La guía definitiva sobre las herramientas de comunicación asincrónica y colaboración

El correo electrónico es un elemento básico en la caja de herramientas de comunicaciones asincrónicas y sigue siendo el método de comunicación más utilizado en el lugar de trabajo. El correo electrónico es mejor para cosas como los anuncios, los cambios en el cronograma, la resolución de problemas y otras interacciones que pueden y deben documentarse.

Las ventajas del correo electrónico incluyen las siguientes:

• Es confiable.
• Es económico (especialmente en lo que respecta a otras formas nuevas de comunicación).
• Es fácil de usar y adoptar.
• La mayoría de las personas ya usan correos electrónicos y tienen niveles más altos de experiencia con ellos.
• Es compatible con adjuntos e imágenes.

Las desventajas del correo electrónico incluyen las siguientes:

• Puede dejar a los miembros del equipo fuera de las conversaciones importantes.
• Las personas pueden empezar a confiar demasiado en el correo electrónico para la comunicación importante.
• Los tiempos de respuesta razonables pueden variar (y pueden ser demasiado largos).

Consejos para usar el correo electrónico como forma primaria de comunicación asincrónica

• Cree una plantilla para correos electrónicos básicos.
• Incluya una cantidad adecuada de información, como plazos, imágenes y enlaces de apoyo, y contexto sobre por qué envías el correo electrónico. 
• No espere una respuesta inmediata.
• Establezca las expectativas de la cantidad de tiempo que puede durar hasta que sea necesaria una respuesta, generalmente entre 24 y 48 horas.
• Proporcione contexto en la línea de asunto del correo electrónico para que las personas sepan lo que contiene y puedan encontrarlo fácilmente más adelante.
• Mantenga los correos electrónicos cortos y concisos.

Para ver en profundidad otras herramientas de comunicación remota del equipo, como el correo electrónico, consulte nuestra guía de herramientas de colaboración remota en equipo.

Descargar la plantilla de correo electrónico básico para la comunicación asincrónica

Utilice esta plantilla básica de correo electrónico para comunicarse con los miembros del equipo de forma asincrónica. Dentro de esta plantilla, encontrará una línea de asunto concisa, una plantilla de qué incluir en su correo electrónico y un cierre asincrónico adecuado. 

Descargar la plantilla de correo electrónico básico para la comunicación asincrónica 

Microsoft Word

Ejemplo de correo electrónico básico para la comunicación asincrónica

Esta plantilla presenta un ejemplo de un correo electrónico asincrónico efectivo, con detalles esenciales como una línea de asunto corta y concisa, una introducción rápida del tema en cuestión y los elementos de acción, y una fecha límite propuesta. Utilice esta plantilla para crear su propio correo electrónico, específico para la comunicación asincrónica.

Descargar la plantilla de ejemplo básico de correo electrónico para la comunicación asincrónica

Microsoft Word

Las herramientas de chat son el objetivo de una comunicación asincrónica efectiva porque permiten que los miembros del equipo se involucren entre sí, compartan ideas y colaboren fácilmente en proyectos, y planteen estrategias sobre los objetivos empresariales, todo ello sin hablar en persona.

Las herramientas de chat ofrecen una forma sencilla de enviar mensajes instantáneos y mover conversaciones que tradicionalmente se han realizado a través del correo electrónico o en reuniones y a un entorno de mensajería más dinámico. Todo esto facilita aún más la comunicación de los equipos distribuidos.

Las ventajas de las herramientas de chat para la comunicación asincrónica incluyen:

• Varios miembros del equipo pueden comunicarse entre sí de manera simultánea, sin tener que celebrar una reunión.
• Las salas de chat virtuales y los tableros de debate promueven una mejor colaboración.
• Le permiten organizar conversaciones y chats por diferentes canales o temas.
• Las herramientas de chat pueden ayudar en las comunicaciones informales. 

Las desventajas de las herramientas de chat para la comunicación asincrónica incluyen:

• Es más fácil que los miembros del equipo se distraigan cuando se producen muchas charlas simultáneas que requieren una respuesta oportuna.
• Hay una mayor sensación de sentirse abrumado cuando muchas conversaciones que ocurren a la vez.
• Puede ser difícil documentar y archivar conversaciones después de que se hayan producido, lo que puede llevar a una comunicación repetida y a más reuniones. 

