Guía de inicio del proyecto esencial con kit de inicio

Una reunión inicial del proyecto es la primera reunión entre el equipo del proyecto y el cliente, cuando se establecen las expectativas, las comunicaciones y los objetivos. La reunión permite que ambas partes definan el propósito del proyecto y lo que consideran un éxito. 

Además, el inversor obtiene información sobre cómo se gastará el dinero y por qué este proyecto es beneficioso

Una reunión de lanzamiento del proyecto debe incluir lo siguiente:

• Presentaciones: Permita que todos se anuncien a sí mismos y digan qué rol que tendrán en el proyecto.
• Agenda: Reitere el plan de la reunión, con elementos para el debate y la delegación del tiempo.
• Resumen ejecutivo: Repase los antecedentes y el propósito general del proyecto.
• Alcance del proyecto: Revise la declaración de trabajo (SOW), los objetivos, el cronograma, el presupuesto y las restricciones.
• Entregables: Defina los objetivos materiales del proyecto o los elementos enviados al cliente.
• Defina el éxito: Alinee la visión del cliente y del equipo del proyecto para garantizar que todas las partes comprendan las métricas para el éxito.
• Preguntas: Destine tiempo suficiente para las preguntas de ambas partes.
• Proporcionar canales de comunicación: Ofrézcale al cliente un punto de contacto e informe al equipo del proyecto cómo se comunicarán entre sí.
• Pasos a seguir: Repase las acciones de seguimiento necesarias después de la conclusión de la reunión.

La presentación de lanzamiento de un proyecto es un documento que presenta la agenda o los temas tratados en la reunión. La presentación ofrece una ayuda visual para los asistentes y orientación para el presentador. También ayuda a avanzar en la reunión y mantener conversaciones sobre el tema. 

Una presentación bien preparada puede dejar una impresión duradera en el cliente y los inversores, asegurando la profesionalidad y la confianza.

Una reunión de lanzamiento del proyecto debe comenzar con presentaciones de todos los asistentes. Diga su nombre y su rol en el proyecto, junto con un pequeño dato destacado personal. Esto permite que todos se conozcan y encuentren puntos en común. 

Cuando se dirija al grupo, sea consciente de su lenguaje corporal y de cómo se presenta. Mantener los brazos abiertos y a los lados mientras habla y hacer contacto visual con las personas demuestra que tiene una actitud abierta, y que escucha y está comprometido. Practique su introducción antes de la reunión, lo que lo ayuda a asegurarse de sentirse seguro y entusiasmado por su rol en el proyecto.

Hassan Osman, gerente de proyectos y autor de Lanzamiento del proyecto: Cómo llevar a cabo una reunión de lanzamiento exitosa del proyecto en pasos sencillos, comparte lo que considera que son los temas más importantes a tratar en una reunión de lanzamiento del proyecto.

Según Osman, una reunión inicial efectiva del proyecto debe cumplir con los tres objetivos siguientes:

1. Informar a todos de los objetivos del proyecto.
2. Presentar a las partes interesadas entre sí para que sepan cuáles son los roles y las responsabilidades de todos.
3. Generar entusiasmo entre los miembros del equipo y motivar a todos a comenzar el proyecto.

Por lo general, una reunión de lanzamiento tiene lugar al comienzo del ciclo de vida del proyecto, antes de que comience cualquier trabajo del proyecto.

Al planificar su reunión inicial, es esencial abordar las siguientes preguntas:

• ¿Cuánto tiempo debería durar la reunión?
• ¿Quién debería asistir?
• ¿Qué se debe debatir?
• ¿Dónde debería celebrarse?
• ¿Qué documentos debería imprimir?

También es importante analizar cuál es el mejor momento para que todas las partes involucradas asistan. Para hacerlo, cree una encuesta para que los asistentes respondan o envíe una invitación por correo electrónico que permita a los asistentes sugerir horarios alternativos, si es necesario. Una vez establecida la fecha de la reunión, envíe un correo electrónico con el anuncio del lanzamiento del proyecto a todos los asistentes.

