Guía completa para la gestión de proyectos en el nuevo lugar de trabajo a distancia

La gestión a distancia de proyectos se refiere a la gestión y coordinación de los resultados de los proyectos realizados por un equipo distribuido geográficamente, a menudo sin interacciones en persona. El objetivo es el mismo que el de la gestión de proyectos tradicional: entregar el proyecto final dentro de los requisitos especificados. 

Desde que Internet permitió el trabajo colaborativo a distancia, los equipos que incluyen miembros en diferentes lugares (o, en algunos casos, en todo el mundo) han sido la norma. Sin embargo, esta dinámica se acentúa en determinadas circunstancias, como una pandemia mundial, que revelan lo fácil que es para los empleados trabajar a distancia, pero también lo difícil que es gestionar proyectos entre una plantilla distribuida. Para tener éxito, los gerentes de proyectos a distancia deben adoptar un enfoque diferente al que adoptarían con una gestión de proyectos más tradicional.

Los gerentes de proyectos a distancia requieren las mismas aptitudes que los gerentes de proyectos tradicionales (atención a los detalles y sólidas habilidades de gestión de personas), pero también necesitan la capacidad de dirigir a distancia. 

Hay tres tipos de equipos a distancia en la gestión de proyectos:

• Equipos totalmente a distancia: En esta configuración, todos los miembros del equipo trabajan en diferentes ubicaciones remotas.
• Equipos híbridos: Estos equipos colocan a algunos miembros del grupo en una oficina en casa mientras el resto del equipo trabaja desde ubicaciones remotas. 
• Equipos flexibles: Los miembros de estos equipos tienen flexibilidad en su ubicación de trabajo: pueden estar en el mismo espacio de trabajo o en zonas remotas. La estructura de este equipo puede cambiar continuamente.

El papel de un gerente de proyecto a distancia es supervisar cada uno de estos tipos de equipos. Es responsable de delegar tareas en todo el equipo, quizás para empleados con los que nunca ha interactuado en persona. Deben ser capaces de manejar con destreza las herramientas de gestión de proyectos basadas en la nube que utilice el equipo y mantener los proyectos dentro del presupuesto. Y, quizás lo más importante, el gerente de proyectos a distancia debe tener una excelente capacidad de comunicación para garantizar que el proyecto avance a tiempo y que todos los miembros del equipo aporten su granito de arena.

Aunque el proceso de gestión de proyectos seguirá siendo el mismo con el inicio, la planificación, la ejecución, el seguimiento y el control, y la finalización del proyecto, la gestión de proyectos para equipos a distancia requiere nuevas estrategias que apoyen la comunicación y la colaboración para lograr el objetivo final. Estos consejos de gestión de proyectos a distancia para el éxito incluyen lo siguiente:

• Desarrollar normas de comunicación, métricas y objetivos: "Uno de los aspectos más críticos de la práctica de la gestión de proyectos es la comunicación", afirma Mary Beth Imbarrato, propietaria de MBI Consulting. "La comunicación constituye el 90 por ciento de la función de un gerente de proyectos y, sin embargo, sigue siendo una de las cinco razones principales del fracaso de los proyectos, según las estadísticas del Project Management Institute. Se pueden gestionar proyectos de forma eficaz a distancia si se cuenta con un plan de comunicación completo, significativo y sostenible".
  
  Para garantizar una comunicación regular entre el gerente y los miembros del equipo, establezca reuniones periódicas de seguimiento; estas interacciones pueden tener lugar en un videochat donde todos puedan verse y compartir las actualizaciones del proyecto. Dado que nadie quiere fatigarse con demasiadas reuniones en línea, éstas deben ser breves y directas, e incluir solo a los que necesitan estar en la llamada. Proporcione un orden del día de antemano para que los miembros del equipo puedan prepararse y mantenerse en el tema. A veces, tendrás que hacer malabarismos con las zonas horarias para facilitar este tipo de comunicación a distancia. Intente ser considerado con todos los miembros del equipo, sabiendo que todos deben aceptar que a veces tendrán que acudir a una llamada en horas no laborales tradicionales.
  
