¿Qué es la organización de proyectos en la gestión de proyectos?
El término organización del proyecto se refiere al estilo de coordinación, comunicación y gestión que utiliza el equipo del proyecto a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Al aplicar la organización del proyecto, optimizas los recursos, proporcionas una comunicación clara sobre los roles y responsabilidades, y reduces los posibles obstáculos.
Por qué es importante la organización del proyecto?
Los gerentes de proyectos usan la organización del proyecto para alinear a los miembros del equipo antes y durante un proyecto. El proceso minimiza la interrupción del flujo de trabajo y los conflictos entre los miembros del equipo, además de generar la máxima productividad entre los miembros del equipo involucrados en un proyecto.
Si bien la excelente estrategia y ejecución de la organización del proyecto son importantes, también debes considerar el costo de oportunidad de un proyecto mal organizado.
Anthony C. Taylor, socio gerente y facilitador principal de SME Strategy Management Consulting, trabaja con el liderazgo sénior para ayudar a implementar estratégicamente la gestión organizacional. Señala que los atributos positivos de la organización del proyecto son priorizar y asignar mejor los recursos, teniendo en cuenta que el proyecto tendrá varios participantes. Según Taylor, si la organización y la estrategia del proyecto no son una parte esencial de un proyecto, es fácil caer en la "trampa de múltiples destinos" en la que las personas no saben hacia dónde van. Esto genera diferentes expectativas entre los miembros del equipo, lo que los hace girar en círculos y evitar riesgos. La organización de gestión de proyectos bien ejecutada es parte de lo que crea una solución de "un solo destino", dice Taylor, donde todos saben dónde van a aportar, en última instancia, valor empresarial.
Taylor explica el costo de la oportunidad: “¿Qué cuesta si no funciona para ti? Si los miembros del equipo no se centran en las prioridades correctas, harán x, y y z fuera de las prioridades del proyecto e impedirán el progreso. Si las personas no tienen claro hacia dónde se dirige, lo harán sin saber los deseos, necesidades y expectativas de todos los que los rodean. ¿Cuál es entonces el costo de atraer, contratar, entrenar y perder productividad?”
Crear y comunicar una estructura de organización de gestión de proyectos es una herramienta que ayuda a conectar la estrategia y la visión entre los involucrados en el proyecto. En última instancia, el desarrollo de una estructura de organización de proyectos reduce las interrupciones, las superposiciones, los conflictos, la incertidumbre y la confusión antes de que comience un proyecto.
¿Qué es la estructura organizacional en la gestión de proyectos?
Una estructura organizativa de gestión de proyectos se utiliza para determinar la jerarquía y la autoridad de las personas involucradas en un proyecto específico. La estructura define la función de cada miembro del equipo y las líneas de informes de un diagrama para que los miembros del equipo hagan referencia durante un proyecto.
Tipos de estructuras organizativas de proyectos
En la gestión de proyectos hay tres tipos de estructuras organizativas: funcional, matricial y proyectado. Cada marco de estructura del proyecto está determinado por la autoridad, los roles y las responsabilidades de los miembros del equipo dentro de la estructura organizativa existente.
Debido a que no hay dos proyectos iguales, ninguna estructura organizativa será exactamente la misma. El rol del gerente de proyectos cambia en cada uno de estos marcos, y la estructura organizacional de cada proyecto está muy matizada. Comprender la coordinación vertical u horizontal de cada marco y la función que desempeñará el gerente de proyectos puede ayudarte a desarrollar una estrategia exitosa.
Estructura organizativa funcional del proyecto
La estructura organizativa de un proyecto funcional organiza su jerarquía en torno a los departamentos que funcionan tradicionalmente. Un gerente funcional dirige cada departamento e informa a un ejecutivo. Estos gerentes funcionales, no otros empleados, coordinan el proyecto, y seleccionan a los miembros del equipo de cada departamento para apoyar el proyecto, además de sus responsabilidades funcionales.