La agenda de las reuniones proporciona un esquema del calendario de reuniones propuesto. Las agendas de las reuniones lo ayudan a mantener la reunión en curso y asegurarse de que el equipo analice todos los temas necesarios. Al crear su agenda de reuniones, a continuación, le mostramos algunos elementos a tener en cuenta:

• ¿Cuánto tiempo tiene para la reunión?
• ¿Qué necesita para comunicarse con el cliente?
• ¿Qué necesita para comunicarse con el equipo?
• ¿Quién es el responsable de hablar de cada elemento?
• ¿Cuánto tiempo debe dedicar a cada elemento?
• ¿Necesita responder alguna pregunta en la reunión?
• ¿Cuál es el resultado previsto de este proyecto?
• ¿Qué recursos necesita?
• ¿Hemos hecho proyectos similares antes? Si es así, ¿qué aprendimos de ellos?

También es importante considerar cómo puede variar la agenda al celebrar reuniones iniciales con su equipo, participantes o un cliente. 

“La agenda es bastante similar en los diferentes tipos de reuniones iniciales, en el sentido de que los objetivos son los mismos", dice Osman. “Sin embargo, si organiza una reunión de lanzamiento para un cliente, la reunión de lanzamiento interna es un poco distinta de una reunión de lanzamiento externa. 

“Piense en la reunión de lanzamiento interna como una ejecución seca de la reunión de lanzamiento externa, en la que revisa la presentación y se asegura de que su equipo esté en sintonía antes de la reunión externa. [Una reunión interna] también ayuda a los presentadores a practicar la entrega de la reunión con anticipación con una audiencia real y a realizar cualquier cambio en la agenda (si es necesario)”.

Una reunión interna de lanzamiento del proyecto es esencial para asegurarse de que todo el equipo del proyecto esté familiarizado con el proyecto y preparado para reunirse con el cliente. A continuación, le mostramos algunos pasos útiles para ejecutar una reunión interna de lanzamiento del proyecto exitosa:

1. Presentaciones: Que todos se presenten a sí mismos y su rol en el proyecto. Permitir que el equipo se conozca ayudará a crear camaradería y emoción para el proyecto. Las presentaciones también son una gran oportunidad para intentar con algunos juegos para romper el hielo.
2. Analizar los antecedentes, las partes interesadas y los problemas del cliente: Familiarizar al equipo con el cliente y los problemas a los que se enfrenta para que puedan entender mejor las necesidades del cliente.
3. Analizar el propósito del proyecto: Revisar el propósito del proyecto; esto ayuda al equipo a orientarse y prepararse para desarrollar soluciones estratégicas.
4. Analizar las soluciones propuestas: Discutir soluciones internamente ayudará al equipo a preparar y presentar la mejor solución al cliente. Inicie esta sesión con una actividad de lluvia de ideas para encontrar soluciones creativas y estratégicas. También es un excelente momento para crear mapas mentales o guiones gráficos.
5. Revisar el alcance del proyecto: El alcance del proyecto es una parte esencial de la reunión de lanzamiento, y debe incluir una declaración de trabajo, objetivos, cronograma del proyecto, presupuesto, cualquier restricción y la fecha de finalización.
6. Revisar el plan de acción: El plan de acción debe abarcar la gestión de tareas, la forma en que el equipo hace un seguimiento de los hitos y el programa de gestión del trabajo que utilizará el equipo.
7. Analizar riesgos, suposiciones, incidencias, dependencias (RAID): Comuníquese con el equipo sobre cómo planea abordar cualquier incidencia que pueda surgir. Hacerlo es esencial para mitigar los riesgos que pueden impedir que el equipo cumpla con la fecha límite, el presupuesto o los objetivos del proyecto.
8. Revisar la colaboración y herramientas de comunicación: Defina qué herramientas de comunicación utilizará su equipo para comunicarse entre sí y mantenerse informado del progreso del proyecto.
9. Analizar los informes: Analice cómo cada equipo realizará un seguimiento de sus hitos e informará sobre su progreso.
10. Agenda de lanzamiento del cliente: Para comenzar el debate, analice qué elementos deben estar en la agenda de la reunión. El enfoque debe orientarse a temas que deben revisarse o aclararse con el cliente.
11. Preguntas: En este momento, pida al equipo que exprese cualquier pregunta o inquietud antes de reunirse con el cliente.

En nuestro kit de inicio del proyecto, obtenga todo lo que necesita para una reunión de lanzamiento del proyecto, que incluye un anuncio inicial del proyecto, una agenda, un cronograma, una lista de verificación de reuniones, un acta de reunión y una plantilla de presentación en un archivo fácil de descargar.

