Bland & Associates, P.C. aumenta la eficiencia en los servicios de consultoría gubernamental, contabilidad y operaciones de la empresa con Smartsheet

El éxito de una empresa de contadores públicos autorizados (CPA) con sede en Omaha depende de los detalles, desde sus servicios tradicionales de auditorías, contabilidad fiscal y gestión financiera hasta sus soluciones de consultoría gubernamental. El seguimiento de esos detalles requiere el mismo cuidado escrupuloso, independientemente de que el equipo esté repartido por oficinas regionales o trabajando desde casa durante una pandemia mundial. Bland & Associates, P.C. (Bland) utiliza Smartsheet para automatizar y simplificar las operaciones de la empresa, las auditorías, la gestión de proyectos y la supervisión de contratos gubernamentales, entre otras tareas. Sus procesos más eficientes la han ayudado a sobrellevar la alteración causada por la COVID-19 sin dejar de ofrecer resultados de alta calidad a los clientes.

“Vimos una necesidad inmediata de gestión de proyectos, y luego nos extendimos a herramientas de seguimiento, paneles y visualización”, explica Jason Tonjes, socio de Bland. “A continuación, en los últimos seis meses, empezamos a ver cómo cada vez más equipos utilizaban Smartsheet como medio de comunicación. Empezó antes de la llegada de la COVID-19, pero cuando comenzamos a trabajar a distancia, como la mayor parte de Estados Unidos, una herramienta como esta ayuda a evitar el desorden en la bandeja de entrada. Nos estamos metiendo de lleno en la automatización e intentamos crear un poco más de eficiencia en la empresa”.

Bland utiliza Smartsheet para gestionar el trabajo, incluidos los procesos de auditoría, el desarrollo empresarial, el desarrollo de contenidos de marketing y el cumplimiento de las solicitudes operativas de la empresa. Una oficina de gestión de proyectos recientemente formalizada utiliza Smartsheet Control Center para estandarizar sus procesos. Smartsheet combina potentes capacidades con facilidad de uso y una estructura flexible que ayuda a los gerentes a equilibrar la coherencia de toda la empresa con las necesidades únicas de los clientes y las asignaciones individuales.

“Ahora mismo, cada gerente de proyectos dirige su proyecto como mejor le parece”, afirma Abby Fargo, gerente de proyectos de Bland. “Hace poco creamos una oficina de gestión de proyectos y estamos desarrollando plantillas; la directriz es que, mientras mantengas las mismas columnas, puedes agregar tantas filas como necesites a tu propia hoja de contrato. Estamos tratando de avanzar hacia la coherencia entre los contratos para poder extraer la misma información de cada uno de ellos y tener un mejor panorama global de dónde estamos”.

Ahorro de tiempo y transformación de los estilos de gestión

Antes de adoptar Smartsheet, los equipos de Bland gestionaban gran parte de su trabajo por correo electrónico y hojas de cálculo, con algunos formularios en papel que requerían firmas y escaneos. Garantizar que los colegas tuvieran las versiones más actualizadas y precisas de un archivo era difícil, especialmente cuando todos se apresuraban a introducir sus actualizaciones al mismo tiempo para cumplir un plazo de elaboración de informes. Los ejecutivos querían información detallada para tomar decisiones sobre los proyectos en curso sin pedir a los gerentes de proyectos que dejaran lo que estaban haciendo para obtener los datos.

Tonjes afirma que las primeras soluciones de Smartsheet de la empresa eran esencialmente hojas de cálculo de gran potencia, pero los usuarios pronto empezaron a explorar las ricas capacidades de la plataforma. Los paneles, los formularios de solicitud y las herramientas de elaboración de informes proliferaron rápidamente. Quizá lo más sorprendente, señala Tonjes, fue la capacidad no solo de organizar la información, sino de replantearse cómo estructurarla y comunicarla.

“Smartsheet nos ha ayudado a cambiar nuestro estilo de gestión”, afirma Tonjes. “Durante los primeros meses, cuando todo el mundo comenzó a trabajar a distancia, estaba todo esto de informar a los asesores de los subordinados directos. La información se reunía y se comunicaba a nuestro director de operaciones, y todo se hacía por correo electrónico. Así que recurrimos a Smartsheet, y ahora toda la información es más fácil de reunir, y todos tenemos menos trabajo que revisar. Recibo un correo electrónico que me indica si tenemos algún problema o si alguien se va a quedar sin trabajo”.

