8x8 respalda las ofertas en la nube de rápido crecimiento con una plataforma confiable y escalable

El proveedor de soluciones en la nube 8x8 necesita basar su negocio de conectar organizaciones con sus clientes y su gente en las tecnologías y los procesos más confiables y escalables posible. Smartsheet ayuda a respaldar la expansión del negocio de 8x8 con una infraestructura de gestión de proyectos y colaboración fiable y consolidada que se puede escalar con rapidez para facilitar un crecimiento eficiente y estratégico.

“A medida que aumentaba nuestra base de clientes y la complejidad de los proyectos, sabíamos que necesitábamos contar con una herramienta que nos permitiera compartir información con los clientes e interactuar con ellos fuera de nuestros firewalls”, explica Brian Myers, gerente sénior de Distribución central de servicios profesionales de 8x8. “Uno de los motivos por los que elegimos Smartsheet fue porque podíamos crear un entorno de colaboración independiente solo para los clientes. Pero también nos brindó una herramienta para la programación y la gestión general de proyectos. También nos ayudó a mejorar nuestros procesos”.

En más de tres décadas, 8x8 pasó de ser una empresa emergente a convertirse en un proveedor de nube global con más de 1600 empleados y planes de agilizar su crecimiento en los próximos años. Esto produce una demanda no solo en la oferta de productos, sino también en la infraestructura que alimenta los procesos de la empresa desde TI hasta el desarrollo de productos y RR. HH. Ese crecimiento hizo que Myers y sus colegas buscaran una plataforma para administrar comunicaciones internas y planificaciones que fuera fácil de aprender y de usar, y que se ajustara al presupuesto.

“Para nuestro equipo, todo gira en torno a la escalabilidad”, dice Myers. “El crecimiento continuo de nuestra cartera de productos no significa que podamos aumentar siempre nuestro personal para seguir el ritmo de la demanda. Es por eso que estamos analizando cómo maximizar la efectividad con nuestro equipo”.

Smartsheet le brinda a 8x8 una plataforma para la colaboración y la comunicación con los clientes, la gestión de proyectos y el análisis y la mejora de los procesos.

Una plataforma que se expande para satisfacer las enormes demandas

Las grandes empresas globales, así como las pequeñas y medianas empresas, recurren a 8x8 para obtener servicios fiables y sin contratiempos, como comunicaciones unificadas, centro de contacto como servicio (CCaaS) y la capacidad de conectar sistemas internos con aplicaciones móviles y de mensajería populares con fluidez para interactuar con los clientes de la forma que ellos prefieran. Poder satisfacer las demandas de uso y mantener la fiabilidad es más que una cuestión de confianza; es fundamental para sus operaciones. 8x8 demanda la misma confiabilidad de sus socios tecnológicos, y es por eso que Alban Penot, director sénior del Centro técnico de excelencia de 8x8, estuvo encantado de descubrir que Smartsheet se asociará con Amazon Web Services (AWS) para respaldar su infraestructura de computación en la nube y software como servicio (SaaS).

“8x8 es un negocio en expansión”, dice Penot. “Necesitamos poder decirles a nuestros grandes clientes que si desean agregar 20 000 o 100 000 licencias más, tenemos la capacidad de hacerlo enseguida. La infraestructura es muy importante cuando analizamos el proceso para el próximo proveedor; necesita tener una estrategia que se pueda escalar. AWS es un socio muy sólido y un asesor de confianza para Smartsheet, y eso nos llena de tranquilidad”.

Ahorro de tiempo y creación de un mayor valor con la automatización

Las funciones de automatización de Smartsheet impulsaron un gran aumento de la eficiencia en 8x8, lo que les permite ahorrar tiempo y esfuerzos en procesos manuales repetitivos. Un ejemplo es el proceso de enviar la solución de un cliente a un equipo de desarrollo extranjero. Al definir los requisitos de los proyectos en Smartsheet y compartirlos con solo unos clics, Penot y su equipo pueden mantener una visibilidad clara de cada etapa del trabajo, independientemente de la ubicación.

“Me encantan los recordatorios automatizados porque los gerentes de proyecto no necesitan perseguir a nadie”, afirma Penot. “Esto permite que los gerentes de proyecto tengan más tiempo para trabajar entre departamentos e intercambiar ideas sobre cómo mejorar la automatización. Para ellos es realmente útil obtener más exposición dentro de la corporación. A menudo nos olvidamos que entablar una relación con toda esta tecnología les permite relacionarse de otra forma, para conectarse más y expandir su red de influencia. Su marca es la marca de nuestro equipo”.

Los paneles facilitan la generación de informes y el seguimiento para los clientes y el equipo directivo de la empresa. Las interacciones con los clientes se administran a través de un espacio de trabajo colaborativo basado en Smartsheet, al cual se accede fácilmente a través de un panel que recopila toda la información necesaria en una vista unificada. Los gerentes de proyecto de 8x8 pueden capturar información sobre el uso del espacio por parte de los clientes para comprender cómo se pasa la información y cuáles son las funciones que podrían ser más efectivas para usuarios específicos.

“Cuando hablamos directamente con los directivos de alto nivel, siempre quieren comprender rápidamente por qué, cuándo y cuánto”, dice Penot. “Nuestro equipo directivo tiene una gran visibilidad de cómo Smartsheet nos ayuda a inculcar mayor sensatez en los procesos dentro de nuestro protocolo cambiante. Están contentos porque comprenden cuáles son las capacidades, qué sucederá en un futuro y qué podemos automatizar. Porque mientras más automaticemos, más recursos podremos asignar a cuestiones que son menos repetibles y más personalizadas, con un mayor margen”.

Myers y su equipo también ahorran tiempo mediante el uso de la aplicación móvil de Smartsheet para administrar sus proyectos de forma flexible. Comenta que es una potente función que diferencia la plataforma de otros sistemas.

“Todo gira en torno a la movilidad. La aplicación de Smartsheet funciona”, afirma Myers. “La uso todo el tiempo; mi equipo la usa todo el tiempo. Eso es muy formidable porque muchas herramientas y software de gestión de proyectos tienen aplicaciones móviles terribles. Con la aplicación móvil de Smartsheet, puedo hacer mi trabajo mientras viajo en avión; puedo hacer algunas actualizaciones rápidas con mi teléfono, sin la necesidad de sacar la computadora portátil de mi bolso. Esto me permite ser productivo y no desperdiciar tiempo”.

Un host de conectores y funciones versátiles y fáciles de aprender

Además de la aplicación móvil, 8x8 usa Smartsheet DataMesh para agregar información distribuida en varias hojas, así como el conector de Jira para integrar el sistema de generación de tickets de la empresa. Hay planes en marcha para implementar Control Center y el conector de Salesforce para obtener una mayor integración de los procesos. A Penot le gusta que Smartsheet sea fácil de implementar y desarrollar, con increíbles capacidades que una organización puede usar a medida que identifica más problemas que puede ayudar a resolver.

“No es necesario invertir mucho para comenzar, pero una vez que empieza, quiere un poco más, y hay muchos paquetes que le permiten hacer eso”, dice Penot. “Queremos escalar y automatizar para evolucionar en función de nuestra presencia global, en la manera en que se configuran los equipos, sus KPI y lo que necesitan conseguir. Lo que me gusta de Smartsheet es que cada vez que hablo con nuestro representante de Smartsheet, siempre me dice: 'Puede hacerlo con lo que ya tiene' o 'Necesita un paquete diferente, nuestro experto se lo explicará'. Siempre hay una respuesta para cada necesidad; no solo está en la hoja de ruta. Para nosotros, es muy creíble y escalable”.