Consejos para utilizar de manera efectiva las herramientas de chat para la comunicación asincrónica

• Proporcione contexto en sus notificaciones de chat. 
• Implemente solo una o dos aplicaciones de chat en toda la organización. Demasiadas aplicaciones pueden causar confusión y limitar la adopción.
• No espere una respuesta inmediata al usar aplicaciones de chat. En cambio, deje que las personas respondan en su propio tiempo.
• Chatee con otras personas solo durante las horas de trabajo para promover un equilibrio entre el trabajo y la vida laboral.

¿Busca otras herramientas de comunicación remota en equipo similares a las de chat? Lea nuestra guía de herramientas de colaboración remota para equipos.

Cada vez más, las organizaciones que esperan ser más efectivas en la comunicación asincrónica adoptan herramientas de videochat. Estas herramientas ayudan a los miembros del equipo a conectarse visualmente desde cualquier lugar, lo que permite realizar reuniones y eventos sin necesidad de reuniones presenciales.

Profesionalmente, las herramientas de videochat y conferencias se utilizan para reuniones virtuales, pero incluso en un sentido personal, las herramientas de video permiten a las personas conectarse con amigos y familiares desde lejos. Con las herramientas de video, puede chatear y ver a varias personas a la vez, lo que hace que las comunicaciones sean más efectivas.

Las ventajas de las herramientas de videochat incluyen:

• Por lo general, son fáciles de descargar y usar.
• Ofrecen una alternativa sostenible a las reuniones tradicionales, que se ha vuelto cada vez más necesaria a medida que el mundo y la forma de trabajar cambian.
• Puede usar herramientas de videochat en prácticamente cualquier computadora de escritorio, tableta o dispositivo móvil.
• La plataforma ofrece una forma rápida de contactar y ver a las personas, que es lo que la hace más personal que una llamada telefónica tradicional.
• La mayoría de las herramientas de video ofrecen funciones sincrónicas, como el uso compartido de pantallas y las transferencias de documentos.

Las desventajas de las herramientas de video incluyen:

• A menudo, hay un límite en cuanto al número de personas pueden asistir a una videollamada o conferencia. 
• Algunas herramientas limitan la cantidad de tiempo que puede dedicar a una videollamada, especialmente si usa una versión gratuita de un servicio.
• Las herramientas de video pueden ser costosas de usar y agregar licencias. 

Consejos para implementar herramientas de video en el lugar de trabajo

• Sepa cuántas personas querrá incluir en las llamadas y la duración de las reuniones, para poder elegir la mejor herramienta.
• Tenga una agenda definida para aprovechar al máximo su tiempo. 
• Asegúrese de que la conexión a Internet sea estable y fiable, ya que las videollamadas pueden requerir mucho ancho de banda. 

Existe una variedad de herramientas adicionales de comunicación remota para equipos, como las videoconferencias, incluidas en nuestra guía de herramientas de colaboración remota para equipos.

Las herramientas de uso compartido de archivos son especialmente útiles como forma asincrónica de comunicación porque permiten a los miembros del equipo trabajar en documentos, hojas de cálculo y presentaciones en distintos momentos, desde ubicaciones separadas. 

Además, las herramientas de uso compartido de archivos ofrecen a las personas la capacidad de editar el documento en tiempo real y dejar comentarios para que otros puedan abordarlo más adelante. Esta función promueve la colaboración, incluso si los miembros del equipo no trabajan en el mismo espacio físico. Las herramientas de uso compartido de archivos ofrecen una forma sencilla de compartir, colaborar y almacenar archivos en la nube, que pueden sincronizarse en varios dispositivos.

Las ventajas de las herramientas de uso compartido de archivos incluyen:

• Ofrecen una forma de colaborar con otras personas en espacios separados y en diferentes momentos.
• Sirven como una única fuente de verdad. 
• Las herramientas de uso compartido de archivos pueden superar cualquier obstáculo de productividad que planteen los límites físicos o las zonas horarias. 

