RMIT University captura y visualiza datos de proyectos para la planificación estratégica y la asignación de recursos con Smartsheet

RMIT Studios colabora con todas las facultades y escuelas de RMIT University, una de las dos universidades más grandes de Australia, y apoya el aspecto no académico de la enseñanza universitaria. Cuando Studios reorganizó su modelo operativo para permitir una ágil gestión de proyectos, el departamento necesitaba una herramienta tecnológica que se adaptara a la nueva forma de trabajar y capturara los datos esenciales en un único lugar. Smartsheet ha proporcionado a RMIT Studios una mayor visibilidad del progreso de los proyectos, la dotación de personal y la preparación para el futuro.

“Formo parte de un equipo de estrategia, planificación y entrega en RMIT Studios”, afirma Kara Robinson, coordinadora de asociaciones de RMIT Studios. “Studios ofrece servicios y ejecuta proyectos que se centran en cómo aprenden los estudiantes, en lugar de en qué aprenden. Nuestro equipo pasó de utilizar un modelo operativo en cascada muy estático a adoptar e implementar una nueva metodología Scaled Agile para toda nuestra gestión de proyectos, así como para la prestación de servicios en todo el departamento. Para respaldar esta nueva forma de trabajar, necesitábamos una solución que admitiera múltiples ideas nuevas y que fuera tanto escalable como flexible para ayudarnos a afrontar lo desconocido”.

El departamento albergaba equipos especializados en tecnología del aprendizaje, diseño, empleabilidad y carreras profesionales, y estrategia y análisis de datos, lo que significaba que los miembros de un grupo no siempre sabían lo que estaban haciendo los demás o cómo priorizar la colaboración en diferentes proyectos.

“No teníamos un proceso adecuado”, afirma Robinson. “No eran más que silos; los distintos equipos hacían cosas diferentes, y por eso necesitábamos una solución unificadora. Este año reestructuramos adecuadamente todo nuestro departamento y empezamos a implementar este nuevo modelo operativo. Eso nos dio la oportunidad de decir que todos tienen que trabajar en equipo, rendir cuentas y poner todos los datos en un mismo lugar para que podamos apoyarnos unos a otros y ver realmente lo que está ocurriendo”.

RMIT Studios también necesitaba una forma más fácil de comunicarse con numerosas partes interesadas de toda la universidad, responsables de aprobar presupuestos y decisiones estratégicas para proyectos que podían durar una semana o más de un año. Uno de los colegas de Robinson, experto en metodología ágil, le recomendó Smartsheet como plataforma flexible que permitía la visualización, el seguimiento y el informe de volúmenes de datos complejos.

“Smartsheet nos permitió realmente capturar todas nuestras solicitudes de proyectos y servicios, nuestros cronogramas y nuestras hojas de ruta, y enviar todos esos datos en vivo a paneles”, afirma Robinson. “Una de las cosas más importantes que necesitábamos era poder vincular todos nuestros datos desde las solicitudes y aprobaciones iniciales hasta la prestación de servicios y la entrega de proyectos. Gracias al seguimiento, los informes y los paneles de Smartsheet, todo nuestro personal, tanto interno como externo, podía acceder a esa información según sus necesidades. Necesitábamos una herramienta que sirviera para más de 80 empleados, así como para el personal externo, y que pudiera gestionar más de 90 proyectos este año”.

Una única hoja de ruta para un conjunto de equipos especializados

Robinson y sus colegas crearon una solución de Smartsheet que proporciona soporte para un proceso unificado de configuración y gestión de proyectos. Los formularios de Smartsheet capturan los detalles necesarios del proyecto, asignados a plantillas; la presentación de un proyecto envía una alerta al patrocinador empresarial y financiero del proyecto, que puede aprobarlo o rechazarlo. Una vez aprobados, los proyectos se incorporan automáticamente a las hojas y pasan a formar parte de la hoja de ruta general del equipo.