Estructura organizativa proyectada
Una estructura organizativa proyectada o basada en proyectos crea una división de proyectos específica dentro de una organización. La coordinación del proyecto funciona verticalmente bajo esta división. Los gerentes de proyectos mantienen la autoridad exclusiva para el proyecto y se les asigna personal dedicado que trabaja para alcanzar los objetivos del proyecto.
Estructura organizativa matricial
Una estructura organizativa matricial se configura en una cuadrícula para mostrar los patrones de informes del personal a más de una autoridad. Es un híbrido de estructuras organizativas funcionales y proyectadas, y los gerentes de proyectos comparten autoridad con otros gerentes de programas en esta estructura. Dependiendo de la capacidad de toma de decisiones del gerente del proyecto, una estructura matricial es uno de los tres subtipos: débil, equilibrado o fuerte.
Estructura débil
Una estructura débil es similar a la estructura funcional de la organización, en la que la coordinación se lleva a cabo horizontalmente entre el personal sin un gerente de proyectos designado. La principal diferencia entre una matriz débil y una estructura funcional es que el personal de todos los departamentos, en lugar de los gerentes funcionales, coordina el proyecto (pero el gerente funcional mantiene la autoridad para tomar decisiones).
Estructura equilibrada
En una matrizequilibrada, el gerente de proyectos también ocupa un puesto de personal y no utiliza el rol de gerente de proyectos a toda su capacidad. El gerente de proyectos todavía tiene poca autoridad sobre las decisiones del proyecto, el presupuesto, el personal, etc., y sirve principalmente como punto de contacto y coordinador.
Estructura fuerte
Una matriz sólida es más similar a una estructura organizativa proyectada. En dicha estructura, un gerente de proyectos dedicado depende de un departamento funcional de gestión de proyectos, tiene personal multifuncional dedicado y cuenta con el apoyo de un gerente de todos los gerentes de proyectos. Este subtipo ofrece al gerente de proyectos la mayor autoridad a medida que trabaja en un entorno matricial.
No hay una estructura organizativa perfecta. En cambio, un gerente de proyectos debe ponderar las ventajas y desventajas de la asignación y optimización de recursos dentro de cada estructura y, luego, seleccionar la estructura más óptima. Además de las ventajas y desventajas operativas del equipo del proyecto, la autoridad (poder de toma de decisiones) del gerente del proyecto cambia según la estructura de la organización del proyecto seleccionada. Esto significa que el gerente del proyecto debe tener el conocimiento y las habilidades necesarias para aplicar técnicas gerenciales e interpersonales efectivas que conduzcan a un equipo de proyecto de alto funcionamiento.
Guía de referencia rápida sobre la estructura de la organización del proyecto
Utiliza esta guía de referencia rápida para ayudar a determinar las ventajas y desventajas de la estructura de la organización de tu proyecto, así como las habilidades gerenciales que necesitas priorizar para asegurarte de que tu proyecto funcione lo más fluidamente posible.