  Los gerentes de proyecto no deben tener miedo de comunicar en exceso todos los detalles del proyecto y su calendario. No puede dar por sentado que su equipo tiene todo lo que necesita o que conoce el proyecto a su mismo nivel. Es mejor aclarar demasiado la información que pasar por alto detalles importantes. Además, asegure a su equipo que el objetivo de estas pautas es que el proyecto siga avanzando, no por falta de confianza en su capacidad para realizar el trabajo. Consulte la biblioteca de MBI Consulting para obtener más recursos. "Además de comprender el contexto de su proyecto, también es importante asegurarse de que los miembros de su equipo entienden dónde encaja su trabajo en el contexto empresarial más amplio", afirma Dave Garrett, director de estrategia y crecimiento de The Project Management Institute. "Al proporcionar un contexto general como vínculos estratégicos, profesionales del negocio, perspectivas de las partes interesadas, otros proyectos en marcha, cambios en la industria, etc., todos los miembros del equipo pueden comprender mejor los resultados específicos que deben obtener. Esta claridad puede ayudar a crear un entorno de alta confianza, lo que es especialmente importante cuando hay menos contacto cara a cara.
  
  "La comunicación es una calle de doble sentido. Al igual que los gerentes de proyectos deben acercarse a los miembros de su equipo, también deben estar dispuestos a escuchar cualquier comentario y tomar medidas para remediar las preocupaciones de forma rápida y decisiva.
• Reúna a su equipo: Cada persona del equipo tendrá sus fortalezas y debilidades. Cuando trabaje a distancia, aproveche los fortalezas de cada miembro del equipo, pero también procure crear un equilibrio, de modo que todos contribuyan y aporten. Una vez que haya reunido a su equipo, trabaje con cada miembro para planificar su tiempo, evaluar y gestionar las cargas de trabajo e identificar los obstáculos desde el principio. El papel del gerente de proyectos a distancia es asegurarse de que estos planes y cargas de trabajo sean razonables y permitan las vacaciones o las emergencias. El gerente también será responsable de garantizar que se disponga de las herramientas adecuadas y de los recursos suficientes para que todos puedan realizar sus tareas de forma eficiente (esto incluye disponer de suficientes licencias de software o bloquear el tiempo en un sistema informático especializado). 
• Mantener una conexión humana y fomentar una mentalidad comunitaria: Algunos trabajadores funcionan mejor en la soledad del trabajo a distancia, mientras que otros anhelan un contacto regular. Pero mientras se trabaja en un proyecto conjunto, ningún miembro del equipo debe trabajar de forma aislada. Por ejemplo, en Prezi, todas las plataformas de reuniones deben encender sus cámaras. "Al poder ver las caras de todos, se puede leer las señales visuales de la gente y confirmar que están siguiendo la conversación", afirma Spencer Waldron, jefe de comunicación a distancia de Prezi. "Esta visibilidad también permite la conexión humana que conseguimos durante las reuniones en persona. Recientemente hemos lanzado Prezi Video, una herramienta de presentación de video que funciona con la mayoría de las herramientas de videoconferencia y te permite poner su contenido en pantalla en tiempo real, junto a su cara, mientras habla o presenta algo. Puede grabar su presentación y enviarla de forma asíncrona, o puede transmitirla en directo con varias herramientas de videoconferencia. Esto permite compartir contenidos visuales sin perder la conexión humana que supone cambiar de pantalla o compartir diapositivas".
• Mantener el proyecto en marcha y hacer frente a los bloqueos habituales: Cuando se trabaja en un espacio de trabajo compartido, los gerentes de proyectos pueden comprobar físicamente el progreso del proyecto con los miembros del equipo. Como no se puede hacer eso a distancia, la gestión a distancia de proyectos en línea requiere que los gerentes de proyectos programen actualizaciones periódicas del progreso con el equipo. Todo el mundo comparte lo que ha completado esa semana, lo que está en su próximo calendario, los componentes que están por delante o por detrás del calendario, y cualquier obstáculo previsto. Para apoyar estas sesiones, los miembros del equipo pueden utilizar plantillas para crear hitos y plazos, y el equipo debe aprovechar cualquier automatización de tareas y plazos disponible.

Los gerentes de proyectos deben ser capaces de reforzar su influencia sobre el proyecto y el equipo. Esto resulta difícil cuando el equipo está formado por informes indirectos y el gerente del proyecto no tiene autoridad sobre su rendimiento laboral. 

La gestión de proyectos a distancia plantea dificultades únicas, ya que debe asegurarse de que los miembros de su equipo (que también trabajan a distancia y de forma independiente) cumplen con sus tareas, lo que puede parecer más autoridad de la que normalmente le permite su cargo. Las mejores prácticas indicadas anteriormente son los medios más eficaces para dirigir un proyecto a distancia: La comunicación, la influencia y las sólidas habilidades de liderazgo son esenciales para hacer el trabajo, tanto si el equipo es a distancia como si está in situ. En lugar de emitir directivas, debe ser capaz de conseguir que su equipo coopere y se comprometa a través de su capacidad para comunicar, motivar, colaborar, influir e inspirar. 

