Autodesk usa Smartsheet para simplificar la administración de proyectos y finanzas y para facilitar la colaboración global

Autodesk está cambiando cómo se diseña y construye el mundo. La tecnología de la empresa abarca arquitectura, ingeniería, construcción, diseño de productos, fabricación, medios y entretenimiento, y permite que los innovadores de todo el mundo resuelvan desafíos grandes y pequeños. De edificios más ecológicos a productos más inteligentes y superproducciones fascinantes, el software de Autodesk ayuda a los clientes a diseñar y mejorar el mundo para todos.
El equipo de operaciones legales de Autodesk utiliza Smartsheet para automatizar la administración de proyectos y realizar un seguimiento de los pronósticos, y usa la aplicación Calendario de Smartsheet para brindar visibilidad de las capacitaciones y los eventos del departamento legal.

“Con Smartsheet tenemos una mejor visibilidad de proyectos y pronósticos”, dice Joyce Levy, directora de operaciones legales de Autodesk. “También tenemos un único lugar para nuestros datos, lo que aumenta la precisión de los datos y mejora la colaboración”.

El objetivo del equipo de operaciones legales es ayudar a la organización legal de Autodesk a maximizar su impacto al lograr que los servicios legales sean más eficientes y escalables a través de la experiencia en tecnología y mejora de procesos. “Intentamos simplificar cuestiones para nuestro equipo mediante la innovación de tecnologías nuevas y el traslado de procesos manuales a automatizados”, dice Levy. “Antes de implementar la tecnología de Smartsheet, teníamos muchos procesos de actualización de proyectos manuales que generaban inconsistencias. También nos encanta la funcionalidad del panel por sus actualizaciones de estado en vivo, las cuales nos permitieron reemplazar nuestras actualizaciones de proyecto semanales que antes enviábamos por correo electrónico”. “Además, nuestro equipo legal de ventas directas usaba SharePoint para actualizar manualmente los estados de los tratos y los datos de negociación. Ese método generaba más imprecisiones, ya que los abogados tenían que acordarse de que debían realizar el seguimiento manual de los datos además de sus apretadas agendas”, dice Tamara Cook, gerenta de proyectos del equipo de operaciones legales de Autodesk.

La colaboración fue otro desafío. Autodesk es una empresa global, con empleados que trabajan en diferentes países y zonas horarias. “Debido a que somos una empresa internacional grande, nos interesan las soluciones que nos ayudan a aumentar la colaboración y la conexión remotas”, afirma Cook. “En los últimos dos años particularmente, nos comprometimos a trabajar de forma más efectiva y asíncrona en entornos virtuales”.

Uso de Smartsheet para simplificar proyectos, administración financiera y eventos

Para abordar sus desafíos, el equipo de operaciones legales de Autodesk comenzó a usar Smartsheet para realizar un mejor seguimiento de los proyectos. Al principio, los proyectos legales se planificaban y ejecutaban ad hoc sin un proceso formalizado, se rastreaban ad hoc por recursos de proyecto individuales y se informaban manualmente. “Necesitábamos un proceso estandarizado para la admisión y la ejecución de proyectos, una herramienta de seguimiento de proyectos centralizada y mayor consistencia”, afirma Levy. El equipo de operaciones legales alcanzó estos objetivos al desarrollar una metodología de administración de proyectos en Smartsheet, utilizando plantillas y herramientas de seguimiento automatizadas. El equipo también desarrolló un panel que incluye enlaces de autoservicio y permite que los accionistas vean el estado de cada proyecto. Esta función ha reemplazado las actualizaciones manuales en el correo electrónico de actualización semanal. “Ahora tenemos un centro de operaciones legales, con toda la información de los proyectos en un solo lugar”, dice Cook. “Si un miembro del equipo no está y necesito cubrir su proyecto por él, puedo entrar al espacio de trabajo de operaciones legales en Smartsheet y comenzar a trabajar en el proyecto de inmediato”.