| FUNCIONAL | ||
|---|---|---|
| Puntos a favor del proyecto | Contras del proyecto | Prioridades de gestión para un gerente de proyectos |
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Recursos óptimos: Los recursos no están en competencia con otras áreas, lo que deja poca necesidad de competencia o negociación. Familiaridad: Equipo miembros ya están familiarizados entre sí y comparten habilidades y funciones similares. Eficiencia operativa: Tiene el potencial de lograr la mayor eficiencia operativa debido a la función y la claridad de las comunicaciones. |
Perder a las personas adecuadas: Los proyectos pueden necesitar especialistas adicionales si no tienen a todas las personas adecuadas dentro del área. Prioridades competitivas del equipo: Equipo miembros pueden sentirse desafiados a equilibrar las prioridades de las responsabilidades del programa y las responsabilidades del proyecto. Silos: Esta estructura a menudo crea silos organizativos, lo que puede hacer que la alineación estratégica sea un desafío. |
Autoridad del PM: Bajo Facilitación de las comunicaciones: Desglosar los silos entre departamentos. Coordinación: Involucra a equipos multifuncionales. Énfasis en el trabajo en equipo: Involucra a equipos fuera de su departamento. Claridad continua de los objetivos: Mantenga los objetivos del proyecto a la vanguardia en la competencia, ya que los objetivos departamentales distraen el proyecto. |
| MATRIZ | ||
| Puntos a favor del proyecto | Contras del proyecto | Prioridades de gestión para un gerente de proyectos |
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Optimización de personas: Aprovecha las habilidades de cada especialista en varios proyectos. Flexibilidad: Los empleados pueden trabajar en todas las unidades departamentales sin estar vinculados a una. Control del proyecto: Una coordinación sólida entre los miembros del equipo facilita los límites de comunicación e información. |
Costos: Los costos administrativos son más altos, debido a la complejidad operativa de las relaciones con los informes. Falta de comunicación de la carga de trabajo: Existe un mayor potencial para malinterpretar la carga de trabajo de un equipo, dado que informan tanto a un gerente de proyectos como a un gerente del departamento. Aumento del conflicto: La autoridad compartida entre los gerentes puede generar confusión en los roles. |
Autoridad del PM: Medio Habilidades de influencia y negociación: Navegue por la autoridad limitada con otros gerentes de programas e interacciones con los miembros del equipo del proyecto. Equipo directivo de servicio: Céntrate en desarrollar una profunda colaboración y comunicación con el equipo, y supervisa continuamente la división del trabajo. Líneas de comunicación abiertas: Estos límites son esenciales para detectar y resolver conflictos antes de que surjan problemas más grandes. Reconocimiento Equipo: Reconoce que el equipo proviene de varias partes de la organización. Tómate tiempo para crear equipos y oportunidades de compromiso. |
| PROYECTADO | ||
| Puntos a favor del proyecto | Contras del proyecto | Prioridades de gestión para un gerente de proyectos |
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Autoridad: El gerente del proyecto es el propietario de todas las decisiones del proyecto. Claridad: La alineación, las líneas, los objetivos y la estrategia del proyecto están claros en todo el equipo. |
Duplicación de recursos: Es posible que los recursos no estén optimizados y puedan ser costosos, debido a la duplicación de recursos en varios proyectos. Crecimiento de equipo obstaculizado: Los equipos pueden estar aislados, vincular a los miembros del equipo a un proyecto a la vez y limitar su crecimiento. |
Autoridad del PM: Alto Responsabilidad del rol: Vive a la altura de la confianza y el liderazgo que viene con toda la autoridad y la propiedad del proyecto. Mantener Equipo moral: Genera confianza en el equipo y mantén al equipo en movimiento para cumplir con los plazos ajustados. Comunicación: La creación de redes de comunicación sólidas en todos los proyectos es esencial para reducir la duplicación de esfuerzos. |
Algunas organizaciones adoptan una oficina de gestión de proyectos específica (PMO) debido al gran volumen y variedad de proyectos. Esto permite una mejor visibilidad de los proyectos en toda la organización, mejora la asignación de recursos y aumenta la productividad y el ROI en todos los proyectos. Lee nuestro artículo con consejos de expertos y prácticas recomendadas para PMO.
Características de una estructura organizativa
Las características de una estructura organizacional definen los roles y las relaciones entre los miembros del proyecto, así como entre los proyectos. Estas relaciones están determinadas por la autoridad, las líneas de comunicación, la coordinación, la supervisión y las responsabilidades.
Específicamente, las características principales de una estructura organizativa son las siguientes:
- Jerarquía: La jerarquía debe definir una línea clara de autoridad y definir las responsabilidades de toma de decisiones.
- División del trabajo: Esto se refiere a la carga de trabajo (gerencial, orientada a tareas, etc.) asociada a los roles.
- Intervalo de control: Aquí, define quién gestiona a quién. Las estructuras de informes se basarán en este concepto.