Asegúrese de fijar las expectativas y definir claramente las responsabilidades y los objetivos. Y encuentre la manera de dar apoyo público, elogios y visibilidad al equipo del proyecto.

El siguiente cuadro indica las ventajas y los desafíos comunes de la gestión de proyectos presencial frente a la a distancia.

Los equipos ya se enfrentan al desafío de cumplir los plazos y coordinar el trabajo cuando todos se encuentran en el mismo lugar. Esta dinámica se intensifica cuando el gerente de proyectos a distancia debe hacer malabarismos con los desafíos de compromiso, los problemas tecnológicos y las comunicaciones a través de múltiples zonas horarias.

¿Cómo se trabaja cuando algunos miembros del equipo están fuera de horario, pero otros están en plena jornada laboral? ¿Qué ocurre cuando parte del grupo sufre una catástrofe natural, como un apagón, u otros incidentes inesperados, como disturbios, que provocan la destrucción de edificios y apagones? La gestión de proyectos a distancia requiere nuevos enfoques para entregar los proyectos a tiempo.

Uno de los desafíos más difíciles de la gestión de proyectos a distancia es la cuestión de los husos horarios. Incluso la adaptación a la hora estándar del este y a la hora estándar del Pacífico puede ser un desafío: pregúntele a cualquier persona de la costa este que reciba de sus colegas de la costa oeste una solicitud de reunión a las 6 de la tarde de un viernes. 

"Mientras estaba en Nueva York, gestioné un proyecto con miembros del equipo en Londres y Tokio. Fue duro", afirma Mary Beth Imbarrato. "Pero, de nuevo, trabajar con el equipo para determinar el mejor momento para tener una conversación es la mejor manera de conseguir la aceptación. Como gerente del proyecto, debe preguntar a su equipo qué podría funcionar mejor para ellos, y dejar que el equipo decida los detalles. Esto ilustrará su poder no solo para respetar los desafíos de otras oficinas, sino que también solidificará su compromiso con el proyecto al contribuir a la gestión del mismo".

Cuando hay miembros internacionales en un equipo, la cuestión de los husos horarios se complica aún más. Puede encontrar una plantilla para programar reuniones en diferentes zonas horarias leyendo este artículo.

Otro desafío es encontrar el talento adecuado para su equipo, especialmente cuando se trata de su nivel de comodidad con el trabajo a distancia. Imbarrato tuvo una experiencia con miembros de equipos de proyectos que habían estado trabajando en proyectos durante toda su carrera. Por ejemplo, bajo órdenes de trabajo desde casa, los miembros del equipo pueden sentirse incómodos. 

"[Bajo las órdenes de WFH] parecía que [los miembros del equipo] dependían de su entorno de trabajo como una parte crucial de su papel en el equipo del proyecto", dice Imbarrato. "Esta observación reforzó en mi mente la criticidad de asegurar que su equipo de proyecto entienda completamente las herramientas basadas en la nube que se utilizan, participe en la capacitación sobre esas herramientas y el equipo establezca protocolos sobre el uso de esas herramientas".

Los equipos de gestión de proyectos a distancia también pueden enfrentarse a los siguientes desafíos

• Comunicación ineficaz sin indicaciones en persona
• Desenganche o sensación de no capacitar parte del equipo 
• Retrasos en la espera de instrucciones
• Incomodidad con el estilo de gestión de mando y control, incluida la incapacidad de contribuir 
• No contar con la participación cuando se necesita 
• Incorporación de miembros del equipo al proyecto demasiado tarde
• Pérdida de la mentalidad y la unión de la comunidad, o creación de equipos
• Problemas de tecnología, acceso y seguridad

Para hacer frente a estos y otros desafíos de la gestión de proyectos en equipos a distancia, Alan Zucker, director fundador de Project Management Essentials, sugiere "celebrar una reunión a distancia de 15 minutos una o dos veces al día como forma eficaz de superar muchos desafíos. Los miembros del equipo hablan de lo que han completado, de lo que están trabajando y de los problemas que tienen. Los debates sobre el trabajo realizado y en curso permiten a los miembros del equipo coordinar los traspasos. La identificación de los problemas permite que las personas adecuadas se reúnan para resolver el problema, lo que tiene lugar fuera de la reunión.

El trabajo a distancia es la nueva normalidad. Las organizaciones ya trabajan con una plantilla global, pero los líderes empresariales ven cada vez más las ventajas de la mano de obra a distancia: Es rentable, con pocas pérdidas de productividad. Además, a los empleados les gusta el trabajo a distancia por la flexibilidad y la mejora del equilibrio entre el trabajo y la vida personal que ofrece. Con este cambio hacia una plantilla distribuida de forma más permanente, la necesidad de un liderazgo colaborativo es más importante que nunca. 

