¿Qué es la gestión de proyectos empresariales?
La gestión de proyectos empresariales se refiere al proceso de negocio y la mentalidad necesarios para administrar múltiples proyectos en toda la empresa. El proceso alinea estratégicamente la gestión de carteras, programas y proyectos, con el objetivo de crear sinergias que impulsen el valor.
"La gestión de proyectos empresariales se trata de obtener a los resultados deseados de la manera más eficiente posible bajo cualquier condición", dice Jason Scott, autor de The Irreverent Guide to Project Management, y consultor principal, fundador y director ejecutivo de 120VC, una firma de servicios de gestión de proyectos que proporciona soluciones humanas para impulsar la innovación y el cambio. "Tienes que ser ágil (con una 'a' minúscula) para hacer las cosas para alcanzar esos resultados".
Marco de gestión de proyectos empresariales
Un marco de gestión de proyectos a nivel empresarial es una combinación de estrategia empresarial, gobernanza y métodos de gestión. Las estructuras a nivel estratégico, táctico y organizativo trabajan juntas de manera eficiente para impulsar la creación de valor.
"Marcos como los del Project Management Institute (PMI) ofrecen pautas, no reglas duras y rápidas", dice Scott. "Las organizaciones, y las personas dentro de la organización, deben estar dispuestas a cambiar y transformarse para ofrecer los resultados necesarios y esperados con la gestión de proyectos empresariales".
El informe Pulse of the Profession Report 2021 del PMI pide un enfoque elegante y estratégico de los proyectos y detalla el surgimiento de la "empresa gimnástica" que combina la gobernanza y la estructura con la flexibilidad y una lente de gestión del cambio, particularmente en la transformación digital. El informe cubre el cambio al trabajo virtual debido a la pandemia como un punto de inflexión para las organizaciones de alto funcionamiento, centrándose menos en cómo las personas trabajan y procesan y mucho más en los resultados.
El valor de implementar la gestión de proyectos en toda la empresa es que puede actuar lo suficientemente rápido como para detener las pérdidas o capitalizar una posible ventana de oportunidad.
Descripción de los marcos de gestión de proyectos empresariales
Estrategia y gestión de proyectos empresariales: la gestión eficaz de proyectos empresariales opera desde la estrategia y la gobernanza de arriba a abajo que abarca toda la implementación de programas y proyectos. La gestión de proyectos empresariales todavía está evolucionando como práctica y, por lo tanto, requiere un cambio cultural y un alejamiento de los departamentos aislados. La realidad es que los proyectos, desde fusiones y adquisiciones hasta las principales iniciativas de TI, tienen impactos en toda la empresa en el rendimiento y los presupuestos.
A pesar de la necesidad apremiante de iniciativas para cumplir con las misiones de la empresa, la mayoría de las iniciativas y proyectos son propensos al fracaso. El informe Pulse of the Profession 2018 de PMI encontró que cada 20 segundos, se desperdicia más de un millón de dólares. Este resultado, que es cierto para las empresas de todo el mundo, es la implementación del caso de negocio.
- La Oficina de Gestión de Proyectos Empresariales (EPMO): la oficina de gestión de proyectos empresariales es una función y práctica empresarial que se centra en los objetivos comerciales estratégicos: gestión, crecimiento, diferenciación, dirección competitiva, valor y gestión financiera. La EPMO trabaja e informa a los altos ejecutivos y a los directivos sénior. La oficina proporciona gobernanza, mejores prácticas de gestión de cartera de proyectos, herramientas, tutoría y estandarización de procesos. La gestión de proyectos empresariales proporciona visibilidad de todos los proyectos, hasta el nivel ejecutivo superior, para garantizar la entrega de valor y la eliminación de residuos para acelerar las iniciativas corporativas a una conclusión beneficiosa.
- La oficina de gestión de cartera de proyectos (PPMO): la oficina de gestión de cartera de proyectos establece metodologías y procesos que identifican y seleccionan carteras de proyectos que maximizan el valor. Las responsabilidades de PPMO incluyen trabajar con ejecutivos para especificar los objetivos de la cartera y definir los datos de presentación de propuestas de proyectos. La oficina determina y anuncia el mecanismo, algoritmo o modelo utilizado para estimar el valor de los proyectos en curso y propuestos. Sobre la base de la estrategia y los datos, la oficina recomienda las prioridades del proyecto y la composición de la cartera de proyectos y decide cómo asignar los recursos disponibles para el proyecto. Puede encontrar las mejores prácticas y vías prácticas para el éxito de PPMO en nuestra guía para la gestión de la cartera de proyectos empresariales.
Tácticas y gestión de programas: El nivel táctico es responsable del rendimiento, la gobernanza, el control, el cumplimiento, la gestión de riesgos y la gestión de programas. Los gerentes de programa reportan al PPMO, que trabaja para mejorar los procesos en un entorno multiproyecto.
