A.G. Coombs optimiza los procesos laborales y cumple con los protocolos de seguridad de la pandemia al usar Smartsheet

La tecnología digital es fundamental para el diseño y la construcción de nuevos edificios innovadores. Fundado en 1945, A.G. Coombs Group es proveedor especialista líder de servicios de construcción y ofrece una gama integrada de servicios técnicos para todos los sistemas en edificios desde servicios mecánicos y de aire acondicionado hasta tecnologías de protección de incendios, equipos eléctricos e iluminación y control de edificios.

El uso de Smartsheet permitió que A.G. Coombs optimice los diversos procesos laborales y ayude a mejorar los estándares de seguridad, operaciones y entrega de servicios de clientes.

“Sin lugar a dudas, las herramientas más útiles que permiten flexibilidad son las herramientas en la nube”, comenta Gavin Cheetham, gerente grupal de modelado de información de construcción (BIM) de A.G. Coombs. “Pueden usarse en cualquier parte (en el trabajo, el hogar o la cafetería) y nos permiten enviar correos electrónicos, compartir archivos y tener comunicaciones dondequiera que trabajemos”.

Cheetham, uno de los gurús de la información digital de la compañía, se centra en ofrecer a los clientes un enfoque uniforme respecto de la implementación y aprovechar la ingeniería digital, desde el diseño inicial hasta el servicio y las operaciones en curso. Sus 35 años de experiencia en el sector le enseñaron que la tecnología puede ser un potente diferenciador en las operaciones de construcción y la gestión de procesos de negocios. Smartsheet es parte de este conjunto de herramientas digitales y es fundamental para la capacidad de A.G. Coombs de aumentar el retorno de la inversión (ROI) para los procesos internos y los servicios a los clientes por igual.

“Hemos realizado comparaciones de ROI entre los flujos de trabajo manuales y de Smartsheet, y realmente es como el agua y el aceite”, comenta Cheetham. “Los ahorros de tiempos pueden ser significativos. Además, es fundamental que definamos lo que hacemos camino a un cambio y luego del cambio; por supuesto, para obtener una propuesta de ROI superior, debe calcular como será todo luego del cambio. Utilizo Smartsheet para registrar una determinada cantidad de inversiones que realizamos a lo largo del tiempo; también uso recordatorios manuales para registrar varias métricas clave en cada uno de estos. Esto puede dar paso a una parte del ROI para comprobar que la inversión realmente ahorró tiempo y dinero.

Digitalización para prepararse para lo inesperado

A.G. Coombs ha utilizado Smartsheet desde 2017 para digitalizar los procesos en papel y ayudar a eliminar la repetición y las ineficiencias. Cheetham comenta que mientras los flujos de trabajo administrativos han recibido enormes beneficios, Smartsheet ha ahorrado un tiempo importante en el diseño técnico, la gestión de la seguridad en el sitio de trabajo y otras áreas orientadas al cliente. La compañía ha digitalizado completamente más procesos de negocios, lo cual ayudó a facilitar la transición cuando la pandemia de COVID-19 llevó la cuarentena a la región.

“Cerca de la Navidad del año pasado, realizamos gran parte del trabajo de gestión para implementar nuestros sistemas de colaboración unificados”, expresa Cheetham. “Hicimos algo similar para Smartsheet al mismo tiempo, así que cuando llegó la COVID, lo dejamos correr completamente. Dirigimos a nuestros empleados hacia nuestros sistemas y capacitación e intensificamos el uso de Smartsheet. El impacto de tener implementados los sistemas fue realmente importante. Nuestros empleados recibieron capacitación con el tiempo para estar en línea con los estándares internos, de modo que sin estos estándares, existiría una falta de confianza de nuestra gente. Todavía estamos trabajando con varios elementos de gestión de cambios para garantizar que nadie quede atrasado”.

Cumplir con diversos requisitos de cumplimiento de COVID-19

El trabajo de la construcción pudo continuar durante la pandemia, con la implementación de una gran cantidad de requisitos de seguridad para ayudar a restringir la cantidad de personas en las obras, monitorear e informar el cumplimiento de los empleados y realizar un seguimiento de las posibles exposiciones mediante el rastreo de contactos. Esto requirió de la captura y el seguimiento de una gran variedad de datos.