- Tipo de posición (línea frente a personal): Un puesto de línea es un miembro del equipo que está directamente involucrado con el producto. Un puesto de personal respalda a quienes están en puestos de línea, pero no está directamente involucrado con el producto.
- Centralización: Esto define cómo se produce la toma de decisiones. En un proyectocentralizado, pocas personas son las propietarias de las decisiones, mientras que en un proyectodescentralizado, la autoridad para la toma de decisiones se distribuye en toda la organización.
Cómo hacer un diagrama organizacional de un proyecto
Para elaborar un organigrama del proyecto, primero evalúa los objetivos del proyecto, identifica al equipo central y asigna los roles adecuados al proyecto. Desarrolla el organigrama trazando las funciones y responsabilidades de cada miembro del equipo.
El primer ministro elaborará el organigrama durante la fase de inicio del proyecto para que el gerente del proyecto pueda comunicarse con los miembros del equipo antes de que comience el proyecto. Luego, el equipo lo utilizará en la fase de planificación del proyecto para ayudar a dividir las tareas entre los miembros del equipo. Al hacerlo, se proporciona una comprensión clara de cada función, se empodera a los miembros del equipo para que sean propietarios de sus roles y se respetan otras posiciones dentro del proyecto, lo que genera confianza de inmediato.
La estructura organizativa del proyecto debe ser flexible y puede requerir ajustes durante las otras fases del proyecto. Asegúrate de comunicar cualquier ajuste al organigrama (incluidas las decisiones de personal) a los miembros del equipo.
El desarrollo del organigrama de un proyecto requiere los siguientes seis pasos principales:
Paso 1: Alinea el proyecto con la estrategia organizativa
El gerente del proyecto debe tener una comprensión profunda de cómo se alinean los objetivos del proyecto con la estrategia de la empresa o del departamento. Esto traerá al equipo a bordo desde el principio, desarrollará el significado compartido de los miembros del equipo del proyecto y, en última instancia, proporcionará la ejecución más fluida del proyecto.
Paso 2: Analiza proyectos a nivel organizativo
Si una organización no tiene un PMO, el gerente de proyectos debe analizar el volumen y la variedad de proyectos al considerar qué estructura organizativa seleccionar. El Project Management Institute (PMI) utiliza la matrizde variedad de volúmenes, un diagrama que describe el volumen de proyectos de una organización en relación con la variedad de proyectos en un continuo de baja a alta, para ayudar a determinar una estrategia de estructura de organización de proyectos. Una gran variedad y un bajo volumen de proyectos sugieren que una estructura proyectada encajaría mejor, mientras que una baja variedad y un alto volumen de proyectos sugeriría una estructura funcional. Una estructura matricial cae entre estos dos espectros.
Paso 3: Determina roles y responsabilidades
Céntrate primero en los roles y responsabilidades necesarios, antes de considerar al personal. Si un gerente de proyectos tiene la autoridad para decidir quién forma parte del equipo, es importante investigar a los miembros potenciales del equipo para encontrar a las personas más adecuadas para el proyecto. Independientemente de cómo se reúna el equipo central, es esencial comprender las fortalezas que cada miembro aporta al proyecto. Dedica tiempo a conocer a todos en el equipo; en el proceso, puedes generar afinidad y evaluar sus habilidades.
Paso 4: Estructura el diagrama
Estructurar un diagrama puede ser complejo, pero puedes facilitar el proceso acercándolo desde la estructura grande hasta los detalles de la tarea, o viceversa. Empieza por revisar las fortalezas del equipo, las tareas del proyecto que deben finalizarse y la estructura existente de la organización. Decide cuáles son las fortalezas de las personas en función de liderazgo y qué personas están más orientadas a las tareas.
Naturalmente, la estructura organizacional comenzará a emerger como uno de los tres tipos de estructuras organizativas. Asigna los roles jerárquicos, los informes y el flujo de trabajo, y compáralos para ver si una estructura organizativa diferente sería más adecuada. Dependiendo de tu estilo de aprendizaje, puede ser útil usar notas adhesivas para mover a los miembros del equipo antes de redactar tu estructura en línea. A medida que planifiques, asegúrate de distribuir la carga de trabajo de manera uniforme entre el equipo.