Descargar kit de inicio del proyecto

Después de una reunión inicial del proyecto, comparta los resultados con el equipo y programe las tareas de seguimiento. Estas tareas pueden incluir distribuir notas, comunicarse con el cliente y programar una reunión con el equipo del proyecto.

Después de revisar sus notas desde el lanzamiento del proyecto, haga lo siguiente:

• Comparta las notas de las reuniones o un resumen con todos los asistentes.
• Envía un correo electrónico de seguimiento al cliente e invite a hacer preguntas o presentar inquietudes adicionales.
• Programe una reunión interna de seguimiento para seguir analizando la reunión y el proyecto con el equipo.

Una reunión de lanzamiento exitosa será diferente según el proyecto, el equipo y el cliente. Sin embargo, puede tomar medidas clave para que su equipo se mantenga encaminado hacia el éxito. A continuación, le mostramos algunos consejos de expertos sobre el mantenimiento de la agenda, la toma de notas, la comunicación y la presentación:

• Conserve el resumen de la reunión, con un límite de tiempo y una agenda centrada. Asignar tiempos para cada tema de la agenda puede ayudarlo a mantener el debate encaminado. Cumplir con los límites de tiempo garantizará que la reunión sea breve, lo que ayuda a mantener el compromiso y la emoción. Los puntos de la agenda que necesitan más tiempo o requieren más detalles deben tratarse más adelante en una reunión de seguimiento.
• Sea claro y aporte emoción tanto con el cliente como con el equipo del proyecto. Presentar cada elemento de la agenda y permitir que tanto el equipo del proyecto como el cliente compartan sus ideas garantizará que todos estén en sintonía y tengan claras las expectativas. Transmita emoción con un lenguaje corporal abierto, con entusiasmo y confianza. El cliente debe tener tiempo para expresar su visión y explicar por qué está entusiasmado con el proyecto, en tanto que el equipo del proyecto debe expresar su emoción por haber adoptado el rol de aportar esa visión a la realización.
• Asigne a una persona específica para que tome notas de la reunión (minutas) o registre la reunión (con permiso). Las minutas de las reuniones permitirán que ambas partes revisen su debate. También permiten un seguimiento sin esfuerzo y sirven como punto de referencia para el equipo del proyecto y el cliente. En las actas de las reuniones, se debe tener tomar nota de lo siguiente:
  • Fecha y hora de la reunión
  • Nombres de los participantes y ausentes de la reunión
  • Cualquier incorporación a la agenda actual
  • Acciones tomadas o acordadas
  • Cualquier debate o participación abierta para cada punto del programa
• Proporcione una plataforma abierta que invite a aportar ideas, dar opiniones, hacer preguntas y plantear inquietudes. Haga una pausa después de cada elemento de la agenda para permitir los aportes de todos los asistentes. Asegurarse de que todos sientan que tienen la oportunidad de hablar es fundamental para crear una plataforma abierta. Puede ser útil ofrecer a los asistentes las siguientes instrucciones:
  • ¿Alguien quiere preguntar algo antes de continuar?
  • ¿Alguna idea antes de seguir adelante?
  • ¿Alguien tiene una idea que le gustaría compartir?
  • ¿Alguna pregunta, inquietud o comentario?
  • Nos encantaría conocer su opinión.
  • Apreciamos cualquier idea o sugerencia sobre este tema.
• Defina un plan de comunicación para su equipo. Describa con qué frecuencia y en qué plataformas se producirá la comunicación con el cliente, tanto interna como externamente. La implementación de un sistema que cree un flujo de trabajo eficiente entre los equipos es importante para que las comunicaciones sean accesibles y optimizadas. Una plantilla de lanzamiento del proyecto es útil para mantener a todos los miembros del equipo y participantes involucrados en el estado actual del proyecto.
• “Prepárese bien y practique su presentación con anticipación, porque la reunión de lanzamiento es su principal oportunidad de dejar una primera impresión positiva", dice Osman.
• De ser posible, organice la reunión inicial en su territorio, para que tenga un mejor control de la experiencia del cliente y de la familiaridad con el equipo de presentación. Si se presenta en un entorno nuevo, tómese el tiempo necesario para analizarlo con anticipación. Tenga en cuenta lo que necesitas y practique utilizando los equipos que serán necesarios.

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