"La comunicación y la inteligencia emocional nunca han sido tan vitales", afirma Dave Garrett. "Nuestra investigación 2020 Pulse of the Profession descubrió que los miembros del equipo clasifican el liderazgo colaborativo como la habilidad de equipo más esencial".

El gerente de proyectos a distancia debe aspirar a un liderazgo colaborativo que abarque los siguientes objetivos:

• ¿Todos se esfuerzan por alcanzar los mismos objetivos?
• ¿Cada persona está liderando a su manera?
• ¿Se siente todo el mundo lo suficientemente seguro como para asumir riesgos y equivocarse a veces?
• ¿Cada miembro del equipo puede conversar fácilmente con cualquier otro, independientemente de su rango?

"El nuevo desafío para los directores de proyecto será incorporar las lecciones aprendidas al trabajar virtualmente a sus entornos de trabajo "normales" en persona", agregó Garrett. "Muchas herramientas y prácticas que se han utilizado para desenvolverse en el entorno de trabajo virtual pueden y deben utilizarse en la oficina. Los gerentes de proyectos tendrán que determinar cuáles de esas herramientas seguirán aportando valor a largo plazo como parte de una "nueva normalidad" en constante evolución".

Para tener éxito, los directores de proyecto, los miembros del equipo y las partes interesadas necesitan la combinación adecuada de herramientas de trabajo a distancia. Para empezar, pueden identificar las herramientas de colaboración bidireccional adecuadas para mantener el compromiso.

Hay muchas herramientas disponibles para promover la gestión del trabajo a distancia y proporcionar un compromiso de colaboración entre todo el equipo. Algunas de las herramientas remotas más comunes son las siguientes:

• Comunicación en equipo
  • Microsoft Teams
  • Slack
• Videoconferencia
  • GoToWebinar
  • Skype
  • Zoom
• Gestión de proyectos
  • Bamboo
  • Jira
  • Smartsheet
• Colaboración de archivos
  • Dropbox
  • Google Drive
  • OneDrive
• Desarrollo
  • BitBucket
  • GitLab
  • GitHub 
  • Kanbanize

Puede ser abrumador examinar la oferta y elegir la mejor herramienta para sus proyectos actuales y futuros (la simplicidad de la implementación y la adopción son algunas consideraciones). Además, debes buscar las siguientes características

• Acceso en cualquier momento y lugar desde cualquier dispositivo
• Tablas y gráficos para compartir el estado (p. ej, tableros Kanban y diagramas de Gantt)
• Colaboración
• Integración con las herramientas y aplicaciones existentes en la nube de su organización
• No es necesario el uso de tecnologías de la información ni la codificación para configurar los proyectos
• Actualizaciones en tiempo real
• Informes y cuadros de mando
• Admite varios idiomas

Una solicitud de propuesta (RFP) es el proceso más exhaustivo para identificar las soluciones adecuadas para su empresa. Las organizaciones publican las RFP y luego solicitan ofertas a los proveedores. Todas las RFP incluyen información general de la empresa, el proceso de licitación, los contactos principales, los requisitos y un cuestionario para los proveedores. Puede utilizar la siguiente plantilla de RFP para personalizar y evaluar a los proveedores de herramientas de colaboración a distancia. 

Descargar la plantilla de RFP para herramientas de colaboración a distancia

Excel | Word

Las herramientas de videoconferencia más populares son Zoom y GoToWebinar, pero a medida que aumenta el trabajo a distancia, empresas tecnológicas como Google y Facebook también ofrecen aplicaciones de videoconferencia. Las videoconferencias pueden, y deben, estar disponibles para las comunicaciones individuales con los miembros del equipo, las reuniones de todos los miembros y las sesiones de colaboración entre los miembros del equipo. Todo el mundo debería estar obligado y ser capaz de asistir cuando se le solicite, pero depende del gerente de proyectos a distancia asegurarse de que todo el mundo tiene los permisos de acceso a distancia adecuados y las herramientas, y es capaz de compartir toda la información de forma segura. 

"Mantener la productividad y la colaboración es más fácil cuando el estado del proyecto está disponible visualmente", explica Dimitar Karaivanov, director general y cofundador de Kanbanize. "La mejor manera de comunicar visualmente el estado es [a través del] tablero Kanban digital, una herramienta que ya utilizan millones de trabajadores a distancia. El tablero Kanban permite la comunicación centralizada y el control descentralizado, que es algo que todas las empresas persiguen".

Para obtener una lista completa de herramientas que soportan la comunicación a distancia, lea nuestra guía.

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