No solo los gerentes se benefician; los miembros del equipo que trabajan desde casa pueden ser más eficientes si no se los interrumpe con actualizaciones de estado. Eso ayuda a que los proyectos avancen a tiempo y fomenta la confianza entre colegas.

“Hemos tenido uno de los contratos más activos de los últimos meses y casi todo el equipo está en casa”, afirma Justin Iske, jefe de equipo de Bland. “Varios de ellos trabajan con niños en su casa. No puedes llamar a alguien por teléfono porque podría estar impartiendo educación en el hogar. Tener la posibilidad de consultar un panel para ver en qué punto se encuentra una auditoría ha aumentado mucho nuestra eficacia. No hay forma de que hubiéramos completado las auditorías que acabamos de hacer en este entorno si no hubiéramos tenido Smartsheet”.

Ejecutar con mayor eficacia los contratos actuales y conseguir otros nuevos

En el caso de las auditorías, Bland integra sus flujos de trabajo y el seguimiento de Smartsheet con el almacenamiento de documentos en Box. Los revisores pueden introducir fácilmente sus comentarios, marcar los pasos del proceso y confirmar que todos los documentos que necesitan están disponibles y completos.

El uso de informes y paneles por parte de la empresa ha transformado la forma en que los gerentes planifican los proyectos disponibles y los dotan de personal. Antes de Smartsheet, los empleados enviaban un correo electrónico a sus gerentes cuando se acercaba el final de una asignación para encontrar un nuevo trabajo y, a continuación, los directores de proyectos sondeaban a sus colegas para averiguar quién podía agregar a la persona a su lista. En la actualidad, los empleados comunican su estado en un panel. Los gerentes y directores de proyectos pueden ver quién está disponible en las próximas semanas, y las notificaciones automatizadas aceleran el proceso de reunir un equipo para los próximos trabajos.

Conseguir nuevos contratos es más fácil si se utiliza un portal de desarrollo empresarial de Smartsheet. La empresa puede hacer un seguimiento de las fases del ciclo de vida de una oportunidad, marcar pasos a medida que se elabora una propuesta y guardar los componentes de cada presentación como recurso para futuras oportunidades. El panel incluye visualizaciones, como el recuento de oportunidades en los próximos 30, 60, 90 o 120 días, o el volumen de negocio con determinados organismos gubernamentales. Ofrece un lugar único para que los colegas sepan cómo pueden participar en las próximas oportunidades.

“Trabajamos en entornos de estricta reglamentación”, afirma Garrett Gilbert, director sénior de Estrategia de Bland. “Y con cuestiones como la COVID-19, están cambiando muchas dinámicas de las que tenemos que mantenernos al día. Por eso, poder integrar nuestra información y visualizarla rápidamente nos ayuda a tomar mejores decisiones empresariales. El entorno en el que nos movemos es muy competitivo y cuenta con la presencia de muchas grandes empresas que realizan el mismo tipo de trabajo. Tenemos que pensar qué nos diferencia de estas. Smartsheet nos permite demostrar mejor el valor que aportamos, por lo que estamos mejor posicionados para explicar nuestra propuesta de valor a nuestros clientes”.

Una plataforma fácil de aprender que fomenta la innovación

La empresa crea continuamente nuevos usos para Smartsheet: gestionar la creación y entrega de contenidos de marketing, agilizar las solicitudes de la empresa con un único formulario en línea, analizar el trabajo de los clientes para identificar formas de agregar valor, etc. Dado que Smartsheet es fácil de aprender, los nuevos usuarios pueden dedicar menos tiempo a averiguar cómo funciona y más a imaginar cómo esta puede resolver sus problemas empresariales.

“Hay personas que están dispuestas a aceptar algo nuevo y otras que son un poco más reticentes”, afirma Rebecca Goodwin, gerente de proyectos de Bland. “Pero en cuanto empiezas a mostrarle a alguien un caso de uso y le permites ver lo que puede hacer la herramienta, creo que la aceptación se produce automáticamente. La gente se entusiasma y empieza a decir: 'Ah, puede hacer eso, ¿puede hacer esto? ¿Y si lo aplico a este proceso o a esta tarea?’ Eso realmente ayuda a que la gente se anime a hacer su propia investigación, asistir a algunos seminarios web, y luego simplemente tratar de usarlo para su situación en particular”.