Las desventajas de las herramientas de uso compartido de archivos incluyen:

• Algunas no tienen espacio de almacenamiento ilimitado o puede costar más agregarles almacenamiento.
• Los cambios pueden ser lentos para sincronizarse con la nube y mostrarse para otros, lo que puede provocar algunos trabajos repetitivos o información no actualizada.

Consejos para usar herramientas de uso compartido de archivos

• Elija una sola herramienta para usar como su servicio principal de uso compartido de archivos y úsela en toda la organización para que todos puedan acceder y compartir fácilmente todos los recursos.
• Etiquete todos los documentos y carpetas adecuadamente, y dé suficiente contexto a las personas que puedan estar buscando información.
• Asegúrese de que todos tengan acceso a los archivos correspondientes. Por el contrario, proteja la información personal y confidencial importante manteniendo los permisos actualizados.

Para obtener información adicional sobre las herramientas de uso compartido de archivos que podrían ayudar a su cultura asincrónica, lea nuestra guía de herramientas de colaboración remota para equipos.

Los tableros de debate permiten a los miembros del equipo interactuar y colaborar con los materiales del proyecto y el contenido relacionado. Estas herramientas imitan el tipo de colaboración que se produce durante una reunión presencial.

Por lo general, también puede archivar publicaciones del tablero de debate para poder acceder a ellas más adelante. Esto permite que las personas que no formaron parte de la conversación original tengan la oportunidad de analizar o revisar los comentarios de los demás. Puede actualizar la configuración en los tableros de debate para permitir que las personas compartan información públicamente o hacer que cierto material sea privado. 

Los tableros de debate más efectivos plantean preguntas perspicaces, provocan discusiones interesantes, promueven nuevas ideas e identifican problemas potenciales. 

Las ventajas de los tableros de debate incluyen:

• Ofrecen a las personas reacias a hablar durante las conversaciones tradicionales la oportunidad de compartir ideas y pensamientos a través de este foro en línea.
• Los tableros de debate ofrecen una buena oportunidad para reflexionar sobre las respuestas e investigar ciertos temas según sea necesario.
• Estas herramientas pueden dar lugar a respuestas de mayor calidad y a conversaciones más informadas.

Las desventajas de los tableros de debate incluyen:

• Algunos miembros del equipo pueden evitar participar en las conversaciones.
• Es posible que se encuentre con discusiones enrevesadas y fuera del tema.

Consejos para implementar tableros de debate

• Fomente la participación de todos los miembros del equipo. 
• Establezca pautas claras para las conversaciones.
• Anime a las personas a prepararse para cada debate y publicar solo respuestas bien pensadas. 
• Mantenga los mensajes cortos y al punto.
• Evite publicar respuestas o un mero acuerdo; en cambio, intentw preguntar o proporcionar comentarios.
• Respete las ideas y pensamientos de los demás.

Para obtener herramientas adicionales, como los tableros de debate, que son beneficiosos para los equipos asincrónicos, lee toda nuestra sección sobre herramientas de colaboración remota en nuestra guía de colaboración remota para equipos.

Las herramientas para tomar notas permiten a los miembros del equipo crear, editar, ordenar, compartir todas las notas y ponerlas a disposición de cualquier persona, siempre que las necesiten.

Las ventajas de las herramientas para tomar notas incluyen:

• Organizan pensamientos, ideas y notas de las actas de reunión para compartirlos con los demás.
• Mejoran la productividad entre los miembros del equipo dándoles la oportunidad de dedicar menos tiempo a escribir y volver a documentar cosas que ya se han observado.
• Proporcionan una forma económica y fácil de usar de crear y compartir notas.

Las desventajas de las herramientas para tomar notas incluyen:

• Estas herramientas pueden desorganizarse fácilmente, lo que puede abrumar a alguien que está tratando de organizar y encontrar notas. 
• Para aprovechar al máximo estas herramientas, necesita una forma sencilla y útil de categorizar todas las notas.

