UTHealth acelera la vacunación de los empleados y la presentación de informes con Smartsheet

Cuando la Administración de Alimentos y Medicamentos de los Estados Unidos (FDA) permitió el uso de emergencia de las primeras vacunas contra la COVID-19, el Centro de Ciencias de la Salud de la Universidad de Texas en Houston (UTHealth) necesitó una forma de administrar el proceso de vacunación de sus 12 000 empleados. UTHealth trabajó con Smartsheet para buscar una solución que optimizara la programación de turnos, los seguimientos y la elaboración de informes de los datos de salud clave para las autoridades estatales y federales.

“Nuestra misión es ofrecer en Houston y zonas aledañas la mejor atención que puedan recibir en la región y, en muchos casos, en todo el país”, afirma Lindy Anderson-Papke, directora de Mejora del Rendimiento de Operaciones Clínicas de UT Physicians, un grupo médico de la Facultad de Medicina McGovern de UTHealth. “Mi equipo trabaja para mejorar las operaciones y el rendimiento, para lo cual utilizamos Smartsheet”.

UTHealth es líder regional y nacional en atención sanitaria y educación médica, y cuenta con 12 000 empleados en seis facultades y cuatro consultorios clínicos. Dado que su personal encabezaba la lista de prioridades de vacunación contra la COVID-19, UTHealth necesitaba poner en marcha un proceso administrativo lo antes posible.

“Cuando las vacunas estuvieron disponibles, evaluamos nuestras opciones de documentación y seguimiento”, explica Anderson-Papke. “Nuestras opciones eran utilizar papel o idear un método digital de hacerlo. Usamos Smartsheet para la automatización, la recopilación de información mediante formularios y la gestión e informes de datos”.

Además de programar los turnos, el personal del centro de vacunación debía registrar los fabricantes y números de lote de las vacunas, y monitorear a los empleados para detectar efectos secundarios en múltiples puntos después de la administración. UTHealth también tenía que compartir las cifras de vacunación y los informes de seguimiento con el equipo directivo de la organización y los grupos de vigilancia sanitaria, y debía comunicar los datos cada día al Departamento para el Manejo de Emergencias de Texas (TDEM), que compartía esa información con los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC) de Estados Unidos.

La puesta en marcha de un sistema

Orapun Phuthomdi, BSIE (licenciada en Ingeniería Industrial), CLSSBB (Certificado Lean Six Sigma Cinturón Negro) y especialista en Mejora del Rendimiento de Operaciones en UT Physicians, y Anderson-Papke trabajaron con un equipo de Smartsheet para crear una solución, comenzando con un conjunto de campos identificados en el sistema de historias clínicas electrónicas (HCE) de la institución. La primera versión estuvo lista para su implementación en una semana, con ajustes basados en la experiencia del equipo de UTHealth. El marco creado para UTHealth estableció una base para el conjunto de plantillas para las vacunas contra la COVID-19 que Smartsheet ofrece actualmente.

El proceso de vacunación masiva de los empleados de UTHealth comenzó con la asignación de turnos, que se gestionó a través de formularios de Smartsheet. Se enviaron recordatorios automáticos antes de los turnos para la primera y la segunda dosis, con enlaces a formularios para rellenar y una guía sobre dónde estacionar y registrarse. Los miembros del personal de UTHealth se fueron turnando para ayudar a un promedio de 200 empleados a recibir las vacunas cada día, siete días a la semana.

Cuando los empleados llegaban para vacunarse, el personal utilizaba el sistema para registrarlos, anotar los números de lote de las dosis de la vacuna y registrar cualquier síntoma observado durante el período de observación posterior a la vacunación. Se enviaron correos electrónicos automatizados a intervalos después de una dosis con un sencillo formulario donde se les preguntaba a los empleados sobre cualquier síntoma que hubieran experimentado.

Informes

La solución ayudó al equipo a registrar los turnos con anticipación y garantizar que hubiera personal suficiente para las vacunaciones de cada día. El complemento del sistema permitió al personal ver únicamente los campos necesarios para el registro de entrada y de dosis. En el pico de las vacunaciones, esto redujo el tiempo que los empleados esperaban en la cola para vacunarse.

Phuthomdi creó paneles para simplificar la presentación de informes a TDEM e ImmTrac, el registro estatal de vacunas, el equipo directivo ejecutivo de UTHealth y los grupos de la organización de enfermedades infecciosas y salud de los empleados. Cuando el centro de vacunación cerraba por la noche, podía ver el progreso del día consultando rápidamente las cifras en tiempo real. Desde que se iniciaron las actividades de vacunación, los organismos han solicitado información más detallada, y Phuthomdi ha podido actualizar sus paneles o crear otros nuevos para satisfacer esas demandas.

Existe una aplicación móvil de Smartsheet, la cual fue de ayuda para Anderson-Papke cuando realizó visitas al centro de vacunación. Podía localizar un registro de turnos y confirmar si un empleado había recibido Pfizer o Moderna en su último turno.

Futuros pasos

Dado que la mayoría de los empleados han completado su esquema de vacunación, Phuthomdi y Anderson-Papke se están dedicando a planificar las siguientes etapas de vacunación de sus colegas. La información captada en Smartsheet ayudará a UTHealth a establecer un proceso para garantizar que los empleados nuevos tengan la oportunidad de vacunarse y para planificar la administración de refuerzos si las autoridades sanitarias ratifican que serán necesarios.

“El proceso en su totalidad era nuevo para todos nosotros”, afirma Anderson-Papke. “Pero conseguimos enviar información a tiempo a nuestro equipo directivo y al estado, además de a otras entidades”.

Para obtener más información sobre esta historia, consulte nuestro estudio de caso.