La oficina de gestión de programas (PMO): la oficina de gestión de programas reporta a los altos ejecutivos y patrocinadores de proyectos. La gestión de programas controla múltiples proyectos en apoyo de programas que generalmente son interdependientes e involucran a varios departamentos de la empresa. Las PMO estratégicas ayudan a controlar la cartera, la prioridad y la estrategia basadas en directivas del nivel de la organización. La oficina coordina los recursos de múltiples departamentos, genera informes para ejecutivos y patrocinadores de proyectos, identifica dependencias de proyectos y coordina proyectos.
¿En qué se diferencia la gestión de proyectos empresariales de la gestión de programas?
La gestión de proyectos empresariales está impulsada por la misión, la estrategia y el valor, mientras que la gestión de programas es un esfuerzo táctico. Las oficinas de EPM manejan múltiples programas que se alinean con la estrategia corporativa y el valor del negocio.
El liderazgo ejecutivo y sénior son responsables de establecer la visión y la estrategia para cada nivel de la empresa. Por el contrario, la oficina de gestión de programas trabaja a nivel táctico. La PMO proporciona dirección del programa, análisis y resolución de riesgos, métricas de rendimiento y otros datos. Las PMO también garantizan el cumplimiento de los estándares de gestión de proyectos.
Las actividades de operaciones y gestión de proyectos se centran en recursos humanos, adquisiciones, gestión de productos, marketing, ventas y servicio al cliente, producción, cadena de suministro y logística.
Para este dominio, la PMO apoya la administración del equipo de gestión de proyectos y regula los procesos de gestión relacionados con el proyecto. La PMO es responsable de garantizar un seguimiento preciso del tiempo y los costos, los informes de estado y la entrega de los proyectos aprobados a tiempo y dentro del presupuesto.
La gestión de proyectos es un área de práctica compleja y valiosa con muchas partes móviles. Examine las mejores prácticas y objetivos al leer una descripción general de la gestión de proyectos.
¿En qué se diferencia la gestión de proyectos empresariales de la gestión de proyectos?
La gestión de proyectos empresariales se centra en los objetivos estratégicos y la entrega de planes de negocios. El objetivo de la gestión de proyectos es proporcionar entregas de calidad dentro del alcance, el costo y el cronograma especificados.
Las oficinas de gestión de programas son responsables de entregar productos o servicios de calidad dentro del alcance, a tiempo y dentro del presupuesto. Las partes interesadas de EPM incluyen líderes de equipo, miembros del equipo, expertos en la materia y propietarios de procesos.
Funciones y responsabilidades en la gestión de proyectos empresariales
Las funciones y responsabilidades en la gestión de proyectos empresariales varían de una organización a otra. En un entorno EPM maduro, el director ejecutivo o director de operaciones es el nivel superior de mando, y cuentan con el apoyo de un director de proyecto y un gerente de proyectos empresariales.
Aquí hay una breve descripción general de los roles de alto nivel en la gestión de proyectos empresariales:
- Director ejecutivo (CEO) o director de operaciones (COO): dependiendo de la estructura organizativa, el CEO o COO es la máxima autoridad de presentación de informes. Los directores ejecutivos son campeones del cambio y las fuerzas impulsoras detrás de una cultura que apoya la agilidad organizativa y la adopción de nuevas tecnologías. En una encuesta de Forbes Insights de 2019 a ejecutivos, el 92 por ciento considera que la oficina de gestión de programas es una fuerza transformadora para adoptar tecnología disruptiva. Y casi el 90 por ciento de los ejecutivos encuestados creen que la EPMO es un elemento crítico en las futuras transformaciones digitales.
- Director de proyectos (CPO): los CPO son ejecutivos a nivel de la junta. Los CPO patrocinan y supervisan proyectos, carteras y programas significativos para lograr los objetivos comerciales estratégicos. Evalúan los riesgos y se aseguran de que estén bien equilibrados con las recompensas. Uno de los aspectos cruciales del puesto es impulsar la eficiencia y los vínculos entre los proyectos, incluida la garantía de que cada proyecto tenga un líder efectivo. El CPO también está a cargo de implementar la metodología adecuada de gestión de proyectos y controla el alcance del proyecto. En general, el puesto está encargado de lograr la excelencia en la ejecución.
- Gerente de proyectos empresariales: los gerentes de proyectos empresariales están a cargo de asegurarse de que todos los proyectos dentro de una organización cumplan con las expectativas basadas en la dirección del CEO y el CPO. Los gerentes de proyectos empresariales no están necesariamente involucrados con los detalles de proyectos particulares, sino que dirigen los proyectos para alinearse con los objetivos de la gerencia. Al mismo tiempo, cada proyecto en la cartera debe completarse a tiempo y por debajo del presupuesto.
Los principales actores en la transformación a la gestión de proyectos en toda la empresa incluyen los siguientes:
- Propietario ejecutivo de EPM: todo proyecto exitoso debe tener un líder que sea la voz y el defensor del proyecto. El propietario ejecutivo debe establecer la visión y la dirección de la solución de gestión de proyectos empresariales de la organización y defender la visión y el liderazgo de EPM entre su grupo de pares.