Paso 5: Finaliza el diagrama organizativo
Desarrolla y finaliza la representación visual del organigrama. Incluye nombres e información de contacto para que los miembros del equipo se correspondan fácilmente entre sí a lo largo del proyecto. Lee este resumen de plantillas de estructura organizativa para crear y adaptar rápidamente al equipo de tu proyecto.
Paso 6: Comunica
El organigrama de un proyecto solo es tan bueno como la cantidad de miembros del equipo que lo conocen. A menudo, los miembros del equipo no saben que existe un diagrama y se confunden con respecto a quién informan y a las responsabilidades de los demás. Esto conduce a la perdición de tiempo y causa conflictos innecesarios. Por muy simple que parezca, compartir el organigrama del proyecto con todos los miembros del equipo antes del inicio del proyecto reduce la confusión. También permites que los miembros del equipo no solo entiendan su función antes de ejecutar el trabajo, sino que también les das la oportunidad de hacer preguntas mientras visualizan cómo se llevará a cabo su trabajo en tiempo real. Durante este período, el pm y el equipo también pueden determinar cómo se regirá la jerarquía del proyecto.
Paso de bono: Crea una Diagrama de organización que represente la estructura de informes del cliente
La autoridad líder en el liderazgo práctico de proyectos Eric Verzuh, presidente y fundador de Versatil Company, señala que "un gerente de proyectos debe entender su propia estructura de informes, así como la estructura de informes del cliente. Cuando tanto el equipo del proyecto como el cliente se entienden las estructuras de informes de los demás, pueden planificar la comunicación con las personas adecuadas".
Qué considerar al crear un Diagrama organizacional de un proyecto
Un organigrama del proyecto está formado por muchos factores, que crean el entorno para la toma de decisiones relacionadas con el proyecto. Estos factores pueden incluir restricciones internas del proyecto (físicos y operativos), así como factores externos, como las condiciones del mercado.
En su artículo, "Un análisis de las principales estructuras organizativas del proyecto: Ventajas, desventajas y factores que afectan su selección", J.R. San Cristóbal, V. Fernández, y E. Díaz declaran que hay "varios aspectos importantes a tener en cuenta. Todos estos factores definirán el contexto en el que se toman las decisiones, la forma de la estructura organizacional, la capacidad de los gerentes de proyectos para tomar decisiones y (ante todo) el futuro del proyecto".
Estos factores pueden agruparse en tres consideraciones generales para elaborar un organigrama del proyecto:
- Decisiones: Considera la complejidad de los límites físicos y operativos para saber cómo se toman las decisiones. Pregunta: ¿Cuán simples son las relaciones? ¿Las responsabilidades están asignadas por igual? ¿A quién se le dará qué autoridad? ¿Qué tareas son más pesadas que otras?
- Diseña: Recuerda que todas las funciones (división de mano de obra, intervalos de control, etc.) deben ser parte del proceso de diseño y ten cuidado de visualizar cómo interactuarán los miembros del equipo del proyecto. Reunir el control, la coordinación y la comunicación puede parecer un rompecabezas. Prueba con algunos acuerdos diferentes para imaginar cómo funcionarán estas tres C para que puedas encontrar las líneas más claras entre los miembros del equipo. Mantén el diseño simple y flexible para permitir el cambio de roles a medida que el proyecto evoluciona.
- Equilibra: Puedes reducir los problemas administrativos, sociales y técnicos prestando atención a cómo se distribuyen los roles y las responsabilidades. Intenta limitar el número de informes directos en una sola persona (se sugiere cinco como máximo).
Prácticas recomendadas al elegir una estructura y hacer un Diagrama
Al elegir una estructura organizativa, optimiza el talento y los recursos. Al hacerlo, se crea un equipo de alto rendimiento que puede cumplir con éxito los objetivos del proyecto.
