Mejore el rendimiento del equipo y agilice la ejecución del proyecto con las nuevas funciones de seguimiento de la carga de trabajo en Smartsheet

En el vertiginoso mundo de la gestión de proyectos, una de las claves del éxito reside en asignar las tareas correctas a las personas adecuadas en el momento indicado. Sin embargo, a menudo se siente como navegar por un laberinto de hojas de cálculo desactualizadas, reuniones y correos electrónicos interminables. Es una lucha común: determinar quién está disponible para asumir más trabajo y quién ya está abrumado. Allí es donde interviene Smartsheet y aporta una bocanada de aire fresco con las dos nuevas funciones de seguimiento de la carga de trabajo orientadas a simplificar en gran medida la vida de CUALQUIER PERSONA encargada de gestionar el trabajo.

Imagine a Adam, un gerente de proyectos que hace malabares con varias asignaciones. En el pasado, entender quién podía asumir una nueva tarea se basaba en hacer suposiciones. Adam tenía que enviar correos electrónicos, mensajes de Slack, realizar reuniones y analizar hojas de cálculo, a fin de obtener una imagen clara de la carga de trabajo de todos los miembros. Implicaba mucho tiempo y era un trabajo engorroso.

Veamos la primera de estas innovaciones: el Mapa de calor de la carga de trabajo.

El Mapa de calor de la carga de trabajo proporciona una instantánea visual de la disponibilidad del equipo, gracias a que elimina las suposiciones para gerentes como Adam al mostrar de un vistazo quién está libre y quién tiene demasiadas tareas asignadas, y optimiza el proceso de toma de decisiones. Cabe destacar que la barra de asignación abarca todos los proyectos en curso y ofrece una imagen completa de cuándo se ocupan los miembros del equipo y cuándo están disponibles. Por ejemplo, puede observar de un vistazo que Hazel tiene demasiado trabajo porque su barra de asignación se muestra de color rojo. Esta herramienta visual facilita la asignación estratégica de tareas en función de los datos, lo que garantiza que los proyectos avancen sin problemas y que la carga de trabajo se distribuya de manera uniforme entre los miembros del equipo.

La siguiente función es el Cronograma de la carga de trabajo, que amplía la información del Mapa de calor e incluye, por ejemplo, los otros proyectos en los que trabaja el equipo. Aquí, Adam puede ver exactamente por qué alguien tiene demasiadas tareas asignadas y tomar decisiones meditadas sobre la marcha. Por ejemplo, nota que Hazel está trabajando en dos proyectos. Con unos pocos clics, Adam reasigna una tarea a Olivia (ver captura de pantalla a continuación), que tiene disponibilidad, equilibra la carga de trabajo y mantiene los proyectos encaminados sin perder el ritmo.

“Las nuevas funciones de seguimiento de la carga de trabajo en Smartsheet mejoraron en gran medida nuestro proceso de gestión de proyectos. Por primera vez, tengo visibilidad de quién está disponible para asumir el trabajo y en qué otros proyectos está trabajando. El Cronograma y el Mapa de calor de la carga de trabajo permiten evaluar rápidamente la disponibilidad del equipo, de modo que puedo ajustar las tareas sobre la marcha y aumentar significativamente nuestra eficiencia. Estas herramientas son invaluables para optimizar la gestión de la carga de trabajo y mejorar la ejecución de los proyectos”. —Gerente de planificación, miembro de EAP

Gracias a estas innovaciones, Adam superó el desorden constante de correos electrónicos que solían consumir sus días. Ahora, evita activamente la asignación en exceso y mitiga el riesgo de que los miembros de su equipo se queden atrás. De esta forma, aborda un desafío fundamental de la gestión de proyectos. La supervisión estratégica no solo optimiza la ejecución del proyecto, sino que también mejora el rendimiento del equipo y contribuye, en última instancia, a la finalización exitosa de los proyectos.

Estas funciones están actualmente en funcionamiento y disponibles para usuarios con licencia de los planes de Negocios y Empresarial de Smartsheet. Consulte el artículo de ayuda para aprender a habilitar el seguimiento de la carga de trabajo y, si no usa Smartsheet en la actualidad, obtenga una prueba gratis.