Las soluciones de Smartsheet de A.G. Coombs para la COVID-19 incluyen una lista de verificación de la limpieza de oficinas con recordatorios detallados; el mapeo del personal del sitio para registrar exactamente donde se encontraban todos los empleados durante el día laboral; y encuestas diarias del personal para rastrear los posibles síntomas y contactos con otras personas, lo que permitiría al equipo de RR. HH. realizar un seguimiento adecuado de los casos confirmados entre los miembros del personal o sus contactos si fuera necesario.

“Teníamos implementado un sistema para la trazabilidad del contacto y el aislamiento; Smartsheet colaboró muy bien al respecto y seguimos usándolo hasta la fecha”, expresó Cheetham “Incluso con tan baja cantidad de casos, nuestros gobiernos siguen siendo rigurosos respecto de asegurarnos de mantener lo que llamamos nuestros COVIDSafe plans y Smartsheet sigue desempeñando un papel fundamental”.

Los datos se capturan en un panel que permite que los gerentes controlen el estado de sus equipos; los recordatorios automatizados garantizan que las personas completen las encuestas y las listas de verificación requeridas para sus funciones. Dado que Smartsheet es fácil de utilizar y comprender., A.G. Coombs pudo desarrollar e implementar rápidamente diversas soluciones especializadas para cumplir con los requisitos gubernamentales en las ubicaciones y actividades laborales.

“Contamos con cerca de 50 soluciones relacionadas con la COVID integradas en Smartsheet”, comenta Cheetham. “Eso incluye hojas, métricas, informes y paneles. Para ser sincero, no podríamos lograrlo sin Smartsheet. Nos permitió crear nuestra propia encuesta diaria de COVID en aproximadamente una hora. No hay contribuciones especiales de los desarrolladores. Tan solo una solución simple, elegante y adecuada para su propósito.

Una plataforma para el crecimiento y la innovación

Cheetham indica que Smartsheet es una parte importante de la adaptación de la compañía a las condiciones laborales de la pandemia, en particular porque puede ayudar a restablecer el tipo de comunicación natural que solía ocurrir en las oficinas físicas. Incluso cuando finalicen las cuarentenas por la pandemia, esas capacidades seguirán siendo importantes ya que la compañía sigue creciendo.

“Experimentamos una importante aceptación de la tecnología, especialmente en torno a los sistemas de colaboración unificados”, indica Cheetham. “Eso incluye conferencias de audio, video, chat; estas ahora forman parte habitual de los negocios. También tuvimos un aumento de los flujos de trabajo de aprobación, por supuesto, respaldados por Smartsheet”.

Los futuros proyectos de Smartsheet en marcha incluyen una iniciativa de toda la compañía para desarrollar un repositorio de estándares que proporcionará un solo lugar para información esencial. A.G. Coombs también está desarrollando iniciativas orientadas al cliente, como un sistema de administración de activos que agrupará señales de sensores y datos de observaciones in situ para rastrear el estado de los sistemas de construcción y permitir el mantenimiento preventivo. Cheetham explica que el aumento en la cantidad de proyectos requerirá de un enfoque más integral respecto de la capacitación, respaldado por la gran cantidad de información disponible a través del centro de aprendizaje de Smartsheet y la comunidad en línea.

“Algo muy bueno acerca de Smartsheet es la cantidad de contenido en línea en el centro de aprendizaje”, comenta Cheetham. “Hay muy buen contenido, especialmente acerca de cómo usar fórmulas, lo cual puede resultar bastante complejo, en particular en varias hojas”.

Smartsheet también ayuda a los empleados de A.G. Coombs a colaborar de manera más eficaz. Cheetham comenta que un informe reciente demostró que casi 100 usuarios con licencia pudieron compartir información con más de 1000 colaboradores externos.

“Para mí, eso es un resultado increíble”, opina Cheetham. “Son personas que no pagan licencias pero, después de todo, colaboran con A.G. Coombs. Esas cifras siguen en aumento a medida que avanzamos en nuestro recorrido por Smartsheet. Estamos ahorrando una importante cantidad de tiempo y hemos hecho algunas cosas bastante increíbles”.

Para obtener más información sobre esta historia, consulte nuestro estudio de caso.