Mejores prácticas para usar herramientas de toma de notas

• Cree una forma de organizar y categorizar las notas. 
• Ponga fecha a todas las notas.
• Mantega el ritmo de la organización de sus notas y haga una purga o auditoría una vez al año de las innecesarias que pueda archivar.

¿Busca más información sobre las herramientas de toma de notas y otras útiles herramientas de colaboración remota? Encuentre una extensa lista en nuestra guía de herramientas de colaboración remota para equipos.

Las herramientas de lluvia de ideas colaborativas ayudan a las personas a pensar en problemas e ideas sin tener que estar juntas físicamente. Estas herramientas pueden ayudar a generar nuevas ideas e identificar problemas que no se discutieron o reconocieron anteriormente, lo que puede conducir a una mayor productividad y una mayor innovación.

Las herramientas de lluvia de ideas colaborativas son especialmente útiles para los equipos creativos, de diseño y de desarrollo que dependen en gran medida de las actividades de lluvia de ideas para hacer su trabajo. Otros nombres para las herramientas de lluvia de ideas colaborativas incluyen pizarras blancas virtuales y mapas mentales.

Las ventajas de las herramientas de lluvia de ideas colaborativas incluyen:

• Pueden mitigar los bloqueos de creatividad. 
• Puede usarlas para impulsar nuevas ideas.
• Ofrecen una forma organizada de hacer lluvias de ideas sin estar en una oficina.
• Al agregar texto, imágenes y otros medios directamente al tablero de lluvia de ideas, puede resaltar ideas útiles y aportar más matices a cada tema.

La desventaja de las herramientas de lluvia de ideas es que pueden causar confusión como resultado de intentar hacer lluvias de ideas en simultáneo, lo que puede crear una abrumadora cantidad de información y duplicación de ideas.

Consejos útiles para usar herramientas de lluvia de ideas colaborativa

• Establezca objetivos específicos sobre lo que quiere al salir de la sesión.
• Disponga de varios espacios o sesiones para la colaboración para que no haya demasiados temas de debate en un solo lugar.

Puede encontrar una lista más detallada de herramientas de lluvia de ideas colaborativas en esta sección de nuestro artículo sobre herramientas de colaboración remota.

Las herramientas de audio y video son un componente clave de un equipo asincrónico eficaz. Úselas para crear eventos o experiencias virtuales personalizados para el público objetivo para promover un producto o servicio.

Este tipo de herramientas son especialmente útiles para conferencias, eventos de marketing o reuniones generales con una gran audiencia, como una reunión práctica en toda la empresa. Las herramientas de streaming sirven como alternativa a las reuniones, conferencias o eventos en persona, lo que es especialmente importante en este entorno moderno y de trabajo desde casa en el que puede que no sea una opción reunirse físicamente.

Estas herramientas también pueden ser difíciles de usar y complejas de configurar, así que realiza una prueba de cualquier servicio de streaming antes de implementarla en su organización.

Consejos para la herramientas de streaming de audio y video:

• Conozca a su público objetivo y adapte los mensajes a sus necesidades.
• Busque la mejor herramienta para su caso de uso específico, ya que no todas las opciones de streaming son las mismas.

Los blogs, también conocidos como weblogs, son foros o revistas en línea en los que las personas pueden publicar ideas, pensamientos, comentarios o comentarios generales sobre temas específicos. También sirven como una forma de colaborar y compartir ideas con otras personas a través de comentarios y respuestas. 

Las ventajas de usar blogs como parte de la comunicación asincrónica incluyen:

• Proporcionan una fuente de información y colaboración dinámica y en constante cambio.
• Promueven los comentarios y los pensamientos compartidos. 
• Crean un espacio para que las personas revisen el trabajo cuidadosamente, sin restricciones de tiempo o distancia.

Las desventajas de usar blogs como parte de la comunicación asincrónica incluyen:

• A menudo solicitan respuestas informales debido a la flexibilidad de responder y comentar las publicaciones en cualquier momento.
• Las personas pueden ser reacias a compartir sus ideas debido a la naturaleza pública de los blogs.

