impulsa la innovación

Ahora que los ingenieros de la empresa solo actualizan Smartsheet, sin preocuparse por los diferentes puntos de entrada, la eficiencia mejoró. Además, otros departamentos ahora usan Smartsheet en las primeras etapas de la gestión de proyectos y los equipos se comunican mejor.

Esas tareas que solían llevar 12 días ahora se redujeron a la mitad. Algunos de los cambios son más difíciles de cuantificar, pero son igual de importantes. Tam dice: “Las personas tienen más oportunidades de ser innovadoras y cuentan con la capacidad para realizar un seguimiento de los proyectos que ayudan al departamento y la compañía en general”.

Ahora, Borrego Solar puede concentrarse en la innovación y dejar las actualizaciones de datos en manos de Smartsheet.