- Patrocinador de EPM: el patrocinador representa el puente entre la visión y dirección de alto nivel y la planificación y ejecución diarias para lograr la gestión de proyectos empresariales.
Una mirada más de cerca a lo que hace un gerente de proyectos empresariales
Los gerentes de proyectos empresariales se centran en el problema central a resolver. Con el aporte de los patrocinadores y las partes interesadas, el gerente de proyecto de la empresa decide cómo abordar el problema al identificar objetivos, alcance y tareas para lograr el resultado deseado.
Entre las responsabilidades de un gerente de proyecto empresarial se incluyen:
- Mantener la visión: los gerentes de proyectos empresariales exitosos mantienen la visión corporativa, los objetivos y el propósito subyacente en primer lugar. El gerente dedica tiempo suficiente para obtener una comprensión profunda del valor del proyecto y se asegura de que todas las partes interesadas lo comprendan.
- Comprensión del mercado: los gerentes de proyectos empresariales deben tener una visión general sólida del entorno del mercado que afecta a cada proyecto y utilizar ese conocimiento para determinar el mérito, la organización y la supervisión del proyecto.
- Proporcionar un marco para las actividades del proyecto: sobre la base de las directivas de estrategia, los gerentes de proyectos empresariales proporcionan al liderazgo una estructura clara para que los miembros del equipo la sigan con el fin de completar los proyectos.
- Reclutar participantes: con todas las habilidades o necesidades del proyecto, los gerentes de proyectos empresariales seleccionan proveedores internos y externos. También contratan nuevos talentos para completar proyectos con la mayor eficiencia posible.
- Evite la duplicación y reconozca las oportunidades: los gerentes de proyectos empresariales identifican cuándo los proyectos entran en conflicto o duplican el esfuerzo, ya que tienen una visión general y familiaridad con las iniciativas.
- Negociar con los ejecutivos: cuando el personal, los presupuestos y el cronograma, o en los casos en que el proyecto en sí, necesita reconsideración, el EPM trabajará con los ejecutivos y gerentes de negocios para realizar los proyectos.
- Identifique los recursos requeridos: una vez organizados, el gerente de proyecto de la empresa revisa todos los requisitos. Una vez que se aclaren las necesidades, el gerente de proyecto de la empresa alineará todos los recursos humanos, materiales y servicios internos y externos con las restricciones presupuestarias.
- Establezca hitos y coordine actividades: para entregar proyectos y carteras a tiempo y acordes al presupuesto, los gerentes de proyecto brindan claridad a todos los miembros del equipo. Las tareas incluyen supervisión o asignación de roles, entregas y planes viables que todas las partes interesadas y el personal pueden entender.
- Asegure la contribución y los beneficios de los miembros del equipo: el compromiso de los miembros del equipo va de la mano con la visión. El liderazgo de los gerentes de proyectos empresariales alienta a todos a trabajar en conjunto con un solo objetivo para desempeñarse al más alto nivel posible.
- Mediar conflictos: el desarrollo de proyectos y carteras es un proceso complejo que involucra inmensos recursos humanos y monetarios. El nivel de complejidad requiere habilidades de gestión bien perfeccionadas para prevenir conflictos. Las técnicas de resolución de conflictos incluyen la resolución de beneficio mutuo donde todas las partes logran sus objetivos y alcanzan un compromiso satisfactorio. Por encima de todo, los gerentes de proyectos empresariales proporcionan retroalimentación continua y son flexibles para evitar conflictos antes de que comiencen.
- Aproveche las lecciones aprendidas: los gerentes de proyectos exitosos revisan los datos críticos durante los proyectos y luego identifican problemas potenciales y mejoran los proyectos futuros. Aplique evaluaciones de fracasos, éxitos y lecciones aprendidas del proyecto con el fin de refinar los procesos para la mejora continua.
Hay muchos pasos, aportes y asociaciones involucrados en la entrega de valor del proyecto. Aprenda a tomar el control mediante la comprensión de las fases de la gestión de proyectos.
Elementos de la gestión de proyectos empresariales
Hay siete componentes o elementos involucrados en la gestión de proyectos empresariales: control y análisis de riesgos, estimación, revisión de metodologías, problemas crecientes, gestión del tiempo, sistemas de información y capacitación y mentoría.
Estos elementos se describen en detalle a continuación.
1. Control y análisis de riesgos
Una metodología de análisis de riesgos bien construida lo ayudará a decidir cuánto riesgo es aceptable a la luz de las posibles recompensas del proyecto. La gestión de riesgos es vital para organizaciones de todos los tamaños. Obtenga información sobre las mejores prácticas y obtenga plantillas y más en nuestra guía para la implementación de la gestión de riesgos empresariales.