Consejos para usar blogs

• Haga que las personas se sientan cómodas y motivadas a compartir pensamientos e ideas sobre las publicaciones.
• Lidere con el ejemplo y publique ideas bien formadas que animen a otros a responder.
• Configure una cadencia de publicación regular.

Las redes sociales son un método eficaz para crear y publicar contenido nuevo en diferentes canales, como LinkedIn, Twitter, Facebook, YouTube, Instagram y mucho más. Estas herramientas ofrecen una forma sencilla de analizar e informar sobre cómo funcionan las publicaciones y campañas específicas sobre otras. 

Las ventajas de las herramientas para redes sociales incluyen:

• Por lo general, son herramientas fáciles de usar e intuitivas. 
• Puede usar las redes sociales para crear conciencia de la marca a través de muchos canales diferentes.
• Las redes sociales pueden ayudar a mantener la coherencia en los mensajes y el diseño de la marca.
• Estas herramientas pueden ayudarle a planificar y programar contenido. 

La desventaja de usar herramientas para redes sociales es que pueden ser costosas, especialmente si está buscando funciones y capacidades avanzadas.

Mejores prácticas para usar herramientas para redes sociales 

• Realice su propia investigación para encontrar una herramienta que funcione mejor con sus campañas en redes sociales.
• Capacite a los miembros del equipo que usarán la herramienta.
• Albergue todo el contenido de redes sociales en una herramienta más grande de gestión de contenidos o documentación. 

Cree un calendario para redes sociales y desarrolle un cronograma o cadencia de publicaciones para cada canal.

Las encuestas y sondeos capturan información de fuentes externas, identifican tendencias, atraen a la audiencia y recopilan comentarios útiles. También puede usarlos para medir la satisfacción de los empleados y los clientes, y realizar investigaciones de mercado para mejorar el producto y el servicio. 

Las ventajas de las encuestas y sondeos incluyen:

• Ofrecen una forma sencilla de obtener comentarios de una gran audiencia de manera automatizada.
• Le permiten dirigirse a una audiencia específica.
• Puede crear y enviar encuestas por su cuenta, y analizar los datos una vez finalizada la encuesta.

La desventaja de usar encuestas y sondeos es que, por lo general, costará más acceder a capacidades más avanzadas, como la lógica de encuestas y las exportaciones de datos.

Consejos para usar encuestas y sondeos

• Desarrolle un objetivo final para la encuesta y determine qué preguntas quiere que responda su público objetivo. 
• Minimice la cantidad de preguntas en una encuesta o sondeo. Recuerde, menos es más.
• Si es posible, solo use preguntas de sí o no, o las preguntas con la menor cantidad de respuestas posibles.

Un wiki es una herramienta basada en la web que permite a las personas trabajar en proyectos juntos, colaborar en ideas y compartir imágenes, medios y otros recursos.

Los wikis son más conocidos por su función de edición abierta, lo que brinda a las personas la capacidad de "cocrear" publicaciones y contribuir con la información de forma continua. En última instancia, la herramienta crea un recurso creado por muchos colaboradores y líderes de pensamiento.

Las ventajas de los wikis incluyen:

• Son gratis de usar y cualquiera puede contribuir.
• Puede incluir muchos tipos de medios en las publicaciones, como imágenes, texto y sonido.
• Puede supervisar el acceso a wikis a través de una contraseña.
• Se necesita una capacitación mínima para participar en un wiki.

Las desventajas de los wikis incluyen:

• Pueden carecer de credibilidad y precisión debido a la funcionalidad de cocreación y a la falta de verificación de fuentes y hechos necesarias para publicar la información.
• Con tantos colaboradores, puede resultar difícil navegar y encontrar información.
• Otros cocreadores pueden eliminar el trabajo por accidente.

Consejos para usar wikis como forma de comunicación

• Nunca publique información personal en wikis, ya que estas páginas pueden ser fáciles de acceder por todos, e incluso ser totalmente públicas.
• Intente publicar solo cosas que sepa que son ciertas.
• Cite sus fuentes.
• Pida permiso para usar fotos, música, citas u otros medios. 
• Sigue el mismo formato a lo largo de su wiki e intente mantener todos los diseños uniformes.