Verzuh, de Versatil Company, también recomienda mantener las cosas simples. Él insta a la gente a preguntar: "¿Cuál es la mejor estructura organizativa para ayudarte a lograr tus objetivos y visión?". Sin objetivos y visión claros, es posible que la estructura que selecciones no tenga sentido". Lee más sobre la experiencia de Verzuh en su libro, The Fast Forward MBA in Project Management: La guía completa, manual fácil de leer para principiantes y profesionales.
No hay una mejor manera. Independientemente de lo que se te ocurra, habrá ventajas y desventajas en cada estructura organizativa. Tu organización tiene que crear, probar, adaptarse y ver cuál va a ser el mejor para las necesidades, los recursos y los objetivos finales del proyecto".
Taylor, de Strategy Management Consulting, añade que debes preguntarte: "¿Cómo puedo estructurar a mi equipo para que puedan tener un alto rendimiento para obtener la máxima calidad, producción, dinero y comunicación?" No obligues a lo que no encaja. Al crear un equipo, el aspecto de las personas es más importante, junto con la comunicación. Ten en cuenta cómo trabajan juntas las personas, especialmente al agregar un nuevo miembro del equipo. Cuando una persona del equipo cambia, tienes un equipo nuevo.
A continuación, te mostramos algunas de las mejores prácticas para llevar:
- Cada proyecto será diferente.
- Ninguna estructura organizativa será perfecta. Mantenga los objetivos, la visión, las personas y la comunicación como las principales prioridades.
- Tómate el tiempo para construir cuidadosamente el diagrama. Identifica a los responsables principales de la toma de decisiones y a las autoridades, y asigna a cada persona un rol apropiado y claramente definido. Identifica cómo se vinculan los roles y define y describe los canales de informes y comunicaciones. Crea el diagrama. Utiliza una plantilla de organigrama para simplificar el proceso.
Ejemplos de estructura organizativa de gestión de proyectos
Las estructuras organizativas de gestión de proyectos varían en función de las necesidades del proyecto y de la organización. En una organización establecida, ya existe una estructura de gestión. Los ejemplos de estructuras de gestión de proyectos encajarán dentro de la estructura organizativa existente para utilizar mejor los recursos.
Cuando se aplica a ejemplos del mundo real, podemos ver cómo sectores como la fabricación, la construcción y el desarrollo de software utilizan las estructuras organizativas funcionales, matriciales y proyectadas.
Ejemplo de estructura organizativa del proyecto funcional para la fabricación
Un equipo que utiliza una estructura organizativa funcional en la fabricación muestra al ejecutivo la estructura de informes sencilla de cada departamento. Los gerentes funcionales (el gerente de fabricación, el gerente de marketing, el gerente de ingeniería, etc.) son responsables de coordinar todas las partes del proyecto, tal como se indica en el resaltado verde de la imagen siguiente. Observa la verdadera coordinación horizontal del proyecto. Este ejemplo también muestra que los departamentos existentes en la estructura organizativa (finanzas, recursos humanos, etc.) por lo general, no pueden estar involucrados en proyectos.
Ejemplo de estructura organizacional del proyecto proyectado para la construcción
Los equipos de construcción suelen usar estructuras organizativas proyectadas. Los gerentes de proyectos dedicados coordinan todos los aspectos del proyecto, y varios gerentes de proyectos informan al ejecutivo de la empresa. También pueden existir otros departamentos de apoyo para dirigir las operaciones comerciales de la empresa.
Ejemplo de estructura organizativa del proyecto matricial para el desarrollo de software
Las estructuras de gestión de proyectos de desarrollo de software pueden variar mucho, pero con mayor frecuencia se optimizan para equipos multifuncionales. La estructura matricial que se muestra a continuación es una visualización de dichos informes multifuncionales, en los que cada especialista técnico informa tanto a un líder de su disciplina como al propietario del producto (en lugar de un gerente de proyectos).
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