Plantilla de plan de gestión de riesgos del proyecto
Descargar Plantilla de plan de gestión de riesgos del proyecto
Esta plantilla es fácil de personalizar en función de los detalles del proyecto, la tolerancia al riesgo y los procesos de mitigación. Agregue los datos y cálculos necesarios; además, anote los roles y responsabilidades, la identificación de riesgos y un registro de riesgos para el análisis y el monitoreo.
2. Estimación estructurada
Idealmente, la gerencia aprobará un proceso y metodología de estimación publicado para que los gerentes de proyectos sigan en una organización grande. Luego, el gerente del proyecto debe explicar y defender el tiempo y el presupuesto estimados a la gerencia antes de avanzar. Las estimaciones de tres puntos que incluyen los puntos de vista optimistas, probables y pesimistas también proporcionan una base estricta para las estimaciones de contingencia.
3. Revisiones de proyectos
La gestión de proyectos empresariales requiere revisiones en varios puntos durante el ciclo de vida del proyecto. PMI recomienda revisiones de compromiso, inicio, progreso y cierre. La intención de estas revisiones es proporcionar atención a través de verificaciones sobre estándares, estado y problemas, así como formar actualizaciones del plan de mitigación de riesgos. Además, las revisiones apoyan a los gerentes de proyecto para proporcionar una consulta de valor agregado.
4. Entrenamiento de gestión de proyectos
El entrenamiento acelera la competencia y las habilidades de toma de decisiones de los gerentes de proyectos, así como reduce las tasas de errores. El papel del entrenador es actuar como mentor, ayudar durante los períodos críticos y ofrecer asistencia en la toma de decisiones de alto riesgo. Un buen entrenador ayudará al gerente de proyecto a comprender la necesidad de crecimiento de habilidades y construir su plan de desarrollo.
5. Gestión de problemas agravados
Los proyectos a menudo consumen más esfuerzo y tiempo del necesario, o fracasan debido a la incapacidad de detectar y asumir problemas a medida que surgen. Se analizan los problemas de diferentes proyectos que comparten temas centrales, y los resultados se utilizan para priorizar los cambios en el sistema u organización, las iniciativas de calidad departamental u otros desafíos que impiden el progreso. Puede ser útil tener una lista de verificación para las revisiones del proceso.
6. Seguimiento del tiempo y contabilidad
Este es uno de los aspectos más críticos y más difíciles de la gestión de proyectos. El seguimiento del tiempo y la contabilidad son esenciales para los informes actuales e históricos y la comprensión del ROI del proyecto. Cree pautas de estimación, basadas en proyectos anteriores y administradas a nivel de gerente de proyecto, y haga que el gerente de proyecto las revise y verifique el tiempo y el presupuesto de gastos excesivos. El software de gestión de proyectos es inestimable para hacer que el seguimiento del tiempo y la contabilidad sean más manejables y compartibles, y para crear una base de datos en la que pueda desarrollar pautas de estimación de dólares y tiempo.
Plantillas de presupuesto de proyectos
Descargar Plantilla de presupuesto de proyecto
Entregue proyectos a tiempo y por debajo del presupuesto con esta plantilla de presupuesto, que le permite realizar un seguimiento de la mano de obra, los costos fijos, los materiales y otros elementos. Administre fácilmente los gastos adicionales y proporcione información sobre la variación del presupuesto, para que todos los miembros del equipo y las partes interesadas estén informados con esta plantilla práctica.
7. Sistemas de software
Las empresas pueden utilizar el software de gestión de proyectos empresariales para medir el progreso, manejar los requerimientos imprevistos y entregar de manera confiable proyectos que coincidan con los objetivos comerciales. Las herramientas están disponibles como herramientas separadas para compradores de nicho o soluciones en conjunto completas.
¿Qué son los proyectos empresariales?
Las empresas orientadas a la transformación y al cambio se inclinan hacia proyectos empresariales, que son proyectos a gran escala que afectan a toda la organización e incluyen cientos (o incluso miles) de partes interesadas. Las empresas con presencia global adoptan cada vez más proyectos empresariales para mejorar la cultura de la empresa, crear valor para los accionistas y ofrecer productos de calidad.
Aquí hay algunos ejemplos de proyectos empresariales:
- Tesla, Inc.: desde 2008, la visión audaz de Tesla ha sido "acelerar la transición del mundo a la energía sostenible". El alcance global de esta visión es un ejemplo de pensamiento sistémico proactivo y un gran liderazgo ejecutivo. A pesar de mantener divisiones regionales, Tesla se adhiere a las pautas de gestión de proyectos empresariales y está centralizada y toda la organización está controlada a través de decisiones tomadas por un grupo o equipo central. El método consiste en aplicar los principios de EPM y desarrollo de software a ciclos de desarrollo cortos para crear vehículos eléctricos innovadores. Los empleados de Tesla comparten una visión común ("hacer lo imposible") para unir a las personas y reducir los conflictos. A los equipos se les pide que piensen como propietarios e innoven de manera constante. La compañía recompensa las contribuciones innovadoras de los empleados. Como resultado, Tesla es uno de los principales fabricantes de automóviles eléctricos del mundo.