La hoja de ruta visualiza toda la cartera de proyectos del equipo, de modo que el equipo de Robinson puede revisar el estado de los proyectos y el progreso hacia su finalización en varias categorías. Según Robinson, los paneles han transformado la forma en que RMIT Studios gestiona y prioriza el trabajo de los equipos del departamento. También se hace un seguimiento de la disponibilidad y utilización de los miembros del equipo, de modo que las partes interesadas pueden ver de un vistazo quién está disponible para nuevos proyectos, quién podría reasignarse a un proyecto de mayor prioridad o quién podría estar sobrecargado y necesitar que se le reasigne trabajo.

“La intención era que nuestro equipo directivo pudiera planificarlo todo con 12 meses de antelación o más”, afirma Robinson. “Podían ver dónde se necesitaba personal. Digamos que había un diseñador de aprendizaje en este proyecto, pero podríamos necesitar tres. O identificar si el personal iba a superponerse entre proyectos y solicitudes de servicio más cortas, si una tarea de tres días iba a sacar a una persona del equipo. Pudimos tener un mapa completo para todo nuestro personal en un solo lugar, en lugar de que estuviera en una pizarra en la oficina de alguien o en la cabeza de alguien”.

Una plataforma diseñada para un “nerdo de las fórmulas”

Robinson aprovechó el poder de las fórmulas de Smartsheet para crear las vistas de recursos y las perspectivas de planificación que RMIT Studios necesitaba. A Robinson, que se autodefine como una “nerda de las fórmulas” capaz de describir con detalle sus fórmulas favoritas, le encanta la forma en que las fórmulas y el formato condicional permitieron al equipo priorizar proyectos en función de los parámetros más importantes, definir qué pasos del proceso son más cruciales para la finalización de un proyecto o señalar posibles problemas con antelación para poder resolverlos sin retrasar los resultados.

Para los usuarios que no son nerdos de las fórmulas, Smartsheet sigue siendo una potencia; Robinson afirma que su sencillez y flexibilidad permiten a su equipo aprovechar los puntos fuertes de cada usuario en lugar de obligarlos a adaptarse a un sistema que no se ajusta a su estilo de trabajo.

“Una de las mejores características era tener la vista de cuadrícula, la vista de Gantt y la vista de tarjeta en una sola hoja”, afirma Robinson. “Tener esos distintos tipos de representación visual en un proyecto facilitó mucho la participación de la gente al poder adaptarse a las destrezas y la comodidad de las distintas personas con la tecnología. Puedes decir: si trabajas así, te guiaremos por este camino. Otra persona verá la misma hoja de una forma completamente diferente, y eso es lo que le conviene”.

El poder de la comunidad de Smartsheet

A Robinson y a sus colegas les resultó bastante fácil crear una solución de Smartsheet para RMIT Studios, en parte porque la plataforma es fácil de aprender y entender, y en parte porque la comunidad de Smartsheet es un enorme recurso de ayuda y resolución de problemas. La mayoría de las preguntas podían resolverse con una búsqueda rápida; como dice Robinson: “alguien habrá tenido ese problema antes”. RMIT Studios también compró un bloque de horas de consultoría, lo que les dio la oportunidad de hablar sobre objetivos y preguntas con expertos que podían ofrecer perspectivas personalizadas.

“No es que nuestra consultora resolviera todos nuestros problemas en la hora que pasábamos con ella, pero nos dejaba hablar de lo que queríamos conseguir y nos hacía varias sugerencias”, explica Robinson. “Una vez le describí un problema que teníamos y me dijo que probáramos la fórmula de jerarquía. Esa fórmula resolvió sin querer tantos pequeños problemas que teníamos; nos ayudó muchísimo. Y ahora la utilizamos todo el tiempo en casi todas las hojas. Escuchó de verdad lo que estábamos haciendo y entendió todos los elementos que intentábamos unir”.

Para obtener más información sobre el uso de Smartsheet por parte de RMIT University, vea la presentación de Robinson en la conferencia virtual ENGAGE APAC 2020 o lea nuestro estudio de caso.