Banco Rioja adopta la transformación digital para acelerar la innovación

Como muchas instituciones financieras en todo el mundo, Banco Rioja necesitaba modernizar sus operaciones para traer sus prácticas bancarias tradicionales al siglo XXI. Los líderes de la empresa sabían que la creación de nuevos productos y servicios que utilicen macrodatos, inteligencia artificial y aprendizaje automático podrían posicionar potencialmente a Banco Rioja sobre su competencia. Sin embargo, el esfuerzo requiere un proceso de gestión de proyectos más simplificado y estandarizado que el proceso que el banco había desarrollado en el transcurso de los años.

Al trabajar con Systec, un socio de soluciones Platinum de Smartsheet, Banco Rioja adoptó Smartsheet Control Center con el fin de transformar sus operaciones y sentar las bases para acelerar la innovación y el crecimiento.

“Formamos parte de los grandes cambios que ocurren en el sector financiero y el modelo comercial bancario en general”, dice Pablo Noriega, gerente de PMO de Banco Rioja. “Si no nos movemos más rápido, podemos perder terreno ante los competidores, no solo otros bancos, sino también nuevos candidatos como las empresas de tecnologías financieras, lo que es peor, con nuestros clientes. A los bancos grandes tradicionales les puede resultar difícil ser ágiles, pero estamos bien posicionados porque tenemos recursos, incluido el poder de los macrodatos, que los competidores más chicos no tienen”.

Una gestión de proyectos estandarizada genera cambios constructivos

Banco Rioja, cuya sede está en la capital de la provincia de La Rioja en el noreste argentino, tiene sucursales en La Rioja, cinco comunidades provinciales más pequeñas y Buenos Aires como parte del distrito financiero principal del país, y es propiedad en su totalidad del gobierno provincial. La empresa satisface las crecientes demandas de los clientes relativas a los servicios bancarios digitales y se enfrenta a la creciente competencia de empresas de tecnología financiera (tecnofinanzas). El Banco Rioja está comprometido a contribuir al desarrollo económico y social de la región.

Para perseguir sus objetivos ambiciosos, Banco Rioja necesitaba estandarizar su organización de gestión de proyectos (PMO) y mejorar la colaboración entre equipos. Los equipos estaban creando proyectos innovadores, pero no contaban con una manera central de hacerles un seguimiento y generar informes sobre ellos, o un proceso de configuración y análisis comparativo consistente. Como resultado, los esfuerzos y el enfoque de los miembros del equipo no siempre estaban completamente alineados con las estrategias corporativas.

“Uno de los grandes problemas era que la organización no tenía metodologías estandarizadas”, afirma Noriega. “La forma en que administrábamos proyectos era más informal. Teníamos muchas iniciativas, pero no contábamos con planes u objetivos. Debido a que estábamos aumentando la cantidad de proyectos que administrábamos, necesitábamos una solución que nos ayudara a trabajar con más eficiencia a mayor escala”.

Banco Rioja trabajó con Systec, un asesor de soluciones externo que tiene su sede en México y ofrece servicios en el mercado latinoamericano, para desarrollar e implementar una solución de Smartsheet. Systec no solo creó e instaló la herramienta de software, sino que también brindó asesoramiento para rediseñar las estructuras de los procesos y automatizar pasos clave, incluida la adopción de Smartsheet Control Center para simplificar la administración y la supervisión ejecutivas del trabajo en proceso.

En la actualidad, la solución de Smartsheet de Banco Rioja establece una metodología consistente para crear, planificar y ejecutar proyectos comerciales entre varios equipos. La implementación comenzó con el equipo de TI y se expandió para abarcar procesos de cumplimiento regulatorio, incluidas auditorías y evaluaciones del Banco Central de la República Argentina (BCRA), así como el cumplimiento del Plan de modernización de sucursales. Noriega tiene la expectativa de implementar Smartsheet en proyectos de Recursos Humanos, TI de seguridad, análisis de riesgos operativos, continuidad comercial y otras áreas clave.

“Trabajar con Systec fue una gran experiencia porque nos ayudaron a automatizar y mejorar nuestros procesos”, explica Noriega. “Mientras apliquemos nuevas mejoras e implementamos soluciones adicionales y otras aplicaciones premium, seguirán siendo una parte importante de nuestro recorrido”.

Reuniones más efectivas gracias a los paneles 

Con Smartsheet Control Center, Banco Rioja creó paneles que les brindan a los propietarios de proyectos y al equipo directivo del banco una vista en tiempo real del estado del proyecto y de los problemas. Las reuniones con los reguladores y ejecutivos son más dinámicas, ya que los participantes pueden evaluar y tomar decisiones con la información más actualizada, sin esperar aclaraciones ni informes de seguimiento. 

Los equipos de PMO también pueden colaborar con mayor eficiencia con los propietarios de proyectos de diferentes ubicaciones y departamentos, en especial con los trabajadores remotos. Y Smartsheet permite compartir información del proyecto con proveedores externos fácilmente, lo que mejora la comunicación y la integración en iniciativas clave.

Gestión de una cantidad de proyectos 10 veces mayor

Smartsheet permitió que Noriega y sus colegas expandan considerablemente la cantidad de proyectos que administran a la vez. Cuando Noriega comenzó a trabajar en el Banco Rioja hace un poco más de dos años, el equipo de TI gestionaba 10 proyectos importantes. Al simplificar la administración y automatizar las partes clave del proceso, Smartsheet le permitió al equipo gestionar entre 70 y 80 proyectos. Noriega espera que esa cifra llegue a 100 a mediados de 2020.

Uno de los mayores desafíos del Banco Rioja fue el de mejorar su calificación regulatoria, que había caído al nivel más bajo durante la crisis económica nacional que azotó a la provincia de La Rioja con especial dureza. El uso de Smartsheet para administrar iniciativas digitales y regulatorias le permitió al banco realizar mejoras duraderas a sus prácticas y desempeño comercial, y obtener una nueva calificación en la Auditoría de sistemas del BCRA que reposicionó al banco con una muy buena reputación.

El rendimiento regulatorio mejorado del Banco Rioja es resultado de su arduo trabajo para transformar los procesos y la administración de la empresa. Smartsheet Control Center ha sido un colaborador importante en ese cambio; dado que la solución es fácil de aprender, los empleados del Banco Rioja pudieron adaptarse más fácilmente a los nuevos procesos y estándares requeridos para impulsar la transformación empresarial digital.

“Smartsheet nos brindó muchas funciones y herramientas que son muy fáciles de usar”, dice Noriega. “Si hubiésemos elegido una solución diferente, sería difícil implementar nuestras metodologías comerciales porque sería difícil aprender a usar la herramienta en sí. Adoptar Smartsheet permitió que sea muy simple porque las personas aceptaron la solución y se familiarizaron con ella rápidamente”.