- Lowe's Companies, Inc.: la compañía aprovecha la gestión de proyectos empresariales para realizar tareas críticas para el negocio basadas en su declaración de visión: "Proporcionaremos soluciones valoradas por el cliente con los mejores precios, productos y servicios para hacer de Lowe's la primera opción para mejoras en el hogar". Algunas de las iniciativas de EPM de la compañía incluyen expansiones en Canadá, planificación previa para la escasez de mano de obra y nuevos sistemas, como el programa de autopago. Las soluciones de gestión de proyectos empresariales de Lowe's permiten tomar decisiones alineadas con el modelo operativo, la dirección estratégica y las áreas de potencial de crecimiento de la empresa.
- Toyota Motor Credit Corporation: la compañía ofrece productos financieros y de protección a los concesionarios y clientes de Toyota que utilizan la marca Toyota Financial Services. En 2001, Toyota Motor Credit Corporation decidió implementar EPM para alinear los proyectos con la estrategia corporativa y utilizar los datos para impulsar la toma de decisiones. Era importante para una red global que cubre la mayor parte de su mercado, al servicio de 5,4 millones de clientes. El primer proyecto fue la implementación de EPM. Si bien los ejecutivos aceptaron de inmediato el cambio, algunos gerentes de proyectos tuvieron dificultades para obtener la pérdida percibida de autonomía y control. Hoy en día, todas las carteras y proyectos se califican según tres criterios de éxito: tiempo, costo y alcance, para alinear los resultados del proyecto con la estrategia con transparencia y complejidad reducida. El mantra de la compañía es "mantenerlo simple" dentro de la alineación correcta con la estrategia, la gobernanza y los marcos de ejecución de proyectos.
Las mejores prácticas de gestión de proyectos empresariales comienzan con el liderazgo
Las mejores prácticas más efectivas en la gestión de proyectos empresariales se relacionan con el liderazgo. La función más alta de EPM es el apoyo al cambio, la transformación, la mejora y el valor en todos los sectores comerciales.
Scott, de 120VC, dice que todo en la gestión de proyectos contemporánea, particularmente a nivel empresarial, se basa en un fuerte liderazgo. Él y su equipo desarrollaron su metodología y la han utilizado para proyectos empresariales para compañías Fortune 100 durante más de 20 años, incluidos muchos proyectos de desarrollo de TI. Afortunadamente, este modelo es escalable y se aplica a proyectos y carteras de todo tipo.
"La mayoría de los gerentes de proyectos están inmersos en el proceso e imaginan que tienen autoridad. Sin embargo, por lo general no la tienen", dice Scott. "[Esto se debe] a que, en muchas empresas que no practican EPM, la gestión de proyectos y los gerentes no tienen un 'hogar' y no tienen el apoyo del liderazgo. Tiene que venir de arriba.
"Las organizaciones necesitan un plan (basado en la misión) y un equipo (basado en la misión, empoderado) para llegar a los resultados que necesitan", agrega Scott.
El proceso de 120VC, que cumple con PMI, es un proceso iterativo, ágil e interconectado que mejora la cultura organizativa y se enfoca en empoderar a las personas que entregan proyectos y progresan en un entorno que nutre los resultados. El acelerador de transformación se aplica a la organización y finalización de proyectos.
Los líderes se aseguran de que cada proyecto emprendido se ajuste a la estrategia comercial. Este enfoque cultural es el factor más importante en el éxito del proyecto o la cartera. Las técnicas de liderazgo sólidas, como las que se describen a continuación, son el motor que ejecuta cada proyecto de cualquier tamaño:
- Gestión del cambio organizacional: cada proyecto y cartera es un ejercicio de disciplina de cambio. Gestión de cambio como mentalidad. La idea es avanzar en la cultura y optimizar el desempeño de los miembros del equipo. La vista panorámica y una perspectiva flexible significan que siempre tiene la opción de cambiar.
- Gestión de la demanda del equipo del proyecto: en general y en cada paso del proceso, el objetivo es maximizar la utilización de los miembros del equipo, minimizar los ciclos de desperdicio y el caos y utilizar los recursos justo a tiempo del proyecto.
- Liderazgo en gestión de proyectos empresariales: a nivel empresarial, la alta dirección define claramente los resultados, involucra a todos los equipos y proveedores, administra las dependencias entre organizaciones y trabaja acorde a un plazo y presupuesto fijos.
- Gestión de cartera: equilibre el presupuesto y, después de la revisión, "robe a los programas ricos para dar a los programas pobres", recomienda Scott. El objetivo es maximizar los resultados de la cartera en todos los programas.
- Gestión de programas: al igual que en la gestión de carteras, equilibrio presupuestario y redistribución de activos. En general, los gerentes de programa buscan maximizar los resultados deseados del programa en todos los proyectos.
