Quizás ya lleve un tiempo utilizando Smartsheet por su cuenta o incluso para colaborar con su equipo. Si ya comenzó a trabajar con su equipo o con otras partes interesadas en Smartsheet, es probable que ya haya empezado a ver algunas mejoras en la forma de colaborar y hacer las cosas. ¿Y si pudiera llevar su colaboración al siguiente nivel y darle a su equipo lo que necesita para obtener mejores resultados?
En esta publicación, incluiré tres sugerencias para la colaboración en equipo, basadas en las capacidades clave de Smartsheet, que le darán a su equipo una ventaja decisiva.
1. Toda la información que su equipo necesita en un solo lugar
Una de las principales barreras para la colaboración es garantizar que todo el mundo cuenta con la información necesaria para contribuir a su parte de un proyecto o proceso. Según un estudio, los trabajadores dedican el 36% de su día laboral a buscar y reunir información, y la mayor parte de las veces, no encuentran la información que necesitan.
Smartsheet puede servir como única fuente de veracidad para su equipo, de modo que puedan encontrar toda la información que necesitan para trabajar juntos. Sin embargo, estar en la misma página es más que actualizar las celdas de la misma hoja. Por medio del uso de archivos adjuntos, comentarios y @menciones, y formularios, puede guardar la información, los documentos relevantes y las conversaciones sobre su trabajo en un lugar de fácil acceso.
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Los comentarios y las @menciones propician conversaciones
Los comentarios pueden proporcionar mucha transparencia al trabajo que se está realizando, ya que plasman las preguntas y discusiones en una hoja que antes podrían haberse perdido en el correo electrónico o el chat. Olvídese de las conversaciones de su equipo en sus aplicaciones de chat y trasládelas a Smartsheet utilizando comentarios para registrar discusiones en torno a tareas relevantes. De este modo, puede realizar un seguimiento de las conversaciones y notas para que todas las personas del equipo puedan acceder a la información que necesitan.
Incluso puede marcar comentarios específicos utilizando @menciones en sus comentarios, lo que envía una notificación inmediata de su comentario a una persona específica.
Acceda a todos los archivos adjuntos en cualquier momento.
Smartsheet también tiene una columna en la que puede adjuntar documentos e imágenes desde Google Drive, Microsoft OneDrive, Box, Dropbox, Evernote, Egnyte o directamente desde su computadora. También puede añadir URL para facilitar la consulta a páginas web.
Adjuntar documentos e imágenes relevantes los ayudará a usted y a su equipo a encontrar fácilmente los archivos que necesitan para trabajar en un proyecto específico, sin tener que recordar dónde están guardados o buscarlos en su computadora o en otras apps. Así, es fácil mantener el trabajo organizado, ya que los documentos y las imágenes se adjuntan a la fila de tareas designada.
Cualquier persona que tenga permisos de Propietario, Administrador o Editor en una hoja puede trabajar directamente en esa hoja y utilizar y acceder a los comentarios y archivos adjuntos.
Recopile fácilmente datos de cualquier persona con los formularios
Los formularios de Smartsheet les permiten a otras personas añadir filas a una hoja. Los formularios son una gran forma para que usted o los miembros de su equipo especifiquen exactamente la información que necesitan unos de otros o de otras partes interesadas, ya sea que esté atendiendo solicitudes, capturando tareas o recopilando comentarios. Crear un formulario para obtener información directamente en su hoja es sencillo. Vea el siguiente vídeo para obtener más información o únase a nuestro próximo seminario web para ver cómo se hace.
Si añade un formulario a una hoja, su equipo podrá obtener toda la información que necesita de una sola vez, en lugar de enviar correos electrónicos de un lado a otro o utilizar una aplicación de chat para cubrir los espacios. Esto reduce el tiempo y el número de correos electrónicos que implica recopilar información e introducirla en una hoja.
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2. Otórgueles a las personas correctas el acceso adecuado con Permisos de hoja
La mayoría de las personas colaboran en Smartsheet compartiendo una hoja directamente con los miembros de su equipo u otras partes interesadas intervinientes en el trabajo. Esto significa que invitan a otros usuarios a realizar cambios en una hoja según sea necesario utilizando el botón Compartir.
Puede compartir una hoja con cualquier persona que tenga una dirección de correo electrónico, aun cuando no haya utilizado Smartsheet anteriormente o no tenga licencia de Smartsheet. Los usuarios que no tienen licencia pueden igualmente colaborar en las hojas, pero no pueden ser propietarios de las hojas ni crearlas.
No obstante, las personas y los equipos de una organización pueden utilizar Smartsheet de diferentes maneras. No todos los usuarios deben tener el mismo acceso para agregar o actualizar información en una hoja. Por eso, es importante garantizar que las personas correctas, tanto colaboradores internos como externos, tengan el nivel de acceso apropiado mediante permisos basados en usuarios: Propietario, Administrador, Editor y Visualizador. En Smartsheet, también puede bloquear filas y columnas para evitar que otros usuarios editen los datos de filas y columnas específicas.
Obtenga más información sobre los permisos de hoja y las filas y columnas bloqueadas en nuestro próximo seminario web.
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3. Deje que la automatización haga avanzar sus proyectos
Imagine que puede dedicarle cinco minutos a configurar un flujo de trabajo automatizado y, de esta forma, ahorrarse las horas que antes le dedicaba a hacer un seguimiento de su equipo para conocer las actualizaciones de estado, recordarle los plazos y asegurarse de que cada miembro del equipo conoce sus elementos de acción. Con alertas, recordatorios y solicitudes de actualización automatizados, puede colaborar y hacer progresar el trabajo, aunque esté fuera de la oficina tomando un café.
Deje de rastrear actualizaciones de estado
Cuando colabore con su equipo, configure las solicitudes de actualización automatizadas para pedir automáticamente la última información sobre una tarea abierta. Por ejemplo, puede crear una solicitud de actualización automatizada que se activa en función de una columna de fecha que le solicite al asignado actualizar la columna de estado.
También, puede configurar una solicitud de actualización automatizada cuando el estado cambie a “En curso” que le solicite al asignado que actualice la duración estimada de la tarea.
Notifique a un miembro del equipo cuando se asigne una tarea
También puede configurar automatizaciones para notificarle a un miembro específico de su equipo cuando haya recibido una nueva tarea. Porque puede configurar una notificación para que se envíe a un usuario específico o según el contacto indicado en un tipo de columna de la Lista de contactos.
Por ejemplo, cuando configure una alerta, podrá seleccionar la columna “Asignado a” para que cuando se asigne una tarea a un contacto, se le notifique a ese contacto específico.
Nunca olvide una fecha límite
¿Le preocupa que su equipo cumpla con las fechas límite? ¿Se contacta con ellos cuando se acercan las fechas de entrega para asegurarse de que todo se desarrolla según lo previsto? En ese caso, puede automatizar esos recordatorios configurando una automatización en función a un tipo de columna Fecha en su hoja.
Envíese y envíele a su equipo un recordatorio automatizado cuando se acerquen fechas clave o en una fecha específica en la que haya que hacer algo. También, puede configurar un recordatorio automatizado después de que haya pasado una fecha para comprobar los entregables atrasados o para recordarles a los miembros del equipo los requisitos de la presentación de informes.
Para obtener más información sobre cómo utilizar estas y otras funciones de Smartsheet para que su equipo colabore de manera más eficaz, observe nuestro seminario web Work Smart sobre mejores prácticas de colaboración:
