Climate Pledge Arena y Seattle Kraken simplifican la administración de eventos y la venta de boletos con Smartsheet y Brandfolder

Climate Pledge Arena, ubicado en el Seattle Center en el centro de Seattle, Washington, ha estado en el centro de la escena deportiva y de entretenimiento de la ciudad hace más de 50 años. El edificio, que primero abrió como el Seattle Center Coliseum durante la Exposición mundial de Seattle de 1962, se renovó y bautizó como KeyArena en 1995 antes de reinventarse nuevamente y abrir como el innovador Climate Pledge Arena en 2021.

En la actualidad, el estadio es sede de los equipos Seattle Kraken de la Liga Nacional de Hockey y Seattle Storm de la WNBA, y alberga cientos de conciertos y otros eventos todos los años. El lugar además se centra en la sustentabilidad y es el primer estadio certificado con cero emisiones netas de carbono, alimentado exclusivamente por energía renovable. Sports Business Journal nombró a Climate Pledge Arena Instalación del Año en 2022. 

El atareado equipo de marketing de Climate Pledge Arena se centra en aumentar la venta de boletos y en garantizar que todos los eventos se realicen sin problemas. “Nuestro objetivo es estar entre los principales cinco estadios del país en cuanto a la venta de boletos”, dice Rosie Selle, vicepresidenta de marketing de Climate Pledge Arena. “Queremos vender la mayor cantidad de boletos posible y, al mismo tiempo, darles a nuestros fanáticos y asistentes una experiencia increíble mientras estén aquí”. De forma similar, el equipo de ventas y servicios de Seattle Kraken aspira a aumentar la venta de abonos de temporada y boletos individuales para el equipo, así como la venta de palcos prémium para los partidos y otros eventos organizados en el estadio. “Siempre estamos pensando estrategias nuevas y diferentes para impulsar la venta de partidos y eventos”, dice Dan Souder, vicepresidente de ventas y servicios de Seattle Kraken. Tanto el equipo de marketing del estadio como el equipo de ventas y servicios de Kraken usan Smartsheet para organizar la información de todos los eventos en tiempo real, administrar cronogramas de eventos y colaborar con otros compañeros de equipo para asegurarse de que los proyectos estén bien encaminados.

“Smartsheet nos ayuda a impulsar las eficiencias de todo, desde los anuncios de conciertos hasta la venta de boletos”, afirma Selle. Kim Jurgensen, la directora de servicios prémium y hospitalidad de Seattle Kraken, agrega: “Smartsheet nos ayuda a mantenernos organizados y nos brinda un lugar central para que todos accedan a la información más reciente de los proyectos”.

Antes de adoptar Smartsheet, el equipo de marketing del estadio utilizaba un software de hoja de cálculos tradicional y correos electrónicos para administrar los eventos y comunicarse. Sin embargo, las dificultades de programación relacionadas con la pandemia hicieron que la administración de proyectos se convirtiera en un desafío. “Debemos realizar el seguimiento de cuatro fechas importantes en todos los conciertos: el anuncio del espectáculo, la preventa de boletos, la venta concreta y el evento. A veces necesitamos administrar estas fechas para hasta siete artistas cada semana”, cuenta Janice Jimenez, directora de marketing de Climate Pledge Arena. “Una vez un artista cambió la fecha siete veces, y este tipo de situaciones requerían mucha comunicación por correo electrónico, que no era lo ideal”. El equipo de marketing también utilizaba aplicaciones de correo electrónico y de buzones en línea para almacenar y compartir activos creativos, como gráficos y otros activos digitales utilizados para promocionar cada evento. Enviar y recibir archivos digitales pesados por correo electrónico era un proceso ineficiente que consumía mucho tiempo. “Utilizábamos un sistema vinculado a un repositorio, y enviar y recibir archivos era muy lento”, cuenta Jimenez. 

El equipo de ventas y servicios de Seattle Kraken también utilizaba software de correos electrónicos y hojas de cálculo, lo que dificultaba la comunicación. “Trabajamos con equipos independientes de boletería, venta, marketing, operaciones y estadio todos los días, y era difícil comunicarse con todos”, afirma Jurgensen. 

Seguimiento de eventos, activos digitales e inventario de palcos con Smartsheet

El equipo de marketing de Climate Pledge Arena integró Smartsheet en sus procesos de administración de eventos y flujo de trabajo creativo para superar sus desafíos. El equipo ahora usa una hoja organizativa integral que contiene información actualizada de todos los eventos, incluidas las cuatro fechas clave de cada evento. Cuando un miembro del equipo de marketing agrega o actualiza un evento, la información se completa en una hoja de marketing del evento que activa una lista de verificación de 18 activos diferentes que deben crearse antes del anuncio de un nuevo evento. “La hoja de evento es un punto de partida para cualquier proyecto”, dice Beth Baker, directora creativa de arte y diseño del equipo de marketing de Climate Pledge Arena. Baker y su equipo también usan flujos de trabajo automatizados en Smartsheet para recibir notificaciones cuando se agrega un nuevo proyecto a la hoja.

Los empleados de marketing del estadio además usan Brandfolder, el sistema de administración de activos digitales galardonado de Smartsheet, para almacenar los activos de marca del estadio y de los eventos, como el kit de medios digitales del establecimiento.

“Una vez que completamos toda la preparación del anuncio de un espectáculo, compartimos los activos digitales con el equipo o el artista en Brandfolder”, cuenta Baker. “Esto permite que nuestros socios encuentren de forma rápida y sencilla los activos de marca que necesitan”.

El equipo de venta y boletería de Seattle Kraken utiliza Smartsheet para administrar su inventario de boletos de palcos prémium, incluidos los cronogramas, la disponibilidad, el pedido de alimentos, la donación de palcos y los contactos principales. “Con Smartsheet, podemos ver rápidamente cuántos palcos disponibles tenemos para cada evento, cuál es el costo y cuáles son los servicios incluidos en el alquiler”, dice Jurgensen. Jurgensen y su equipo utilizan códigos de color en Smartsheet para tener mayor visibilidad de los boletos de Kraken y de los equipos visitantes. Además, el equipo utiliza la aplicación móvil de Smartsheet para obtener acceso en tiempo real a los datos del inventario de palcos desde sus teléfonos móviles. 

Programación de eventos y venta de boletos y palcos más eficientes 

Con Smartsheet, el equipo de marketing de Climate Pledge Arena ha simplificado y automatizado sus procesos de administración de eventos y venta de boletos. “Tener visibilidad de lo que está sucediendo y de lo que sucederá es muy importante para este equipo. Smartsheet nos proporciona el conocimiento que necesitamos para realizar un seguimiento sencillo de los conciertos y eventos deportivos a fin de asegurarnos de que todo avance de la forma prevista”, afirma Selle. “Es una herramienta simple que nos brinda toda la información del evento, como las fechas clave y la venta de boletos, en un solo lugar para que varios departamentos puedan acceder al mismo tiempo. Smartsheet nos ayuda a crear nuevas eficiencias en todos nuestros procesos. Hace poco anunciamos cinco espectáculos y los colocamos todos a la venta, con 18 activos por espectáculo. Eso proceso fue muy fluido gracias a Smartsheet”.

Con Brandfolder, el equipo de marketing simplificó la administración y el uso compartido de los activos digitales. “Brandfolder, junto con Smartsheet, brinda un proceso más simplificado para que ya no tengamos que enviar correos electrónicos a muchas personas cada vez que se anuncia un nuevo evento”, dice Baker. “Cuando anunciamos un espectáculo, es una cosa menos que tenemos que hacer. Nuestros socios saben a dónde ir para descargar los activos que necesitan. Dependo completamente de Smartsheet para completar mis tareas diarias y asegurarme de que mi equipo también complete sus tareas”.

El equipo de ventas y servicios de Seattle Kraken también observa eficiencias gracias al uso de Smartsheet para realizar un seguimiento de la venta de palcos. “Podemos encontrar todo lo que necesitamos sobre nuestros palcos en un solo lugar en Smartsheet, en lugar de tener que revisar varias carpetas y correos electrónicos para encontrar información actualizada”, dice Jurgensen. Además, el equipo usa informes personalizados en Smartsheet para ahorrar de 4 a 5 horas por semana que antes se dedicaban a crear informes de boletería.

“Estamos ahorrando tiempo con Smartsheet, y eso nos brinda más tiempo para pensar en otros desafíos y quizás encontrar nuevas maneras de impulsar las ventas”, dice Souder.

Mejor comunicación interna y externa 

El equipo de marketing de Climate Pledge Arena ha mejorado su capacidad de comunicarse entre sí y con proveedores externos a través de Smartsheet. Por ejemplo, tener una ubicación central para los datos actualizados sobre boletos y ventas garantiza que todos los miembros del equipo estén en sintonía en todo momento. “Las fechas de los eventos cambian todo el tiempo y, cuando eso sucede, la hoja maestra de Smartsheet completa todas las demás hojas con las fechas correctas de inmediato”, cuenta Baker. “Es cien por ciento preciso, lo cual es fundamental para nuestro negocio”.

El equipo de ventas y servicios de Seattle Kraken también mejoró la comunicación a través de la aplicación móvil de Smartsheet. “Usamos la aplicación móvil de Smartsheet en nuestros teléfonos mientras recorremos el estadio durante los eventos, y nos brinda una manera sencilla de comunicarnos con el personal de hospitalidad y servicios para invitados sobre las necesidades de los clientes de nuestros palcos, sin tener que volver a la oficina para ver esa información”, dice Jurgensen. Con la capacidad de comunicarse con mayor rapidez, el equipo puede brindar una mejor experiencia del cliente.

“Como organización, queremos hacer las cosas de forma diferente a los otros estadios deportivos”, dice Souder. “Con Smartsheet, podemos usar la aplicación móvil y pararnos frente a las personas y saludarlos con mayor frecuencia, lo que nos ayuda a concentrarnos más en entablar esas relaciones con nuestros clientes”. 

Climate Pledge Arena está explorando la implementación de Smartsheet en departamentos adicionales para impulsar nuevas eficiencias para toda la organización. “En esta industria, trabajamos a un ritmo rápido que a veces puede ser difícil de mantener”, dice Selle. “Una herramienta como Smartsheet nos permite respirar un poco, ya que facilita nuestro trabajo”.

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