- Gestión ágil de productos: la gestión flexible de productos en cualquier tipo de empresa, ya sea una TI o fabricación o resultados de servicios, se trata de definir el resultado, y eso requiere la voluntad y la capacidad de experimentar.
"El enfoque se trata de tener más de una herramienta en el kit de herramientas", enfatiza Scott. Señala que las empresas atadas a una modalidad pueden no obtener los resultados que necesitan. Más bien, una amplia gama de habilidades y una apertura a nuevos conocimientos hacen la diferencia entre ganadores y perdedores en un mercado mundial cada vez más competitivo. Obtenga más información leyendo nuestra guía de mejores prácticas de gestión de proyectos probadas por expertos.
Lo que hace que la gestión de proyectos empresariales sea exitosa
La gestión exitosa de proyectos empresariales sirve a los objetivos generales de la organización. Las empresas prosperan a largo plazo con una dedicación a la mejora continua, en lugar de ganancias inmediatas. EPM requiere que las empresas mantengan altos estándares, un marco de informes uniforme y liderazgo y apoyo centralizados.
Entre los factores cruciales para el éxito de la gestión de proyectos empresariales se incluyen:
- Autonomía: si una organización está presentando una EPMO, la introducción debe seguir las mejores prácticas de gestión del cambio organizacional. Los gerentes de programas y proyectos deben comprender que la gestión empresarial de arriba hacia abajo complementa su trabajo y existe para proporcionar ayuda adicional. Las personas de cada facultadas para hacer su trabajo mientras todos trabajan hacia un objetivo común.
- Experiencia: para que la oficina de gestión de proyectos empresariales sea efectiva, dote de personal con quienes tengan experiencia en gestión de proyectos y visión para los negocios y capacite a los gerentes de proyectos. Requiere nuevas contrataciones para cumplir con el nivel alto establecido por la empresa.
- Aplicación de la estandarización: estandarice los procesos en los departamentos de la organización.
- Cambio estructural genuino: es fundamental tener una estructura, por lo que las oficinas de gestión de proyectos informan directa o indirectamente a la oficina de gestión de proyectos de la empresa y, en definitiva, del director ejecutivo. Las vías de comunicación y escalamiento deben ser claras para evitar cuellos de botella.
- Apoyo ejecutivo: debe haber apoyo y participación constantes al liderazgo para que la oficina de gestión de proyectos empresariales desempeñe su función. La oficina de gestión de proyectos empresariales apoya al liderazgo de la organización y no pasa por encima sus responsabilidades o autoridad.
Cómo determinar si el marco de EPM es adecuado para su organización
Puede ser fácil decidir que la gestión de proyectos empresariales es el camino a seguir para su empresa. Cuando la cantidad y la calidad de los proyectos se vuelven inmanejables, pocos se completan o terminan en los resultados deseados, el marco de gestión de proyectos empresariales proporciona una solución.
Los aspectos clave a considerar incluyen los siguientes:
- Tamaño de la empresa: cuanto más compleja sea la organización, más útil será la EPM para poder integrar y optimizar los esfuerzos.
- Mentalidad: EPM requiere echar un nuevo vistazo a toda la cartera de proyectos y clasificarlos en función de cuáles tienen un valor potencial para la empresa. Ese valor tiene que ver con la evolución y la reinvención de la organización, en lugar de preservar el statu quo o cumplir con los planes de rendimiento de la unidad de negocio. Los proyectos con el mayor valor tienen prioridad y los proyectos de bajo valor se evalúan para su cancelación.
- Madurez de la gestión de proyectos: en la fase inicial de la madurez de la gestión de proyectos, los equipos no definen adecuadamente su enfoque de los proyectos, no los entregan a tiempo o según lo programado y no manejan bien los cambios. Las organizaciones con capacidades de gestión de proyectos más maduras son mejores candidatos para transformar y cambiar las demandas de gestión de proyectos empresariales.
- Evaluación y equilibrio de proyectos: una empresa se convierte en un candidato principal para EPM cuando el número entrante de proyectos excede su capacidad actual para rastrear proyectos actuales y monitorear efectivamente los resultados.
Beneficios de la metodología de gestión de proyectos empresariales
Una oficina de gestión de proyectos empresariales puede ir más allá de la gestión de proyectos, programas o carteras para respaldar las estrategias generales de gestión. El plan de gestión de proyectos empresariales reúne a las oficinas de gestión de proyectos y proporciona beneficios únicos a la organización.
"Los resultados tienen que ver con la cultura organizativa y la cultura es la actitud de las personas", dice Scott. "Son las personas las que entregan los proyectos y, la mejor gestión de proyectos empresariales de su clase se centra en el desarrollo de las personas".
Entre los beneficios de una gestión de proyectos empresariales se incluyen:
- Visibilidad y participación ejecutiva: dado que una EPMO opera a nivel estratégico, los programas y carteras son más visibles para el nivel más alto de la organización.