El equipo de operaciones legales también utilizó Smartsheet para desarrollar un nuevo proceso de administración financiera, que automatiza y actualiza datos de devengo y pronóstico de proveedores de asesoramiento legal externos. “Ese solía ser un proceso manual en el que los abogados enviaban correos electrónicos a bufetes legales para obtener datos de pronóstico”, cuenta Levy. “Ahora, los abogados pueden revisar los datos de pronóstico y realizar cambios que vuelvan al panel centralizado de inmediato”. Todo el proceso está automatizado”.

El equipo de Levy también usó Smartsheet for Salesforce Connector para integrar los datos de venta de la solución de administración de relaciones con el cliente de Salesforce (CRM) en Smartsheet. Como resultado, el equipo legal puede ver con facilidad datos actualizados de oportunidades de venta y ver cuál es el socio legal que está trabajando en un trato determinado. “Ahora, en lugar de recordarles manualmente a los ajetreados abogados que deben ingresar y actualizar estos datos, el equipo legal comercial puede confiar en que está observando nuestros datos de tratos de Salesforce y agregar datos legales específicos internamente”, dice Cook. 

El equipo de operaciones legales también usa Smartsheet WorkApps para crear aplicaciones rápidamente usando datos de fuentes externas, y utiliza la integración de Smartsheet con Microsoft Teams y SharePoint para mejorar la colaboración general. Autodesk utiliza la aplicación Calendario de Smartsheet para administrar y compartir calendarios de eventos para diferentes equipos legales, y también utiliza Smartsheet Dynamic View para que el equipo legal comercial de Autodesk Asia-Pacífico realice un seguimiento de tratos y negociaciones de venta y los actualice.

Datos más precisos y mejor toma de decisiones

Al usar Smartsheet para automatizar procesos que antes se realizaban de forma manual, Autodesk puede presentar una única fuente de verdad para datos de la empresa. “Smartsheet es una solución de hojas de cálculo llevada al siguiente nivel, con todo tipo de bombos y platillos detrás de escena que nuestro equipo de operaciones legales usa para automatizar flujos de trabajos y facilitar la solicitud de actualizaciones y la recepción de recordatorios. Con las automatizaciones integradas en Smartsheet, nuestros datos legales se actualizan automáticamente, lo que mejora la precisión de los datos”, afirma Cook. 

“Gracias a las automatizaciones que desarrollamos mediante Smartsheet, mejoramos en el desarrollo de casos comerciales y en la planificación de nuestro próximo año estratégico en función de los datos que tenemos ahora”, dice Levy. “Con Smartsheet, puedo tomar mejores decisiones impulsadas por los datos, para ver dónde podemos desinvertir o dónde necesitamos invertir. Antes, no contábamos con los datos para hacerlo”.

Mayor colaboración entre los equipos globales

Antes de implementar Smartsheet, el equipo de operaciones legales no contaba con conocimientos sobre proyectos específicos y tareas de soporte en los que estaban trabajando los miembros del equipo. Al usar Smartsheet, el equipo no solo mejoró su mecanismo de seguimiento, sino que también aumentó el servicio al cliente para colegas en todo el mundo. Por ejemplo, un miembro del equipo legal de Singapur puede completar un formulario de solicitud de ingreso en Smartsheet, que luego es retomado por cualquier miembro del equipo de soporte de operaciones legales globales. “Cualquier miembro del equipo puede retomar la solicitud, de modo que los clientes no esperan una respuesta”, cuenta Levy. “Este proceso es simple en Smartsheet, debido a que todas las solicitudes están en un solo lugar y podemos clasificarlas centralmente y enviarlas a la persona de soporte adecuada”.

El equipo de operaciones legales también comenzó a compartir conocimientos de Smartsheet con otros departamentos de Autodesk y a brindar consejos tecnológicos semanales sobre funciones de Smartsheet y cómo usarlas al departamento legal. “Mientras más uso Smartsheet, más me doy cuenta de todo lo que podemos lograr con la herramienta”, dice Cook. “Cada vez que me enfrento a un desafío relativo a la automatización, Smartsheet cubre mis espaldas para resolver el problema”.

Para obtener más información sobre esta historia, consulte nuestro estudio de caso.