Plantillas de planificación de capacidad: Proyecto, Equipo y Cartera

La planificación exitosa de capacidad le ofrece información instantánea sobre los requisitos futuros de sus proyectos, equipos, carteras y organización en su conjunto, para que esté preparado adecuadamente con recursos calificados, si los requisitos de recursos cambian. 

Una plantilla de planificación de capacidad le permite anticipar, realizar seguimiento y gestionar con éxito las necesidades de recursos de su proyecto u organización, así como asegurarse de haber identificado las prioridades de recursos y planificarlas. Con una plantilla de planificación de capacidad, puede ver qué recursos se requerirán en la línea, luego notificar a todos los patrocinadores del proyecto, partes interesadas y miembros del equipo de los requisitos de recursos necesarios para que los tenga disponibles cuando los necesite. 

Aunque las plantillas de planificación de capacidad pueden variar, a menudo incluyen las siguientes secciones: 

• Tipo de recurso: ingrese un puesto de trabajo para la tarea, el proyecto o el equipo (por ejemplo, gerente de proyectos, analista de negocios, garantía de calidad, etc.). 
• Nombre: ingrese el nombre de la persona (si se conoce) que pueda completar la capacidad requerida. 
• Estado: ingrese el estado (por ejemplo, no iniciado, en curso, completado, en espera) para el cumplimiento de los recursos anticipados o necesarios. 
• Fechas de inicio y finalización: ingrese las fechas de inicio y finalización de los recursos necesarios.
• Duración: ingrese las horas de esfuerzo o la cantidad de días para los que se requiera el recurso. 
• Comentarios/detalles: ingrese las notas relacionadas con el recurso necesario. 

Además, las plantillas de planificación de capacidad suelen incluir los siguientes elementos de línea para definir aún más una tarea individual, un proyecto o los requisitos de capacidad del equipo: 

• Nombre de la tarea: ingrese un nombre para el que se requiera la planificación específica de la capacidad de las tareas.  
• Servicio: ingrese el servicio específico para el que se requiera la planificación de capacidad.  
• Requisito de capacidad: ingrese el requisito específico para la capacidad (por ejemplo, el desarrollo cumple con los requisitos de la hoja de ruta del producto al final del trimestre).  
• Aumento porcentual necesario por año: ingrese el aumento porcentual proyectado del recurso o servicio por año.  
• Umbral de capacidad: ingrese el umbral de capacidad (debido a aumentos o restricciones del presupuesto) y si se requiere un cambio.  
• Plan de respuesta: ingrese el plan de respuesta (por ejemplo, un plan de contingencia) en caso de que no se cumpla un umbral de capacidad o requisito.  
• Impacto: establezca el impacto, en grados de criticidad (por ejemplo, altamente crítico), en caso de que no esté disponible un recurso o servicio para satisfacer sus requisitos de planificación de capacidad. 
• Costo de impacto: calcule el costo de impacto en caso de que no esté disponible un recurso o servicio para satisfacer sus requisitos de planificación de capacidad. 
• Demanda estimada: ingrese una estimación de cuántas horas o días dedica su equipo a una tarea o proyecto. 
• Determinar la capacidad: ingrese un cálculo de la capacidad efectiva de su empleado (u otro recurso).  
• Resumen/Toma de medidas: determine si está por debajo, en o por encima de la capacidad de sus requisitos de recursos. 

Independientemente de su línea de negocio, incluyendo estos detalles de planificación de capacidad, usted y los miembros de su equipo obtienen garantía de que, a medida que avanzan los proyectos, tiene un método unificado y preciso para anticipar las necesidades de recursos al enumerar, realizar seguimiento y calcular todos los requisitos. Estandarizar la planificación de la capacidad con una plantilla para que pueda anticipar los recursos a medida que crece su equipo u organización. Además, puede tener recursos con los conjuntos de habilidades necesarios listos para contribuir al éxito de sus proyectos.