- Mejor alineación con los objetivos estratégicos: antes de lanzar cualquier proyecto, los gerentes deben verificar los proyectos con la estrategia y los objetivos de la empresa para garantizar el valor general y la capacidad de ofrecer un ROI sustancial.
- Organización fortalecida: a través de la gestión y el análisis de la cartera de proyectos, los gerentes promueven el uso máximo y mejor de los recursos, cancelan la duplicación de proyectos, recopilan información y desarrollan las mejores prácticas. Las partes interesadas, los miembros del equipo y la organización en general se benefician de una comunicación, gestión de recursos y productividad mejoradas.
Ventajas de la gestión de proyectos empresariales
La gestión de proyectos empresariales (y la EPMO) ejecutan proyectos para mejorar las sinergias de gestión de proyectos, programas y carteras. El marco proporciona un nivel general de control que mejora los resultados del proyecto y beneficia a toda la organización.
Entre las ventajas de gestión de proyectos empresariales se incluyen las siguientes:
- Coordinación de operaciones globales: la gestión centralizada de proyectos empresariales reúne departamentos y oficinas geográficamente dispersas. La colaboración y el apoyo resultantes de proyectos multifuncionales vinculan a las personas y los procesos para trabajar hacia un objetivo común.
- Comprender la demanda: La previsión de la demanda es parte integral de la gestión exitosa de proyectos empresariales. Los proyectos deben iniciarse y priorizarse frente a la demanda en función de las necesidades de toda la empresa.
- Mejor evaluación del valor: con una visión más amplia en toda la organización, una oficina de gestión de proyectos empresariales también puede estar bien posicionada para evaluar el valor de la organización, el ROI y los proyectos. Un retorno financiero puede no ser el objetivo inmediato, sin embargo, el valor puede derivar de una perspectiva de aprendizaje e innovación.
- Optimización y reducción de costos: los sistemas organizados y la visibilidad en múltiples departamentos eliminan la duplicación de esfuerzos. Otro beneficio obvio de EPM es una reducción de costos, debido a la eliminación o reducción de horas extras, órdenes de cambio y otros gastos evitables.
- Mejores resultados del proyecto: la medida precisa de cualquier solución de gestión de proyectos proviene del rendimiento del proyecto. Los beneficios reales son la mejora a largo plazo en toda la empresa en el rendimiento del presupuesto, la calidad del trabajo, el compromiso de los empleados, la innovación y la competitividad del mercado.
Desventajas de la metodología de gestión de proyectos empresariales
La implementación de la gestión de proyectos empresariales puede plantear un desafío significativo. Muchas personas tienen que ponerse de acuerdo sobre los cambios y estar dispuestos a hacer cambios culturales y de proceso que pueden ser incómodos para la gerencia y los equipos.
"Hay una desventaja extraña: se trata de salir de la zona de confort. No es fácil", señala Scott. "Este proceso requiere dejar de lado el statu quo. Hacer el proceso correcto a menudo es más fácil que hacer las cosas. La mayoría de las veces, cuando las cosas se estancan, se trata de atascarse en el proceso: la gente queda atrapada en las pequeñas cosas. Los buenos gerentes de proyectos en todos los niveles no tienen que ver con el alcance y el programa, sino con verificar todos los días que están entregando el resultado correcto y creando valor para la organización en general".
Lo que su empresa puede ahorrar dependerá de muchos factores, incluida la cultura de la empresa, el costo de implementación, la estructura de la organización y la habilidad del gerente de proyectos empresariales. Considere también los siguientes desafíos comunes:
- Falta de apoyo: la facilidad de implementación dependerá de la organización. Las empresas pueden tener dificultades con la implementación cuando no tienen el apoyo necesario.
- Cambios departamentales: los departamentos no afectados directamente por el cambio a EPM, como RR. HH., pueden necesitar modificar sus procedimientos para respaldar el nuevo modelo.
- Dificultades de comunicación: puede minimizar los obstáculos priorizando la comunicación clara y asegurándose de que todos los cambios sean realistas.
Desafíos de la gestión de proyectos empresariales
Las empresas tienen desafíos que superar al implementar la gestión de proyectos empresariales, por lo que es esencial comprenderlos de antemano. Las personas adecuadas, la financiación y el soporte tecnológico deben estar listos para garantizar operaciones sin problemas.
"No hay ningún inconveniente en la gestión de proyectos empresariales, excepto el desafío de que todos necesitan trabajar para lograr un objetivo común", dice Scott. "Todos también necesitan tener más de una herramienta en el kit de herramientas. No se trata de que sea Agile, que no se aplica a todos los proyectos que no sean de TI. Se trata de enfoques ágiles, 'en minúscula', para desarrollar el dominio en todas las disciplinas involucradas en la gestión de proyectos".
Los desafíos de la gestión de proyectos empresariales incluyen:
- Financiación adecuada: la gerencia debe asignar fondos adecuados para proyectos que se han establecido para ofrecer un ROI adecuado basado en la estrategia. Puede utilizar los informes financieros en detalle para ayudar a medir el éxito, así como buscar formas de mejorar y definir qué proyectos deben eliminarse o relegarse en segundo plano.
- Profesionales calificados: contratar a las personas adecuadas o capacitar al personal existente puede significar la diferencia entre el éxito o el fracaso.
- Soporte tecnológico: para las organizaciones con grandes carteras de proyectos, la forma más efectiva de administrar y monitorear los esfuerzos es con soluciones de software que se ajusten a las necesidades de la empresa.
Cómo implementar la gestión de proyectos empresariales
El cambio a EPM es un proyecto en sí mismo. Es una oportunidad para demostrar conceptos de cambio y valor en toda la organización. Las funciones y responsabilidades de la implementación de EPM reflejan la oportunidad y la mentalidad en la gestión de proyectos empresariales.
"Los obstáculos para la implementación de la gestión de proyectos empresariales son el sesgo de información y confirmación", afirma Scott de 120VC. Con un liderazgo fuerte y una comunicación efectiva y continua, las personas pueden cambiar de lo que creen a lo que funciona.
Implemente EPM con una cuidadosa consideración. Cada organización tiene necesidades únicas, por lo que una EPMO debe adecuarse para adaptarse a la cultura de la empresa y manejar cualquier desafío y riesgo. Un excelente proceso para usar antes de seguir adelante es revisar la lista de verificación a continuación y realizar un análisis de evaluación de riesgos empresariales.
Descargar Lista de comprobación de implementación de gestión de proyectos empresariales
Panel de gestión de proyectos empresariales de Smartsheet
Los paneles de control muestran información crítica a grandes rasgos sobre el rendimiento del negocio. El panel de control central de este panel de gestión de proyectos empresariales proporciona una visión general de la información vital, que puede compartir con las partes apropiadas. La plantilla de gestión de cartera de proyectos facilita una inmersión más profunda en la salud de las carteras, tanto en su conjunto como en forma individual. Agregue la plantilla de planificación de la demanda para pronosticar el inventario y los datos de la cadena de suministro para facilitar la planificación. Las plantillas de gestión de proyectos de nivel empresarial se pueden personalizar con nuevas herramientas y widgets.
¿Qué es un sistema de gestión de proyectos empresariales?
Los sistemas de gestión de proyectos empresariales son aplicaciones de software que se crean para adaptarse específicamente las necesidades de las organizaciones a gran escala. Las herramientas de gestión de proyectos empresariales son soluciones más amplias creadas para empresas que tienen un gran cantidad de proyectos y equipos más grandes.
Historia y evolución de la gestión de proyectos empresariales
Desde la década de 1940 hasta la década de 1990, los sistemas organizativos se centraron en proyectos individuales, planificación y coordinación. En la actualidad, EPM abarca departamentos y ubicaciones geográficas con la ayuda de herramientas de software.
Las prácticas de gobernanza de TI han influido en EPM en los últimos años. Hoy en día, la práctica se ha convertido en un conjunto de técnicas y actividades interrelacionadas, que las empresas aplican sistemáticamente para maximizar el ROI, tanto en proyectos como en personas.
La motivación subyacente es abordar los requisitos del negocio impulsando el cambio y reduciendo la complejidad. Obtenga más información sobre lo que las organizaciones pueden lograr con la gestión de carteras empresariales.
El futuro de la gestión de proyectos empresariales
A medida que aumenta la presión para que las empresas entreguen resultados más rápidos, es probable que más organizaciones adopten la gestión de proyectos empresariales. Las nuevas formas de mejorar la práctica incluyen un mayor aprovechamiento de los datos y las tecnologías, como la IA, que cambiarán la estructura y la naturaleza de la práctica en sí.
El cambio es disruptivo, pero también trae oportunidades. La pandemia obligó a reevaluar cómo funcionan los negocios para muchas empresas y cómo pueden transformarse para hacer frente a todo tipo de eventos naturales y de la industria. Con el uso de la IA para ayudar a dar sentido a los metadatos, se respalda la flexibilidad de la práctica laboral futura y ayudará a las empresas a enfrentar los factores estresantes y volver fuertes.
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De la administración básica de tareas y de proyectos hasta la administración compleja de recursos y portafolios, Smartsheet lo ayuda a mejorar la colaboración y acelerar el trabajo. Esto lo empodera para lograr más. La plataforma Smartsheet facilita la planificación, la captura, la gestión y la creación de informes sobre el trabajo, desde cualquier lugar, lo que ayuda a su equipo a ser más eficiente y lograr más. Cree informes sobre las métricas clave y obtenga visibilidad en tiempo real acerca de trabajo gracias a informes, paneles y flujos de trabajo automatizados diseñados para ayudar a su equipo a mantenerse conectado e informado. Cuando los equipos tienen claridad sobre el trabajo en curso, pueden lograr mucho más en menos tiempo. Pruebe Smartsheet gratis hoy mismo.